Collegare Eventbrite

Eventbrite

Ti serve solo se vendi alcune delle tue lezioni su Eventbrite. Puoi continuare a vendere lì e gestire comunque tutto da FullClass. Pubblica una data di lezione su Eventbrite da FullClass, oppure collega un evento Eventbrite che hai creato tu. Ogni ordine Eventbrite arriva poi qui come prenotazione. La prenotazione occupa i suoi posti, così FullClass non vende mai quei posti una seconda volta. I tuoi report includono quello che hai venduto su Eventbrite.

FullClass non incassa né invia mai soldi per un ordine Eventbrite. L'acquirente paga Eventbrite, e i rimborsi si fanno su Eventbrite.

Collegarsi

1. Vai in Impostazioni → Integrazioni → Eventbrite. Solo il titolare dell'account può aprire questa pagina.
2. Premi Collega Eventbrite, accedi a Eventbrite e autorizza FullClass. Torni sulla stessa pagina, ora collegata.
3. Non c'è niente da copiare o incollare. FullClass chiede da solo a Eventbrite di avvisarlo dei nuovi ordini.

La pagina potrebbe dire che Eventbrite non ha permesso a FullClass di controllare i nuovi ordini. Gli ordini arrivano comunque, ma entro un'ora invece che in pochi secondi. Di solito si risolve scollegando e collegando di nuovo. La pagina potrebbe invece dire che Eventbrite non accetta più il collegamento. Succede dopo un cambio di password, o quando l'app viene rimossa in Eventbrite. In quel caso premi Ricollega Eventbrite.

Se dice che l'account Eventbrite non è ancora impostato per organizzare eventi, apri una volta la dashboard organizzatore di Eventbrite con quell'account (per esempio con Create events su Eventbrite), poi collegati di nuovo.

Pubblicare date di lezione su Eventbrite

Non devi creare a mano ogni evento su Eventbrite. Pubblica invece lì le tue date di lezione da FullClass. FullClass crea l'evento Eventbrite, lo collega alla data di lezione e lo tiene aggiornato.

1. In Impostazioni → Integrazioni → Eventbrite, trova Pubblica date di lezione su Eventbrite.
2. Spunta le date di lezione da pubblicare. Per una lezione ricorrente, spunta ogni data che vuoi su Eventbrite. Ognuna diventa un evento Eventbrite a sé.
3. In Posti per Eventbrite, indica quanti posti di ogni data può vendere Eventbrite, per esempio 6 su 12. Lascialo vuoto per dare a Eventbrite metà dei posti rimasti.
4. In Eventbrite smette di vendere, scegli quando finiscono le vendite su Eventbrite. Le scelte sono 1 ora, 1 giorno, 2 giorni o 1 settimana prima della lezione. 1 giorno è già scelto per te.
5. Premi Pubblica su Eventbrite.

Oppure fallo mentre aggiungi la data. Nella pagina del nuovo evento, apri Eventbrite in Altre impostazioni, spunta Metti in vendita anche su Eventbrite e indica quanti posti può vendere. Per un evento ripetuto, ogni data va su Eventbrite. Le vendite si chiudono il giorno prima della lezione.

Eventbrite riceve il nome della lezione (o il titolo proprio della data), la descrizione della lezione e la sua prima immagine. Riceve anche il nome e l'indirizzo della sede (o un evento online per una sede online), l'ora di inizio e di fine nel fuso orario della sede, e il prezzo per posto della data. Una lezione gratuita diventa un biglietto gratuito. L'evento è pubblico su Eventbrite. Le commissioni, le imposte e le impostazioni dei pagamenti di Eventbrite restano come le hai impostate su Eventbrite.

Impostazioni di imposte e pagamenti (evento modello)

Eventbrite non permette a FullClass di impostare le imposte o i pagamenti di un evento. In Canada, Eventbrite non mette in vendita un evento a pagamento senza impostazioni fiscali. Quindi impostale una volta su un evento modello (un evento da cui fare copie), e ogni data che pubblichi le riceve.

1. Su Eventbrite, crea un evento per questo. Può restare una bozza non pubblicata. Dagli un biglietto a pagamento nella stessa valuta delle tue lezioni.
2. Su quell'evento, apri Event Finances → Tax Settings, rispondi alle domande sulle imposte e salva. Imposta anche i pagamenti e i rimborsi come preferisci.
3. In Impostazioni → Integrazioni → Eventbrite, sotto Evento modello per tasse e pagamenti, scegli quell'evento e premi Salva.

Da quel momento FullClass crea ogni data di lezione come copia del modello. Così ha le impostazioni di imposte, pagamenti e rimborsi del modello. Tutto il resto viene dalla lezione, come sopra. Una lezione senza immagine riceve l'immagine del modello. La valuta del modello deve essere uguale a quella della data, altrimenti FullClass non pubblica la data. Non pubblicare il modello stesso.

I posti che dai a Eventbrite

I posti che dai a Eventbrite vengono tenuti per Eventbrite subito, quindi la tua pagina di prenotazione ne offre altrettanti in meno. Quando qualcuno compra su Eventbrite, uno di quei posti tenuti diventa la sua prenotazione. Il numero offerto dalla tua pagina di prenotazione non cambia. Dato che i due siti non vendono mai gli stessi posti, una lezione pubblicata non può superare la capienza.

Quando Eventbrite smette di vendere, i posti che non ha venduto tornano in vendita da soli sulla tua pagina di prenotazione, qualche minuto dopo. Un biglietto rimborsato su Eventbrite prima di allora torna nella quota di Eventbrite.

Il personale può comunque prenotare a mano un posto tenuto da Prenotazioni → Nuova prenotazione, spuntando Ignora il limite di posti.

Modificare o togliere una data pubblicata

• Ogni data pubblicata in Eventi collegati mostra se è in vendita, e quanti posti di Eventbrite sono stati venduti o sono ancora tenuti. Ha anche un link Vedi su Eventbrite.
• Per dare a Eventbrite più o meno posti, cambia Posti per Eventbrite su quella data e premi Salva. Non puoi scendere sotto quello che Eventbrite ha già venduto, né salire oltre i posti che hai liberi.
• Le modifiche che fai in FullClass arrivano su Eventbrite quando le salvi. Vale per il nome, la descrizione e l'immagine della lezione, e per il titolo, l'orario, la sede e il prezzo della data. Se sposti la lezione, si sposta anche il momento in cui Eventbrite smette di vendere.
• Eventbrite non permette di cambiare il prezzo dopo che lì è stato venduto un biglietto. Se cambi il prezzo dopo, Eventbrite continua a vendere al vecchio prezzo e la pagina te lo dice. Cambialo su Eventbrite se ti serve.
• Togli da Eventbrite rimuove la data da Eventbrite e mantiene la lezione. Se Eventbrite non ha ordini per quella data, l'evento Eventbrite viene eliminato e puoi pubblicare di nuovo la data più avanti. Se ha ordini, Eventbrite smette di vendere, i posti non venduti tornano a te, e gli ordini esistenti continuano a sincronizzarsi.
• Se la data di lezione non ha ordini Eventbrite, cancellarla in FullClass la cancella anche su Eventbrite. Eventbrite non permette di cancellare un evento con ordini finché non sono rimborsati, quindi FullClass ne ferma invece le vendite. Rimborsa quegli acquirenti su Eventbrite, poi cancella l'evento lì.

A volte Eventbrite crea l'evento ma non lo mette in vendita. La data allora compare come bozza, con il motivo indicato da Eventbrite. Su un account Eventbrite nuovo, di solito Eventbrite vuole prima verificare il tuo numero di telefono. Lo chiede nella pagina di pubblicazione dell'evento. Verificalo lì e pubblica l'evento, oppure aspetta, perché FullClass riprova entro un'ora. Nel frattempo i suoi posti restano tenuti per Eventbrite, quindi togli la data da Eventbrite se cambi idea.

Le date di lezione che puoi pubblicare sono le stesse che puoi collegare (vedi l'elenco qui sotto).

Collegare i tuoi eventi

Usa questa parte per gli eventi che hai creato tu su Eventbrite. La pagina elenca i tuoi prossimi eventi Eventbrite. Per ognuno, scegli la data di lezione FullClass a cui corrisponde e premi Collega. Una data di lezione che inizia alla stessa ora è già scelta per te. Quando lo colleghi, gli ordini che l'evento ha già arrivano come prenotazioni, e la pagina ti dice quanti sono.

• Ogni evento Eventbrite si collega a una sola data di lezione, e ogni data di lezione a un solo evento Eventbrite.
• Una serie ricorrente di Eventbrite elenca ogni data separatamente, quindi collega ogni data alla sua data di lezione.
• Alcune date di lezione non si possono collegare né pubblicare. Sono le date già iniziate o cancellate, le sessioni di un corso, gli eventi privati e le lezioni con opzioni di prezzo. Una data senza posti liberi non si può pubblicare, e nemmeno una la cui sede non ha un indirizzo, perché Eventbrite ha bisogno di un indirizzo per il luogo.
• FullClass allinea i biglietti che l'evento può vendere su Eventbrite ai posti rimasti qui. Entro un minuto da una prenotazione da te, il limite su Eventbrite scende di conseguenza, e risale quando un posto si libera. Non supera mai un limite che hai impostato tu su Eventbrite. Quando qui il corso è al completo, FullClass nasconde i biglietti dell'evento su Eventbrite, che quindi smette di vendere, e li mostra di nuovo appena si libera un posto. I biglietti che hai nascosto tu restano nascosti. L'evento collegato mostra quanti biglietti Eventbrite può ancora vendere.
• Scollega ferma l'arrivo dei nuovi ordini per quell'evento e gli restituisce il limite di biglietti che aveva su Eventbrite. Le prenotazioni già create restano.

Come i posti restano in equilibrio, con esempi

Immagina un corso di pasta da 10 posti, che vendi anche tramite un evento Eventbrite creato da te e collegato qui.

• Colleghi l'evento. Nessuno ha ancora prenotato, quindi FullClass imposta subito a 10 il limite di biglietti dell'evento su Eventbrite.
• Qualcuno prenota sul tuo sito. Prende 3 posti, quindi qui ne restano 7. Entro un minuto, il limite su Eventbrite scende a 7.
• Qualcuno compra su Eventbrite. Compra 2 biglietti, e l'ordine arriva qui come prenotazione, lasciando 5 posti. Eventbrite ne ha venduti 2 dei suoi 7, quindi può venderne altri 5, che già corrisponde. Non serve cambiare nulla.
• Un cliente cancella qui. I 3 posti del tuo sito si liberano, ne restano 8. Entro un minuto, Eventbrite può di nuovo venderne 8.
• Il corso si riempie qui. Vendi gli ultimi posti per telefono. FullClass nasconde i biglietti dell'evento su Eventbrite, quindi chi apre l'evento lo vede non disponibile. L'evento collegato qui indica che le vendite su Eventbrite sono ferme.
• Un posto si libera di nuovo. Qualcuno cancella. Entro un minuto, FullClass mostra di nuovo i biglietti su Eventbrite, con spazio per venderne 1.
• Offri solo alcuni posti su Eventbrite. Se imposti a 4 il limite dell'evento su Eventbrite, FullClass non lo alza mai oltre 4. Se poi 8 persone prenotano qui e restano 2 posti, il limite su Eventbrite scende a 2.
• Hai nascosto un biglietto apposta. Mettiamo che l'evento abbia un biglietto «Generale» in vendita e un biglietto «Staff» che hai nascosto tu. Quando il corso è al completo, FullClass nasconde «Generale». Quando si libera un posto, mostra di nuovo «Generale» e lascia nascosto «Staff».
• Scolleghi l'evento. FullClass lo rimette su Eventbrite com'era, con il tuo limite (o nessuno) e tutti i biglietti che aveva nascosto di nuovo visibili. Le prenotazioni già fatte restano. Scollegare Eventbrite fa lo stesso per ogni evento collegato.
• I due siti vendono l'ultimo posto nello stesso minuto. È raro, ma Eventbrite non dà a FullClass alcun modo di impedirlo. Entrambe le prenotazioni restano e ricevi un'e-mail per sistemare la cosa. Vedi Quando una lezione supera la capienza.
• Una data pubblicata da FullClass. Niente di tutto questo vale. I posti che hai dato a Eventbrite sono riservati a lui e non si possono prenotare qui, quindi i due siti non vendono mai lo stesso posto.

Com'è una prenotazione Eventbrite

Ogni ordine diventa una prenotazione, registrata come una prenotazione che aggiungi a mano con Venduto su un altro sito, con Eventbrite come nome del sito.

• Il prezzo registrato è il prezzo FullClass della tua lezione, contato come pagato su un altro sito. Stripe e Square non sono coinvolti.
• I tuoi report dei ricavi e delle imposte lo contano, e la tabella Venduto su altri siti del report dei ricavi lo mostra sotto Eventbrite.
• Un biglietto Eventbrite gratuito, o reso gratuito da un codice sconto, viene registrato come omaggio, quindi non aggiunge nulla ai ricavi.
• L'acquirente diventa uno dei tuoi clienti FullClass, riconosciuto dall'e-mail. Se hai già un cliente con quell'e-mail, la prenotazione va sulla sua scheda. Per gli acquirenti Eventbrite non viene registrato nessun consenso al marketing.
• Gli acquirenti Eventbrite non hanno visto la tua liberatoria né i tuoi termini FullClass, quindi la prenotazione non ha un'accettazione e il report delle liberatorie la mostra come non firmata.

Di solito gli ordini arrivano in pochi secondi. FullClass controlla anche ogni evento collegato una volta all'ora, per sicurezza. Quindi un ordine di cui Eventbrite non ci ha avvisato arriva comunque entro un'ora.

Rimborsi e cancellazioni

Rimborsa e cancella gli ordini Eventbrite su Eventbrite. FullClass segue automaticamente quello che succede lì.

• Se viene rimborsato uno di più biglietti, quel posto viene tolto dalla prenotazione e la sua quota del prezzo viene registrata come rimborsata.
• Se viene rimborsato l'intero ordine, la prenotazione viene cancellata e viene registrato il rimborso completo.
• Se l'ordine viene cancellato senza rimborso, la prenotazione viene cancellata e non viene registrato nessun rimborso.

Quando una lezione supera la capienza

Riguarda solo gli eventi Eventbrite che hai creato tu e collegato. FullClass abbassa i biglietti che possono vendere entro un minuto da ogni prenotazione da te, ma Eventbrite non permette di farlo nello stesso istante. Quindi qualcuno può comprare su Eventbrite nello stesso minuto in cui qualcun altro prenota l'ultimo posto da te. La lezione può allora avere più persone che posti. L'ordine Eventbrite viene comunque registrato, perché l'acquirente ha già pagato, e la lezione mostra 0 posti rimasti.

Quando succede, tutti quelli che ricevono le notifiche delle prenotazioni ricevono un'e-mail intitolata «Un ordine Eventbrite ha superato la capienza di una lezione». Fai spazio nella lezione, oppure rimborsa l'ordine su Eventbrite.

Se Eventbrite rifiuta la modifica di FullClass al limite di biglietti di un evento, l'evento collegato lo segnala con il motivo di Eventbrite. Finché non è corretto, può vendere posti che qui non ci sono più. Abbassa il limite di biglietti dell'evento su Eventbrite ai posti rimasti qui, oppure scollega l'evento.

E-mail agli acquirenti Eventbrite

Eventbrite invia già una conferma all'acquirente, quindi in partenza FullClass non invia nulla agli acquirenti Eventbrite. Non ricevono nessuna conferma FullClass, nessun promemoria della lezione e nessuna richiesta di recensione.

Per inviare loro anche i tuoi promemoria delle lezioni e le richieste di recensione, spunta Invia promemoria di lezione e richieste di recensione agli acquirenti Eventbrite nella pagina delle impostazioni di Eventbrite e premi Salva. Vale per le prenotazioni Eventbrite fatte da quel momento in poi. FullClass non invia mai la propria conferma per una prenotazione Eventbrite.

Limiti

• I biglietti aggiunti a un ordine Eventbrite esistente non vengono aggiunti alla sua prenotazione. Aggiungi quei posti a mano.
• Se un biglietto viene cancellato senza rimborso e rimborsato più tardi su Eventbrite, il suo posto viene tolto ma il rimborso successivo non viene registrato.
• Per un evento Eventbrite che hai collegato tu, FullClass abbassa il suo limite di biglietti entro un minuto da ogni vendita qui, quindi una lezione venduta in entrambi i posti nello stesso minuto può ancora superare la capienza. L'e-mail di capienza superata serve proprio a questo.
• Scollega ferma l'arrivo dei nuovi ordini. Le date di lezione che hai pubblicato da FullClass smettono di essere vendute su Eventbrite, e i loro posti tenuti tornano in vendita da te. Gli eventi Eventbrite che hai collegato tu riprendono il limite di biglietti che avevano. Le prenotazioni già create da Eventbrite restano, e i tuoi collegamenti sono conservati per quando ti ricolleghi.