Annulations, remboursements et reçus

Annulations et remboursements

• Une politique d'annulation fixe ce que le client récupère, selon le nombre d'heures avant le cours où il annule. Pour chaque palier, vous choisissez un remboursement, un remboursement partiel (un pourcentage) ou un avoir au lieu d'argent. Vous définissez aussi ce qui se passe en cas d'absence, et si les clients peuvent annuler eux-mêmes en ligne. Ils peuvent annuler toujours, seulement tant qu'un remboursement ou un avoir est encore proposé, ou jamais (ils vous contactent alors). FullClass rédige le texte que lisent les clients à partir de ces règles, sauf si vous écrivez le vôtre.
• Les clients peuvent annuler dans leur portail client (leur propre page de réservation) seulement quand votre politique et les délais le permettent.
• Quand votre politique permet aux clients de prendre un avoir au lieu d'un remboursement, l'étape d'annulation du portail propose les deux : le remboursement, ou un avoir du montant total payé, envoyé sous forme de carte-cadeau.
• Quand vous annulez dans l'administration, FullClass enregistre le remboursement prévu par votre politique, le remboursement lui-même, vos notes et la raison.
• La carte Paiement d'une réservation annulée dit toujours ce qu'il est advenu de l'argent. Un remboursement apparaît sur une ligne verte Remboursé, avec l'endroit où l'argent est reparti. Si vous avez annulé sans rembourser, la carte affiche Remboursé 0,00 $ et indique qu'aucun remboursement n'a été fait. Ainsi, l'argent que vous avez gardé n'est jamais pris pour un remboursement perdu.
• Le montant d'un Remboursement partiel doit être un simple nombre. Utilisez une virgule ou un point pour les décimales, par exemple 10,50 ou 10.50. Si la case contient un symbole monétaire, des mots ou un séparateur de milliers, rien n'est annulé et aucun argent ne bouge. La page revient avec la fenêtre d'annulation ouverte et la raison affichée, pour que vous puissiez retaper le montant. Il se passe la même chose pour un montant supérieur à la réservation (ou, quand vous annulez un événement entier, supérieur à n'importe quelle réservation de cet événement). FullClass ne l'arrondit jamais discrètement à zéro et ne le monte jamais au montant total. Une annulation est définitive et envoie un e-mail à chaque client, donc elle ne se fait pas sur un montant illisible.
• Avoir annule la réservation sans rembourser d'argent. À la place, le client reçoit par e-mail une carte cadeau du montant payé. C'est le même avoir que votre politique d'annulation accorde à un client qui annule pendant une période d'avoir. Quand votre politique prévoit un avoir, la fenêtre d'annulation s'ouvre avec ce choix déjà sélectionné. Il n'apparaît qu'une fois la réservation payée, car avant il n'y a rien à créditer.
• Le solde des cartes cadeaux est rendu sur la carte quand vous annulez ou remboursez. Un remboursement total rend toutes les cartes. Un remboursement partiel va d'abord sur la carte cadeau, jusqu'au montant saisi, et seul le reste retourne sur le paiement par carte. Une réservation payée avec un carnet de cours ne peut être remboursée qu'en totalité, car une utilisation de carnet ne peut pas être rendue en partie.
• Quand vous annulez tout un événement, le remboursement choisi est le total que chaque client récupère, et il va d'abord sur sa carte cadeau. Une réservation payée avec un carnet de cours récupère le carnet entier dès que vous accordez un remboursement.
• Quand vous annulez tout un événement ou un achat de cours, l'annulation a lieu même si Stripe ou Square refuse un remboursement par carte. La page de l'événement ou de l'achat liste alors chaque client non remboursé, avec le montant et la raison, pour que vous le remboursiez à la main. Si les clients sont prévenus par e-mail, l'e-mail ne mentionne que l'argent réellement rendu.
• Le nombre d'utilisations d'un code promo diminue de nouveau quand des réservations sont annulées.
• Un remboursement seul ne libère pas la place. Une réservation remboursée (en totalité ou en partie) ou contestée reste confirmée et garde sa place jusqu'à ce que quelqu'un l'annule. Votre liste de participants reste ainsi exacte jusqu'à ce que vous décidiez que le client ne viendra pas. La place n'est libérée que lorsque vous annulez la réservation. C'est vrai même pour un remboursement fait dans votre tableau de bord Stripe ou Square.

Renvoyer un e-mail de confirmation

• Si un client dit n'avoir jamais reçu sa confirmation, ouvrez la réservation. Dans le menu Gérer, choisissez Renvoyer l'e-mail.
• Le nouvel e-mail est identique au premier. FullClass refait le reçu PDF, l'invitation d'agenda et (si vous l'utilisez) le code QR d'enregistrement à partir de la réservation.
• Il part à l'adresse e-mail actuellement enregistrée sur la réservation. Pour corriger une adresse mal saisie, modifiez d'abord la réservation, puis renvoyez l'e-mail.
• Vous pouvez renvoyer l'e-mail pour toute réservation active. L'option disparaît dès qu'une réservation est annulée, et l'envoi est impossible si la réservation n'a pas d'adresse e-mail. Chaque renvoi est enregistré dans le journal d'activité.

Quand le reçu est envoyé. Un reçu part dès que de l'argent a été encaissé. Une réservation payée en ligne le reçoit avec sa confirmation. Une réservation que le client paiera dans votre studio n'a encore rien à justifier, donc sa confirmation n'en contient pas. Le reçu accompagne plutôt l'e-mail « Paiement reçu » quand vous enregistrez le paiement. Il montre ce qui a été payé et ce qui reste dû. Les réservations gratuites et offertes ne reçoivent pas de reçu. Une formation payée reçoit un seul reçu pour toute la formation avec sa confirmation. Une formation que le client paiera dans votre studio reçoit son reçu pour toute la formation avec l'e-mail « Paiement reçu », quand vous enregistrez le paiement. Une carte cadeau ou un carnet de cours payé par carte reçoit son reçu avec l'e-mail de reçu d'achat. Quand une annulation rembourse de l'argent, l'e-mail d'annulation contient de nouveau le reçu, avec le remboursement indiqué sous le paiement d'origine. Une annulation qui ne rembourse rien, ou qui donne un avoir à la place, n'envoie pas de reçu.

Les reçus de Stripe

Si vous encaissez les paiements avec Stripe, Stripe peut envoyer à votre client son propre reçu pour le paiement par carte. Il s'ajoute à la confirmation de réservation envoyée par FullClass, ce qui fait deux e-mails par réservation. C'est pourquoi l'option est désactivée par défaut. Vos clients reçoivent seulement la confirmation FullClass, qui contient déjà le reçu détaillé à votre image de marque.

• Pour l'activer, allez dans Paramètres → Paiements et cochez Envoyer aussi le reçu de Stripe. L'option n'apparaît que si vous encaissez les paiements avec Stripe.
• Square n'est pas concerné. Square n'envoie aucun reçu par e-mail pour les réservations en ligne, donc il n'y a rien à désactiver. Si vous voulez qu'un client en reçoive un, envoyez-le depuis votre tableau de bord Square.