Connecter Eventbrite

Eventbrite

Vous n'en avez besoin que si vous vendez certains de vos cours sur Eventbrite. Vous pouvez continuer à y vendre tout en gérant tout depuis FullClass. Publiez une date de cours sur Eventbrite depuis FullClass, ou liez un événement Eventbrite que vous avez créé vous-même. Chaque commande Eventbrite arrive alors ici sous forme de réservation. La réservation occupe ses places, donc FullClass ne vend jamais ces places une seconde fois. Vos rapports incluent ce que vous avez vendu sur Eventbrite.

FullClass ne prend ni n'envoie jamais d'argent pour une commande Eventbrite. L'acheteur paie Eventbrite, et les remboursements se font sur Eventbrite.

Se connecter

1. Ouvrez Paramètres → Intégrations → Eventbrite. Seul le propriétaire du compte peut l'ouvrir.
2. Cliquez sur Connecter Eventbrite, connectez-vous à Eventbrite et autorisez FullClass. Vous revenez sur la même page, désormais connectée.
3. Il n'y a rien à copier ni à coller. FullClass demande lui-même à Eventbrite de le prévenir des nouvelles commandes.

La page peut indiquer qu'Eventbrite n'a pas permis à FullClass de surveiller les nouvelles commandes. Les commandes arrivent quand même, mais dans l'heure plutôt qu'en quelques secondes. Se déconnecter puis se reconnecter règle généralement le problème. La page peut aussi indiquer qu'Eventbrite n'accepte plus la connexion. Cela arrive après un changement de mot de passe, ou quand l'application est retirée dans Eventbrite. Cliquez alors sur Reconnecter Eventbrite.

Si elle indique que le compte Eventbrite n'est pas encore configuré pour organiser des événements, ouvrez une fois le tableau de bord organisateur d'Eventbrite avec ce compte (par exemple avec Create events sur Eventbrite), puis reconnectez-vous.

Publier des dates de cours sur Eventbrite

Vous n'avez pas à créer chaque événement à la main sur Eventbrite. Publiez plutôt vos dates de cours sur Eventbrite depuis FullClass. FullClass crée l'événement Eventbrite, le lie à la date de cours et le tient à jour.

1. Sur Paramètres → Intégrations → Eventbrite, trouvez Publier des dates de cours sur Eventbrite.
2. Cochez les dates de cours à publier. Pour un cours récurrent, cochez chaque date que vous voulez sur Eventbrite. Chacune devient son propre événement Eventbrite.
3. Dans Places pour Eventbrite, indiquez combien de places de chaque date Eventbrite peut vendre, par exemple 6 sur 12. Laissez le champ vide pour donner à Eventbrite la moitié des places restantes.
4. Dans Eventbrite arrête de vendre, choisissez quand les ventes sur Eventbrite se terminent. Les choix sont 1 heure, 1 jour, 2 jours ou 1 semaine avant le cours. 1 jour est choisi pour vous.
5. Cliquez sur Publier sur Eventbrite.

Ou faites-le en ajoutant la date. Sur la page de nouvel événement, ouvrez Eventbrite dans Plus de paramètres, cochez Mettre aussi en vente sur Eventbrite et indiquez combien de places il peut vendre. Pour un événement répété, chaque date va sur Eventbrite. Les ventes s'arrêtent la veille du cours.

Eventbrite reçoit le nom du cours (ou le titre propre à la date), la description du cours et sa première image. Il reçoit aussi le nom et l'adresse du lieu (ou un événement en ligne pour un lieu en ligne), l'heure de début et de fin dans le fuseau horaire du lieu, et le prix par place de la date. Un cours gratuit devient un billet gratuit. L'événement est public sur Eventbrite. Les frais, taxes et réglages de versement d'Eventbrite restent tels que vous les avez définis sur Eventbrite.

Taxes et paiements (événement modèle)

Eventbrite ne permet pas à FullClass de régler les taxes ou les paiements d'un événement. Au Canada, Eventbrite ne met pas en vente un événement payant sans réglages de taxes. Faites donc ces réglages une fois sur un événement modèle (un événement que l'on copie), et chaque date que vous publiez les reçoit.

1. Sur Eventbrite, créez un événement pour cela. Il peut rester un brouillon non publié. Donnez-lui un billet payant dans la même devise que vos cours.
2. Sur cet événement, ouvrez Event Finances → Tax Settings, répondez aux questions sur les taxes et enregistrez. Réglez aussi ses versements et sa politique de remboursement comme vous le souhaitez.
3. Dans Paramètres → Intégrations → Eventbrite, sous Événement modèle pour les taxes et les paiements, choisissez cet événement et appuyez sur Enregistrer.

À partir de là, FullClass crée chaque date de cours comme une copie du modèle. Elle a donc les taxes, les versements et la politique de remboursement du modèle. Tout le reste vient du cours, comme ci-dessus. Un cours sans image reçoit l'image du modèle. La devise du modèle doit être celle de la date de cours, sinon FullClass ne publie pas la date. Ne publiez pas le modèle lui-même.

Les places que vous donnez à Eventbrite

Les places que vous donnez à Eventbrite lui sont réservées tout de suite, donc votre propre page de réservation en propose autant de moins. Quand quelqu'un achète sur Eventbrite, l'une de ces places réservées devient sa réservation. Le nombre proposé par votre propre page de réservation ne change pas. Comme les deux sites ne vendent jamais les mêmes places, un cours publié ne peut pas dépasser sa capacité.

Quand Eventbrite arrête de vendre, les places qu'il n'a pas vendues sont remises en vente d'elles-mêmes sur votre propre page de réservation, quelques minutes plus tard. Un billet remboursé sur Eventbrite avant ce moment retourne dans la part d'Eventbrite.

Le personnel peut toujours attribuer à la main une place gardée pour Eventbrite depuis Réservations → Nouvelle réservation en cochant Ignorer la limite de places.

Modifier ou retirer une date publiée

• Chaque date publiée dans Événements liés indique si elle est en vente, et combien de places d'Eventbrite ont été vendues ou sont encore réservées. Elle a aussi un lien Voir sur Eventbrite.
• Pour donner plus ou moins de places à Eventbrite, modifiez Places pour Eventbrite sur cette date et cliquez sur Enregistrer. Vous ne pouvez pas descendre sous ce qu'Eventbrite a déjà vendu, ni dépasser les places que vous avez de libres.
• Les modifications que vous faites dans FullClass arrivent sur Eventbrite quand vous les enregistrez. Cela couvre le nom, la description et l'image du cours, ainsi que le titre, l'heure, le lieu et le prix de la date. Si vous déplacez le cours, le moment où Eventbrite arrête de vendre se déplace aussi.
• Eventbrite n'autorise pas de changement de prix une fois qu'un billet y a été vendu. Si vous changez le prix après cela, Eventbrite continue de vendre à l'ancien prix et la page vous le signale. Changez-le sur Eventbrite si nécessaire.
• Retirer d'Eventbrite retire la date d'Eventbrite et garde le cours. Si Eventbrite n'a aucune commande pour cette date, l'événement Eventbrite est supprimé et vous pourrez publier la date à nouveau plus tard. S'il a des commandes, Eventbrite arrête de vendre, ses places invendues vous reviennent, et ses commandes existantes continuent de se synchroniser.
• Si la date de cours n'a aucune commande Eventbrite, l'annuler dans FullClass l'annule aussi sur Eventbrite. Eventbrite ne vous permet pas d'annuler un événement qui a des commandes tant qu'elles ne sont pas remboursées, donc FullClass arrête plutôt ses ventes. Remboursez ces acheteurs sur Eventbrite, puis annulez l'événement là-bas.

Il arrive qu'Eventbrite crée l'événement mais refuse de le mettre en vente. La date apparaît alors comme brouillon, avec la raison donnée par Eventbrite. Sur un nouveau compte Eventbrite, Eventbrite veut généralement d'abord faire vérifier votre numéro de téléphone. Il le demande sur la page de publication de l'événement. Vérifiez-le là-bas et publiez l'événement, ou attendez, car FullClass réessaie dans l'heure. Ses places restent réservées pour Eventbrite en attendant, donc retirez la date d'Eventbrite si vous changez d'avis.

Les dates de cours que vous pouvez publier sont les mêmes que celles que vous pouvez lier (voir la liste ci-dessous).

Lier vos événements

Utilisez cette option pour les événements que vous avez créés vous-même sur Eventbrite. La page liste vos événements Eventbrite à venir. Pour chacun, choisissez la date de cours FullClass à laquelle il correspond et cliquez sur Lier. Une date de cours qui commence à la même heure est choisie pour vous. Quand vous le liez, les commandes que l'événement a déjà arrivent sous forme de réservations, et la page vous indique combien.

• Chaque événement Eventbrite se lie à une seule date de cours, et chaque date de cours à un seul événement Eventbrite.
• Une série Eventbrite récurrente liste chaque date séparément, liez donc chaque date à sa propre date de cours.
• Certaines dates de cours ne peuvent pas être liées ni publiées. Ce sont les dates déjà commencées ou annulées, les séances d'une formation, les événements privés et les cours avec options de prix. Une date sans place libre ne peut pas être publiée, pas plus qu'une date dont le lieu n'a pas d'adresse, car Eventbrite a besoin d'une adresse pour le lieu.
• FullClass aligne le nombre de billets que l'événement peut vendre sur Eventbrite sur les places restantes ici. Moins d'une minute après une réservation chez vous, la limite d'Eventbrite baisse d'autant, et elle remonte quand une place se libère. Elle ne dépasse jamais une limite que vous avez fixée vous-même sur Eventbrite. Quand le cours est complet ici, FullClass masque les billets de l'événement sur Eventbrite, qui cesse donc de vendre, et les affiche de nouveau dès qu'une place se libère. Les billets que vous avez masqués vous-même restent masqués. L'événement lié indique combien de billets Eventbrite peut encore vendre.
• Délier arrête l'arrivée des nouvelles commandes pour cet événement, et lui rend la limite de billets qu'il avait sur Eventbrite. Les réservations déjà créées restent.

Comment les places restent équilibrées, par l'exemple

Imaginons un cours de pâtes de 10 places, que vous vendez aussi via un événement Eventbrite créé par vous et lié ici.

• Vous liez l'événement. Personne n'a encore réservé, donc FullClass fixe aussitôt à 10 la limite de billets de l'événement sur Eventbrite.
• Quelqu'un réserve sur votre site. Il prend 3 places, il en reste 7 ici. En moins d'une minute, la limite d'Eventbrite descend à 7.
• Quelqu'un achète sur Eventbrite. Il achète 2 billets, et la commande arrive ici sous forme de réservation, ce qui laisse 5 places. Eventbrite a vendu 2 de ses 7 billets et peut donc en vendre encore 5, ce qui correspond déjà. Rien ne change.
• Un client annule ici. Les 3 places réservées sur votre site se libèrent, il en reste 8. En moins d'une minute, Eventbrite peut de nouveau en vendre 8.
• Le cours se remplit ici. Vous vendez les dernières places par téléphone. FullClass masque les billets de l'événement sur Eventbrite, donc quiconque ouvre l'événement le voit indisponible. L'événement lié ici indique que les ventes Eventbrite sont arrêtées.
• Une place se libère. Quelqu'un annule. En moins d'une minute, FullClass affiche de nouveau les billets sur Eventbrite, avec de quoi en vendre 1.
• Vous ne proposez qu'une partie des places sur Eventbrite. Si vous fixez la limite de l'événement à 4 sur Eventbrite, FullClass ne la monte jamais au-dessus de 4. Si 8 personnes réservent ensuite ici, il reste 2 places, et la limite d'Eventbrite descend à 2.
• Vous avez masqué un billet exprès. Disons que l'événement a un billet « Général » en vente et un billet « Équipe » que vous avez masqué vous-même. Quand le cours est complet, FullClass masque « Général ». Quand une place se libère, il affiche de nouveau « Général » et laisse « Équipe » masqué.
• Vous déliez l'événement. FullClass le remet sur Eventbrite tel que vous l'aviez, avec votre propre limite (ou aucune) et tous les billets qu'il avait masqués de nouveau affichés. Les réservations déjà faites restent. Déconnecter Eventbrite fait de même pour chaque événement lié.
• Les deux sites vendent la dernière place dans la même minute. C'est rare, mais Eventbrite ne donne aucun moyen à FullClass de l'empêcher. Les deux réservations sont gardées, et vous recevez un e-mail pour régler la situation. Voir Quand un cours dépasse sa capacité.
• Une date publiée depuis FullClass. Rien de tout cela ne s'applique. Les places que vous avez données à Eventbrite lui sont réservées et ne peuvent pas être réservées ici, donc les deux sites ne vendent jamais la même place.

À quoi ressemble une réservation Eventbrite

Chaque commande devient une réservation, enregistrée de la même façon qu'une réservation ajoutée à la main avec Vendu sur un autre site, avec Eventbrite comme nom de site.

• Le prix enregistré est le prix FullClass de votre cours, compté comme payé sur un autre site. Stripe et Square n'interviennent pas.
• Vos rapports de chiffre d'affaires et de taxes en tiennent compte, et le tableau Vendu sur d'autres sites du rapport de chiffre d'affaires l'affiche sous Eventbrite.
• Un billet Eventbrite gratuit, ou rendu gratuit par un code de réduction, est enregistré comme offert, donc il n'ajoute rien au chiffre d'affaires.
• L'acheteur devient l'un de vos clients FullClass, reconnu par son e-mail. Si vous avez déjà un client avec cet e-mail, la réservation va sur sa fiche. Aucun consentement marketing n'est enregistré pour les acheteurs Eventbrite.
• Les acheteurs Eventbrite n'ont pas vu votre décharge ni vos conditions FullClass, donc la réservation n'a pas d'acceptation et le rapport des décharges l'affiche comme non signée.

Les commandes arrivent en général en quelques secondes. FullClass vérifie aussi chaque événement lié une fois par heure, au cas où. Une commande qu'Eventbrite ne nous a pas signalée arrive donc quand même dans l'heure.

Remboursements et annulations

Remboursez et annulez les commandes Eventbrite sur Eventbrite. FullClass reprend automatiquement ce qui s'y passe.

• Si un billet sur plusieurs est remboursé, cette place est retirée de la réservation et sa part du prix est enregistrée comme remboursée.
• Si toute la commande est remboursée, la réservation est annulée et le remboursement complet est enregistré.
• Si la commande est annulée sans remboursement, la réservation est annulée et aucun remboursement n'est enregistré.

Quand un cours dépasse sa capacité

Cela ne concerne que les événements Eventbrite que vous avez créés vous-même et liés. FullClass baisse le nombre de billets qu'ils peuvent vendre moins d'une minute après chaque réservation chez vous, mais Eventbrite ne permet pas de le faire au même instant. Quelqu'un peut donc acheter sur Eventbrite dans la même minute où quelqu'un d'autre réserve la dernière place chez vous. Le cours peut alors se retrouver avec plus de participants que de places. La commande Eventbrite est quand même enregistrée, car l'acheteur a déjà payé, et le cours affiche 0 place restante.

Dans ce cas, toutes les personnes qui reçoivent les notifications de réservation reçoivent un e-mail intitulé « Une commande Eventbrite a dépassé la capacité d'un cours ». Faites de la place dans le cours, ou remboursez la commande sur Eventbrite.

Si Eventbrite refuse le changement de FullClass sur la limite de billets d'un événement, l'événement lié l'indique avec la raison d'Eventbrite. Tant que ce n'est pas corrigé, il peut vendre des places qui ne sont plus disponibles ici. Abaissez la limite de billets de l'événement sur Eventbrite au nombre de places restantes ici, ou déliez l'événement.

E-mails aux acheteurs Eventbrite

Eventbrite envoie déjà une confirmation à l'acheteur, donc par défaut FullClass n'envoie rien aux acheteurs Eventbrite. Il n'y a ni confirmation FullClass, ni rappel de cours, ni demande d'avis.

Pour leur envoyer aussi vos rappels de cours et demandes d'avis, cochez Envoyer les rappels de cours et demandes d'avis aux acheteurs Eventbrite sur la page des paramètres Eventbrite et cliquez sur Enregistrer. Cela s'applique aux réservations Eventbrite créées à partir de ce moment. FullClass n'envoie jamais sa propre confirmation pour une réservation Eventbrite.

Limites

• Les billets ajoutés à une commande Eventbrite existante ne sont pas ajoutés à sa réservation. Ajoutez ces places à la main.
• Si un billet est annulé sans remboursement puis remboursé plus tard sur Eventbrite, sa place est retirée mais le remboursement ultérieur n'est pas enregistré.
• Pour un événement Eventbrite que vous avez lié vous-même, FullClass baisse sa limite de billets moins d'une minute après chaque vente ici, donc un cours vendu aux deux endroits dans la même minute peut encore dépasser sa capacité. L'e-mail de dépassement de capacité sert précisément à cela.
• Déconnecter arrête l'arrivée des nouvelles commandes. Les dates de cours que vous avez publiées depuis FullClass ne sont plus vendues sur Eventbrite, et leurs places réservées sont remises en vente chez vous. Les événements Eventbrite que vous avez liés vous-même retrouvent leur limite de billets. Les réservations déjà créées depuis Eventbrite restent, et vos liens sont conservés pour une prochaine connexion.