Clienti, portale, utenti e sicurezza

Schede clienti

• Puoi aggiungere i clienti a mano o importare un elenco intero. Un cliente viene aggiunto per te anche quando qualcuno prenota con un nuovo indirizzo e-mail.
• La pagina di un cliente può mostrare i suoi recapiti, lo storico delle prenotazioni, le liberatorie firmate, gli acquisti di carte regalo, se vuole ricevere e-mail di marketing e come ti ha conosciuto. La sua cifra Totale speso è la stessa mostrata nell'elenco dei clienti e nel report Clienti. Conta il denaro che il cliente ti ha pagato, per le prenotazioni e per le carte regalo e i pacchetti lezioni che ha acquistato, meno quello che hai rimborsato. Le prenotazioni non pagate, non riuscite e in omaggio non contano. La parte di una prenotazione pagata con una carta regalo o un pacchetto lezioni conta per chi ha acquistato la carta, non di nuovo per chi ha prenotato, quindi la pagina la mostra a parte come Pagato con carte regalo.
• Le Note interne contengono quello che il tuo team deve sapere ogni volta che un cliente prenota, per esempio un posto preferito o un numero d'ordine. Aggiungile nella pagina Modifica del cliente (fino a 2000 caratteri). Compaiono nella pagina del cliente, in ognuna delle sue prenotazioni e nell'elenco stampato dei partecipanti. I clienti non vedono mai le note interne. Non sono nel portale clienti, nelle e-mail o nell'esportazione dei dati del cliente. La nota di una prenotazione è diversa, perché il cliente può leggerla. Cancellare i dati di un cliente elimina anche le sue note interne.
• Scrivi bene l'indirizzo e-mail. Conferme di prenotazione, link di accesso, promemoria e link di cancellazione vanno tutti lì.
• Se cambi l'e-mail di un cliente, glielo diciamo. Se modifichi l'indirizzo su una scheda cliente, scriviamo sia al vecchio sia al nuovo indirizzo per dire che è cambiato. Il nuovo indirizzo riceve una conferma. Anche il vecchio conta. Se la modifica è stata un errore, o è stata fatta sulla scheda sbagliata, quella casella è l'unico posto in cui la persona originale può scoprire che le e-mail delle sue prenotazioni ora vanno altrove. Se il vecchio indirizzo era scritto male, l'e-mail torna indietro e basta, senza fare danni.

Importazione, esportazione e richieste sulla privacy

• Importazione in blocco. I clienti si importano da Impostazioni → Importa da un foglio di calcolo, nel foglio Customers del modello. Ogni riga ha bisogno di un Email e di un First Name, e può avere anche Last Name, Phone e Marketing Opt In. Le persone vengono riconosciute dall'e-mail, quindi se carichi di nuovo lo stesso elenco vengono aggiornate invece di essere aggiunte due volte. Vedi ogni modifica, e ogni riga con un problema, prima che venga salvato qualcosa. Vedi Configurare da un foglio di calcolo.
• Esporta un cliente. Il pulsante di esportazione nella pagina di un cliente scarica i suoi dati (profilo, storico delle prenotazioni e dati di segnalazione) in un file JSON. Usalo quando un cliente chiede una copia dei suoi dati. I titolari possono esportare anche dal menu … sulla riga del cliente nell'elenco dei clienti.
• Cancella un cliente (diritto all'oblio). La cancellazione rimuove il nome, l'e-mail e il telefono del cliente, e al loro posto mette dei segnaposto. Le sue prenotazioni e i suoi pagamenti restano, così i tuoi dati contabili restano completi. La cancellazione è definitiva e non si può annullare, quindi prima controlla che sia la persona giusta. La cancellazione lo toglie anche dalle tue liste d'attesa e dai pagamenti non completati, ed elimina le e-mail che gli sono state inviate e i suoi link di accesso. Cancella i suoi dati dai posti che altre persone hanno prenotato per lui, e dagli ordini di eventi privati conclusi di cui era il referente. Lo toglie anche da una mailing list collegata. Gli ordini di eventi privati ancora aperti restano come sono finché non li chiudi.

Portale clienti

Il portale permette ai clienti di vedere e gestire le proprie prenotazioni, senza bisogno di una password.

1. Il cliente apre il portale dalla tua pagina di prenotazione o da una delle tue e-mail.
2. Il cliente inserisce il suo indirizzo e-mail.
3. FullClass™ gli invia per e-mail un link di accesso. Per riservatezza, la pagina non dice se quell'indirizzo e-mail ha un account.
4. Il cliente apre il link prima che scada.
5. Il cliente vede le sue prenotazioni e può cancellarne una se la tua politica di cancellazione lo permette.

• Ogni prenotazione mostra l'evento, quanto è stato pagato, le opzioni, le imposte, gli sconti, le carte regalo usate e, se cancellata, l'eventuale rimborso.
• Dal proprio account, i clienti possono modificare nome e telefono, cambiare la propria e-mail ed esportare i propri dati. Una nuova e-mail vale solo quando il cliente apre il link di conferma inviato a quell'indirizzo. Il vecchio indirizzo viene poi avvisato del cambiamento.
• Quando un cliente ha un link di segnalazione, può vederlo e copiarlo dal suo account per condividerlo con gli amici.
• Il portale usa il tuo logo e i tuoi colori.

Utenti e ruoli

• Ruoli e permessi. I titolari scelgono esattamente quali parti dell'amministrazione possono aprire amministratori e personale, in Impostazioni → Ruoli e permessi. Tutti possono sempre vedere il calendario e gli elenchi dei partecipanti. Le impostazioni riservate al titolare (pagamenti, brand, chiavi API e fatturazione) non vengono mai condivise. La pagina mostra anche quali utenti possono raggiungere ogni sezione in questo momento. Una modifica vale dalla prossima volta che ogni persona carica una pagina, e viene registrata nel registro attività.
• Accesso per una persona. Un titolare può anche cambiare l'accesso di una sola persona, dalla pagina di modifica di quell'utente. Per ogni sezione, scegli Eredita (segue il ruolo), Consenti o Nega. Per esempio, puoi far vedere i report a un amministratore ma non a un altro, o dare a una persona del personale la sezione prenotazioni. Una scelta per una persona vince sempre sul ruolo. I titolari possono anche nascondere dal proprio account le sezioni che non usano. La sezione Utenti è l'unica cosa che un titolare non può mai disattivare, così può sempre rientrare per cambiarla.
• Visibilità dei dati. Un secondo gruppo di interruttori in Ruoli e permessi e nella pagina di modifica di ogni utente decide chi può vedere i dati privati nelle pagine che può già aprire. Si tratta dei Contatti cliente (e-mail, telefono e indirizzo di un cliente). I titolari li vedono, e amministratori e personale no, a meno che tu non lo cambi. Dalli all'amministratore che risponde al telefono, senza mostrare a tutti i dati di ogni cliente.
• Ogni utente ha un'e-mail, un nome e un ruolo. Può avere anche impostazioni delle notifiche, dati del profilo, una foto e app collegate.
• Se un utente non ha finito di configurare il suo account, puoi inviargli di nuovo l'e-mail di configurazione.
• La configurazione dell'account chiede un nome. Il link nell'e-mail di benvenuto di un nuovo utente apre una pagina Configura il tuo account che chiede nome, cognome e password prima di poter finire. I campi del nome arrivano già compilati con quello che hai inserito quando hai creato l'utente, quindi di solito basta confermare. Succede solo la prima volta. Dopo che una persona ha fatto l'accesso, un link per la password dimenticata chiede solo una password.
• A volte puoi ripristinare un utente eliminato. Dopo ogni cambio nel personale, controlla sempre chi ha accesso.
• Ogni utente può cambiare la propria password da Il mio profilo → Sicurezza → Password, che chiede la password attuale. Per una password dimenticata, usa invece il link Password dimenticata? nella pagina di accesso.
• Il tuo nome e la tua e-mail. Chiunque può correggere il proprio nome e cambiare il proprio indirizzo di accesso da Il mio profilo → Account, qualunque sia il suo ruolo. Il tuo ruolo è l'eccezione, e lì non puoi cambiarlo. Solo un titolare cambia i ruoli, da Impostazioni → Utenti.
• Cambiare la tua e-mail richiede due passaggi. Ti chiede la password attuale, poi invia un link di conferma al nuovo indirizzo. Non cambia nulla finché non usi quel link, e il tuo vecchio indirizzo continua a funzionare fino ad allora, così un errore di battitura non può lasciarti fuori. Il link dura due ore, funziona una sola volta, e se ne chiedi un altro il primo viene annullato. Il tuo vecchio indirizzo viene avvisato appena viene chiesto un cambiamento, così se non sei stato tu lo scopri mentre puoi ancora accedere.
• La sicurezza a colpo d'occhio. La scheda Sicurezza mostra a che punto è ogni cosa. Dice se l'autenticazione a due fattori è attiva, quante passkey hai aggiunto e quando è stata impostata l'ultima volta la password (o che non è cambiata da quando l'account è stato creato).
• Ogni utente può collegare Google Calendar dal suo profilo.
• Limiti dei ruoli. Solo un titolare può creare un titolare o rendere qualcuno titolare. Gli amministratori possono gestire amministratori e personale, ma non possono creare un titolare. L'ultimo titolare non può passare a un altro ruolo né essere eliminato, così l'account ha sempre almeno un titolare.

La tua lingua, le tue date e i tuoi orari

Due impostazioni, nella scheda Visualizzazione in Il mio profilo, decidono come appare l'amministrazione a te. Stanno insieme, ma sono due scelte separate, e sono solo tue. Cambiarne una non tocca il tuo personale, e non cambia nulla di ciò che vedono i tuoi clienti. Quello che leggono i clienti dipende dalla lingua della tua pagina di prenotazione, in Impostazioni → Widget di prenotazione.

• Lingua è la lingua delle parole, che può essere inglese, francese, spagnolo, italiano o tedesco. C'è anche un pulsante a forma di globo nel menu della barra laterale su ogni pagina. Così, se l'amministrazione si apre in una lingua che non sai leggere, puoi sempre tornare indietro.
• Data e ora è il formato. Decide se una data si legge Mar 14 o 14 Mar, e se un orario si legge 3:04 PM o 15:04. Ogni opzione dell'elenco ti mostra il suo aspetto, quindi scegli quella che per te si legge bene.

Le due cose sono separate di proposito. Puoi leggere l'amministrazione in inglese e vedere comunque date britanniche e l'orologio a 24 ore, oppure leggerla in francese con l'orologio a 12 ore. Lascia selezionato Automatico e le date seguono la tua lingua.

Accesso e sessioni

• Tutti accedono dalla stessa pagina Accedi, con e-mail e password. Poi titolari e amministratori vedono la dashboard, e il personale vede il calendario.
• Per sicurezza, l'accesso ha un limite di tentativi. Dopo diversi tentativi falliti di fila, la pagina ti chiede di aspettare circa un minuto prima di riprovare. Un'e-mail sbagliata e una password sbagliata mostrano di proposito lo stesso messaggio, e ci mettono lo stesso tempo a rispondere. Così il modulo non rivela mai se un'e-mail ha un account. La pagina Password dimenticata? risponde allo stesso modo, per lo stesso motivo.
• Un accesso dura fino a 12 ore, poi accedi di nuovo. Esci dal menu dell'account quando hai finito su un computer condiviso o pubblico. Uscire chiude subito la tua sessione su tutti i dispositivi, non solo su quello che stai usando, così un computer dimenticato o prestato non può restare collegato.
• Completare la reimpostazione della password ti invia un avviso di sicurezza. Ogni volta che una password viene impostata tramite un link di reimpostazione, la casella e-mail dell'account riceve un messaggio che lo dice. Se ti arriva e non sei stato tu, qualcun altro è entrato nella tua posta, e l'avviso è il segnale per agire. Cambiare la password dalla pagina del tuo profilo invia lo stesso avviso.
• Hai dimenticato una password? Usa il link Password dimenticata? nella pagina di accesso. Il link inviato per e-mail funziona una sola volta e scade dopo 24 ore. Per cambiare una password che conosci, usa Il mio profilo → Sicurezza → Password, che chiede la password attuale.
• Cosa rende accettabile una password. Otto caratteri o più, e non deve essere una delle poche migliaia di password che compaiono in ogni furto di dati, come password, 12345678 o Password1. Se ne scegli una di queste, te lo diciamo e te ne chiediamo un'altra. Una password che usi già continua a funzionare finché non la cambi. La regola è la stessa nella pagina di reimpostazione e in Il mio profilo → Sicurezza → Password.

Autenticazione a due fattori (2FA)

• Ogni utente può attivare l'autenticazione a due fattori da Il mio profilo → Sicurezza, con un'app di autenticazione come Google Authenticator o 1Password. Una volta attiva, l'accesso chiede anche un codice a 6 cifre.
• Conserva in un posto sicuro i codici di recupero monouso mostrati durante la configurazione. Ti permettono di accedere se perdi il dispositivo con l'app di autenticazione. Scrivi un codice come lo hai annotato, in maiuscolo o minuscolo, con o senza il trattino. Se un codice viene rifiutato, te lo diciamo chiaramente e puoi provarne un altro dal tuo elenco. Non significa che i tuoi codici siano finiti.
• Disattivare l'autenticazione a due fattori chiede la tua password attuale. Così chi usa il tuo computer con l'accesso aperto non può toglierla di nascosto. Reimpostare la password ti fa anche uscire da tutti gli altri dispositivi.
• Chiedi a tutti quelli con un account titolare o amministratore di attivare la 2FA, perché quegli account possono raggiungere fatturazione, pagamenti e chiavi API.

Passkey (Face ID / Touch ID)

• Una passkey ti permette di accedere con Face ID, Touch ID o il PIN del dispositivo, invece di scrivere una password e un codice di autenticazione. Aggiungine una da Il mio profilo → Passkey.
• Una passkey unisce il tuo dispositivo alla tua impronta, al tuo volto o al tuo PIN, quindi vale già come doppio fattore. Se accedi con una passkey, salti il passaggio separato del codice a 6 cifre.
• Nella pagina di accesso, scegli Accedi con una passkey. Sul telefono è l'opzione più comoda, anche in Chrome su iPhone, dove la compilazione automatica dei codici di autenticazione non è affidabile.
• Puoi aggiungere una passkey su ogni dispositivo che usi, e rimuoverne una qualsiasi quando vuoi. La password e il codice di autenticazione continuano a funzionare come riserva, quindi rimuovere una passkey non ti lascia mai fuori.

Le basi della sicurezza

• Dai a ogni persona solo l'accesso che le serve per il suo lavoro.
• Rivedi i ruoli del personale ogni mese, e subito quando qualcuno cambia compiti o se ne va.
• Tieni privata la tua chiave API segreta (che inizia con sk_). Non metterla mai sul tuo sito, in uno screenshot, in un'e-mail o in un documento condiviso.
• La tua chiave pubblica (che inizia con pk_) può stare sul tuo sito. Dalle solo i permessi che servono al widget, e inserisci l'indirizzo del tuo sito in Impostazioni → Widget di prenotazione, così altri siti non possono usarla.
• Quando uno sviluppatore web o una persona del personale se ne va, sostituisci le tue chiavi API e ricollega il tuo account di pagamento.
• Dai a ognuno il proprio accesso, e tieni al sicuro gli account e-mail usati per accedere.
• Usa il registro attività per scoprire chi ha cambiato impostazioni, prenotazioni, carte regalo, codici promozionali o dati dei clienti. L'attività viene conservata per 12 mesi. Le voci più vecchie vengono rimosse automaticamente, quindi esporta ciò che devi tenere più a lungo.
• Esporta solo ciò che ti serve, e conserva i file esportati in un posto sicuro.

Proteggere la privacy dei clienti

• Quando aiuti un cliente, cercalo con il suo indirizzo e-mail completo, così modifichi la persona giusta.
• Controlla di parlare con la persona giusta prima di discutere delle sue prenotazioni, dei pagamenti, dei rimborsi o del portale.
• Non scrivere mai numeri di carta completi nelle note. Bastano il numero di prenotazione e le ultime quattro cifre della carta.
• Mantieni le note professionali. Altri amministratori o team di assistenza potrebbero leggerle in seguito.

Chiudere il tuo account

Vai in Impostazioni → Elimina account. Solo il titolare dell'attività può farlo. È diverso dal disdire l'abbonamento. La disdetta ferma la fatturazione e conserva tutto per 30 giorni dopo la fine dell'abbonamento, così puoi tornare. L'eliminazione chiude subito l'attività e cancella i tuoi dati 30 giorni dopo. Un account disdetto che non viene riabbonato entro quei 30 giorni viene eliminato allo stesso modo.

Se vuoi solo smettere di pagare, usa invece Impostazioni → Fatturazione.

Cosa succede quando confermi

1. Subito. Il tuo abbonamento viene disdetto, la tua pagina di prenotazione e il widget vanno offline, e l'amministrazione resta bloccata sulla pagina di eliminazione dell'account. Non viene ancora eliminato nulla. Non ricevi un rimborso per il resto del periodo che hai già pagato.
2. Per i 30 giorni successivi. I tuoi dati restano intatti. Il titolare può annullare l'eliminazione da quella stessa pagina e riprendere da dove aveva lasciato, e puoi ancora scaricare un'esportazione completa dei dati.
3. Dopo 30 giorni. Ogni prenotazione, cliente, lezione, evento, carta regalo, liberatoria, report e accesso del personale viene eliminato dai nostri sistemi, e le copie di backup vengono cancellate entro altri 60 giorni. Non si può annullare, e dopo l'assistenza non può recuperarlo per te. Conserviamo la nostra registrazione di quanto ti abbiamo fatturato, come richiede la legge.

Per confermare, scrivi il nome della tua attività esattamente come viene mostrato e spunta la casella. Inviamo anche un'e-mail al titolare e al contatto di fatturazione con la data di eliminazione e un link per annullarla.

Annullare un'eliminazione riporta subito lo studio, ma non fa ripartire il tuo abbonamento. Scegli di nuovo un piano da Impostazioni → Fatturazione prima di poter ricevere prenotazioni.