Formations en plusieurs séances

Formations (plusieurs séances)

Une formation est un ensemble de séances liées, vendu comme un seul produit, par exemple une série débutants de 9 semaines. Le client paie une fois et il est inscrit à toutes les séances. Les formations se trouvent sous Formations dans le menu de l'administration.

• La liste des formations. Chaque formation est une carte. Elle indique les séances et le prix de la formation complète, puis où en est la formation. C'est quand elle débute, à quelle séance elle en est et quand a lieu la prochaine, ou quand elle s'est terminée. En dessous se trouve une rangée de carrés, un par séance. Ils montrent les séances passées, la prochaine, celles à venir, et en orange une séance annulée. Plus bas, vous voyez le nombre de places prises sur la capacité de la formation, au-dessus d'une barre. La barre devient orange quand peu de personnes sont inscrites, et verte quand la formation est complète. En cours liste les formations pas encore terminées, la prochaine séance la plus proche en premier. Passées liste celles qui sont terminées, et Archivé celles que vous avez archivées. Peu rempli, à côté, compte les formations qui débutent dans les trois jours avec moins de la moitié de leurs places prises. C'est la même règle que dans la liste des événements. Cliquez dessus pour n'afficher qu'elles. Utilisez Trier pour classer plutôt la liste par nom. Achats sur une carte vous mène aux achats de la formation. Archiver, restaurer ou supprimer depuis le menu d'une carte vous laisse sur la liste.
• Protection du prix. Une formation a un prix fixe unique pour l'ensemble. Le client le paie une fois et garde toutes ses places, quel que soit le prix des cours qui la composent par la suite. Utilisez-la pour les forfaits de cours et les séries de fidélité où vous voulez bloquer le prix.
• Créer une formation. Ouvrez Nouvelle formation. Renseignez le nom, la description, le prix total, la capacité, le lieu, l'intervenant, la couleur et les décharges à signer. Choisissez si la formation est exonérée de taxe. Vous pouvez aussi fixer le nombre maximal de places par réservation, et une question à laquelle le client répond au moment de payer. Il vous faut d'abord au moins un lieu et un cours actif. Tant qu'il vous manque l'un des deux, Nouvelle formation affiche ce qui manque, avec un lien pour l'ajouter, à la place du formulaire.
• Construire le planning. Choisissez les jours de la semaine, les heures de début et de fin, et une plage de dates. FullClass crée une séance pour chaque date qui correspond, dans le fuseau horaire du lieu. Vous vérifiez ensuite les séances avant que quoi que ce soit soit enregistré.
• Choisir un cours pour chaque séance. À l'étape de vérification, chaque séance a sa propre liste de cours. Une même formation peut donc mêler différents cours d'une séance à l'autre. Chaque séance est valorisée au prix habituel de son cours, mais le client paie toujours le prix unique de la formation.
• Séances de formation. Les événements créés par une formation ne peuvent être réservés que dans le cadre de la formation. Personne ne peut en réserver un seul depuis votre calendrier public. Réserver la formation prend une place dans chaque séance d'un coup.
• Capacité. La capacité, c'est le nombre de personnes qui peuvent suivre toute la formation. Les places restantes indiquent combien de places de formation sont encore libres.
• Modifier une formation. Vous pouvez changer à tout moment le nom, la description, le prix, la capacité, l'intervenant, le lieu, la couleur, le nombre maximal de places par réservation, le réglage de taxe, les conditions, la question au paiement et les décharges. La capacité ne peut pas descendre sous le nombre de places déjà réservées, et le formulaire vous indique ce nombre. Le nombre maximal de places par réservation doit être un nombre entier qui ne dépasse pas la capacité. Saisissez 0 ou laissez vide pour ne fixer aucune limite. Pour changer le cours d'une seule séance, changez-le sur la page de la formation. Cette séance prend alors le prix habituel du nouveau cours. Pour déplacer une séance à une autre date ou heure, modifiez cet événement comme d'habitude. Une séance prend toujours sa capacité de sa formation. Changez donc la capacité sur la formation, ce qui met à jour toutes les séances d'un coup. Le formulaire de l'événement ne la change pas.
• Modifier le planning d'une formation. Tant que personne n'a réservé une formation, vous pouvez lui donner de nouveaux jours, horaires ou dates en une seule fois. Ouvrez la formation, choisissez Modifier le planning et vérifiez le résultat avant d'enregistrer. Chaque séance garde sa place dans la formation. La séance 1 passe donc à la nouvelle première date, la séance 2 à la deuxième, et ainsi de suite. Un planning plus long ajoute des séances qui reprennent le cours et le prix de la dernière. Un planning plus court retire des séances à la fin. Dès qu'une formation a une réservation, déplacez ses séances une par une. Utilisez Modifier à côté de chaque séance sur la page de modification de la formation, pour que les personnes inscrites puissent être prévenues.
• Achats de formation. La page de la formation liste tous les achats. Ouvrez-en un pour voir le client, toutes ses séances, le paiement unique et le statut au même endroit. Le numéro de réservation sur ces deux pages est celui que le client a reçu dans sa confirmation. Quand un client ouvre sa réservation depuis la confirmation ou une invitation d'agenda, la page nomme la formation et affiche le prix de la formation entière.
• Télécharger la liste des participants. Dès qu'une formation a des achats, choisissez Télécharger le CSV dans le menu Gérer de la page de la formation. Cela enregistre un tableur de tous les inscrits, avec une ligne par personne. Chaque personne apparaît une seule fois, quel que soit le nombre de séances. C'est la liste à envoyer à une fédération ou à un assureur après une formation. Elle indique les noms, l'âge et le parent ou tuteur d'un enfant, l'état de la décharge et qui a inscrit chaque personne.
• Reçu. Une fois une formation payée, son e-mail de confirmation contient un reçu PDF pour toute la formation, à côté des invitations d'agenda. Il indique la raison sociale de votre entreprise et votre numéro d'inscription aux taxes, si vous l'avez saisi. Il indique aussi chaque taxe et ce qui a été payé. Renvoyer la confirmation renvoie aussi le reçu. Une formation gratuite ou offerte ne reçoit pas de reçu. Si le client paie dans votre studio, le reçu arrive avec l'e-mail « Paiement reçu » quand vous enregistrez le paiement.
• Enregistrer un paiement. Quand quelqu'un réserve une formation avec Payer sur place, ouvrez l'achat et choisissez Enregistrer un paiement sur place dans son menu Gérer. Le paiement couvre toute la formation. Laissez le montant vide pour régler toutes les séances d'un coup.
• Annuler un achat. Annuler un achat annule toutes ses séances encore confirmées, et libère ces places. Les remboursements suivent votre politique d'annulation. Pour ne rembourser qu'une séance, annulez plutôt cette réservation depuis la liste des réservations.
• Décharges. Si la formation exige une décharge, le client doit l'accepter avant que la réservation aboutisse.
• Archiver, restaurer et supprimer. Archivez une formation pour arrêter les nouvelles ventes. Les réservations déjà faites restent telles quelles. Restaurez-la pour la remettre en vente. Quand vous retirez une formation, FullClass choisit pour vous l'option sûre. Une formation sans réservation est supprimée définitivement, avec ses séances. Une formation qui a des réservations est archivée à la place, pour garder son historique d'achats et de paiements.
• Fin des ventes. Au départ, une formation est en vente sur votre page de réservation jusqu'au début de sa première séance. À partir de là, elle n'apparaît plus sur la page de réservation ni dans l'API. Un client encore au paiement est informé qu'elle n'est plus disponible. Les séances annulées ne comptent pas, donc la formation ferme au début de sa première séance maintenue. Vous pouvez toujours inscrire vous-même un retardataire avec Réserver. Le prix ne baisse pas tout seul pour les séances manquées.
• Continuer à vendre après le début. Vous pouvez accepter des inscriptions tardives en ligne. Ouvrez Fin des ventes en ligne sur la page de modification de la formation et choisissez Au début de la dernière séance. La formation reste alors sur votre page de réservation jusqu'au début de sa dernière séance. La page de réservation grise les séances passées et indique au client à partir de quelle séance il rejoint la formation. Elle demande aussi l'âge d'un enfant à la date de cette séance. Le client paie le prix complet de la formation. Si vous voulez faire payer moins les retardataires, baissez le prix vous-même. Son e-mail de confirmation ne liste que les séances à venir. Son lien ouvre sa prochaine séance, pas une séance déjà passée.