Calendrier, listes de participants et listes d'attente

Calendrier, conflits et listes de participants

• La liste des événements. Elle s'ouvre sur À venir, le plus proche en premier. Triée par date, elle se lit comme un agenda, avec une section par mois. Chaque événement montre sa date et son remplissage (« 14 places sur 24 »). Il n'a un badge que s'il est complet, se remplit lentement ou est suspendu. Passés liste les événements terminés, le plus récent en premier, et seuls les annulés ont un badge. Si votre rôle inclut les rapports, une colonne Encaissé montre ce que les réservations de chaque événement ont rapporté. Elle suit les mêmes règles que la liste des réservations, et montre en dessous ce que les cartes cadeaux ont payé. Pour un événement privé, elle montre ce qui a été encaissé pour lui, moins les remboursements, comme sa page d'événement privé. Si vous ouvrez un événement puis revenez en arrière, vous retrouvez le même onglet, le même tri et la même page.
• Les événements annulés sont d'abord masqués. La liste des événements laisse de côté les événements annulés. Votre planning ne montre donc que ce qui a encore lieu. Pour les voir ou les restaurer, ouvrez le panneau de filtres et réglez Statut sur Annulé.
• Utilisez le calendrier pour voir si votre planning est chargé, où sont les trous et ce qui arrive.
• Ajouter depuis le calendrier. Le haut du calendrier propose Ajouter un événement public. Quand les événements privés sont activés, il propose aussi Ajouter un événement privé. Vous pouvez ainsi réserver une privatisation directement sur une date libre que vous venez de trouver.
• Suspendre depuis la liste des événements. Le menu de chaque ligne (le bouton …, ou les boutons sous l'événement sur téléphone) propose Suspendre les réservations et Rouvrir les réservations. C'est le même interrupteur que sur la page de l'événement, et il vous ramène à la liste.
• Créez les cours avant les événements. Si vous n'avez encore aucun cours, la page vous envoie d'abord vers les cours.
• Avant de programmer des séances qui se chevauchent, vérifiez que l'intervenant et le lieu sont libres.
• Utilisez la liste des participants (toutes les personnes inscrites à un événement) pour les noms, les e-mails, les notes et la préparation du jour J.
• Voir et imprimer la liste. Choisissez Voir la liste dans le menu Gérer en haut de n'importe quel événement. Elle se trouve aussi dans la carte Réservations plus bas sur la page. La liste s'ouvre à l'écran comme une feuille nette. Elle montre le cours, l'heure, le lieu et l'intervenant, le nombre de places et la capacité, et les options à préparer. Chaque personne a une case à cocher devant son nom. Utilisez Imprimer pour l'avoir sur papier. Cela fonctionne que vous utilisiez ou non le pointage des présences.
• Télécharger la liste des participants. Touchez Télécharger le CSV en haut de la liste pour enregistrer un tableur avec une ligne par personne attendue. Il indique son nom, l'âge et le parent ou tuteur d'un enfant, l'état de sa décharge, qui l'a inscrite et si elle a été pointée. Une place payée mais jamais nommée a quand même sa ligne, avec le nom de la personne qui a réservé. Ainsi, le total correspond au cours. Seuls les utilisateurs qui peuvent voir les coordonnées des clients ont les colonnes e-mail et téléphone. Pour correspondre au formulaire que vous envoyez, par exemple celui d'une fédération, le propriétaire peut renommer, réordonner et retirer des colonnes, et en ajouter des vides à remplir à la main, dans Paramètres → CSV des participants. Le téléchargement d'une formation utilise les mêmes colonnes.
• Pointer les présences. Touchez Marquer les présences sur la carte Réservations de l'événement. La liste des participants s'ouvre, et vous touchez la case Présent devant chaque personne pour enregistrer son arrivée. Chaque geste est enregistré tout de suite, et le compteur Places enregistrées se met à jour au fur et à mesure. Un groupe qui a réservé plusieurs places compte pour autant de places. Enregistrer l'arrivée de quelqu'un fait passer sa réservation à Présent. Vous le voyez sur la réservation, et vous pouvez filtrer sur ce statut dans la liste des réservations. Décocher la case ramène la réservation à Confirmé. Vous pouvez aussi changer une réservation depuis sa propre page. Une réservation confirmée affiche un bouton Marquer comme présent, et une réservation présente affiche Marquer comme absent. C'est le même pointage que celui de la liste des participants. Le compteur et le rapport de présences concordent donc toujours. La liste des Réservations de l'événement propose la même action Marquer comme présent et Marquer comme absent dans le menu de chaque ligne. Toucher le statut Confirmé ou Présent d'une réservation fait la même chose. Vous pouvez donc pointer une personne sans ouvrir la liste des participants. À partir d'une demi-heure avant le cours, la carte montre aussi combien de places sont enregistrées. Touchez-la pour ouvrir la liste. Les intervenants peuvent pointer les présences des événements qu'ils animent.
• Pointage par QR code. Quand les QR codes de réservation sont activés (Paramètres → E-mail), chaque confirmation contient un QR code pour cette réservation. Sur la liste des participants, touchez Scanner les QR codes en haut de la page. Le scanner s'ouvre et la caméra démarre du même geste. Visez le code d'une personne pour enregistrer son arrivée. Chaque scan affiche une confirmation avec le nom de la personne. Les appareils compatibles émettent aussi un bip et vibrent. Ensuite, la caméra redémarre seule pour la personne suivante. Touchez Arrêter la caméra dans le scanner quand vous avez fini. Le scan demande une caméra, il fonctionne donc mieux sur un téléphone ou une tablette. Si vous touchez Scanner les QR codes sur un ordinateur sans caméra, un message vous invite à utiliser votre téléphone ou votre tablette. Dans tous les cas, vous pouvez pointer les participants en touchant leur case Présent.
• Désactiver les présences. Si vous ne suivez pas qui vient, désactivez Présences dans Paramètres → Fonctionnalités. Le bouton Marquer les présences de la carte Réservations devient alors Voir la liste. Les boutons sur chaque réservation disparaissent, et vous ne pouvez plus cocher les cases Présent de la liste. Le rapport de présences disparaît aussi. Les QR codes de pointage ne sont plus envoyés, donc l'option QR de la page des paramètres E-mail est grisée tant que les présences sont désactivées. Réactivez-les à tout moment pour tout retrouver. Cet interrupteur ne touche pas Voir la liste. La liste et sa feuille imprimable restent disponibles dans les deux cas, avec une case vide devant chaque nom.

Listes d'attente pour les événements et les formations complets

Quand les listes d'attente sont activées, un événement complet affiche un bouton Rejoindre la liste d'attente sur votre page de réservation. Le client laisse son nom et son e-mail, et voit sa position dans la file. Une place peut se libérer quand quelqu'un annule, quand une réservation impayée expire ou quand vous ajoutez des places. La première personne de la file reçoit alors automatiquement un e-mail avec un lien pour réserver. Elle a 24 heures (ou le délai que vous choisissez) avant que la place soit proposée à la personne suivante. Une fois le cours commencé, le bouton disparaît, car il n'y a plus de place qui vaille la peine d'attendre. Le cours reste au planning avec la mention En cours jusqu'à sa fin.

• Activez-les. Les listes d'attente sont désactivées au départ. Activez Listes d'attente dans Paramètres → Fonctionnalités pour afficher le bouton d'inscription sur votre page de réservation.
• Choisissez la durée d'une proposition. Allez dans Paramètres → Listes d'attente, qui apparaît une fois les listes d'attente activées. Délai pour réserver une place libérée fixe le temps dont dispose la personne à qui l'on propose une place pour la réserver. Vous pouvez choisir 1, 2, 4, 8, 12, 24 ou 48 heures, et c'est 24 tant que vous ne changez rien. Un délai plus court convient aux cours qui se remplissent peu avant la date. Une place libérée le matin peut alors encore atteindre plusieurs personnes avant le cours. Le délai ne dépasse jamais le début du cours. Un changement s'applique aux propositions faites ensuite. Une proposition déjà envoyée garde l'échéance indiquée dans son e-mail.
• Le client reçoit tout de suite une confirmation. S'inscrire sur la liste d'attente envoie au client un e-mail avec sa position dans la file et les détails du cours. Il a ainsi une trace écrite pendant qu'il attend. Chaque personne ne le reçoit qu'une fois. Quelqu'un qui envoie le formulaire deux fois voit sa position et ne reçoit pas de nouvel e-mail.
• Premier arrivé, premier servi. Un e-mail de proposition ne bloque pas la place, c'est donc la première personne qui réserve qui l'obtient. Si la personne contactée laisse passer son délai, la suivante dans la file reçoit automatiquement un e-mail. Il n'y a rien d'autre à gérer.
• Voir qui attend. La page de l'événement reçoit une carte Liste d'attente. Elle montre toutes les personnes dans la file, leur statut (En attente, Proposée, Réservée ou Expirée) et la date de leur inscription. Vous pouvez retirer quelqu'un depuis le menu de sa ligne, et sa place passe à la personne suivante. Si elle attend encore, FullClass propose de lui envoyer un e-mail, pour qu'elle cesse d'attendre une proposition qui ne viendra pas. La case est cochée au départ, et vous pouvez la décocher si la personne est déjà au courant. Ce n'est pas proposé pour quelqu'un qui a déjà réservé ou dont le délai a expiré.
• Réserver depuis une proposition. L'e-mail de proposition renvoie directement à l'événement sur votre page de réservation. Le client réserve et paie normalement. Son inscription en liste d'attente passe à Réservée peu après.
• Les formations fonctionnent de la même façon. Une formation complète reste sur votre page de réservation avec la mention Complet, que les listes d'attente soient activées ou non. Quand elles sont activées, elle reçoit le même bouton Rejoindre la liste d'attente. Une formation est complète quand elle n'a plus de place. Elle est aussi complète quand une de ses séances à venir est pleine, car un client ne pourrait l'acheter dans aucun des deux cas. L'e-mail de proposition ouvre directement le paiement de la formation. Le délai pour réserver ne dépasse jamais le moment où la formation cesse d'être vendue. C'est le début de sa première séance, ou de sa dernière si vous autorisez les inscriptions tardives. La page de la formation a la même carte Liste d'attente, et une personne qui achète la formation passe à Réservée.