Programmare eventi
Campi e opzioni di un evento
- Nome dell'evento (facoltativo). Dai a una data un nome tutto suo. Sostituisce il nome della lezione sulla tua pagina di prenotazione. Per esempio, una lezione di cucina italiana può tenersi una sera come laboratorio pizza e cannoli. Lascia vuoto per usare il nome della lezione. Gli eventi privati compaiono sempre come Evento privato, qualunque cosa scrivi qui.
- Programmazione. Scegli la lezione, la data, gli orari di inizio e di fine, l'istruttore e la sede. Gli orari sono mostrati nel fuso orario della sede. Ogni evento ha bisogno di una sede, quindi scegli un luogo fisico o una riunione online.
- Capienza. Imposta quanti posti ha l'evento e il numero massimo di posti per una prenotazione. L'evento mostra anche quanti posti restano e quante prenotazioni ha. Se la sede ha una capienza massima e il tuo evento ha più posti, il modulo ti avvisa. Spunta la deroga per programmarlo comunque.
- Prezzo e imposte. Un evento usa il prezzo della lezione, a meno che tu non gliene dia uno suo. Puoi anche segnare un evento come esente da imposte. Se lasci vuoto il prezzo per posto o lo metti a 0, FullClass controlla che sia voluto. Spunta Sì, questo evento può essere prenotato gratuitamente, altrimenti l'evento non viene salvato. Una fascia di prezzo per gruppo a 0 fa la stessa domanda, perché un gruppo abbastanza grande da raggiungerla prenoterebbe gratis.
- Prezzo per gruppo (facoltativo). Aggiungi fasce sotto il prezzo per far pagare meno a posto ai gruppi più grandi. Per esempio, 1 posto costa 95 $, da 2 posti in su 90 $ ciascuno, e da 3 posti in su 85 $ ciascuno. Il prezzo per posto è il prezzo di un posto. Ogni fascia fissa il prezzo per posto da quel numero di posti in su. Imposta fasce predefinite sulla lezione e ogni nuovo evento parte con quelle, e puoi comunque cambiarle su ogni evento. I clienti vedono cambiare il prezzo per posto e il loro risparmio mentre scelgono quanti posti. Codici promozionali e carte regalo si applicano comunque in aggiunta. Ricevi un avviso ambra sotto le fasce se una fascia costa di più a posto di un posto singolo, o se richiede più posti di quanti ne abbia l'evento. Puoi comunque salvare, ma solo dopo aver spuntato Ho capito e voglio salvare comunque questi prezzi di gruppo.
- Opzioni di prezzo. Quando la lezione è venduta a prezzi con nome (come Adulto e Bambino), ogni evento ne riceve una propria copia. Cambia un prezzo su un evento e cambia solo quell'evento. Per esempio, puoi abbassarlo quando un evento non si riempie. I posti già prenotati mantengono il prezzo a cui sono stati venduti.
- Visibilità. Un evento può essere pubblico, nascosto dal calendario pubblico, non in elenco, privato, annullato o ripristinato. Ogni stato cambia dove compare l'evento e se le persone possono prenotarlo.
- Pausa delle prenotazioni. Ferma per un po' le nuove prenotazioni di un evento, senza annullarlo né nasconderlo. Usa il menu Gestisci nella pagina dell'evento. La lezione resta sulla tua pagina di prenotazione con l'etichetta Prenotazioni sospese al posto del pulsante Prenota.
- Finestre di prenotazione. Imposta quando si aprono e si chiudono le prenotazioni per un solo evento, al posto delle impostazioni della lezione. È utile per aperture speciali, una chiusura tardiva o tempi riservati agli invitati.
- Istruzioni una tantum. Cambia l'orario di arrivo o l'e-mail dell'istruttore solo per questo evento, così puoi dare istruzioni una tantum.
- La pagina dell'evento. In alto vedi quanti posti sono prenotati e quanti ne restano, con una barra che si riempie a ogni prenotazione. Subito sotto c'è la prossima cosa da fare. Finché l'evento è in vendita, sono i posti rimasti, con i pulsanti per copiare il link di prenotazione o aggiungere una prenotazione. Quando è completo, ti porta alla lista d'attesa o ti propone di aumentare la capienza. Il giorno dell'evento, mostra quante persone sono presenti. Più sotto ci sono le schede con i dettagli dell'evento, le prenotazioni, la lista d'attesa e le regole di prenotazione. Accanto, Link di prenotazione contiene il link che apre la tua pagina di prenotazione direttamente su questo evento, pronto da copiare e inviare. Il giorno dell'evento stampa l'elenco dei partecipanti e apre la registrazione delle presenze.
- Posti aggiornati in tempo reale. I conteggi dei posti nella tua amministrazione si aggiornano da soli mentre le persone prenotano.
Mettere in pausa le prenotazioni (quando non sei sicuro che si farà). Apri l'evento, poi scegli Azioni → Metti in pausa le prenotazioni. La lezione resta sulla tua pagina di prenotazione con il nome e il prezzo di sempre. Mostra l'etichetta Prenotazioni sospese e nessun pulsante Prenota. I clienti vedono che è ancora nel tuo calendario, solo che in questo momento non è aperta alle prenotazioni. Usala quando l'istruttore non sta bene, la sede non ha confermato o il tempo sta cambiando. Va bene per ogni caso in cui potresti ancora tenere la lezione e non vuoi annullarla.
La pausa ferma solo le nuove prenotazioni. L'evento si tiene comunque. Chi ha già prenotato mantiene il suo posto e riceve comunque i promemoria, e non viene rimborsato nulla. Puoi comunque aggiungere tu una prenotazione dall'amministrazione, comodo per chi telefona. La lista d'attesa è chiusa mentre l'evento è in pausa, così nessuno si mette in una coda da cui non chiamerai. Scegli Azioni → Riapri le prenotazioni per tornare a vendere. Il tuo registro attività annota chi l'ha messo in pausa e quando.
Perché non nasconderlo o mettere i posti a zero? Nascondere un evento lo toglie dal tuo calendario, e un cliente lo legge come «quella lezione è stata annullata». Mettere i posti a zero mostra Esaurito, che è un messaggio diverso che non volevi dare. Solo la pausa dice la verità. La lezione si fa ancora, ma in questo momento non si può prenotare.
Eventi non in elenco (di prova o su invito). Spunta
Non in elenco nella sezione Visibilità dell'evento. L'evento resta
fuori dal tuo widget di prenotazione, ma chiunque riceva il link da te può
prenotarlo. Il link diretto è
https://YOUR-BOOKING-PAGE/?fc_event=EVENT_ID. Trovi l'ID
dell'evento nella barra degli indirizzi del browser quando apri l'evento
nell'amministrazione. Usalo per un evento di prova economico, per
controllare che pagamenti ed e-mail di conferma funzionino dall'inizio alla
fine. Va bene anche per una sessione su invito che mandi a un solo gruppo.
Eventi privati in esclusiva. Un evento in esclusiva vende un intero evento a un solo cliente. Clicca su Nuovo evento privato nella pagina Eventi. Una sola pagina configura insieme l'evento (lezione, sede, data e ora, istruttore) e il preventivo del cliente, e il salvataggio crea entrambi. Puoi anche partire da un evento esistente con Vendi come evento privato. In entrambi i casi l'evento è privato fin dall'inizio, così il pubblico non può mai prenotarlo mentre prepari il preventivo. Inserisci il nome del cliente, che può essere un'azienda o la persona che organizza. Aggiungi una persona di contatto se è qualcun altro, con la sua e-mail e il suo telefono. Puoi aggiungere anche un indirizzo di fatturazione. Poi inserisci il numero di persone, il prezzo, l'imposta e una mancia (un importo fisso o una percentuale del subtotale), più un acconto e la data di scadenza del saldo. Il prezzo può essere una tariffa per ogni persona o un prezzo unico per tutto l'evento, quindi scegli quale accanto al campo. Un prezzo unico serve quando prezzi la sala, non ogni persona. Non viene mai trasformato in una tariffa a persona sul preventivo o sulla fattura. Il numero di persone e il prezzo a persona diventano la capienza e il prezzo dell'evento. Se cambi la lezione in seguito, FullClass mantiene il numero di persone, il prezzo, la sede e l'istruttore che hai impostato. Prima una finestra ti chiede di confermare ed elenca esattamente cosa mantiene. Così passare alla lezione che ha chiesto un cliente non cambia mai il prezzo di un preventivo già concordato. Scegliere Annulla in quella finestra rimette la lezione di prima. Il preventivo viene salvato come bozza. Non parte nessuna e-mail finché non lo controlli e clicchi su Invia e-mail di conferma. Il contatto riceve allora un link, con il tuo brand, dove può vedere tutto il dettaglio e pagare l'acconto online.
Inviare il preventivo dalla tua casella. Potresti volere che il preventivo arrivi da te, non da FullClass. In quel caso usa Invia link sull'ordine (o Invia dalla mia e-mail nella pagina che vedi subito dopo averlo creato). Si apre la tua app di posta con il messaggio già scritto. Contiene il link per rivedere e pagare, l'acconto con la sua scadenza, e il saldo con la sua scadenza. Un preventivo senza acconto mostra invece l'importo totale. Il messaggio è nella lingua in cui vende la tua pagina di prenotazione, non nella lingua in cui leggi l'amministrazione. Così il cliente lo riceve nella sua lingua, chiunque lo invii. Non parte nulla finché non premi invia, e prima puoi cambiare il messaggio.
Riferimento dell'ordine e ricevute. Ogni ordine di evento privato riceve un breve riferimento, per esempio PE-K7M3QX. Compare sui PDF di preventivo e fattura, sulla pagina di pagamento, sulla scheda dell'ordine nell'amministrazione e in ogni e-mail che riceve il cliente. Il cliente può citarlo quando chiama o paga con bonifico. Ogni pagamento invia al cliente una ricevuta con la fattura allegata in PDF. Quando l'ordine è pagato per intero, quel PDF si intitola Ricevuta. Elenca l'evento, ogni riga di prezzo con la sua imposta, ogni pagamento con data e metodo, e a chi è stato fatturato. Se hai inserito il tuo numero di registrazione fiscale in Impostazioni → Generali, viene stampato anche su ogni ricevuta, preventivo e fattura. Lo stesso vale per la tua Nota fiscale sulle ricevute, se ne hai scritta una lì. Quella nota compare anche nell'e-mail di ricevuta del pagamento.
La pagina dell'ordine. In cima all'ordine vedi il totale, quanto è stato pagato e quanto resta, con accanto la prossima cosa da fare. Sotto ci sono quattro schede. Panoramica è il piano dei pagamenti, dove ogni pagamento mostra il giorno in cui è stato pagato e come, appena arriva. Mostra anche l'evento, quante persone sono e gli extra. Nella pagina dell'evento aggiunge l'istruttore e la sede, e prende il posto dei dettagli e delle prenotazioni dell'evento, perché un evento privato non ha posti da vendere. Preventivo è il dettaglio del prezzo, con i PDF del preventivo e della fattura e cosa vede il cliente nella sua pagina di pagamento. Pagamenti elenca tutti i pagamenti, ed è dove registri un pagamento ricevuto a mano o un rimborso. E-mail elenca le e-mail di pagamento ancora da inviare, con gli interruttori per metterle in pausa. Nella pagina dell'ordine elenca anche le e-mail già inviate. I dati del cliente, il link per controllare e pagare, le e-mail che puoi inviare e le tue note interne sono accanto alle schede. Puoi modificare le note lì stesso. Per modificare l'ordine o annullarlo, apri il menu Gestisci in alto nella pagina. Lo trovi sia nella pagina dell'ordine sia nella pagina dell'evento.
Extra scelti dal cliente. Ogni extra del preventivo ha un'impostazione Chi decide. Incluso nel preventivo è un addebito normale. Il cliente sceglie nella pagina di pagamento invece propone l'extra. Compare con il suo prezzo nella pagina di pagamento, nell'e-mail di conferma e nel PDF del preventivo. Resta fuori dal totale finché il cliente non lo spunta. Quando salva la sua scelta, il totale si aggiorna e gli extra aggiunti vanno sul saldo. L'acconto che hai preventivato non cambia. La scelta si blocca quando l'acconto è pagato. Dopo, cambia un extra con Modifica sull'ordine. Lì, Facoltativo, e scelto registra un sì che il cliente ti ha dato al telefono.
Ricevere il pagamento sul link. Il link di pagamento accetta un pagamento con carta tramite l'account di pagamento che hai collegato in Impostazioni → Pagamenti, Square o Stripe. Finché non hai finito di collegarne uno, il link mostra comunque il preventivo e il PDF, ma il cliente non può pagarci. Concorda invece con lui un bonifico o un assegno, poi inseriscilo con Registra pagamento sull'ordine. Il cliente paga l'importo del preventivo e nulla di più. Se vuoi coprire la commissione della carta, includila nel prezzo che proponi.
Rimborsare un evento in esclusiva. Per restituire denaro, prima rimborsa l'acquirente in Square o Stripe (o a mano). Poi apri l'ordine e usa Registra un rimborso, così i tuoi report smettono di contare quel denaro. Fallo al posto dell'annullamento ogni volta che è stato pagato qualcosa. Annullare toglie l'intera vendita dai report dei ricavi e delle imposte, anche un acconto che hai trattenuto. Così un cliente che si ritira tardi e perde l'acconto risulterebbe non aver speso nulla. Un rimborso registra esattamente quanto è stato restituito, così i tuoi report mostrano quanto hai davvero guadagnato. Inserisci l'importo che l'acquirente ha davvero riavuto, come mostrato in Square o Stripe. Puoi rimborsare fino a quanto ha pagato. Per un evento in esclusiva pagato solo in parte, è l'acconto, non il preventivo intero. Poi indica come è stato restituito il denaro. Scegli Con carta se lo hai rimborsato in Square o Stripe, oppure A mano per contanti, un bonifico o un assegno. Un rimborso con carta può arrivare fino a quanto è stato pagato con carta e non ancora rimborsato. Un rimborso a mano può arrivare fino a quanto è stato pagato a mano e non ancora restituito. Il denaro pagato con carta torna con carta, quindi rimborsalo in Square o Stripe, anche se l'acquirente preferirebbe i contanti. Quando non resta nulla da restituire in un modo, quella scelta è in grigio e spiega il motivo.
Vedere e fermare le e-mail di pagamento. La pagina dell'ordine ha un pannello E-mail programmate. Elenca ogni e-mail di pagamento automatica ancora da inviare, con il giorno in cui parte e chi la riceve. Sotto, il pannello E-mail inviate mostra quelle già partite. Due interruttori sotto il pannello fermano l'uno o l'altro lato. Usa Metti in pausa i solleciti di pagamento al cliente quando hai già concordato un pagamento con il cliente. Usa Metti in pausa gli avvisi di ritardo al tuo staff quando stai seguendo tu il pagamento. La pausa ferma solo queste e-mail automatiche. Non ferma mai il preventivo, le ricevute o ciò che invii a mano. Le e-mail in pausa restano nell'elenco, così vedi cosa hai disattivato prima di riattivarlo. Quando non c'è nulla in programma, il pannello spiega perché, e vale la pena leggerlo. Per esempio, un preventivo salvato senza scadenza di pagamento non riceve nessun sollecito.