Cancellazioni, rimborsi e ricevute

Cancellazioni e rimborsi

• Una politica di cancellazione stabilisce quanto riceve indietro un cliente, in base a quante ore prima della lezione cancella. Per ogni fascia scegli un rimborso, un rimborso parziale (una percentuale) o un credito al posto del denaro. Stabilisci anche cosa succede in caso di assenza, e se i clienti possono cancellare online da soli. Possono cancellare sempre, solo finché è ancora previsto un rimborso o un credito, oppure mai (in quel caso ti contattano). FullClass scrive il testo che leggono i clienti a partire da quelle regole, a meno che tu non scriva il tuo.
• I clienti possono cancellare dal loro portale clienti (la loro pagina della prenotazione) solo quando la tua politica e i tempi lo permettono.
• Quando la tua politica consente ai clienti di ricevere un credito invece di un rimborso, il passaggio di cancellazione del portale offre entrambe le scelte: il rimborso, oppure un credito per l'intero importo pagato, inviato come carta regalo.
• Quando cancelli dall'amministrazione, FullClass registra il rimborso previsto dalla tua politica, il rimborso stesso, le tue note e il motivo.
• La scheda Pagamento di una prenotazione cancellata dice sempre che fine hanno fatto i soldi. Un rimborso compare come una riga verde Rimborsato, con il punto in cui sono tornati i soldi. Se hai cancellato senza rimborso, la scheda mostra Rimborsato 0,00 $ e dice che non è stato dato nessun rimborso. Così i soldi che hai tenuto non vengono mai scambiati per un rimborso andato perso.
• L'importo di un Rimborso parziale deve essere un numero semplice. Usa il punto o la virgola per i decimali, come 10.50 o 10,50. Se la casella contiene un simbolo di valuta, altre parole o un separatore delle migliaia, non viene cancellato nulla e non si muove nessun importo. La pagina torna con la finestra di cancellazione aperta e il motivo in vista, così puoi riscrivere la cifra. Lo stesso succede per un importo più alto della prenotazione (o, quando cancelli un intero evento, più alto di qualsiasi prenotazione dell'evento). FullClass non lo arrotonda mai di nascosto a zero e non lo alza all'importo pieno. Una cancellazione è definitiva e invia un'e-mail a ogni cliente, quindi non va avanti con una cifra che non è riuscita a leggere.
• Credito cancella la prenotazione senza restituire denaro. Invia invece al cliente via e-mail una carta regalo pari a quanto ha pagato. È lo stesso credito che la tua politica di cancellazione dà a un cliente che cancella durante un periodo di credito. Quando la tua politica prevede un credito, la finestra di cancellazione si apre con questa scelta già selezionata. Compare solo quando la prenotazione è pagata, perché prima non c'è nulla da accreditare.
• Il saldo delle carte regalo torna sulla carta quando cancelli o rimborsi. Un rimborso totale ripristina ogni carta. Un rimborso parziale va prima sulla carta regalo, fino all'importo che scrivi, e solo il resto torna sul pagamento con carta. Una prenotazione pagata con un carnet si può rimborsare solo per intero, perché un utilizzo del carnet non si può restituire in parte.
• Quando cancelli un intero evento, il rimborso che scegli è il totale che ogni cliente riceve, e va prima sulla sua carta regalo. Una prenotazione pagata con un carnet riavrà il carnet intero ogni volta che dai un rimborso.
• Quando cancelli un intero evento o un acquisto di corso, la cancellazione va avanti anche se Stripe o Square rifiuta un rimborso con carta. La pagina dell'evento o dell'acquisto elenca allora ogni cliente non rimborsato, con l'importo e il motivo, così puoi rimborsarlo a mano. Se avvisi i clienti via email, l'email cita solo il denaro davvero restituito.
• Gli utilizzi dei codici promozionali tornano a scendere quando le prenotazioni vengono cancellate.
• Un rimborso da solo non libera il posto. Una prenotazione rimborsata (in tutto o in parte) o contestata resta confermata e mantiene il suo posto finché qualcuno non la cancella. Così il tuo elenco dei partecipanti resta giusto finché non decidi che il cliente non verrà. Il posto si libera solo quando cancelli la prenotazione. Vale anche per un rimborso fatto nella tua dashboard Stripe o Square.

Inviare di nuovo un'e-mail di conferma

• Se un cliente dice che la conferma non gli è mai arrivata, apri la prenotazione. Nel menu Gestisci, scegli Reinvia l'e-mail.
• La nuova e-mail è uguale alla prima. FullClass ricrea dalla prenotazione la ricevuta PDF, l'invito di calendario e (se lo usi) il codice QR per il check-in.
• Va all'indirizzo e-mail che c'è adesso sulla prenotazione. Per correggere un indirizzo scritto male, modifica prima la prenotazione e poi invia di nuovo.
• Puoi inviare di nuovo per qualsiasi prenotazione attiva. L'opzione sparisce quando una prenotazione viene cancellata, e non può inviare se la prenotazione non ha un indirizzo e-mail. Ogni nuovo invio viene salvato nel registro attività.

Quando viene inviata la ricevuta. La ricevuta parte quando sono stati incassati dei soldi. Una prenotazione pagata online la riceve con la conferma. Una prenotazione che il cliente pagherà nel tuo studio non ha ancora nulla da attestare, quindi la sua conferma non ne ha. La ricevuta accompagna invece l'e-mail «Pagamento ricevuto» quando registri il pagamento. Mostra quanto è stato pagato e quanto resta da pagare. Le prenotazioni gratuite e omaggio non ricevono ricevuta. Un corso pagato riceve un'unica ricevuta per l'intero corso con la sua conferma. Un corso che il cliente paga nel tuo studio riceve la ricevuta per l'intero corso con l'e-mail «Pagamento ricevuto», quando registri il pagamento. Una carta regalo o un carnet comprato con carta riceve la ricevuta nell'e-mail di ricevuta d'acquisto. Quando una cancellazione restituisce dei soldi, l'e-mail di cancellazione contiene di nuovo la ricevuta, con il rimborso indicato sotto il pagamento originale. Una cancellazione che non rimborsa nulla, o che dà un credito al suo posto, non invia nessuna ricevuta.

Ricevute da Stripe

Se incassi i pagamenti con Stripe, Stripe può inviare al cliente una propria ricevuta per il pagamento con carta. È separata dalla conferma di prenotazione che invia FullClass, quindi significa due e-mail per prenotazione. Per questo è disattivata in partenza. I tuoi clienti ricevono solo la conferma di FullClass, che contiene già la ricevuta dettagliata con il tuo brand.

• Per attivarla, vai in Impostazioni → Pagamenti e spunta Invia anche la ricevuta di Stripe. L'impostazione compare solo se incassi i pagamenti con Stripe.
• Square non è coinvolto. Square non invia proprio ricevute per le prenotazioni online, quindi non c'è nulla da disattivare. Se vuoi che un cliente ne abbia una, inviala dalla tua dashboard Square.