E-mails, rappels et synchronisation marketing

E-mails et rappels

• FullClass envoie pour vous les e-mails du quotidien. Ce sont les confirmations de réservation, les e-mails pour vous et votre personnel, les rappels aux clients, les listes de participants pour les intervenants, les demandes d'avis après le cours, les liens de connexion au portail client, les réinitialisations de mot de passe, et les e-mails de désabonnement et de changement de préférences.
• Chaque cours a ses propres réglages pour les rappels aux clients, les listes de participants des intervenants et la demande d'avis après le cours.
• Une demande d'avis envoie aux participants un lien « laissez-nous un avis Google » quelques heures après la fin d'un cours. Collez votre lien d'avis Google dans Paramètres → E-mail. Si vous le laissez vide, les demandes d'avis sont désactivées. Activez ensuite la demande pour chaque cours, dans Rappels et notifications de ce cours. Quand votre programme de parrainage est actif, le même e-mail partage aussi le lien de parrainage du client.
• Sur un événement précis, les réglages E-mail à l'intervenant vous permettent de changer qui reçoit l'e-mail de l'intervenant et quand, pour cette date seulement. Les réglages habituels du cours ne changent pas.
• Les e-mails de confirmation contiennent un fichier de calendrier (.ics), pour que les clients ajoutent l'événement à leur propre agenda en un clic. Les confirmations de formation contiennent un fichier de calendrier par séance.
• Chaque e-mail contient un lien de désabonnement et de préférences, pour que chacun choisisse ce qu'il reçoit.
• Choisissez l'apparence de vos e-mails dans Paramètres → E-mail → Apparence des e-mails. Vous pouvez choisir ce qu'affiche l'en-tête (un logo des e-mails que vous y téléversez, votre logo principal de Paramètres → Image de marque, ou le nom de votre entreprise). Vous pouvez aussi choisir la couleur de l'en-tête (vide, elle reprend votre couleur de marque), la couleur de fond derrière l'e-mail, la couleur du texte et la couleur des boutons (vide, elle reprend votre couleur de marque). Sous les réglages, un aperçu montre un exemple de confirmation de réservation avec vos couleurs. Il se met à jour pendant vos modifications, pour que vous vérifiiez que votre logo ressort bien sur l'en-tête avant d'enregistrer. Un logo des e-mails nouvellement téléversé apparaît dans l'aperçu une fois enregistré. Le texte de l'en-tête et des boutons passe automatiquement en blanc ou en foncé, pour rester lisible sur n'importe quelle couleur. Les liens du pied de page s'adaptent de la même façon sur un fond foncé. La couleur du texte doit être assez foncée pour se lire sur la carte blanche de l'e-mail. Une couleur plus claire est refusée avec un message. Ces réglages s'appliquent aux e-mails envoyés à vos clients et à votre personnel, pas aux e-mails de facturation que FullClass vous envoie.
• Envoyez-vous un e-mail de test depuis Paramètres → E-mail → Envoyer un e-mail de test. Choisissez n'importe quel e-mail client (confirmation de réservation, reçu, rappel et d'autres). Nous l'envoyons à votre propre adresse avec des données d'exemple, en utilisant votre vrai nom d'expéditeur, votre logo et votre couleur de marque. Vous pouvez ainsi vérifier l'apparence et le texte avant que vos clients le voient. Enregistrez d'abord vos changements d'image de marque pour qu'ils apparaissent dans le test.
• Voyez ce qui a vraiment été envoyé dans Paramètres → Journal des e-mails. La page liste chaque e-mail que FullClass a envoyé pour votre studio, du plus récent au plus ancien, avec le destinataire, l'objet et le statut (envoyé, en attente ou en échec). Ouvrez une entrée pour voir le message exact qui a été envoyé. Cherchez par destinataire ou filtrez par statut pour trouver un e-mail précis. Vous pouvez aussi passer au flux d'activité depuis le même écran.

Synchronisation e-mail marketing

FullClass envoie lui-même les e-mails de réservation (voir ci-dessus), mais les newsletters et autres e-mails marketing partent d'un outil d'e-mailing. Vous pouvez connecter Mailchimp ou MailerLite. FullClass tient alors à jour la liste choisie (une audience Mailchimp ou un groupe MailerLite) avec les clients qui ont accepté de recevoir des e-mails marketing. Vous rédigez et envoyez les e-mails dans Mailchimp ou MailerLite comme d'habitude. Vous n'en avez besoin que si vous utilisez l'un de ces deux outils.

• Connectez-vous dans Paramètres → Intégrations → Mailchimp ou Paramètres → Intégrations → MailerLite. Pour Mailchimp, vous vous connectez à votre compte. Pour MailerLite, vous créez un jeton d'API dans votre compte MailerLite, sous Intégrations → API, et vous le collez ici (il est stocké chiffré). Choisissez ensuite l'audience ou le groupe à garder à jour.
• FullClass suit le choix de chaque client. Les clients qui ont accepté sont abonnés. Toute personne qui se désabonne, ici ou dans Mailchimp ou MailerLite, est désabonnée des deux côtés. Une synchronisation ne réabonne jamais quelqu'un qui s'est désabonné de l'autre côté.
• La synchronisation se fait toute seule toutes les heures. Pour la lancer tout de suite, cliquez sur Synchroniser maintenant. La page indique quand elle a eu lieu pour la dernière fois et les éventuelles erreurs.
• L'adresse e-mail d'un client peut changer, parce qu'il en confirme une nouvelle dans le portail client ou que vous modifiez sa fiche client. FullClass le passe alors tout de suite à la nouvelle adresse dans Mailchimp ou MailerLite, pour que les e-mails n'aillent plus à l'ancienne. Dans Mailchimp, le contact est renommé et garde son historique. Dans MailerLite, l'ancienne adresse est retirée de votre groupe et la nouvelle y est ajoutée.
• Pour récupérer rapidement les désabonnements depuis Mailchimp ou MailerLite, ajoutez l'adresse de webhook affichée sur la page des paramètres (dans Mailchimp sous Audience → More options → Audience settings → Manage webhooks, dans MailerLite sous Integrations → Webhooks) et choisissez l'événement de désabonnement. C'est le webhook qui fait parvenir à FullClass un désabonnement fait dans l'un ou l'autre outil. La synchronisation horaire rattrape aussi un désabonnement manqué par le webhook, mais seulement à son passage suivant. Sans le webhook, ces personnes restent affichées comme abonnées ici jusque-là.
• Dans Mailchimp, décocher Email marketing consent sur un contact n'est pas un désabonnement. Cela le passe en Non-subscribed. Aucun webhook n'est envoyé et FullClass n'en est jamais informé. Aucune synchronisation ne peut l'annuler, car Mailchimp ne permet qu'au contact lui-même de se réabonner. Pour désabonner quelqu'un, utilisez Unsubscribe dans Mailchimp, ou désactivez le marketing sur sa fiche client FullClass. Si une synchronisation trouve des clients bloqués de cette façon, la page des paramètres les nomme.
• La déconnexion efface les informations de connexion enregistrées et arrête la synchronisation. Les jetons sont stockés chiffrés.