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Connecter Zapier

Zapier

Zapier relie FullClass à des milliers d'autres applications, sans que personne ait à écrire de code. Une nouvelle réservation peut aller dans une feuille Google Sheets, un nouveau client dans votre CRM, ou un paiement dans votre logiciel de comptabilité. Chaque connexion s'appelle un « Zap ». Quelque chose se produit dans FullClass, puis Zapier agit en conséquence. Vous pouvez le configurer vous-même, sans personne technique.

Cela utilise les mêmes webhooks que ceux décrits sur la page Webhooks. Les événements arrivent donc chez Zapier en quelques secondes, et non à intervalles réguliers. Vous voyez chaque envoi dans votre propre journal, sous Paramètres → Webhooks.

Se connecter

  1. Dans FullClass, allez dans Paramètres → Intégrations → Zapier. Seul le propriétaire du compte peut l'ouvrir. Appuyez sur Ouvrir l'invitation Zapier. FullClass est en accès anticipé sur Zapier. Vous ne le trouverez donc pas encore en cherchant dans la liste des applications Zapier. L'invitation l'ajoute à votre compte Zapier.
  2. De retour sur la même page, appuyez sur Créer une clé Zapier. Cela ouvre Paramètres → Clés API, prêt à créer une clé secrète. Elle commence par sk_. Une clé publique ne fonctionnera pas. C'est la clé de votre site web, et elle ne peut lire ni vos réservations ni vos clients. Seul le propriétaire du compte peut ouvrir cette page, car une clé secrète donne un accès complet au compte. Si le studio n'est pas le vôtre, demandez la clé au propriétaire.
  3. Le formulaire s'ouvre avec Restreint choisi sous Accès et le préréglage Zapier coché. Décochez ce que vos Zaps n'utiliseront pas, puis créez la clé. Une clé restreinte permet à Zapier de lire vos réservations, mais pas de les annuler, de les rembourser ou de dépenser une carte cadeau. Si un Zap indique plus tard qu'il manque une autorisation à la clé, créez une nouvelle clé avec cette case cochée et reconnectez-vous avec elle.
  4. Ouvrez l'application FullClass dans Zapier et collez la clé quand elle vous est demandée. Une fois la connexion faite, Zapier affiche le nom de votre studio. Vous savez ainsi quel compte un Zap utilise.
  5. Créez votre Zap. FullClass est le déclencheur (ce qui lance le Zap), et l'autre application est l'action.

Une fois activé, un Zap apparaît sous Paramètres → Intégrations → Zapier, nommé d'après ce qui le lance. Ouvrez-en un pour voir tout ce qui lui a été envoyé.

Une clé secrète à accès complet peut tout lire et tout modifier dans votre compte. Ne la collez que dans Zapier lui-même. Ne la mettez jamais dans une étape de Zap, un e-mail ou un document partagé. Si elle fuit, révoquez-la dans Paramètres → Clés API et créez-en une nouvelle.

Sur quoi vous pouvez construire

Déclencheur Se déclenche quand
Nouvelle réservation Une réservation est confirmée. Un paiement abandonné ne compte pas. Une réservation de formation se déclenche une fois pour chacune de ses séances.
Réservation annulée Quelqu'un annule. Ce peut être le client, un membre de l'équipe, ou un remboursement qui revient de Stripe ou de Square.
Client enregistré à l'arrivée Vous enregistrez l'arrivée d'un client, à la main ou en scannant son code QR. Enregistrer de nouveau la même personne ne le déclenche pas deux fois. Pratique pour un remerciement ou une demande d'avis après le cours.
Réservation modifiée Une réservation passe à un autre cours, ou un membre de l'équipe modifie son paiement ou ses notes.
Nouveau cours programmé Un cours est ajouté à votre planning, seul, dans une série récurrente, ou comme séance d'une formation.
Cours modifié Un cours change d'heure, de lieu, d'intervenant, de prix ou de capacité.
Cours annulé Vous annulez un cours entier. Chaque réservation de ce cours déclenche aussi Réservation annulée.
Nouveau client Un compte client est créé pour la première fois. Cela peut venir d'une réservation, d'un ajout par un membre de l'équipe, d'un import de tableur, de l'achat d'une carte cadeau ou d'une inscription.
Paiement reçu De l'argent est encaissé pour une réservation, une commande d'événement privé, ou la vente d'une carte cadeau ou d'un carnet de séances.
Remboursement effectué De l'argent est rendu à un client. Cela couvre les réservations (une annulation remboursée, un remboursement fait dans Stripe ou Square, ou une contestation de paiement perdue), les ventes de cartes cadeaux et de carnets de séances, et les événements privés.
Place proposée depuis la liste d'attente Une place se libère dans un cours ou une formation et est proposée à quelqu'un sur la liste d'attente.

Pour votre logiciel de comptabilité. Nouvelle réservation et Réservation annulée incluent le prix, la remise, et chaque taxe sur sa propre ligne (TPS et TVQ séparément, par exemple). Un Zap peut donc enregistrer la vente dans QuickBooks ou Xero avec les taxes réparties comme dans votre rapport de taxes. Ajoutez Remboursement effectué pour que les remboursements arrivent aussi dans votre comptabilité.

Il existe aussi une action, Créer un client. Zapier ne peut pas créer de réservation. Une réservation implique un paiement, et nous ne laisserons pas une automatisation débiter la carte de quelqu'un.

Vous ajoutez des personnes à une liste de diffusion ? Lisez ceci. Le déclencheur Nouveau client a deux champs de consentement, et ils ne disent pas la même chose. Filtrez sur Marketing Subscribed (abonné au marketing), qui indique si vous pouvez écrire à cette personne. Ne filtrez pas sur Marketing Opt-In (consentement marketing). Ce champ montre seulement ce qu'elle a choisi le jour de la création de son compte. Les deux peuvent différer, même pour un tout nouveau client. Si cette adresse e-mail s'est déjà désabonnée chez vous (par exemple comme bénéficiaire d'une carte cadeau, ou sous un ancien compte), cela compte toujours. Marketing Subscribed le montre, Marketing Opt-In non. Si Marketing Subscribed est vide au lieu de vrai, considérez la valeur comme inconnue et laissez cette personne de côté.

Les Zaps dans votre liste de webhooks

Chaque Zap que vous activez apparaît sous Paramètres → Webhooks comme une ligne marquée Géré par Zapier. Vous ne l'avez pas créée et l'adresse ne vous dira rien, c'est pourquoi elle est marquée. Ces lignes n'ont pas de bouton Modifier. Modifiez-les dans Zapier, car une modification faite ici n'arriverait pas jusqu'à Zapier.

Toute autre application connectée par l'API FullClass (par un développeur, par exemple) apparaît de la même façon, marquée Géré par une application connectée. Seules les lignes qui envoient vers Zapier sont marquées Géré par Zapier.

Pour arrêter un Zap, désactivez-le dans Zapier au lieu de supprimer la ligne ici. La suppression arrête les événements, mais Zapier croit toujours que le Zap est connecté et n'affiche aucune erreur. Il semble fonctionner alors qu'il ne reçoit rien. Ne supprimez la ligne ici que si vous voulez couper la connexion de ce côté, par exemple si vous ne lui faites plus confiance.
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