Planifier des événements

Champs et options d'un événement

• Nom de l'événement (facultatif). Donnez à une date son propre nom. Il remplace le nom du cours sur votre page de réservation. Par exemple, un cours de cuisine italienne peut devenir un soir un atelier pizza et cannoli. Laissez le champ vide pour utiliser le nom du cours. Les événements privés s'affichent toujours comme Événement privé, quoi que vous saisissiez ici.
• Planification. Choisissez le cours, la date, les heures de début et de fin, l'intervenant et le lieu. Les heures s'affichent dans le fuseau horaire du lieu. Chaque événement a besoin d'un lieu, alors choisissez un lieu physique ou une réunion en ligne.
• Capacité. Réglez le nombre de places de l'événement et le nombre maximal de places par réservation. L'événement montre aussi combien de places restent et combien de réservations il a. Si le lieu a une capacité maximale et que votre événement a plus de places, le formulaire vous avertit. Cochez la dérogation pour le programmer quand même.
• Prix et taxe. Un événement utilise le prix du cours, sauf si vous lui donnez son propre prix. Vous pouvez aussi marquer un événement comme exonéré de taxe. Si vous laissez le prix par place vide ou à 0, FullClass vérifie que c'est voulu. Cochez Oui, cet événement peut être réservé gratuitement, sinon l'événement ne s'enregistre pas. Un palier de prix de groupe à 0 pose la même question, car un groupe assez grand pour atteindre ce palier réserverait gratuitement.
• Prix de groupe (facultatif). Ajoutez des paliers sous le prix pour faire payer moins par place aux groupes plus grands. Par exemple, 1 place à 95 $, 2 places ou plus à 90 $ chacune, et 3 places ou plus à 85 $ chacune. Le prix par place est le prix d'une place seule. Chaque palier fixe le prix par place à partir de ce nombre de places. Réglez des paliers par défaut sur le cours, et chaque nouvel événement démarre avec eux. Vous pouvez quand même les changer sur chaque événement. Les clients voient le prix par place et leur économie changer quand ils choisissent le nombre de places. Les codes promo et les cartes cadeaux s'appliquent toujours en plus. Un avertissement orange apparaît sous les paliers si un palier coûte plus par place qu'une place seule, ou demande plus de places que l'événement n'en a. Vous pouvez quand même enregistrer, mais seulement après avoir coché J'ai compris et je souhaite enregistrer ces tarifs de groupe quand même.
• Options de tarif. Quand le cours est vendu à des prix nommés (comme Adulte et Enfant), chaque événement en reçoit sa propre copie. Changez un prix sur un événement, et seul cet événement change. Par exemple, vous pouvez le baisser quand un événement se remplit mal. Les places déjà réservées gardent le prix auquel elles ont été vendues.
• Visibilité. Un événement peut être public, masqué du calendrier public, non répertorié, privé, annulé ou restauré. Chaque choix change l'endroit où l'événement apparaît et si l'on peut le réserver.
• Pause des réservations. Arrêtez pour un temps les nouvelles réservations d'un événement, sans l'annuler ni le masquer. Utilisez le menu Gérer sur la page de l'événement. Le cours reste sur votre page de réservation avec un badge Réservations suspendues à la place du bouton Réserver.
• Fenêtres de réservation. Réglez quand les réservations ouvrent et ferment pour un événement, à la place des réglages du cours. C'est utile pour une mise en vente spéciale, une fermeture tardive ou un calendrier sur invitation.
• Consignes ponctuelles. Changez l'heure d'arrivée ou l'e-mail de l'intervenant pour cet événement seulement, afin de transmettre des consignes ponctuelles.
• La page de l'événement. Le haut de la page indique combien de places sont réservées et combien il en reste, avec une barre qui se remplit à chaque réservation. Juste en dessous figure la prochaine chose à faire. Tant que l'événement est en vente, c'est le nombre de places restantes, avec des boutons pour copier le lien de réservation ou ajouter une réservation. Quand il est complet, elle vous renvoie vers la liste d'attente ou vous propose d'augmenter la capacité. Le jour J, elle indique combien de personnes sont présentes. En dessous, des onglets regroupent les détails de l'événement, ses réservations, sa liste d'attente et ses règles de réservation. À côté, Lien de réservation contient le lien qui ouvre votre page de réservation directement sur cet événement, prêt à copier et à envoyer. Le jour J imprime la liste de participants et ouvre le pointage des présences.
• Places mises à jour en direct. Le nombre de places dans votre administration se met à jour tout seul pendant que des personnes réservent.

Suspendre les réservations (quand vous ne savez pas si le cours aura lieu). Ouvrez l'événement, puis choisissez Actions → Suspendre les réservations. Le cours reste sur votre page de réservation avec son nom et son prix habituels. Il affiche un badge Réservations suspendues et aucun bouton Réserver. Les clients voient qu'il est toujours au planning, mais pas ouvert aux réservations pour le moment. Utilisez-le quand l'intervenant est malade, quand le lieu n'a pas confirmé ou quand la météo se gâte. Cela convient à tous les cas où vous pourriez encore assurer le cours et ne voulez pas l'annuler.

La pause n'arrête que les nouvelles réservations. L'événement a toujours lieu. Toutes les personnes déjà inscrites gardent leur place et reçoivent toujours leurs rappels, et rien n'est remboursé. Vous pouvez toujours ajouter vous-même une réservation dans l'administration, ce qui est pratique pour quelqu'un qui appelle. La liste d'attente est fermée pendant la pause, pour que personne ne rejoigne une file que vous n'appellerez pas. Choisissez Actions → Rouvrir les réservations pour reprendre les ventes. Votre journal d'activité enregistre qui a suspendu les réservations et quand.

Pourquoi ne pas simplement le masquer ou mettre les places à zéro ? Masquer un événement le retire de votre planning, et un client comprend « ce cours a été annulé ». Mettre les places à zéro affiche Complet, un autre message que vous ne vouliez pas donner. Seule la pause dit la vérité. Le cours a toujours lieu, mais on ne peut pas le réserver pour le moment.

Événements non répertoriés (test ou sur invitation). Cochez Non répertorié dans la section Visibilité de l'événement. L'événement reste hors de votre widget de réservation, mais toute personne à qui vous envoyez le lien peut le réserver. Le lien direct est https://VOTRE-PAGE-DE-RESERVATION/?fc_event=ID_EVENEMENT. Vous trouvez l'identifiant de l'événement dans la barre d'adresse de votre navigateur quand vous ouvrez l'événement dans l'administration. Utilisez-le pour un événement de test à petit prix, afin de vérifier du début à la fin que les paiements et les e-mails de confirmation fonctionnent. Cela marche aussi pour une séance sur invitation que vous envoyez à un seul groupe.

Privatisations d'événement. Une privatisation vend un événement entier à un seul client. Cliquez sur Nouvel événement privé sur la page Événements. Une seule page configure ensemble l'événement (cours, lieu, date et heure, intervenant) et le devis du client, et l'enregistrement crée les deux. Vous pouvez aussi partir d'un événement existant avec Vendre en événement privé. Dans les deux cas, l'événement est privé dès le départ. Le public ne peut donc jamais le réserver pendant que vous préparez le devis. Saisissez le nom du client, qui peut être une entreprise ou la personne qui reçoit. Ajoutez une personne à contacter si c'est quelqu'un d'autre, avec son e-mail et son téléphone. Vous pouvez aussi ajouter une adresse de facturation. Saisissez ensuite l'effectif, le prix, la taxe et un pourboire (un montant fixe ou un pourcentage du sous-total), plus un acompte et la date d'échéance du solde. Le prix peut être un tarif par invité ou un forfait unique pour tout l'événement, alors choisissez lequel à côté du champ. Un forfait est utile quand vous chiffrez la salle, et non chaque personne. Il n'est jamais transformé en tarif par personne sur le devis ou la facture. L'effectif et le prix par personne deviennent la capacité et le prix de l'événement. Si vous changez le cours plus tard, FullClass garde l'effectif, le prix, le lieu et l'intervenant que vous avez réglés. Une fenêtre vous demande d'abord de confirmer et liste exactement ce qu'elle garde. Passer au cours demandé par un client ne change donc jamais le prix d'un devis déjà convenu. Choisir Annuler dans cette fenêtre remet l'ancien cours. Le devis est enregistré comme brouillon. Rien n'est envoyé par e-mail tant que vous ne l'avez pas vérifié et n'avez pas cliqué sur Envoyer l'e-mail de validation. Le contact reçoit alors un lien à votre image de marque, où il peut voir le détail complet et payer l'acompte en ligne.

Envoyer le devis depuis votre propre messagerie. Vous voulez peut-être que le devis vienne de vous, et non de FullClass. Dans ce cas, utilisez Envoyer le lien sur la commande (ou Envoyer depuis mon e-mail sur la page que vous voyez juste après la création). Votre messagerie s'ouvre avec le message déjà rédigé. Il contient le lien de validation et de paiement, l'acompte et sa date d'échéance, et le solde et sa date d'échéance. Un devis sans acompte indique le montant total à la place. Le message est dans la langue de votre page de réservation, et non dans la langue de votre administration. Le client le reçoit donc dans sa langue, quelle que soit la personne qui l'envoie. Rien ne part tant que vous n'avez pas appuyé sur envoyer, et vous pouvez d'abord modifier le message.

Référence de commande et reçus. Chaque commande d'événement privé reçoit une courte référence, comme PE-K7M3QX. Elle figure sur les PDF de devis et de facture, sur la page de paiement, sur la fiche de la commande dans l'administration et dans chaque e-mail que reçoit le client. Le client peut la donner quand il appelle ou paie par virement. Chaque paiement envoie au client un reçu par e-mail, avec la facture jointe en PDF. Une fois la commande entièrement payée, ce PDF s'intitule Reçu. Il liste l'événement, chaque ligne de prix avec sa taxe, chaque paiement avec sa date et son mode, et la personne facturée. Si vous avez saisi votre numéro d'inscription aux taxes dans Paramètres → Général, il est aussi imprimé sur chaque reçu, devis et facture. C'est aussi le cas de votre Mention fiscale sur les reçus, si vous en avez rédigé une à cet endroit. Cette mention apparaît aussi dans l'e-mail de reçu de paiement.

La page de la commande. Le haut de la commande montre le total, ce qui a été payé et ce qui reste, avec la prochaine chose à faire à côté. En dessous se trouvent quatre onglets. Aperçu est l'échéancier de paiement, où chaque paiement indique le jour où il a été payé et comment, dès qu'il arrive. Il montre aussi l'événement, la taille du groupe et les options. Sur la page de l'événement, il ajoute l'intervenant et le lieu, et remplace les détails et les réservations de l'événement, puisqu'un événement privé n'a pas de places à vendre. Devis détaille le prix, avec les PDF du devis et de la facture et ce que le client voit sur sa page de paiement. Paiements liste tous les paiements, et c'est là que vous enregistrez un paiement reçu à la main ou un remboursement. E-mails liste les e-mails de paiement encore à venir, avec les interrupteurs pour les mettre en pause. Sur la page de la commande elle-même, il liste aussi les e-mails déjà envoyés. Les coordonnées du client, le lien de validation et de paiement, les e-mails que vous pouvez envoyer et vos notes internes se trouvent à côté des onglets. Vous pouvez modifier les notes sur place. Pour modifier la commande ou l'annuler, ouvrez le menu Gérer en haut de la page. Il se trouve sur la page de la commande comme sur la page de l'événement.

Options que choisit le client. Chaque option du devis a un réglage Qui décide. Inclus dans le devis est une facturation normale. Le client choisit sur la page de paiement propose plutôt l'option. Elle figure avec son prix sur la page de paiement, dans l'e-mail de validation et sur le devis PDF. Elle reste hors du total tant que le client ne l'a pas cochée. Quand il enregistre son choix, le total se met à jour et les options ajoutées vont sur le solde. L'acompte que vous avez proposé ne change pas. Le choix se verrouille une fois l'acompte payé. Ensuite, changez une option avec Modifier sur la commande. Là, Facultatif, et retenu enregistre un oui que le client vous a donné par téléphone.

Encaisser le paiement sur le lien. Le lien de paiement encaisse un paiement par carte avec le compte de paiement que vous avez connecté dans Paramètres → Paiements, Square ou Stripe. Tant que vous n'avez pas fini d'en connecter un, le lien montre toujours le devis et le PDF, mais le client ne peut pas y payer. Convenez plutôt d'un virement ou d'un chèque avec lui, puis saisissez-le avec Enregistrer le paiement sur la commande. Le client paie le montant du devis et rien de plus. Si vous voulez couvrir les frais de carte, intégrez-les au prix que vous proposez.

Rembourser une privatisation. Pour rendre de l'argent, remboursez d'abord l'acheteur dans Square ou Stripe (ou à la main). Ouvrez ensuite la commande et utilisez Enregistrer un remboursement, pour que vos rapports arrêtent de compter cet argent. Faites-le au lieu d'annuler dès qu'une somme a été payée. Annuler retire toute la vente de vos rapports de chiffre d'affaires et de taxes, même un acompte que vous avez gardé. Un client qui se désiste tard et perd son acompte apparaîtrait donc comme n'ayant rien dépensé. Un remboursement enregistre exactement ce qui a été rendu, donc vos rapports montrent ce que vous avez vraiment gagné. Saisissez le montant que l'acheteur a réellement récupéré, comme indiqué dans Square ou Stripe. Vous pouvez rembourser jusqu'à ce qu'il a payé. Pour une privatisation payée en partie seulement, c'est l'acompte, et non le devis complet. Indiquez ensuite comment l'argent a été rendu. Choisissez Par carte si vous l'avez remboursé dans Square ou Stripe, ou À la main pour des espèces, un virement Interac ou un chèque. Un remboursement par carte peut aller jusqu'à ce qui a été payé par carte et pas encore remboursé. Un remboursement à la main peut aller jusqu'à ce qui a été payé à la main et pas encore rendu. L'argent payé par carte se rend par carte, alors remboursez-le dans Square ou Stripe, même si l'acheteur préférerait des espèces. Quand il ne reste rien à rendre d'une façon, ce choix est grisé et indique pourquoi.

Voir et arrêter les e-mails de paiement. La page de la commande a un panneau E-mails programmés. Il liste chaque e-mail de paiement automatique encore à venir, avec le jour d'envoi et le destinataire. En dessous, le panneau E-mails envoyés montre ce qui est déjà parti. Deux interrupteurs sous le panneau arrêtent l'un ou l'autre côté. Utilisez Mettre en pause les rappels de paiement au client quand vous avez déjà convenu d'un paiement avec le client. Utilisez Mettre en pause les alertes de retard à votre équipe quand vous relancez vous-même le paiement. La pause n'arrête que ces e-mails automatiques. Elle n'arrête jamais le devis, les reçus ni ce que vous envoyez à la main. Les e-mails en pause restent dans la liste, pour que vous voyiez ce que vous avez désactivé avant de le réactiver. Quand rien n'est programmé, le panneau dit pourquoi, et cela vaut la peine de le lire. Par exemple, un devis enregistré sans échéance de paiement ne reçoit aucun rappel.