Cancelaciones, reembolsos y recibos

Cancelaciones y reembolsos

• Una política de cancelación fija cuánto recupera un cliente, según cuántas horas antes de la clase cancela. Para cada tramo elige un reembolso, un reembolso parcial (un porcentaje) o crédito en lugar de dinero. También decide qué pasa si el cliente no se presenta, y si los clientes pueden cancelar en línea por sí mismos. Pueden hacerlo siempre, solo mientras haya un reembolso o crédito disponible, o nunca (y entonces se ponen en contacto con usted). FullClass redacta a partir de esas reglas el texto que leen los clientes, salvo que usted escriba el suyo.
• Los clientes pueden cancelar en su portal del cliente (su propia página de la reserva) solo cuando su política y los plazos lo permiten.
• Cuando su política permite a los clientes recibir crédito en lugar de un reembolso, el paso de cancelación del portal ofrece ambas opciones: el reembolso, o crédito por el importe total pagado, enviado como tarjeta regalo.
• Cuando usted cancela desde la administración, FullClass registra el reembolso que da su política, el propio reembolso, sus notas y el motivo.
• La tarjeta Pago de una reserva cancelada siempre dice qué pasó con el dinero. Un reembolso aparece como una línea verde Reembolsado, con el lugar al que volvió el dinero. Si canceló sin reembolsar, la tarjeta muestra Reembolsado 0,00 $ e indica que no se hizo ningún reembolso. Así, el dinero que usted se quedó nunca se confunde con un reembolso perdido.
• El importe de un Reembolso parcial tiene que ser un número simple. Use una coma o un punto para los decimales, por ejemplo 10.50 o 10,50. Si la casilla contiene un símbolo de moneda, palabras de más o un separador de miles, no se cancela nada y no se mueve dinero. La página vuelve con la ventana de cancelación abierta y el motivo a la vista, para que pueda escribir la cifra de nuevo. Lo mismo ocurre con un importe mayor que la reserva (o, al cancelar un evento entero, mayor que cualquiera de sus reservas). FullClass nunca lo redondea a cero en silencio ni lo sube al importe total. Una cancelación es definitiva y envía un correo a cada cliente, así que no se hace con una cifra que no se ha podido leer.
• Crédito cancela la reserva sin devolver dinero. En su lugar, envía al cliente por correo una tarjeta regalo por lo que pagó. Es el mismo crédito que su política de cancelación da a un cliente que cancela dentro de un periodo de crédito. Cuando su política da crédito, la ventana de cancelación se abre con esta opción elegida. Solo aparece cuando la reserva ya está pagada, porque antes no hay nada que acreditar.
• Los saldos de las tarjetas regalo vuelven a la tarjeta cuando cancela o reembolsa. Un reembolso total devuelve todas las tarjetas. Un reembolso parcial va primero a la tarjeta regalo, hasta el importe que escriba, y solo lo que queda vuelve al pago con tarjeta. Una reserva pagada con un bono de clases solo se puede reembolsar por completo, porque el uso de un bono no se puede devolver en parte.
• Cuando cancela un evento entero, el reembolso que elige es el total que recupera cada cliente, y va primero a su tarjeta regalo. Una reserva pagada con un bono de clases recupera el bono entero siempre que dé algún reembolso.
• Cuando cancela un evento entero o una compra de curso, la cancelación se hace aunque Stripe o Square rechacen un reembolso con tarjeta. La página del evento o de la compra muestra entonces cada cliente sin reembolsar, con el importe y el motivo, para que le reembolse a mano. Si se avisa a los clientes por correo, el correo solo menciona el dinero que sí se devolvió.
• Los recuentos de uso de los códigos promocionales vuelven a bajar cuando se cancelan reservas.
• Un reembolso por sí solo no libera la plaza. Una reserva reembolsada (total o parcialmente) o disputada sigue confirmada y conserva su plaza hasta que alguien la cancele. Así su lista de asistentes sigue siendo correcta hasta que usted decida que el cliente no va a venir. La plaza solo se libera cuando usted cancela la reserva. Esto vale también para un reembolso hecho en su panel de Stripe o Square.

Reenviar un correo de confirmación

• Si un cliente dice que nunca recibió su confirmación, abra la reserva. En el menú Gestionar, elija Reenviar correo.
• El correo nuevo es igual que el primero. FullClass vuelve a crear a partir de la reserva el recibo PDF, la invitación de calendario y (si lo usa) el código QR de registro de llegada.
• Se envía a la dirección de correo que consta ahora en la reserva. Para corregir una dirección mal escrita, edite primero la reserva y después reenvíe.
• Puede reenviar para cualquier reserva activa. La opción se oculta en cuanto una reserva se cancela, y no se puede enviar si la reserva no tiene dirección de correo. Cada reenvío queda guardado en el registro de actividad.

Cuándo se envía el recibo. Se envía un recibo una vez cobrado el dinero. Una reserva pagada en línea lo recibe con su confirmación. Una reserva que el cliente pagará en su estudio todavía no tiene nada que justificar, así que su confirmación no lo lleva. En su lugar, el recibo acompaña al correo «Pago recibido» cuando usted registra el pago. Muestra lo pagado y lo que aún se debe. Las reservas gratuitas y de cortesía no reciben recibo. Un curso pagado recibe un solo recibo por todo el curso con su confirmación. Un curso que el cliente paga en su estudio recibe su recibo por todo el curso con el correo «Pago recibido», cuando usted registra el pago. Una tarjeta regalo o un bono de clases comprado con tarjeta recibe su recibo en el correo de recibo de compra. Cuando una cancelación devuelve dinero, el correo de cancelación vuelve a llevar el recibo, con el reembolso debajo del pago original. Una cancelación que no reembolsa nada, o que da crédito en su lugar, no envía recibo.

Recibos de Stripe

Si cobra con Stripe, Stripe puede enviar a su cliente su propio recibo por el pago con tarjeta. Es algo aparte de la confirmación de reserva que envía FullClass, así que supone dos correos por reserva. Por eso viene desactivado. Sus clientes solo reciben la confirmación de FullClass, que ya lleva el recibo detallado con su marca.

• Para activarlo, vaya a Configuración → Pagos y marque Enviar también el recibo de Stripe. La opción solo aparece si cobra con Stripe.
• Square no se ve afectado. Square no envía ningún recibo por correo para las reservas en línea, así que no hay nada que desactivar. Si quiere que un cliente reciba uno, envíelo desde su panel de Square.