Décharges, conditions générales et politiques d'annulation

Décharges

• Créez des décharges de responsabilité, de sécurité, de droit à l'image, de santé, de consentement, ou pour toute condition particulière de participation.
• Une décharge peut être active ou inactive. Modifier le texte d'une décharge crée une nouvelle version, et FullClass garde le texte de chaque version. Ouvrez une décharge et utilisez Historique des versions pour lire exactement ce que les clients ont accepté à n'importe quel moment. Renommer une décharge ne crée pas de nouvelle version.
• Attachez à vos cours les décharges que les participants doivent signer. Au moment du paiement, les clients doivent alors les accepter.
• Les clients acceptent une décharge en cochant une case et en tapant leur nom complet pour signer. Chaque réservation garde sa propre trace de cette acceptation. Elle enregistre la version de la décharge, le nom tapé, l'heure, l'adresse IP et le navigateur, et la langue de la page. L'e-mail de confirmation contient une copie des documents acceptés.
• Quand un cours ou une formation a une décharge, le paiement demande le nom de chaque personne de la réservation. La personne qui réserve signe pour elle-même. Après avoir confirmé qu'elle est le parent ou le tuteur légal, elle signe aussi pour chaque enfant qu'elle inscrit. Les enfants indiquent leur âge le jour même, jamais une date de naissance. Chaque autre adulte reçoit un e-mail avec un lien pour lire et signer la décharge lui-même. S'il n'a pas signé, il reçoit un rappel la veille. La page d'une réservation montre où en est la décharge de chaque personne, et vous pouvez y renvoyer un lien. Rien de tout cela n'empêche l'enregistrement à l'arrivée. Une réservation peut inclure l'enfant d'une autre famille. La personne qui réserve indique le parent ou le tuteur de cet enfant, qui reçoit un e-mail avec un lien pour signer pour lui.
• Quand vous réservez pour un client dans l'administration, cocher la case de la décharge enregistre l'acceptation comme faite par l'équipe. Elle est enregistrée à votre nom, sans signature.
• Si vous effacez les données personnelles d'un client, FullClass garde ses acceptations de décharges et de conditions comme preuve de consentement. Paramètres → Export des données inclut chaque acceptation et le texte de chaque version des décharges et des conditions.
• Le rapport sur les décharges montre qui a accepté quoi, pour vos vérifications de tous les jours et pour un examen juridique.

Choisir entre une décharge et des conditions

• Une décharge est signée par chaque participant. Au paiement, la personne qui réserve coche la case pour accepter, confirme qu'elle est majeure et tape son nom complet. Ce nom doit correspondre à celui qu'elle a saisi. Elle signe pour elle-même si elle participe, et en tant que parent ou tuteur légal pour ses propres enfants. Chaque autre adulte reçoit un e-mail avec un lien pour signer pour lui-même. C'est aussi le cas du parent ou du tuteur de l'enfant d'une autre famille. Une personne qui réserve sans participer, et sans enfant à elle dans la réservation, ne signe pas la décharge.
• Les conditions générales tiennent en une case. La personne qui réserve coche une case pour accepter au nom de toute la réservation. Il n'y a ni signature, ni nom des participants, ni e-mail à qui que ce soit d'autre.
• Choisissez une décharge quand vous voulez que chaque personne accepte elle-même les risques de l'activité. Choisissez des conditions pour les règles de réservation, comme le paiement, les annulations et le règlement intérieur. Les conditions conviennent aussi quand vous voulez une seule case rapide pour tout le monde.
• Gardez en tête qu'une décharge signée par chaque personne est une preuve plus solide qu'une case cochée par une seule personne pour tout le monde.

Pour remplacer une décharge par une seule case pour tout le monde, suivez ces étapes.

1. Ouvrez la décharge et copiez son texte.
2. Allez dans Paramètres → Conditions générales, cliquez sur Ajouter des conditions, collez le texte, puis cliquez sur Créer les conditions.
3. Ouvrez chaque cours ou formation qui utilise la décharge. Sous Plus de paramètres, cochez les nouvelles conditions dans Conditions générales, décochez la décharge dans Décharges, puis enregistrez.
4. Vérifiez que la liste Utilisée par de la décharge est vide. Ainsi, plus aucun cours ni formation ne la demande.

Formulation de la décharge à voir avec votre avocat

Ces points reviennent souvent. Parlez-en à votre avocat.

• Là où une décharge peut ne pas fonctionner. Dans certains endroits, dont le Québec, le Royaume-Uni et une grande partie de l'UE, une entreprise ne peut pas échapper à sa responsabilité pour une blessure causée par sa propre négligence. Une décharge peut donc y avoir peu ou pas d'effet.
• Enfants. Dans beaucoup d'endroits, la signature d'un parent n'empêche pas un enfant de porter plainte plus tard. Elle prouve quand même que les risques ont été expliqués. C'est là que l'assurance compte le plus.
• Assurance. C'est l'assurance responsabilité civile qui vous protège vraiment. Une décharge la soutient, mais ne la remplace pas.
• Gardez une copie. Une réclamation peut arriver des années plus tard. Pour un enfant, elle peut n'arriver qu'à sa majorité là où vous travaillez, plus le délai pour agir après cela. Téléchargez souvent Paramètres → Export des données et gardez le fichier en lieu sûr. Si vous fermez votre compte FullClass, les décharges signées sont supprimées définitivement 30 jours plus tard. Exportez-les donc avant.

Conditions générales

• Les conditions générales fonctionnent comme les décharges. Vous les créez une fois dans les paramètres, puis vous les utilisez sur autant de cours et de formations que vous voulez. Modifiez le texte à un seul endroit et chaque cours qui l'utilise reçoit le nouveau texte.
• Les conditions peuvent être actives ou inactives, et elles ont des versions. Modifier le texte crée une nouvelle version. Les clients qui ont accepté une version plus ancienne doivent accepter de nouveau.
• Attachez les conditions dont un cours ou une formation a besoin depuis sa page de modification, sous Plus de paramètres → Conditions générales. C'est la même liste à cocher que pour les décharges.
• Les clients acceptent chaque jeu de conditions avec sa propre case quand ils réservent. FullClass enregistre l'acceptation sur la réservation, avec la version et une empreinte du texte exact. Vous avez ainsi une trace datée de ce qu'ils ont accepté exactement.
• Toutes les conditions que vous aviez saisies directement sur un cours ou une formation, avant que les conditions deviennent réutilisables, sont conservées. Elles ont été déplacées dans un jeu de conditions réutilisable que vous pouvez maintenant modifier et partager.

Politique d'annulation

Chaque studio a une seule politique d'annulation, dans Paramètres → Annulation. Chaque cours, formation et événement est vendu selon elle. Tant que vous ne la modifiez pas, les réservations ne sont pas remboursables et les clients vous contactent pour annuler.

• Les Paliers de remboursement dépendent du nombre d'heures avant l'événement auquel le client annule. Chaque palier donne un remboursement total, un remboursement partiel, un avoir en carte cadeau ou aucun remboursement. Un remboursement partiel demande un pourcentage de 1 à 99. Classez les paliers du délai le plus long au plus court. Le dernier palier n'a pas de délai et couvre tout le reste. FullClass n'enregistre pas des paliers dans le désordre.
• L'Annulation en ligne décide si les clients peuvent annuler eux-mêmes depuis leur page de réservation. Ils peuvent annuler à tout moment, seulement tant qu'un remboursement ou un avoir est encore proposé, ou jamais (ils vous contactent alors).
• Ce que liront les clients est rédigé pour vous à partir de ces règles, dans la langue de chaque client. Ce texte s'affiche au paiement, dans l'e-mail de confirmation et sur la page de réservation. Tapez votre propre texte pour l'utiliser à la place. Videz le champ pour revenir à la phrase rédigée par FullClass.