Calendario, elenchi partecipanti e liste d'attesa

Calendario, conflitti ed elenchi partecipanti

• L'elenco degli eventi. Si apre su In arrivo, il più vicino per primo. Ordinato per data, si legge come un'agenda, con una sezione per ogni mese. Ogni evento mostra la sua data e quanto è pieno («14 su 24 posti»). Riceve un badge solo quando è esaurito, si riempie lentamente o è in pausa. Passati elenca gli eventi conclusi, il più recente per primo, e solo quelli annullati ricevono un badge. Se il tuo ruolo include i report, una colonna Incassato mostra quanto hanno reso le prenotazioni di ogni evento. Segue le stesse regole dell'elenco prenotazioni e, sotto, mostra quanto è stato pagato con carte regalo. Per un evento privato, mostra quanto è stato incassato, meno i rimborsi, come la sua pagina dell'evento privato. Se apri un evento e premi Indietro, torni alla stessa scheda, allo stesso ordinamento e alla stessa pagina.
• Gli eventi annullati all'inizio restano nascosti. L'elenco degli eventi lascia fuori gli eventi annullati, così il tuo calendario mostra solo ciò che è ancora in corso. Per vederli o ripristinarli, apri il pannello dei filtri e imposta Stato su Annullato.
• Usa il calendario per vedere quanto è pieno il tuo programma, dove sono i vuoti e quanto lavoro sta arrivando.
• Aggiungere dal calendario. In cima al calendario c'è Aggiungi evento pubblico. Quando gli eventi privati sono attivi, c'è anche Aggiungi evento privato, così puoi fissare un evento in esclusiva direttamente sulla data libera che hai appena trovato.
• Mettere in pausa dall'elenco degli eventi. Il menu della riga di ogni evento (il pulsante …, o i pulsanti sotto l'evento sul telefono) ha Metti in pausa le prenotazioni e Riapri le prenotazioni. È lo stesso interruttore della pagina dell'evento, e ti riporta all'elenco.
• Crea le lezioni prima degli eventi. Se non hai ancora lezioni, la pagina ti manda prima alle lezioni.
• Prima di programmare sessioni che si sovrappongono, controlla che istruttore e sede siano liberi.
• Usa l'elenco dei partecipanti (la lista di tutte le persone prenotate per un evento) per nomi, e-mail, note e per prepararti il giorno stesso.
• Vedi e stampa l'elenco. Scegli Vedi l'elenco dal menu Gestisci in cima a qualsiasi evento. Lo trovi anche nella scheda Prenotazioni, più in basso nella pagina. L'elenco si apre a schermo come un foglio pulito. Mostra la lezione, l'orario, la sede e l'istruttore, i conteggi di posti e capienza, e le opzioni da preparare. Ogni persona ha una casella accanto al nome. Usa Stampa lì quando lo vuoi su carta. Funziona sia che tu usi la registrazione delle presenze, sia che non la usi.
• Scaricare l'elenco dei partecipanti. Tocca Scarica CSV in cima all'elenco per salvare un foglio di calcolo con una riga per ogni persona attesa. Riporta il nome, l'età e il genitore o tutore di un minore, lo stato della liberatoria, chi l'ha prenotata e se è stata registrata la presenza. Un posto pagato ma senza nome ha comunque la sua riga, con il nome di chi ha prenotato. Così il totale corrisponde alla lezione. Solo gli utenti che possono vedere i contatti dei clienti ricevono le colonne email e telefono. Per farlo corrispondere al modulo che invii, ad esempio quello di una federazione, il titolare può rinominare, riordinare e togliere colonne, e aggiungerne di vuote da compilare a mano, in Impostazioni → CSV dei partecipanti. Il download di un corso usa le stesse colonne.
• Registrare le presenze. Tocca Segna le presenze nella scheda Prenotazioni dell'evento. Si apre l'elenco, dove tocchi la casella Presente accanto a ogni persona per registrarla. Ogni tocco viene salvato subito, e il conteggio Posti registrati si aggiorna man mano. Un gruppo che ha prenotato più posti conta per quei posti. Registrare qualcuno porta la sua prenotazione a Presente. Lo vedi sulla prenotazione, e puoi filtrare per questo stato nell'elenco prenotazioni. Togliere la spunta riporta la prenotazione a Confermata. Puoi anche cambiare una prenotazione dalla sua pagina. Una prenotazione confermata mostra il pulsante Segna come presente, e una presente mostra Segna come assente. È la stessa registrazione che fa l'elenco, quindi il conteggio e il report presenze coincidono sempre. L'elenco Prenotazioni dell'evento ha la stessa azione Segna come presente e Segna come assente nel menu di ogni riga. Toccare lo stato Confermata o Presente di una prenotazione fa lo stesso. Così puoi registrare una persona senza aprire l'elenco. Da mezz'ora prima della lezione, la scheda mostra anche quanti posti sono registrati. Toccala per aprire l'elenco. Gli istruttori possono registrare le presenze degli eventi che tengono.
• Check-in con QR. Quando i codici QR delle prenotazioni sono attivi (Impostazioni → E-mail), ogni conferma ha un codice QR per quella prenotazione. Nell'elenco, tocca Scansiona i codici QR in cima alla pagina. Lo scanner si apre e la fotocamera parte con lo stesso tocco. Inquadra il codice di una persona per registrarla. Ogni scansione mostra una conferma con il nome della persona. I dispositivi che lo supportano emettono anche un bip e vibrano. Poi la fotocamera riparte da sola per la persona successiva. Tocca Ferma la fotocamera nello scanner quando hai finito. La scansione richiede una fotocamera, quindi funziona meglio su un telefono o un tablet. Se tocchi Scansiona i codici QR su un computer senza fotocamera, un messaggio ti chiede di usare il telefono o il tablet. In ogni caso puoi registrare le persone toccando le loro caselle Presente.
• Disattivare le presenze. Se non tieni traccia di chi si presenta, disattiva Presenze in Impostazioni → Funzionalità. Il pulsante Segna le presenze della scheda Prenotazioni diventa allora Vedi l'elenco. I pulsanti su ogni prenotazione spariscono, e non puoi più spuntare le caselle Presente dell'elenco. Sparisce anche il report presenze. I codici QR per il check-in non vengono più inviati, quindi l'opzione QR nella pagina delle impostazioni E-mail resta in grigio finché le presenze sono disattivate. Riattivale quando vuoi per riavere tutto. Questo interruttore non tocca Vedi l'elenco. L'elenco e il suo foglio stampabile ci sono in ogni caso, con una casella vuota accanto a ogni nome.

Liste d'attesa per gli eventi e i corsi esauriti

Quando le liste d'attesa sono attive, un evento esaurito mostra un pulsante Unisciti alla lista d'attesa sulla tua pagina di prenotazione. Il cliente lascia nome ed e-mail e vede la sua posizione in coda. Un posto può liberarsi quando qualcuno cancella, una prenotazione non pagata scade o tu aggiungi posti. Allora la prima persona in coda riceve da sola un'e-mail con un link per prenotare. Ha 24 ore (o il tempo che scegli) prima che il posto venga offerto alla persona successiva. Quando una lezione è iniziata, il pulsante sparisce, perché non c'è più un posto per cui valga la pena aspettare. La lezione resta nel calendario con la dicitura In corso finché non finisce.

• Attivarle. Le liste d'attesa partono disattivate. Attiva Liste d'attesa in Impostazioni → Funzionalità per mostrare il pulsante di iscrizione sulla tua pagina di prenotazione.
• Scegli quanto dura un'offerta. Vai su Impostazioni → Liste d'attesa, che compare quando le liste d'attesa sono attive. Tempo per prenotare un posto liberato stabilisce quanto tempo ha per prenotarlo la persona a cui viene offerto un posto. Puoi scegliere 1, 2, 4, 8, 12, 24 o 48 ore, ed è 24 finché non lo cambi. Un tempo più breve va bene per le lezioni che si riempiono a ridosso della data. Così un posto liberato quella mattina può ancora raggiungere più persone prima della lezione. Il tempo non va mai oltre l'inizio della lezione. Una modifica vale per le offerte fatte dopo. Un'offerta già inviata mantiene la scadenza indicata nella sua e-mail.
• Ricevono subito una conferma. Iscriversi alla lista d'attesa invia al cliente un'e-mail con la sua posizione in coda e i dettagli della lezione. Così ha qualcosa di scritto mentre aspetta. Ogni persona la riceve una sola volta. Chi invia il modulo due volte vede la sua posizione e non riceve un'altra e-mail.
• Chi prima arriva, meglio alloggia. Un'e-mail di offerta non blocca il posto, quindi lo prende chi prenota per primo. Se la persona a cui è stato offerto lascia scadere il suo tempo, la persona successiva in coda riceve da sola un'e-mail. Non c'è altro da gestire.
• Vedere chi è in attesa. La pagina dell'evento riceve una scheda Lista d'attesa. Mostra tutte le persone in coda, il loro stato (In attesa, Offerto, Prenotato o Scaduto) e quando si sono iscritte. Puoi rimuovere qualcuno dal menu della sua riga, e il suo posto in coda passa alla persona successiva. Se è ancora in attesa, FullClass ti propone di mandargli un'e-mail, così smette di aspettare un'offerta che non arriverà. La casella è spuntata all'inizio, e puoi toglierla se la persona lo sa già. Non viene proposta per chi ha già prenotato o il cui tempo è scaduto.
• Prenotare da un'offerta. L'e-mail di offerta porta direttamente all'evento sulla tua pagina di prenotazione. Il cliente prenota e paga come al solito. Poco dopo la sua voce in lista d'attesa passa a Prenotato.
• I corsi funzionano allo stesso modo. Un corso al completo resta sulla tua pagina di prenotazione con la dicitura Esaurito, che le liste d'attesa siano attive o no. Quando sono attive, riceve lo stesso pulsante Unisciti alla lista d'attesa. Un corso conta come al completo quando non ha più posti. Conta come al completo anche quando una delle sue sessioni ancora da svolgere è piena, perché in nessuno dei due casi un cliente potrebbe acquistarlo. L'e-mail di offerta apre direttamente il pagamento del corso. Il tempo per prenotare non va mai oltre il momento in cui il corso smette di essere in vendita. Cioè quando inizia la sua prima sessione, o l'ultima se consenti le iscrizioni tardive. La pagina del corso ha la stessa scheda Lista d'attesa, e chi acquista il corso passa a Prenotato.