Vendre des abonnements

Abonnements

Un abonnement est une formule que vos clients paient chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Il donne droit à un nombre fixe de cours par période, par exemple 8 cours par mois, ou à des cours illimités. Leur carte est enregistrée sur votre propre compte Square ou Stripe et débitée automatiquement à chaque renouvellement, jusqu'à ce qu'ils résilient.

Un abonnement est personnel. Un abonné réserve une place par cours et ne peut jamais réserver deux cours qui se chevauchent. C'est la différence avec une carte de cours, qui est un code utilisable par quiconque le détient, pour plusieurs places à la fois.

Activer les abonnements

1. Connectez d'abord Square ou Stripe. Voir Intégrations de paiement.
2. Allez dans Paramètres → Fonctionnalités et activez Abonnements. La fonctionnalité est désactivée au départ pour chaque entreprise.
3. Ouvrez Abonnements dans le menu d'administration et ajoutez votre première formule.

Vous ne pouvez pas désactiver les abonnements tant que quelqu'un a encore un abonnement actif, en attente d'un paiement ou suspendu. La page Fonctionnalités vous indique combien d'abonnés vous avez. Résiliez d'abord leurs abonnements, puis désactivez la fonctionnalité. Ainsi, aucune carte n'est débitée pour une fonctionnalité que vous ne voyez plus.

Formules d'abonnement

• Nom, prix et fréquence de renouvellement. Chaque semaine, chaque mois, tous les 3 mois ou chaque année. Le prix est hors taxes. Choisissez les taux de taxe des abonnements en haut de la page des formules.
• Cours par période. Laissez vide pour un nombre illimité. Les cours non utilisés ne sont pas reportés sur la période suivante.
• Cours par jour. Le nombre maximum de cours qu'un abonné peut réserver le même jour. Laissez vide pour ne fixer aucune limite.
• Uniquement ces cours. Ne cochez aucun cours pour couvrir tous les cours qui acceptent les abonnements. Chaque cours a une case Accepter les abonnements sur son formulaire, cochée par défaut. Les formations et les événements privés n'acceptent jamais les abonnements.
• Prix de lancement. Un prix réduit pour les premières périodes. Un prix de lancement de 0 est un essai gratuit. La carte est enregistrée, mais rien n'est débité avant la fin de l'essai.
• Frais d'inscription. Débités une seule fois, avec le premier paiement.
• Engagement minimum. Le nombre minimum de périodes qu'un abonné paie. Un abonné qui résilie plus tôt garde son abonnement, et continue de payer, jusqu'à ce que ce nombre de périodes soit payé. Vous pouvez y renoncer quand vous résiliez pour lui.
• Se termine après. La formule prend fin d'elle-même après ce nombre de paiements. Laissez vide pour la renouveler jusqu'à ce que l'abonné résilie.
• En vente. Une formule retirée de la vente est cachée aux acheteurs. Les abonnés qui l'ont déjà la gardent.
• Les abonnés peuvent faire une pause. Permet aux abonnés de mettre en pause leur propre abonnement depuis leur compte client, au plus pour la Pause la plus longue que vous fixez (1 à 12 périodes). Désactivé par défaut. Vous pouvez toujours mettre un abonné en pause vous-même.

Chaque abonné garde les conditions auxquelles il a souscrit. Modifier plus tard le prix ou les règles d'une formule ne concerne que les personnes qui s'inscrivent après la modification. La seule exception est Les abonnés peuvent faire une pause, qui s'applique aussi aux abonnés actuels dès que vous l'enregistrez.

Vendre des abonnements

Vos clients trouvent vos abonnements de trois façons.

• Liens de réservation. La page Formules, dans Abonnements, donne un lien vers toutes vos formules et un pour chaque formule en vente. Utilisez-les dans vos e-mails, sur les réseaux sociaux ou dans les boutons de votre site.
• Une bannière sur votre page de réservation. Une bannière « Abonnez-vous » au-dessus de vos cours ouvre vos formules.
• Un lien au paiement. Les clients qui ne sont pas encore abonnés voient « Pas encore abonné ? Voir les abonnements » lorsqu'ils réservent un cours.

Vous pouvez désactiver la bannière et le lien au paiement dans « Sur votre page de réservation », sur la page Formules. Aucun des deux ne s'affiche tant qu'aucune formule n'est en vente. Vous pouvez aussi y écrire votre propre titre et votre propre texte pour la bannière. Laissés vides, la bannière utilise les nôtres, dans la langue de chaque client. Les liens de réservation fonctionnent toujours. Chacun ajoute ?fc_membership= à l'adresse de votre page de réservation, et la même fin d'adresse fonctionne sur toute page de votre site qui contient le widget de réservation.

• Chaque formule affiche ses frais d'inscription et toute offre de lancement, comme un premier mois gratuit, avant que l'acheteur ne la choisisse. Un essai gratuit indique le jour du premier débit et son montant.
• L'acheteur saisit ses coordonnées et sa carte, puis coche une case confirmant que l'abonnement se renouvelle automatiquement au prix indiqué jusqu'à ce qu'il résilie. Si la formule comporte un engagement minimum, la case le précise.
• Juste après l'achat, l'abonné peut choisir Réserver un cours et réserver sans qu'on lui demande de code par e-mail.
• Si vous encaissez avec Stripe et qu'Apple Pay et Google Pay sont activés, les acheteurs peuvent aussi payer avec. La carte du portefeuille est enregistrée pour les renouvellements comme n'importe quelle autre carte. Avec Square, les abonnements n'acceptent que les cartes, car Square ne peut pas enregistrer une carte Apple Pay ou Google Pay pour les renouvellements suivants.
• L'abonné reçoit un e-mail de bienvenue indiquant ce qu'il a payé, sa carte, la date et le montant du prochain renouvellement, son éventuel engagement minimum et un lien vers son compte client.
• Vous recevez aussi un e-mail. Il est envoyé au propriétaire et à chaque utilisateur pour qui la case Envoyer un e-mail à cet utilisateur pour les réservations, les ventes et les remboursements est cochée dans Paramètres → Utilisateurs, c'est-à-dire les personnes informées des nouvelles réservations. Les utilisateurs qui ont le rôle personnel ne le reçoivent jamais, car il contient l'adresse e-mail du client.

Transférer des abonnés depuis un autre système

Si vos abonnés vous paient déjà via un autre système, vous pouvez les transférer sans les débiter deux fois ni changer leur jour de facturation.

1. Allez dans Abonnements → Abonnés et choisissez Ajouter un abonné.
2. Saisissez son nom et son adresse e-mail, puis choisissez sa formule. Les formules qui ne sont plus en vente apparaissent aussi, pour qu'un abonné puisse garder un ancien prix.
3. Dans Premier paiement ici, choisissez le jour où son dernier paiement à votre ancien système arrive à échéance. Ce jour doit être après aujourd'hui et à une période de facturation au plus.
4. Choisissez Envoyer l'invitation par courriel. FullClass lui envoie un lien par e-mail et vous l'affiche, pour que vous puissiez aussi le lui transmettre vous-même.

L'abonné ouvre le lien, enregistre une carte et accepte les conditions de renouvellement. Rien n'est débité ce jour-là, et il n'y a ni frais d'inscription ni prix de lancement. Ses cours sont couverts dès lors, et sa carte est débitée pour la première fois à la date que vous avez choisie. Le lien fonctionne une seule fois, jusqu'à cette date ou pendant 30 jours, selon ce qui arrive en premier. Pensez à arrêter sa facturation dans votre ancien système.

Renouvellements et paiements refusés

• FullClass débite la carte enregistrée à la fin de chaque période et envoie un reçu à l'abonné par e-mail.
• Les abonnés annuels sont prévenus une semaine avant. Sept jours avant le renouvellement d'un abonnement annuel, l'abonné reçoit un e-mail avec la date, le montant taxes comprises et un lien vers son compte, où il peut résilier.
• Les abonnés en essai gratuit sont prévenus avant le premier débit. Une semaine avant la fin de l'essai (deux jours pour une formule hebdomadaire), l'abonné reçoit un e-mail indiquant quand il sera débité pour la première fois et de quel montant.
• Si la carte est refusée, l'abonnement cesse aussitôt de couvrir des cours, afin que personne ne réserve sur une période non payée. L'abonné reçoit par e-mail un lien pour payer. FullClass réessaie la carte 1, 3 et 7 jours après la date de renouvellement. Si le paiement échoue encore, l'abonnement prend fin et l'abonné en est informé.
• Si la banque demande à l'abonné d'approuver le paiement, FullClass ne réessaie pas de lui-même. L'abonné reçoit par e-mail un lien pour l'approuver.
• Le lien de paiement fonctionne pendant 14 jours. L'abonné peut y approuver le paiement ou payer avec une autre carte, qui devient alors la carte utilisée pour les renouvellements suivants. Une fois le paiement effectué, l'abonnement couvre de nouveau des cours et son prochain renouvellement est compté à partir de ce jour.
• Changer de carte. Les abonnés peuvent changer la carte débitée pour leurs renouvellements avec Mettre à jour la carte dans leur compte client. Vous pouvez aussi ouvrir un abonné et choisir Envoyer un lien de mise à jour de carte. Le lien fonctionne pendant 14 jours. Si l'abonnement attend un paiement refusé, la nouvelle carte est essayée dans les 15 minutes environ.

Réserver avec un abonnement

Les abonnés réservent sur votre page de réservation habituelle. À la dernière étape, ils choisissent Vous avez un abonnement ? et saisissent leur adresse e-mail. FullClass leur envoie un code à 6 chiffres pour confirmer qu'il s'agit bien d'eux.

• S'ils cochent Se souvenir de cet appareil, aucun code ne leur sera redemandé sur ce téléphone ou cet ordinateur pendant 60 jours après leur dernière réservation.
• Les membres connectés à leur compte client n'ont pas besoin du code. Dans Abonnements, ils choisissent Réserver un cours, et votre page de réservation s'ouvre en les reconnaissant déjà. L'appareil est ensuite mémorisé de la même façon.
• Un abonné qui a déjà signé la décharge du cours n'a pas à la signer de nouveau. Si vous publiez une nouvelle version de la décharge, il la signe une fois. Le numéro de téléphone qu'il saisit est enregistré dans sa fiche client pour la prochaine fois.
• Un cours couvert ne coûte rien. La réservation est pour une place. Les codes promo et les cartes cadeaux ne peuvent pas être utilisés avec un abonnement. Les options restent payées par carte.
• FullClass refuse l'abonnement quand le cours n'est pas couvert, commence après la période déjà payée, dépasserait les cours restants ou la limite par jour, ou chevauche un autre cours que l'abonné a réservé avec. L'abonné peut toujours payer le cours normalement.
• Vous pouvez aussi inscrire un abonné depuis l'administration. Choisissez l'abonnement dans la liste Utiliser un abonnement du formulaire de réservation. Aucun code n'est nécessaire, mais les mêmes vérifications s'appliquent.

Déplacer un abonné vers un autre cours

Utilisez Changer d'événement sur la réservation, comme pour toute autre réservation. L'abonnement suit, et rien n'est débité ni remboursé. Le déplacement est refusé si la formule ne couvre pas le nouveau cours, s'il tombe en dehors de la période payée, s'il dépasse la limite par jour ou s'il chevauche un autre cours réservé avec cet abonnement.

Quand un abonné annule un cours

S'il annule dans le délai prévu par la politique d'annulation du cours, c'est-à-dire assez tôt pour avoir droit à un remboursement ou à un avoir, le cours est rendu à son abonnement. Plus tard, ou s'il ne vient pas, le cours est compté comme utilisé. Quand vous annulez la réservation d'un abonné, ou tout l'événement, le cours est toujours rendu.

Gérer les abonnés

• Abonnements → Abonnés liste toutes les personnes ayant un abonnement et où en est la facturation de chacune. Ouvrez un abonné pour voir ses paiements, ses tentatives de paiement et les cours qu'il a réservés avec. La page du client affiche aussi ses abonnements.
• Résilier en fin de période laisse l'abonné profiter de ce qu'il a payé, puis arrête l'abonnement. Résilier maintenant y met fin immédiatement. Aucune des deux options ne rembourse quoi que ce soit d'elle-même. Remboursez un paiement depuis sa ligne si vous voulez rendre de l'argent.
• Les abonnés peuvent résilier eux-mêmes depuis Abonnements dans leur compte client. Leur résiliation prend effet à la fin de la période, ou à la fin de leur engagement si elle est plus tardive, et ils peuvent changer d'avis d'ici là. S'ils sont encore dans leur engagement minimum, chaque paiement restant leur est présenté avant qu'ils confirment.
• Quand un abonné résilie, il reçoit un e-mail avec la date de fin et les éventuels paiements restants. Quand il résilie lui-même, vous recevez aussi un e-mail, envoyé aux mêmes personnes que celles informées des nouveaux abonnés.

Mettre un abonnement en pause

Une pause commence à la fin de la période déjà payée par l'abonné. Il garde donc tous les cours payés, et rien n'est remboursé. Pendant la pause, l'abonnement ne couvre aucune réservation et la carte n'est pas débitée. À la fin de la pause, la carte est débitée pour une nouvelle période et la facturation repart de ce jour.

• Ouvrez un abonné, choisissez Mettre en pause puis la durée. L'abonné reçoit les dates par courriel. Vous pouvez Annuler la pause jusqu'à son début, et Reprendre maintenant met fin plus tôt à une pause. La carte est alors débitée dans les 15 minutes environ.
• Si la formule a Les abonnés peuvent faire une pause activé, les abonnés peuvent faire une pause depuis Abonnements dans leur compte client, et annuler leur propre pause avant son début.
• Seul un abonnement actif qui se renouvelle peut être mis en pause. Pas un abonnement dont la fin est programmée, qui a déjà une pause ou qui attend un paiement.

Changer la formule d'un abonné

Les abonnés peuvent changer de formule depuis Abonnements dans leur compte client, et vous pouvez le faire depuis la page de l'abonné avec Changer de formule. La liste montre vos autres formules en vente et le prix de chacune aujourd'hui.

• Passer à une formule plus chère se fait immédiatement. L'abonné paie la différence pour le reste de la période qu'il a déjà payée, taxes comprises. Une formule avec une autre fréquence de renouvellement, par exemple de mensuelle à annuelle, commence sa première période ce jour-là, moins la partie non utilisée de l'ancienne période.
• Passer à une formule moins chère se fait au prochain renouvellement, pour que l'abonné garde ce qu'il a payé. D'ici là, l'abonné, ou vous, pouvez garder la formule actuelle. Résilier l'abonnement annule aussi le changement.
• Rien n'est jamais remboursé sur la carte. Le prix de lancement et les frais d'inscription de la nouvelle formule ne s'appliquent pas, et l'engagement d'un abonné ne se termine jamais plus tôt parce qu'il a changé de formule.
• Si la banque de l'abonné lui demande d'approuver le paiement, il est dirigé vers une page pour l'approuver, et la formule change dès qu'il l'a fait. Vous ne pouvez pas approuver vous-même un changement que vous faites pour un abonné. Il est donc annulé et vous en êtes informé.
• Seul un abonnement actif qui se renouvelle peut changer de formule. Pas un abonnement en retard de paiement, en pause ou dont la pause est programmée, ou dont la fin est programmée.

Effacer les données d'un abonné

Quand vous effacez les données personnelles d'un client, FullClass met d'abord fin à ses abonnements, fait oublier sa carte enregistrée à Square ou Stripe et oublie ses appareils mémorisés. Si les abonnements ne peuvent pas être arrêtés, rien n'est effacé et il vous est demandé de réessayer, afin qu'aucune carte ne soit jamais débitée pour une personne dont les données ont disparu.

Ce que les abonnements ne font pas encore

• Les frais d'annulation tardive et de non-présentation ne sont pas encore disponibles.
• Les abonnements offerts ne sont pas encore disponibles.
• Il n'y a pas de jour de facturation fixe. Chaque abonnement se renouvelle le jour où il a commencé.
• Les abonnements familiaux et le prélèvement bancaire ne sont pas disponibles.
• Apple Pay et Google Pay ne sont pas proposés pour les abonnements avec Square.