Préparez votre première réservation

Créez votre compte

Les nouvelles entreprises commencent sur la page Inscription. Saisissez les informations et l'adresse de votre entreprise, puis ajoutez une carte. Vous avez un essai gratuit de 30 jours avec un accès complet, et rien ne vous est facturé avant sa fin. Après l'essai, vous payez le prix fixe de votre forfait (Starter, sauf si vous en choisissez un autre). Vous pouvez monter ou descendre de forfait à tout moment. L'essai gratuit est limité à un par entreprise. Si votre entreprise en a déjà eu un, l'étape de paiement vous le dit et vous demande de confirmer avant que votre carte soit débitée.

• Chaque inscription crée un compte d'entreprise. La personne qui s'inscrit en devient le Propriétaire.
• Après l'essai gratuit, vous payez un prix mensuel fixe pour votre forfait. Lite coûte 5 $ par mois pour 100 places, Starter 20 $ pour 600 places, Growth 59 $ pour 2 000 places et Pro 129 $ pour 5 000 places. Une place est une place sur un événement que vous programmez, et elle compte qu'une personne la réserve ou non. Chaque forfait a toutes les fonctionnalités. Les forfaits ne diffèrent que par le nombre de places que vous pouvez programmer chaque mois, et dépasser votre limite n'empêche jamais personne de réserver. S'il vous faut plus de 5 000 places par mois, contactez-nous au sujet du forfait Enterprise. Voir comment fonctionne la facturation pour le détail complet des forfaits.
• Gérez votre facturation à tout moment depuis Paramètres → Facturation. Vous pouvez passer d'une facturation mensuelle à annuelle (l'annuel vous offre deux mois), résilier à la fin de la période payée, annuler une résiliation, ou reprendre votre forfait.
• Choisissez vos fonctionnalités. À la première ouverture de votre tableau de bord, nous vous demandons quelles fonctionnalités facultatives vous voulez, comme les formations, les cartes cadeaux, les codes promo et les décharges. Chaque forfait les inclut toutes. Celles que vous désactivez sont masquées dans votre administration, qui est ainsi plus simple au départ. Vous pouvez réactiver n'importe laquelle plus tard dans Paramètres → Fonctionnalités.

Avant de commencer

Choisissez une seule chose à lancer en premier, comme un cours public, un événement privé, un atelier payant ou une inscription gratuite. Faites fonctionner et testez cet événement simple. Ajoutez ensuite des extras comme les codes promo ou les décharges.

Il existe trois types d'utilisateurs.

• Propriétaire : s'occupe du compte, de la facturation, des paiements et des réglages les plus sensibles.
• Administrateur : gère le quotidien. Un nouvel administrateur commence avec les réservations et les clients, et le propriétaire peut lui ouvrir d'autres accès, comme les cours, les événements, les utilisateurs et les rapports.
• Personnel : voit le calendrier et les listes de participants, et aide à animer les cours.

Ordre de configuration

La liste de mise en route de votre tableau de bord suit ces mêmes étapes. Elle coche chacune quand vous la terminez.

Les étapes marquées d'un × sont facultatives, et vous pouvez prendre des réservations sans elles. Si l'une d'elles ne concerne pas votre activité, cliquez sur son × pour la retirer de la liste. Le réglage lui-même reste dans les Paramètres. L'étape des e-mails est cochée dès que vous enregistrez Paramètres → E-mail, même si vous gardez l'expéditeur et l'apparence par défaut.

1. Paramètres généraux. Saisissez le nom de votre entreprise, votre site web, votre devise, vos coordonnées et le fuseau horaire de vos rapports. Si le nom officiel de votre entreprise est différent du nom que vos clients connaissent, ajoutez-le comme Raison sociale. Il est imprimé sur les reçus et sur les conditions que les clients acceptent en réservant.
2. Image de marque. Importez votre logo et une petite icône carrée (votre avatar), et choisissez votre couleur de marque. Votre page de réservation et vos reçus montrent le Logo en couleur, il doit donc se voir sur du blanc. Si vous avez une version blanche de votre logo, importez-la plutôt comme logo des e-mails dans Paramètres → E-mail, car un graphisme blanc ne se voit pas sur votre page de réservation. Saisissez votre couleur de marque en code hexadécimal, comme #7C3AED. Si votre couleur de marque est claire, les e-mails affichent le nom de votre entreprise et le texte des boutons en foncé au lieu du blanc, pour qu'ils restent lisibles. Les titres dans votre couleur sont foncés jusqu'à ce qu'ils se voient sur du blanc. Vous réglez les couleurs, la police et le style des angles du widget de réservation dans Paramètres → Widget de réservation → Apparence du widget. Si votre couleur de marque est trop claire pour ressortir dans l'administration, comme un crème ou un pastel, réglez aussi une Couleur de l'administration dans Paramètres → Image de marque. Elle ne change que l'administration. Vos clients voient toujours votre couleur de marque.
3. Paramètres d'e-mail. Vérifiez de qui viennent vos e-mails. Ensuite, dans Apparence des e-mails, choisissez ce qui s'affiche en haut de chaque e-mail (un logo d'e-mail, votre logo principal ou le nom de votre entreprise) et choisissez vos couleurs. Un aperçu en direct montre un exemple d'e-mail au fil de vos choix. Ces réglages s'appliquent à chaque e-mail automatique que FullClass envoie pour vous. Cela comprend les confirmations de réservation, les rappels, les liens de connexion, les réinitialisations de mot de passe et les listes de participants pour vos intervenants.
4. Lieux. Ajoutez au moins un endroit où ont lieu vos cours, avec son adresse complète. Commencez à taper et choisissez l'adresse dans la liste, puis vérifiez que le fuseau horaire est correct.
5. Taux de taxe. Si vous facturez des taxes, ajoutez vos taux de taxe et choisissez à quels lieux chacun s'applique. Un taux n'est facturé que dans les lieux que vous choisissez. Si un taux affiche l'avertissement « Aucun lieu », il n'est encore facturé nulle part.
6. Cours. Un cours est quelque chose que vous enseignez. Il a un nom, une description, des photos, une durée, un prix habituel, un nombre de places et un intervenant. Vous le configurez une fois et le réutilisez pour chaque date où il a lieu.
7. Événements. Un événement est une date et une heure où un cours a lieu. Vérifiez l'intervenant, le lieu, le nombre de places et le prix. Si vos dates sont déjà dans un tableur, vous pouvez toutes les importer d'un coup. Voir Configurer à partir d'un tableur plus bas.
8. Paiements. Connectez votre compte Stripe ou Square avant de vendre des cours payants. Pendant vos tests, connectez-vous en mode test pour qu'aucune vraie carte ne soit débitée. Passez à votre compte réel avant de partager votre lien de réservation.
9. Où vos clients réservent. Commencez par votre page de réservation toute prête. Elle ne demande aucun travail sur votre site. Vous pourrez ajouter le widget de réservation à votre propre site plus tard.
10. Testez. Faites vous-même une réservation, comme le ferait un client. Vérifiez que l'e-mail de confirmation arrive. Ouvrez ensuite la réservation dans votre administration et vérifiez le paiement, le client, les places restantes, vos rapports et le journal d'activité.

Configurer à partir d'un tableur

Si vos lieux, vos cours, les dates de votre session ou votre liste de clients sont déjà dans un tableur, vous pouvez tout importer d'un coup au lieu de le saisir. Cela fonctionne aussi quand vous quittez une autre plateforme de réservation. Allez dans Paramètres → Importer depuis un tableur, téléchargez le modèle, remplissez les feuilles dont vous avez besoin et envoyez le fichier entier.

Le modèle a une feuille pour chaque type d'élément. Elles sont lues dans l'ordre ci-dessous. Une feuille peut donc faire référence à tout ce qui se trouve dans les feuilles au-dessus.

1. Locations. Où vos cours ont lieu. Chaque lieu a besoin d'un nom et d'un fuseau horaire. Un lieu en présentiel a aussi besoin d'une adresse, et un lieu en ligne d'un lien pour rejoindre.
2. Classes. Ce que vous enseignez. Chaque cours a besoin d'un nom, d'une durée en minutes et d'un prix. Si vous y indiquez un lieu, ce peut être un lieu saisi dans la feuille Locations du même fichier.
3. Schedule. Chaque date. Seules deux colonnes sont obligatoires, le nom du cours et l'heure de début. Tout le reste est repris du cours. Indiquez un prix, un lieu ou un nombre de places seulement quand cette date est différente.
4. Customers. Les personnes que vous avez déjà. Chacune a besoin d'un e-mail et d'un prénom. Les personnes sont reconnues par leur e-mail. Une même personne envoyée deux fois est donc mise à jour, et non ajoutée de nouveau. Une cellule vide n'efface jamais ce que FullClass™ a déjà sur elle.
5. Gift cards. Les cartes cadeaux et les carnets de séances que vos clients n'ont pas encore épuisés. Chaque ligne donne le code de la carte, s'il s'agit d'une carte cadeau ou d'un carnet, sa valeur de départ et ce qu'il en reste. Elle peut aussi nommer le client qui la détient.
6. Bookings. Les places que vos clients ont déjà dans des cours à venir. Voir Reprendre les réservations plus bas.

Quelques points à savoir avant de le remplir.

• Désignez les éléments par leur nom, écrit comme vous l'avez saisi. La feuille Schedule trouve un cours par son nom, et non par un code.
• Écrivez les dates sous la forme AAAA-MM-JJ HH:MM, par exemple 2026-09-14 18:00. Elles sont lues comme l'heure locale du lieu. Les dates comme 03/04/2026 sont refusées, car elles désignent des jours différents selon les pays.
• Écrivez les prix en nombres simples comme 89.25, dans votre propre devise.
• Gardez les noms des feuilles et les en-têtes tels quels. Ils restent en anglais même quand le reste de FullClass™ est dans votre langue, car c'est ainsi que le fichier est reconnu.

Rien n'est enregistré tant que vous ne l'avez pas dit. À l'envoi, vous voyez un aperçu de ce qui sera exactement ajouté et mis à jour. Vous voyez aussi la liste des lignes qui posent problème, chacune avec son numéro de ligne et sa colonne, pour la retrouver dans votre propre fichier. Corrigez ces lignes et envoyez de nouveau le même fichier. Ce qui a déjà été importé est mis à jour, et non ajouté une deuxième fois. Renvoyer le fichier est donc toujours sans risque.

Les cartes cadeaux et les réservations font exception. Une carte cadeau ou une réservation déjà présente dans FullClass™ s'affiche comme Déjà présents et reste exactement telle quelle. Ainsi, un solde qu'un client a dépensé depuis que vous avez préparé le fichier ne revient jamais, et personne n'est inscrit deux fois au même cours.

L'import n'envoie jamais d'e-mail à vos clients. Il construit seulement votre configuration. Aucune confirmation ni aucun rappel ne part donc pour les dates que vous ajoutez.

Votre fichier doit être un classeur .xlsx. Si le vôtre est un ancien fichier .xls, ouvrez-le dans Excel, choisissez Enregistrer sous et sélectionnez Classeur Excel. Vous pouvez aussi envoyer un seul fichier .csv si vous ne voulez importer qu'une feuille. Nommez le fichier d'après la feuille qu'il contient, par exemple customers.csv.

Reprendre les réservations d'une autre plateforme

Si vous passez à FullClass™ en cours de session, la feuille Bookings garde les places que vos clients ont déjà. Personne ne perd sa place, et personne n'a à réserver de nouveau. Chaque ligne est une réservation. Elle a besoin d'un Customer Email, d'un Class et d'un Starts At. Elle peut aussi avoir un Location, un Seats (1 si laissé vide) et des Notes.

• Seules les réservations à venir sont importées. Une ligne pour un cours déjà commencé est refusée.
• Le client et la date doivent exister. Le client est retrouvé par son e-mail, parmi vos clients ou dans la feuille Customers du même fichier. Le cours et l'heure de début retrouvent la date comme le fait la feuille Schedule, dans votre planning ou dans la feuille Schedule du même fichier. Vous ne pouvez pas importer une réservation dans une séance de formation ou un événement privé.
• Aucun paiement n'est enregistré. Chaque réservation garde les places du client avec un total de zéro. Ce qu'il a payé, il l'a payé sur votre ancienne plateforme. Cela reste donc hors de vos rapports de chiffre d'affaires et de taxes dans FullClass™. S'il doit être remboursé de cette somme, remboursez-le sur l'ancienne plateforme.
• Personne ne reçoit d'e-mail. Vos clients ont déjà été prévenus quand ils ont réservé, donc aucune confirmation ne part. Les rappels de cours que vous avez configurés leur parviennent quand même, comme à tout le monde. Si votre ancienne plateforme envoie aussi des rappels, désactivez-les là-bas une fois l'import fait. Sinon, vos clients en recevront deux.
• Une ligne qui dépasserait la capacité est refusée. L'aperçu indique combien de places il reste à cette date. Si vous avez vraiment plus de personnes inscrites que le cours n'en accueille, augmentez d'abord Seats pour cette date dans la feuille Schedule.
• Seule la personne qui a réservé est nommée. Une réservation pour trois personnes est une seule ligne, sous l'e-mail de la personne qui a réservé, avec Seats réglé à 3. Les noms des autres personnes ne sont pas importés, et l'équipe peut les ajouter à la réservation ensuite. Mettez toutes les places d'un même client à une date sur une seule ligne.

Votre tableau de bord et votre journal d'activité

Le tableau de bord est votre page d'accueil de chaque jour. Une rangée de chiffres en haut résume votre semaine. Elle montre les réservations, les nouveaux clients et les places vendues des 7 derniers jours, et le remplissage des 7 prochains jours. Si votre rôle inclut les Rapports, elle montre aussi le chiffre d'affaires et l'argent déjà encaissé pour les 30 prochains jours. Aujourd'hui liste chaque cours du jour et son remplissage. Une fois un cours commencé, il propose Faire l'appel (si vous utilisez le pointage des présences), qui ouvre la liste des participants pour enregistrer les arrivées. À traiter liste ce qui demande une action, chaque point avec un bouton pour s'en occuper. On y trouve les cours et les formations qui se remplissent lentement, les réservations impayées d'événements à venir, les événements et formations complets avec des personnes en liste d'attente, les événements privés avec un acompte ou un solde dû, et les événements aux réservations suspendues. Quand vous ajoutez des places à un événement complet, la liste d'attente les propose aux personnes dans l'ordre. À venir montre vos prochains événements. En cours de paiement apparaît pendant que des clients paient, et Dernières réservations liste les plus récentes. Sur un téléphone, Aujourd'hui et À traiter viennent en premier.

• Liste de mise en route. Les nouveaux comptes voient une liste de mise en route sur le tableau de bord. Vous pouvez la masquer une fois la configuration faite, et la faire revenir à tout moment.
• Le journal d'activité (Activité dans la barre latérale) enregistre qui a changé quoi et quand. Cela couvre les paramètres, les réservations, les cartes cadeaux, les codes promo, les utilisateurs, les lieux et plus encore. Utilisez-le pour savoir qui a fait un changement. Il ne montre jamais que les changements de votre propre entreprise.
• Envoyez un commentaire depuis le formulaire de l'administration pour joindre directement l'équipe FullClass.

Page de réservation, widget ou API ?

Une fois votre page de réservation en ligne, placez son lien là où vos clients vous trouvent déjà. Voir Ajouter un bouton Réserver sur Instagram et Facebook. La page Bien démarrer de votre administration (réservée aux propriétaires) propose aussi un code QR du lien que vous pouvez imprimer.

Vérifiez votre première réservation

• Votre événement apparaît sur votre page de réservation (ou dans le widget de votre site).
• Les événements complets, pas encore ouverts aux réservations, fermés, privés ou masqués s'affichent comme vous l'attendez.
• Un client peut réserver plusieurs places et ajouter le nom des personnes qui viennent, jusqu'à votre limite par réservation.
• Toute décharge ou politique d'annulation que vous avez ajoutée apparaît et doit être acceptée.
• Les options, les codes promo, les cartes cadeaux et la taxe changent correctement le total.
• Une réservation payante passe, y compris avec une carte dont la banque demande une vérification de sécurité supplémentaire.
• Une réservation gratuite, ou que vous enregistrez comme payée en espèces, affiche le bon statut de paiement.
• Le client reçoit un e-mail de confirmation, et vous, votre intervenant et votre équipe recevez les alertes de réservation que vous avez activées.
• La page de la réservation dans votre administration montre qui a réservé, le cours, les places, le montant payé, la carte utilisée, les notes, les options, la taxe, les remises, et si la décharge a été signée.
• Le nombre de places restantes baisse, dans votre administration comme sur votre page de réservation.