Informes, conciliación y exportación de datos
Revise su caja cada día
- Compare los totales de reservas del día con los pagos de su cuenta de Stripe o Square del mismo día.
- Revise las reservas que fallaron, se cancelaron, se reembolsaron o están sin pagar, y las reservas que registró a mano como pagadas.
- Compruebe que las reservas sujetas a impuestos muestran impuestos, y que cualquier evento sin impuestos está exento a propósito.
- Antes de cada evento, compruebe cuántas unidades de cada complemento se reservaron, para tener lo que necesita.
- Revise los usos de las tarjetas regalo, los saldos que les quedan y cómo se usan los bonos de clases.
- Mire cómo se usan los códigos promocionales, por si uno se usa mucho más de lo esperado o se usa mal.
- Use el registro de actividad para ver quién cambió reservas, ajustes, tarjetas regalo o códigos promocionales.
Informes
Los informes le ayudan con su dinero, con el funcionamiento diario y con sus registros. Los propietarios pueden verlos, y también cualquier administrador al que el propietario dé acceso.
Ingresos
Sus ingresos, con la reserva y el pago que hay detrás de cada importe. Las ventas de tarjetas regalo se incluyen como líneas en el total del periodo. El valor de las reservas gratuitas (de cortesía) aparece en su propia columna de cortesías, y queda fuera de los totales de dinero.
Liquidación de impuestos
Impuestos por tipo y ubicación, para ayudarle a presentar su declaración.
Cuando pierde una disputa de pago (un contracargo) sobre una reserva, una tarjeta regalo o un evento privado, el impuesto incluido en el dinero que retiró el banco aparece como Recuperación de impuestos por contracargos, en el periodo en que se perdió la disputa. Nunca se resta del impuesto que usted debe. Reclámelo solo donde su autoridad fiscal permita la recuperación por deudas incobrables.
Cortesías
Todo lo que regaló en el periodo. Incluye las reservas de cortesía, las tarjetas regalo emitidas sin pago y los códigos promocionales que descontaron el 100 %. También muestra el valor que aún queda en sus tarjetas regalo, que todavía debe a sus clientes.
Reservas
Sus reservas, con su estado, sus totales, sus clientes y sus eventos.
Horario
Su calendario de eventos, para organizar al personal y llevar el día.
Asistencia
Para cada evento, cuántas plazas se reservaron y cuántas personas registraron su llegada, con la tasa de ausencias.
Análisis de reservas
Cómo reservan sus propios clientes. Con cuánta antelación, en grupos de qué tamaño y a qué hora del día, con qué frecuencia y con cuánta antelación cancelan, cuánto se llenan sus clases y qué parte de su negocio procede de los eventos privados y las tarjetas regalo. Cada porcentaje muestra las reservas en las que se basa. Se excluyen las reservas de prueba, las reservas gratuitas, los pagos fallidos y las reservas hechas por su propio equipo.
Clientes
Sus clientes y sus reservas, para hacer seguimiento y marketing.
Fuentes de recomendación
Cómo le conocieron los clientes, ordenado por número en el periodo.
Tarjetas regalo
Las tarjetas regalo emitidas y usadas, el valor que les queda y los detalles de los bonos de clases.
Códigos promocionales
Cuántas veces se usó cada descuento, y cómo fue cada campaña.
Pagos abandonados
Clientes que llegaron al paso del pago y no lo terminaron, con lo que intentaban reservar y el motivo por el que no salió. Puede añadir su propia nota de seguimiento a cada línea, y archivarla cuando haya terminado.
Exenciones
Quién aceptó cada exención, para sus registros y cualquier cuestión legal.
Saldos pendientes
Todo lo que los clientes le deben ahora mismo. Incluye las reservas con pago en el local, los cursos pagados en parte y los eventos privados con saldo pendiente. Cada línea enlaza con la página donde registra el pago. Los presupuestos que aún esperan un depósito aparecen aparte y no se suman al total.
Cómo se valoran las reservas de cortesía. En el informe de cortesías, una reserva totalmente de cortesía (método de pago «Cortesía») cuenta por su precio de lista antes de impuestos. Es decir, el subtotal menos cualquier descuento, sin impuestos. Si el precio de la reserva incluía impuestos, esos impuestos se descuentan. Una reserva que cobró algo de dinero real antes de que se condonara el resto se etiqueta como Cortesía parcial. Solo cuenta el importe condonado, y el dinero realmente cobrado sigue en el informe de ingresos.
Recuperar una venta perdida. En el informe de pagos abandonados, lo primero que hay que mirar es la columna de intentos. Quien lo intentó una vez probablemente cambió de opinión. Quien lo intentó cuatro veces en tres minutos quería comprar, y su banco siguió rechazando la tarjeta. Un mensaje breve y amable que le sugiera probar otra tarjeta suele recuperar esa reserva.
Trabajar la lista. Abra el menú … al final de una línea y elija Añadir nota para anotar lo que hizo («la llamé, vuelve a reservar en octubre»). Así, quien retome el informe no llama dos veces al mismo cliente. La nota aparece después en la columna de seguimiento. Cuando haya terminado con una línea, tanto si recuperó la reserva como si la dio por perdida, elija Archivar en el mismo menú y saldrá de la lista. Las líneas archivadas no se eliminan. Mostrar archivados las vuelve a mostrar, y Restaurar devuelve una a la lista. Las notas y las fechas de archivado se incluyen en la exportación CSV.
Exporte todos sus datos
Cada informe anterior se exporta a CSV por separado, con el rango de fechas que haya elegido. Si quiere todo de una vez, Configuración → Exportación de datos descarga todos los informes juntos, sin filtro de fechas, en un único archivo ZIP de CSV.
Úselo para cambiar de sistema, dar a su contable un conjunto completo de cifras o guardar su propia copia de seguridad. El ZIP contiene un archivo por informe (ingresos, impuestos, reservas, horario, asistencia, clientes, tarjetas regalo, códigos promocionales, exenciones y recomendaciones) más un README.txt que explica qué contiene cada uno. Todos los archivos se abren en Excel, Numbers y Google Sheets. El informe de cortesías no forma parte del ZIP. Exporte su CSV desde la propia página del informe.
- Solo propietarios. Los administradores y el personal no pueden hacer la exportación ni ver la página.
- Lo incluye todo. Todos sus registros desde el principio, hasta su evento programado más lejano.
- Queda registrado. Cada exportación deja una entrada en su registro de auditoría, así que siempre puede ver quién se llevó una copia y cuándo.