Rapports, rapprochement et export des données
Vérifiez vos recettes chaque jour
- Comparez les totaux des réservations du jour aux paiements de votre compte Stripe ou Square pour la même journée.
- Passez en revue les réservations en échec, annulées, remboursées ou impayées, et celles que vous avez marquées comme payées à la main.
- Vérifiez que les réservations taxables affichent la taxe, et que tout événement sans taxe est bien censé en être exonéré.
- Avant chaque événement, vérifiez combien de chaque option ont été réservées, pour avoir ce qu'il vous faut.
- Vérifiez les utilisations de cartes cadeaux, les soldes qui restent dessus et l'utilisation des carnets de cours.
- Regardez comment les codes promo sont utilisés, au cas où l'un serait utilisé bien plus que prévu ou de façon abusive.
- Servez-vous du journal d'activité pour voir qui a modifié des réservations, des paramètres, des cartes cadeaux ou des codes promo.
Rapports
Les rapports vous aident pour votre argent, la gestion au quotidien et vos archives. Les propriétaires peuvent les voir, ainsi que tout administrateur à qui le propriétaire en donne l'accès.
Chiffre d'affaires
Vos revenus, avec la réservation et le paiement derrière chaque montant. Les ventes de cartes cadeaux figurent en lignes dans le total de la période. La valeur des réservations gratuites (offertes) apparaît dans sa propre colonne Offert, et reste en dehors des totaux d'argent.
Reversement de taxes
La taxe par taux et par lieu, pour vous aider à faire votre déclaration.
Quand vous perdez un litige de paiement (une rétrofacturation) sur une réservation, une carte cadeau ou un événement privé, la taxe comprise dans l'argent repris par la banque apparaît sous Allègement de taxe sur rétrofacturations, dans la période où le litige a été perdu. Elle n'est jamais déduite de la taxe que vous devez. Ne la réclamez que si votre administration fiscale autorise l'allègement pour créances irrécouvrables.
Gratuités
Tout ce que vous avez offert sur la période. Cela comprend les réservations offertes, les cartes cadeaux émises sans paiement et les codes promo à 100 %. Le rapport montre aussi la valeur qui reste sur vos cartes cadeaux, que vous devez encore à vos clients.
Réservations
Vos réservations, avec leur statut, leurs totaux, leurs clients et leurs événements.
Planning
Le planning de vos événements, pour organiser le personnel et la journée.
Présences
Pour chaque événement, le nombre de places réservées et le nombre de personnes enregistrées, avec le taux d'absence.
Analyse des réservations
Comment vos propres clients réservent. Combien de temps à l'avance, en groupes de quelle taille et à quelle heure, à quelle fréquence et à quel moment ils annulent, le taux de remplissage de vos cours, et la part de votre activité qui vient des événements privés et des cartes-cadeaux. Chaque pourcentage indique les réservations sur lesquelles il repose. Les réservations de test, les réservations offertes, les paiements échoués et les réservations faites par votre équipe sont exclus.
Clients
Vos clients et leurs réservations, pour le suivi et le marketing.
Sources de recommandation
Comment les clients ont entendu parler de vous, classé par nombre sur la période.
Cartes cadeaux
Les cartes cadeaux émises et utilisées, la valeur qui reste dessus, et le détail des carnets de cours.
Codes promo
Combien de fois chaque remise a été utilisée, et les résultats de chaque campagne.
Paniers abandonnés
Les clients qui ont atteint l'étape du paiement sans terminer, avec ce qu'ils essayaient de réserver et la raison de l'échec. Vous pouvez ajouter votre propre note de suivi à chaque ligne, et l'archiver une fois que vous avez terminé.
Décharges
Qui a accepté chaque décharge, pour vos archives et toute question juridique.
Soldes impayés
Tout ce que vos clients vous doivent en ce moment. Cela comprend les réservations à payer sur place, les formations payées en partie et les événements privés avec un solde restant. Chaque ligne mène à la page où vous enregistrez le paiement. Les devis qui attendent encore un acompte sont listés à part et ne comptent pas dans le total.
Comment les réservations offertes sont valorisées. Sur le rapport des gratuités, une réservation entièrement offerte (mode de paiement « Offert ») compte à son prix catalogue hors taxes. C'est le sous-total moins la remise éventuelle, sans taxe. Si le prix de la réservation incluait les taxes, ces taxes sont retirées. Une réservation qui a encaissé un vrai paiement avant que le reste soit offert porte la mention Gratuité partielle. Elle ne compte que le montant offert, et l'argent réellement encaissé reste dans le rapport du chiffre d'affaires.
Récupérer une vente perdue. Sur le rapport des paniers abandonnés, la colonne des tentatives est la première à lire. Une personne qui a essayé une fois a sans doute changé d'avis. Une personne qui a essayé quatre fois en trois minutes voulait acheter, et sa banque refusait la carte à chaque fois. Un petit message aimable qui lui suggère d'essayer une autre carte permet souvent de récupérer cette réservation.
Traiter la liste. Ouvrez le menu … au bout d'une ligne et choisissez Ajouter une note pour noter ce que vous avez fait (« appelée, elle réserve à nouveau en octobre »). Ainsi, la personne qui reprend le rapport n'appelle pas deux fois le même client. La note apparaît ensuite dans la colonne de suivi. Quand une ligne est terminée, que vous ayez récupéré la réservation ou abandonné, choisissez Archiver dans le même menu et elle quitte la liste. Les lignes archivées ne sont pas supprimées. Afficher les archives les affiche de nouveau, et Restaurer en remet une sur la liste. Les notes et les dates d'archivage figurent dans l'export CSV.
Exporter toutes vos données
Chaque rapport ci-dessus s'exporte en CSV séparément, sur la période que vous avez choisie. Pour tout récupérer d'un coup, Paramètres → Export des données télécharge tous les rapports en une fois, sans filtre de dates, dans un seul fichier ZIP de fichiers CSV.
Servez-vous-en pour passer à un autre système, donner à votre comptable un jeu complet de chiffres ou garder votre propre sauvegarde. Le ZIP contient un fichier par rapport (chiffre d'affaires, taxes, réservations, planning, présences, clients, cartes cadeaux, codes promo, décharges et recommandations), plus un README.txt qui explique le contenu de chacun. Tous les fichiers s'ouvrent dans Excel, Numbers et Google Sheets. Le rapport des gratuités ne fait pas partie du ZIP. Exportez son CSV depuis la page du rapport elle-même.
- Propriétaires uniquement. Les administrateurs et le personnel ne peuvent ni lancer l'export ni voir la page.
- Tout est inclus. Toutes vos données depuis le début, jusqu'à votre événement programmé le plus lointain.
- C'est enregistré. Chaque export ajoute une entrée à votre journal d'audit, pour que vous sachiez toujours qui a pris une copie et quand.