Prenotazioni e pagamenti

Gestire le prenotazioni da amministrazione

L'elenco delle prenotazioni

Prenotazioni si apre su Per evento e In arrivo. Vedi le tue lezioni e i tuoi eventi ancora da svolgere, il più vicino per primo, ognuno con le persone prenotate.

L'intestazione di ogni evento mostra quanto è pieno, con la stessa barra dell'elenco degli eventi. Se il tuo ruolo include i report, mostra anche quanto ha incassato l'evento. Cioè i soldi ricevuti, meno i rimborsi. Non conta le carte regalo (contate quando la carta è stata venduta) né le prenotazioni in omaggio. Quanto hanno pagato le carte regalo per l'evento compare accanto, come nell'elenco degli eventi. Un evento in corso adesso è segnato In corso.
Ogni evento mostra le sue prime 8 prenotazioni. Clicca Mostra sotto l'evento, o Visualizza evento nella sua intestazione, per aprire la pagina dell'evento con tutte le persone.
Ogni pagina contiene 10 eventi, quindi un evento non viene mai diviso su due pagine.
Passate elenca gli eventi conclusi, il più recente per primo. La ricerca e i filtri di stato e di pagamento funzionano sia in In arrivo sia in Passate.
Tutte le prenotazioni è una tabella di tutte le prenotazioni, una riga ciascuna. Clicca l'intestazione di una colonna per ordinare in base a quella.
Una prenotazione pagata dice solo che è pagata, e ogni altro stato ha un badge. Così le prenotazioni non pagate e rimborsate risaltano.

Opzioni di prenotazione dall'amministrazione

Scegli l'evento e quanti posti prenotare.
Se non hai ancora nessun evento, passato o futuro, su cui prenotare, Nuova prenotazione mostra un pulsante per aggiungere un evento al posto del modulo.
Scegli un cliente esistente, oppure aggiungine uno nuovo mentre prenoti.
Indica se il cliente ha accettato le e-mail di marketing e come ti ha conosciuto. Aggiungi eventuali note sulla prenotazione o sul cliente.
Inserisci un codice promozionale e controlla lo sconto prima di confermare.
Applica una o più carte regalo o carnet. I carnet pagano prima i posti, poi il saldo delle carte regalo paga il resto. Quello che resta ancora da pagare si paga in un altro modo.
Aggiungi eventuali opzioni. Ogni opzione può essere limitata a una per ospite o a una per prenotazione, oppure non avere limiti.
Se la lezione richiede una liberatoria o una politica di cancellazione, spunta la casella per confermare che il cliente l'ha accettata.
Scegli un Metodo di pagamento. Le scelte sono carta, contanti, assegno, bonifico, Non ancora pagato (paga in loco) e Venduto su un altro sito. Per un posto gratuito (una persona del personale o un ospite), spunta la casella che conferma che la prenotazione non richiede pagamento.
Alcuni clienti prenotano e pagano su un altro sito, per esempio un marketplace che vende le tue lezioni. Per loro, scegli Venduto su un altro sito e scrivi il nome del sito. Il prezzo viene registrato come pagato, così i tuoi report dei ricavi e delle imposte lo contano. Il report dei ricavi mostra una tabella Venduto su altri siti per nome del sito. Le vendite Eventbrite possono arrivare così da sole. Vedi Eventbrite.
Invia al cliente una conferma via email è spuntato, a meno che tu non tolga la spunta. Se scegli Venduto su un altro sito, la spunta viene tolta per te. Senza spunta, FullClass non invia a quel cliente nessuna conferma, promemoria o richiesta di recensione per la prenotazione, perché il sito su cui ha prenotato lo ha già contattato. Puoi comunque inviare la conferma più tardi dalla pagina della prenotazione.
Se l'evento è al completo ma vuoi far entrare qualcuno, spunta Ignora il limite di posti. Fallo solo quando sei sicuro che ci sia spazio.
FullClass calcola il totale per te (posti, opzioni, imposte ed eventuale sconto) e lo mostra prima che tu confermi. Non scrivi mai l'importo. Se i tuoi prezzi includono le imposte, le imposte compaiono sotto il totale su una riga Di cui.

Annota il perché. I posti gratuiti e far entrare qualcuno in una lezione al completo sono comodi alla reception. Però aggiungi sempre una nota che dica perché. Eviti confusione quando riguardi i tuoi report.

Registrare un pagamento in sede

Quando un cliente paga di persona, apri la prenotazione e usa Registra un pagamento in sede. Succede spesso dopo che ha prenotato con Paga in loco. Scegli come ha pagato (contanti, carta, assegno, bonifico o altro) e conferma. Puoi cambiare l'importo, o lasciarlo vuoto per saldare tutto il dovuto. Se usi Square, il pagamento viene registrato anche in Square (come contanti o pagamento esterno), così i tuoi dati Square coincidono. Il pagamento viene aggiunto alla prenotazione. Quando il saldo è coperto, la prenotazione passa a Pagato. Il pulsante compare solo finché una prenotazione deve ancora dei soldi. Un corso si paga per intero. Apri l'acquisto del corso e usa lì Registra un pagamento in sede, oppure su una qualsiasi delle prenotazioni delle sue sessioni. Un importo vuoto salda tutte le sessioni in una volta.

Registrare il pagamento è l'unico modo per segnare una prenotazione come pagata. Quando modifichi la nota di una prenotazione, l'elenco Stato del pagamento offre solo In sospeso e Non riuscito. Questo perché una prenotazione segnata come pagata senza un pagamento non ha nessun importo dietro. La ricevuta, i totali in contanti e i report la lascerebbero tutti fuori.

Il cliente riceve una ricevuta. Registrare il pagamento gli invia per e-mail l'importo, la data e se resta ancora qualcosa da pagare. Così un cliente che paga all'ingresso lo ha per iscritto, e tu non devi inviare nulla. Se ha pagato solo una parte del saldo, l'e-mail dice quanto resta. Non gli dice che la prenotazione è saldata. Il dettaglio completo del prezzo resta sulla sua pagina della prenotazione, a cui l'e-mail rimanda.

Applicare una carta regalo a una prenotazione esistente

A volte un cliente porta una carta regalo dopo che la prenotazione è stata fatta. Apri la prenotazione e usa Applica una carta regalo. Puoi inserire più codici in una volta, separati da virgole o spazi.

Cosa succede dopo dipende da se la prenotazione è stata pagata.

Ancora da pagare (una prenotazione con pagamento in loco, o una prenotazione non pagata fatta nell'amministrazione). La carta si scala subito dal saldo. Non viene rimborsato nulla, perché non è stato incassato nulla. La prenotazione passa a Pagato quando la carta copre tutto il saldo.
Pagata online. La carta sostituisce soldi che hai già incassato. Quindi quell'importo viene rimborsato da solo, nello stesso modo in cui ha pagato il cliente.
Pagata in contanti, con assegno o con bonifico. L'importo viene registrato sulla prenotazione, ma non si può inviare nessun rimborso, perché non c'è una carta o un conto su cui restituirlo. Devi restituire tu quei soldi. Il messaggio che vedi a schermo lo dice, e il registro attività lo annota come dovuto.
Pagata in parte. La carta paga prima quello che è ancora dovuto. Viene rimborsato solo quello che avanza. È voluto, così una prenotazione non rimborsa mai più di quanto ha incassato.

Una carta regalo con un saldo paga fino a quanto resta da pagare. Un carnet paga un posto intero, compresa la sua quota di eventuali sconti e imposte. Un carnet non paga mai le opzioni. Non puoi applicare una carta regalo a una prenotazione in omaggio, perché non deve nulla e non ha incassato nulla.

Il cliente riceve un'e-mail. Applicare una carta regalo gli invia un messaggio su cosa è successo ai suoi soldi. Dice il saldo che hai estinto, l'importo rimborsato sulla sua carta, o l'importo che gli devi restituire per una prenotazione pagata in contanti. Una sola e-mail copre tutto quello che hai applicato in una volta, qualunque sia il numero di codici inseriti. I codici delle carte regalo non sono mai nell'e-mail, perché chi ha prenotato non è sempre la persona che possiede la carta.

Spostare una prenotazione su un altro evento

Potresti dover annullare una lezione perché si sono iscritte troppe poche persone, o un cliente potrebbe chiedere un'altra data. Apri la prenotazione e usa Cambia evento. Scegli il nuovo evento, indica come gestirai un'eventuale differenza di prezzo e conferma. I posti vengono liberati sul vecchio evento e occupati su quello nuovo in un solo passaggio, così nessuno dei due eventi viene venduto oltre la capienza. In cima alla pagina c'è lo spostamento, con l'evento attuale accanto a quello di destinazione. Ti avvisa quando lo spostamento occuperebbe gli ultimi posti del nuovo evento.

L'elenco propone ogni evento in programma con posto per l'intera prenotazione, non solo le altre date della stessa lezione. Le altre date della lezione attuale vengono per prime. Tutto il resto segue sotto Altre lezioni, e ognuna di quelle righe ha la dicitura Lezione diversa, così non sposti mai qualcuno su un'altra lezione per sbaglio. Gli eventi che fanno parte di un corso, sono cancellati o hanno il prezzo in un'altra valuta non vengono proposti.

Una differenza di prezzo viene segnalata, non addebitata. Ogni evento nell'elenco mostra quanto aggiungerebbe o toglierebbe a questa prenotazione. Se ne scegli uno con un prezzo diverso, compare un avviso sopra il pulsante prima che tu confermi. Quella cifra confronta i prezzi dei due eventi così come li hai inseriti. Non ha imposte aggiunte e viene prima di qualsiasi sconto sulla prenotazione, perché uno spostamento non cambia mai il prezzo della prenotazione. Lo spostamento in sé non muove mai soldi. Costare di più e costare di meno si gestiscono in modo diverso, come sotto.

Quando il nuovo evento costa di più, non puoi incassare la differenza online. Né da quella schermata, né più tardi dalla prenotazione. Uno spostamento non cambia mai il prezzo della prenotazione, quindi non compare nessun saldo su cui registrare un pagamento. Non viene addebitato nulla nemmeno sulla carta con cui ha pagato. Devi incassare la differenza di persona, ed è questo che registra Incassa di persona. Se il cliente deve pagare online, non spostarlo affatto. Cancella questa prenotazione con un rimborso, e lascia che prenoti da solo il nuovo evento al suo prezzo, con il tuo normale pagamento. L'avviso ha un link diretto alla prenotazione, così puoi farlo.

Quando il nuovo evento costa di meno, usa Modifica il prezzo sulla prenotazione. Così la differenza torna sulla carta con cui ha pagato. Oppure puoi restituirla di persona.

In entrambi i casi, registri come l'hai regolata. La pagina propone solo le risposte adatte. Quando il nuovo evento costa di più, puoi scegliere Incassa di persona o Rinuncia (la differenza la assorbi tu). Quando costa di meno, puoi scegliere Rimborsa o Rinuncia. Quando i prezzi coincidono, non c'è nulla da rispondere. La tua scelta, l'importo e l'eventuale motivo che scrivi restano nel registro attività.

Cosa non si porta dietro uno spostamento. Spostare qualcuno su un'altra lezione lascia alcune cose esattamente com'erano. La pagina elenca quelle che riguardano l'evento che hai scelto, sotto Da controllare prima di spostare questa prenotazione. Nessuna di queste blocca lo spostamento, perché devi sempre poter svuotare una lezione che hai annullato.

Le opzioni restano sulla prenotazione. Il cliente le ha pagate al prezzo che ha pagato. Quindi non si addebita né si rimborsa nulla, e la voce resta sulla sua ricevuta. Se la nuova lezione non vende quell'opzione, la pagina la nomina. Comparirà comunque nell'elenco dei partecipanti della nuova lezione, e qualcuno deve decidere cosa consegnare.
Le liberatorie non seguono la prenotazione. Una liberatoria appartiene a una lezione, quindi un cliente spostato su un'altra lezione potrebbe non aver firmato quello che quella lezione richiede. La pagina nomina ogni liberatoria che gli manca. Fatti dare la sua firma prima della lezione e conservala con i tuoi documenti. FullClass non può ancora registrare una liberatoria firmata fuori dal pagamento. Se hai cambiato una liberatoria dopo che l'ha firmata, conta come non firmata, proprio come al pagamento.
Le imposte non vengono ricalcolate. Le aliquote seguono la sede di un evento. Quindi un evento in un'altra sede, o segnato come esente da imposte, è tassato in modo diverso da quello attuale. La prenotazione mantiene le imposte che le sono state addebitate. La pagina te lo dice, così non resti con una cifra solo quasi giusta.

Il cliente riceve un'e-mail sul cambiamento, con la vecchia data barrata accanto a quella nuova. Quando lo spostamento è su un'altra lezione, l'e-mail le nomina entrambe. Così chi ha prenotato una lezione e ora ha un posto in un'altra se ne accorge subito. Non si presenterà aspettandosi la lezione che aveva prenotato all'inizio.

L'e-mail ha anche un file di calendario che sposta la prenotazione nel suo calendario. Aggiorna la voce creata dalla sua conferma, invece di aggiungerne una seconda. La vecchia data sparisce e il promemoria si sposta con lei, così non resta con due voci senza sapere quale sia giusta. Deve però aprire il file perché il suo calendario recepisca il cambiamento.

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