Report, riconciliazione ed esportazione dei dati
Controlla gli incassi ogni giorno
- Confronta i totali delle prenotazioni del giorno con i pagamenti nel tuo account Stripe o Square dello stesso giorno.
- Rivedi le prenotazioni non riuscite, cancellate, rimborsate o non pagate, e quelle che hai registrato come pagate a mano.
- Controlla che le prenotazioni imponibili mostrino le imposte, e che ogni evento senza imposte debba davvero esserne esente.
- Prima di ogni evento, controlla quante opzioni di ciascun tipo sono state prenotate, così hai tutto quello che serve.
- Controlla gli utilizzi delle carte regalo, i saldi rimasti e come vengono usati i carnet.
- Guarda come vengono usati i codici promozionali, nel caso uno venga usato molto più del previsto o in modo scorretto.
- Usa il registro attività per vedere chi ha modificato prenotazioni, impostazioni, carte regalo o codici promozionali.
Report
I report ti aiutano con i soldi, la gestione di tutti i giorni e i tuoi archivi. Li vedono i titolari, e ogni amministratore a cui il titolare dà accesso.
Ricavi
Le tue entrate, con la prenotazione e il pagamento dietro ogni importo. Le vendite di carte regalo sono incluse come righe nel totale del periodo. Il valore delle prenotazioni gratuite (in omaggio) compare in una sua colonna Omaggio, ed è tenuto fuori dai totali in denaro.
Versamento imposte
Le imposte per aliquota e sede, per aiutarti con la dichiarazione dei redditi.
Quando perdi una contestazione di pagamento (un chargeback) su una prenotazione, una carta regalo o un evento privato, l'imposta compresa nei soldi ripresi dalla banca compare come Recupero d'imposta sui chargeback, nel periodo in cui hai perso la contestazione. Non viene mai sottratta dalle imposte che devi. Richiedila solo dove la tua autorità fiscale permette il recupero per crediti inesigibili.
Omaggi
Tutto ciò che hai regalato nel periodo. Comprende le prenotazioni in omaggio, le carte regalo emesse senza pagamento e i codici promozionali che hanno tolto il 100%. Mostra anche il valore rimasto sulle tue carte regalo, che devi ancora ai tuoi clienti.
Prenotazioni
Le tue prenotazioni, con stato, totali, clienti ed eventi.
Calendario
Il calendario dei tuoi eventi, per organizzare il personale e gestire la giornata.
Presenze
Per ogni evento, quanti posti sono stati prenotati e quante persone hanno fatto il check-in, con il tasso di assenza.
Analisi delle prenotazioni
Come prenotano i tuoi clienti. Con quanto anticipo, in gruppi di quali dimensioni e a che ora del giorno, quanto spesso e con quanto preavviso annullano, quanto si riempiono le tue lezioni e quale parte della tua attività arriva da eventi privati e carte regalo. Ogni percentuale mostra le prenotazioni su cui si basa. Sono escluse le prenotazioni di prova, le prenotazioni gratuite, i pagamenti non riusciti e le prenotazioni fatte dal tuo team.
Clienti
I tuoi clienti e le loro prenotazioni, per ricontattarli e per il marketing.
Fonti di segnalazione
Come i clienti ti hanno conosciuto, ordinate per numero nel periodo.
Carte regalo
Le carte regalo emesse e usate, il valore rimasto e i dettagli dei carnet.
Codici promozionali
Quante volte è stato usato ogni sconto, e come è andata ogni campagna.
Pagamenti abbandonati
I clienti che sono arrivati al passaggio del pagamento e non hanno finito, con cosa stavano cercando di prenotare e perché non è andato a buon fine. Puoi aggiungere a ogni riga una tua nota di follow-up, e archiviarla quando hai finito.
Liberatorie
Chi ha accettato ogni liberatoria, per i tuoi archivi e per eventuali questioni legali.
Saldi da incassare
Tutto ciò che i clienti ti devono in questo momento. Comprende le prenotazioni con pagamento in sede, i corsi pagati in parte e gli eventi privati con un saldo ancora dovuto. Ogni riga porta alla pagina in cui registri il pagamento. I preventivi ancora in attesa di un acconto sono elencati a parte e non rientrano nel totale.
Come vengono valutate le prenotazioni in omaggio. Nel report degli omaggi, una prenotazione interamente in omaggio (metodo di pagamento «Omaggio») conta al suo prezzo di listino al netto delle imposte. Cioè il subtotale meno l'eventuale sconto, senza imposte. Se il prezzo della prenotazione includeva le imposte, quelle imposte vengono tolte. Una prenotazione che ha incassato dei soldi veri prima che il resto venisse condonato è etichettata Omaggio parziale. Conta solo l'importo condonato, e i soldi davvero incassati restano nel report dei ricavi.
Recuperare una vendita persa. Nel report dei pagamenti abbandonati, la colonna dei tentativi è la prima da leggere. Chi ha provato una volta sola probabilmente ha cambiato idea. Chi ha provato quattro volte in tre minuti voleva comprare, e la sua banca continuava a rifiutare la carta. Un messaggio breve e gentile che suggerisce di provare un'altra carta spesso recupera quella prenotazione.
Lavorare la lista. Apri il menu … in fondo a una riga e scegli Aggiungi nota per annotare cosa hai fatto («chiamata, riprenota a ottobre»). Così chi riprende il report dopo di te non telefona due volte allo stesso cliente. La nota compare poi nella colonna Follow-up. Quando hai finito con una riga, che tu abbia recuperato la prenotazione o ci abbia rinunciato, scegli Archivia dallo stesso menu e la riga sparisce dalla lista. Le righe archiviate non vengono eliminate. Mostra archiviati le fa vedere di nuovo, e Ripristina ne rimette una nella lista. Le note e le date di archiviazione sono incluse nell'esportazione CSV.
Esporta tutti i tuoi dati
Ogni report qui sopra si esporta in CSV per conto suo, per l'intervallo di date che hai scelto. Se vuoi tutto in una volta, Impostazioni → Esportazione dei dati scarica tutti i report insieme, senza filtro di date, in un unico file ZIP di CSV.
Usalo per passare a un altro sistema, dare al tuo commercialista una serie completa di numeri o tenere una tua copia di sicurezza. Lo ZIP contiene un file per report (ricavi, imposte, prenotazioni, calendario, presenze, clienti, carte regalo, codici promozionali, liberatorie e segnalazioni) più un README.txt che spiega cosa contiene ciascuno. Ogni file si apre in Excel, Numbers e Fogli Google. Il report degli omaggi non fa parte dello ZIP. Esporta il suo CSV dalla pagina del report stesso.
- Solo per i titolari. Amministratori e personale non possono avviare l'esportazione né vedere la pagina.
- Comprende tutto. Tutti i tuoi dati dall'inizio, fino al tuo evento in programma più lontano.
- Viene registrato. Ogni esportazione scrive una voce nel tuo registro di controllo, così puoi sempre vedere chi ne ha preso una copia e quando.