Gérer les réservations depuis l'administration

La liste des réservations

Réservations s'ouvre sur Par événement et À venir. Vous voyez vos cours et événements encore à venir, le plus proche en premier, chacun avec les personnes inscrites.

• L'en-tête de chaque événement montre son remplissage, avec la même barre que la liste des événements. Si votre rôle inclut les rapports, il montre aussi ce que l'événement a encaissé. C'est l'argent perçu, moins les remboursements. Cela ne compte pas les cartes cadeaux (comptées à leur vente) ni les réservations offertes. Ce que les cartes cadeaux ont payé pour l'événement s'affiche à côté, comme dans la liste des événements. Un événement qui a lieu en ce moment est marqué En cours.
• Chaque événement affiche ses 8 premières réservations. Cliquez sur Afficher les autres réservations en dessous, ou sur Voir l'événement dans son en-tête, pour ouvrir la page de l'événement avec tous les inscrits.
• Chaque page contient 10 événements, donc un événement n'est jamais coupé sur deux pages.
• Passées liste les événements terminés, le plus récent en premier. La recherche et les filtres de statut et de paiement fonctionnent dans À venir comme dans Passées.
• Toutes les réservations est un tableau de toutes les réservations, une ligne chacune. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier selon cette colonne.
• Une réservation payée indique simplement qu'elle est payée, et tout autre état reçoit un badge. Les réservations impayées et remboursées ressortent ainsi.

Options de réservation depuis l'administration

• Choisissez l'événement et le nombre de places à réserver.
• Si vous n'avez encore aucun événement, passé ou à venir, sur lequel réserver, Nouvelle réservation affiche un bouton pour ajouter un événement à la place du formulaire.
• Choisissez un client existant, ou ajoutez-en un en réservant.
• Indiquez si le client a accepté les e-mails marketing et comment il vous a connu. Ajoutez toute note sur la réservation ou sur le client.
• Saisissez un code promo et vérifiez la remise avant de confirmer.
• Appliquez une ou plusieurs cartes cadeaux ou carnets de cours. Les carnets paient d'abord les places, puis le solde des cartes cadeaux paie le reste. Ce qui reste dû se paie autrement.
• Ajoutez des options. Chaque option peut être limitée à une par participant ou une par réservation, ou n'avoir aucune limite.
• Si le cours exige une décharge ou une politique d'annulation, cochez la case pour confirmer que le client l'a acceptée.
• Choisissez un Mode de paiement. Les choix sont carte, espèces, chèque, virement bancaire, Pas encore payé (paiement sur place) et Vendu sur un autre site. Pour une place offerte (un membre du personnel ou un invité), cochez la case qui confirme que la réservation n'a pas besoin de paiement.
• Certains clients réservent et paient sur un autre site, comme une place de marché qui vend vos cours. Pour eux, choisissez Vendu sur un autre site et saisissez le nom du site. Le prix est enregistré comme payé, donc vos rapports de chiffre d'affaires et de taxes le comptent. Le rapport de chiffre d'affaires affiche un tableau Vendu sur d'autres sites par nom de site. Les ventes Eventbrite peuvent arriver ainsi toutes seules. Consultez Eventbrite.
• Envoyer une confirmation par e-mail au client est coché, sauf si vous le décochez. Choisir Vendu sur un autre site le décoche pour vous. Quand la case est décochée, FullClass n'envoie à ce client ni confirmation, ni rappel, ni demande d'avis pour cette réservation, car le site où il a réservé l'a déjà contacté. Vous pouvez toujours envoyer la confirmation plus tard depuis la page de la réservation.
• Si l'événement est complet mais que vous voulez ajouter quelqu'un, cochez Ignorer la limite de places. Faites-le seulement si vous êtes sûr qu'il y a de la place.
• FullClass calcule le total pour vous (places, options, taxe et remise éventuelle) et l'affiche avant que vous confirmiez. Vous ne saisissez jamais le montant. Si vos prix incluent les taxes, la taxe apparaît sous le total sur une ligne Dont.

Enregistrer un paiement sur place

Quand un client paie en personne, ouvrez la réservation et utilisez Enregistrer un paiement sur place. C'est courant après une réservation faite avec Payer sur place. Choisissez comment il a payé (espèces, carte, chèque, virement bancaire ou autre) et confirmez. Vous pouvez changer le montant, ou le laisser vide pour régler tout le solde. Si vous utilisez Square, le paiement est aussi enregistré dans Square (en espèces ou comme paiement externe), pour que vos données Square correspondent. Le paiement est ajouté à la réservation. Une fois le solde couvert, la réservation passe à Payé. Le bouton n'apparaît que tant qu'une réservation doit encore de l'argent. Une formation se paie en une fois. Ouvrez l'achat de formation et utilisez Enregistrer un paiement sur place à cet endroit, ou sur l'une de ses réservations de séance. Un montant vide règle toutes les séances d'un coup.

Enregistrer le paiement est la seule façon de marquer une réservation comme payée. Quand vous modifiez la note d'une réservation, la liste Statut du paiement ne propose que En attente et Échec. C'est parce qu'une réservation marquée payée sans paiement n'a aucun montant derrière elle. Le reçu, les totaux d'espèces et les rapports l'ignoreraient tous.

Appliquer une carte cadeau à une réservation existante

Il arrive qu'un client apporte une carte cadeau une fois la réservation faite. Ouvrez la réservation et utilisez Appliquer une carte cadeau. Vous pouvez saisir plusieurs codes à la fois, séparés par des virgules ou des espaces.

La suite dépend de si la réservation a été payée ou non.

• Encore due (une réservation à payer sur place, ou une réservation impayée faite dans l'administration). La carte est déduite directement du solde. Rien n'est remboursé, car rien n'a été encaissé. La réservation passe à Payé dès que la carte couvre tout le solde.
• Payée en ligne. La carte remplace de l'argent que vous avez déjà encaissé. Ce montant est donc remboursé tout seul, de la même façon que le client a payé.
• Payée en espèces, par chèque ou par virement. Le montant est enregistré sur la réservation, mais aucun remboursement ne peut être envoyé, car il n'y a ni carte ni compte vers lequel le renvoyer. Vous devez rendre cet argent vous-même. Le message affiché à l'écran le dit, et le journal d'activité l'enregistre comme dû.
• Payée en partie. La carte paie d'abord ce qui reste dû. Seul le reste est remboursé. C'est voulu, pour qu'une réservation ne rembourse jamais plus que ce qu'elle a encaissé.

Une carte cadeau à solde paie jusqu'à ce qui reste impayé. Un carnet de cours paie une place entière, y compris sa part de remise et de taxe. Un carnet de cours ne paie jamais les options. Vous ne pouvez pas appliquer de carte cadeau à une réservation offerte, car elle ne doit rien et n'a rien encaissé.

Déplacer une réservation vers un autre événement

Vous devrez peut-être annuler un cours faute d'inscrits, ou un client peut demander une autre date. Ouvrez la réservation et utilisez Changer d'événement. Choisissez le nouvel événement, indiquez comment vous traiterez une éventuelle différence de prix, et confirmez. Les places sont libérées sur l'ancien événement et prises sur le nouveau en une seule étape, donc aucun des deux n'est survendu. Le haut de la page montre le déplacement, avec l'événement actuel à côté du nouveau. Il vous avertit quand le déplacement prendrait les dernières places du nouvel événement.

La liste propose tous les événements à venir qui ont de la place pour toute la réservation, pas seulement les autres dates du même cours. Les autres dates du cours actuel viennent en premier. Tout le reste suit sous Autres cours, et chacune de ces lignes porte la mention Autre cours, pour que vous ne déplaciez jamais quelqu'un vers un autre cours par erreur. Les événements qui appartiennent à une formation, qui sont annulés ou dont le prix est dans une autre devise ne sont pas proposés.

Quand le nouvel événement coûte moins cher, utilisez Ajuster le prix sur la réservation. Cela renvoie la différence sur la carte utilisée. Vous pouvez aussi la rendre en personne.

Dans les deux cas, vous enregistrez comment vous avez réglé la différence. La page ne propose que les réponses qui conviennent. Quand le nouvel événement coûte plus cher, vous pouvez choisir Encaisser sur place ou Renoncer (vous prenez la différence à votre charge). Quand il coûte moins cher, vous pouvez choisir Rembourser ou Renoncer. Quand les prix sont identiques, il n'y a rien à répondre. Votre choix, le montant et le motif éventuel sont conservés dans le journal d'activité.

Ce qu'un déplacement n'emporte pas avec lui. Déplacer quelqu'un vers un autre cours laisse certaines choses telles quelles. La page liste celles qui concernent l'événement choisi, sous À vérifier avant de déplacer cette réservation. Aucune n'empêche le déplacement, car vous devez toujours pouvoir vider un cours que vous avez annulé.

• Les options restent sur la réservation. Le client les a payées au prix qu'il a payé. Rien n'est donc facturé ni remboursé, et la ligne reste sur son reçu. Si le nouveau cours ne vend pas cette option, la page la nomme. Elle figurera quand même sur la liste de participants du nouveau cours, et quelqu'un doit décider de ce qui est remis.
• Les décharges ne suivent pas. Une décharge appartient à un cours, donc un client déplacé vers un autre cours n'a peut-être pas signé ce que ce cours demande. La page nomme toute décharge manquante. Obtenez sa signature avant le cours et gardez-la avec vos dossiers. FullClass ne peut pas encore enregistrer une décharge signée en dehors du paiement. Si vous avez modifié une décharge après sa signature, elle compte comme non signée, comme au moment du paiement.
• La taxe n'est pas recalculée. Les taux de taxe suivent le lieu d'un événement. Un événement dans un autre lieu, ou marqué exonéré, est donc taxé autrement que celui où le client est inscrit. La réservation garde la taxe qui lui a été facturée. La page vous le dit, pour que vous ne restiez pas avec un montant seulement à peu près juste.

Le client reçoit un e-mail sur le changement, avec l'ancienne date barrée à côté de la nouvelle. Quand le déplacement va vers un autre cours, l'e-mail nomme les deux. Une personne qui avait réservé un cours et a maintenant une place dans un autre le voit donc tout de suite. Elle ne viendra pas en pensant suivre le cours réservé au départ.

L'e-mail contient aussi un fichier de calendrier qui déplace la réservation dans son agenda. Il met à jour l'entrée créée par sa confirmation, au lieu d'en ajouter une deuxième. L'ancienne date disparaît et le rappel se déplace avec elle, pour qu'elle ne se retrouve pas avec deux entrées sans savoir laquelle est la bonne. Elle doit quand même ouvrir le fichier pour que son agenda prenne en compte le changement.