Reservas y pagos

Gestionar reservas desde la administración

La lista de reservas

Reservas se abre en Por evento y Próximas. Ve sus clases y eventos aún por celebrarse, el más cercano primero, cada uno con las personas que han reservado.

El encabezado de cada evento muestra cuánto se ha llenado, con la misma barra que la lista de eventos. Si su rol incluye Informes, también muestra lo que cobró el evento. Es el dinero recibido, menos los reembolsos. No cuenta las tarjetas regalo (contadas cuando se vendió la tarjeta) ni las reservas de cortesía. Lo que pagaron las tarjetas regalo por el evento aparece al lado, como en la lista de eventos. Un evento que se está celebrando ahora se marca como En curso.
Cada evento muestra sus primeras 8 reservas. Haga clic en Mostrar N reservas más debajo, o en Ver evento en su encabezado, para abrir la página del evento con todas las personas.
Cada página tiene 10 eventos, así que un evento nunca se divide entre dos páginas.
Pasadas muestra los eventos que ya terminaron, el más reciente primero. La búsqueda y los filtros de estado y de pago funcionan tanto en Próximas como en Pasadas.
Todas las reservas es una tabla con todas las reservas, una fila por reserva. Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar por ella.
Una reserva pagada simplemente indica que está pagada, y cualquier otro estado lleva una insignia. Así destacan las reservas sin pagar y las reembolsadas.

Opciones de reserva desde la administración

Elija el evento y cuántas plazas reservar.
Si todavía no tiene ningún evento, pasado o próximo, en el que reservar, Nueva reserva muestra un botón para añadir un evento en lugar del formulario.
Elija un cliente existente, o añada uno nuevo mientras reserva.
Indique si el cliente aceptó recibir correos de marketing y cómo le conoció. Añada cualquier nota sobre la reserva o el cliente.
Introduzca un código promocional y compruebe el descuento antes de confirmar.
Aplique una o varias tarjetas regalo o bonos de clases. Los bonos de clases pagan primero las plazas, y después el saldo de las tarjetas regalo paga lo que queda. Lo que aún se deba se paga de otra forma.
Añada los complementos que quiera. Cada complemento puede limitarse a uno por persona o uno por reserva, o no tener límite.
Si la clase necesita una exención o una política de cancelación, marque la casilla para confirmar que el cliente la ha aceptado.
Elija un Método de pago. Las opciones son tarjeta, efectivo, cheque, transferencia bancaria, Aún no pagado (pago en el lugar) y Vendido en otro sitio. Para una plaza gratuita (alguien del personal o un invitado), marque la casilla que confirma que la reserva no necesita pago.
Algunos clientes reservan y pagan en otro sitio, como un marketplace que vende sus clases. Para ellos, elija Vendido en otro sitio y escriba el nombre del sitio. El precio se registra como pagado, así que sus informes de ingresos e impuestos lo cuentan. El informe de ingresos muestra una tabla Vendido en otros sitios por nombre de sitio. Las ventas de Eventbrite pueden llegar así por sí solas. Consulte Eventbrite.
Enviar una confirmación por correo al cliente está marcado salvo que lo desmarque. Al elegir Vendido en otro sitio, se desmarca solo. Cuando está desmarcado, FullClass no envía a ese cliente confirmación, recordatorio ni petición de reseña para la reserva, porque el sitio donde reservó ya se ha puesto en contacto con él. Puede enviar la confirmación más tarde desde la página de la reserva.
Si el evento está completo pero quiere hacer sitio a alguien, marque Omitir el límite de plazas. Hágalo solo cuando esté seguro de que hay sitio.
FullClass calcula el total por usted (plazas, complementos, impuestos y cualquier descuento) y lo muestra antes de que confirme. Nunca escribe el importe. Si sus precios incluyen impuestos, el impuesto aparece bajo el total en una línea incluido.

Anote el motivo. Las plazas gratuitas y hacer sitio a alguien en una clase completa son útiles en recepción. Pero añada siempre una nota que explique por qué. Evita confusiones cuando revise sus informes más adelante.

Registrar un pago presencial

Cuando un cliente paga en persona, abra la reserva y use Registrar pago presencial. Es habitual después de que haya reservado con Pagar en el lugar. Elija cómo pagó (efectivo, tarjeta, cheque, transferencia bancaria u otro) y confirme. Puede cambiar el importe, o dejarlo en blanco para saldar todo lo pendiente. Si usa Square, el pago también se registra en Square (como efectivo o como pago externo), para que sus registros de Square cuadren. El pago se añade a la reserva. En cuanto se cubre el saldo, la reserva pasa a Pagado. El botón solo aparece mientras una reserva sigue debiendo dinero. Un curso se paga entero. Abra la compra del curso y use Registrar pago presencial allí, o en cualquiera de las reservas de sus sesiones. Un importe en blanco salda todas las sesiones a la vez.

Registrar el pago es la única forma de marcar una reserva como pagada. Al editar la nota de una reserva, la lista Estado del pago solo ofrece Pendiente y Fallido. Es porque una reserva marcada como pagada sin un pago no tiene ningún importe detrás. El recibo, los totales de efectivo y los informes la dejarían fuera.

El cliente recibe un recibo. Al registrar el pago, se le envía por correo el importe, la fecha y si aún queda algo pendiente. Así, un cliente que paga en la puerta lo tiene por escrito, y usted no tiene que enviar nada. Si solo pagó parte del saldo, el correo indica lo que queda. No le dice que la reserva está saldada. El desglose completo del precio sigue en su página de la reserva, a la que enlaza el correo.

Aplicar una tarjeta regalo a una reserva existente

A veces un cliente trae una tarjeta regalo cuando la reserva ya está hecha. Abra la reserva y use Aplicar una tarjeta regalo. Puede introducir varios códigos a la vez, separados por comas o espacios.

Lo que ocurre después depende de si la reserva se ha pagado.

Aún debe dinero (una reserva con pago en el local, o una reserva sin pagar hecha en la administración). La tarjeta se descuenta directamente del saldo. No se reembolsa nada, porque no se cobró nada. La reserva pasa a Pagado en cuanto la tarjeta cubre todo el saldo.
Pagada en línea. La tarjeta sustituye dinero que usted ya cobró. Así que ese importe se reembolsa solo, por el mismo medio con el que pagó el cliente.
Pagada en efectivo, con cheque o por transferencia. El importe queda registrado en la reserva, pero no se puede enviar ningún reembolso, porque no hay tarjeta ni cuenta a la que devolverlo. Tiene que devolver ese dinero usted mismo. El mensaje que ve en pantalla lo indica, y el registro de actividad lo anota como debido.
Pagada en parte. La tarjeta paga primero lo que aún se debe. Solo se reembolsa lo que sobra. Es a propósito, para que una reserva nunca reembolse más de lo que cobró.

Una tarjeta regalo con saldo paga hasta lo que aún esté sin pagar. Un bono de clases paga una plaza entera, incluida su parte de cualquier descuento e impuesto. Un bono de clases nunca paga complementos. No puede aplicar una tarjeta regalo a una reserva de cortesía, porque no debe nada ni cobró nada.

Se avisa al cliente por correo. Al aplicar una tarjeta regalo, se le envía un mensaje sobre lo que pasó con su dinero. Indica el saldo que usted saldó, el importe reembolsado a su tarjeta o el importe que usted le debe por una reserva que pagó en efectivo. Un solo correo cubre todo lo que aplicó a la vez, sean cuantos sean los códigos que introdujo. Los códigos de las tarjetas regalo nunca aparecen en el correo, porque quien reservó no siempre es quien tiene la tarjeta.

Mover una reserva a otro evento

Puede que tenga que anular una clase porque reservaron muy pocas personas, o que un cliente pida otra fecha. Abra la reserva y use Cambiar de evento. Elija el nuevo evento, indique cómo gestionará cualquier diferencia de precio y confirme. Las plazas se liberan en el evento anterior y se ocupan en el nuevo en un solo paso, así que ninguno de los dos se sobrevende. La parte superior de la página muestra el cambio, con el evento actual junto al de destino. Le avisa cuando el cambio ocuparía las últimas plazas del nuevo evento.

La lista ofrece todos los eventos próximos con sitio para la reserva completa, no solo otras fechas de la misma clase. Las otras fechas de la clase actual van primero. Todo lo demás sigue bajo Otras clases, y cada una de esas filas lleva la etiqueta Otra clase, para que nunca mueva a alguien a otra clase por error. No se ofrecen los eventos que forman parte de un curso, los cancelados ni los que tienen precio en otra moneda.

Una diferencia de precio se avisa, no se cobra. Cada evento de la lista muestra lo que sumaría o restaría a esta reserva. Si elige uno con un precio distinto, aparece un aviso encima del botón antes de que confirme. Esa cifra compara los precios de los dos eventos tal como los introdujo. No lleva impuestos y va antes de cualquier descuento de la reserva, porque un cambio nunca modifica el precio de la reserva. El cambio en sí nunca mueve dinero. Costar más y costar menos se gestionan de forma distinta, como se explica a continuación.

Cuando el nuevo evento cuesta más, no puede cobrar la diferencia en línea. Ni en esa pantalla ni más tarde desde la reserva. Un cambio nunca modifica el precio de la reserva, así que no aparece ningún saldo contra el que cobrar un pago. Tampoco se cobra nada a la tarjeta con la que pagaron. Tiene que cobrar la diferencia en persona, que es lo que registra Cobrar en persona. Si el cliente necesita pagar en línea, no haga el cambio. Cancele esta reserva con reembolso, y deje que reserve el nuevo evento por su cuenta, a su propio precio, con su proceso de pago habitual. El aviso tiene un enlace directo a la reserva para que pueda hacerlo.

Cuando el nuevo evento cuesta menos, use Ajustar el precio en la reserva. Así se devuelve la diferencia a la tarjeta con la que pagaron. También puede devolverla en persona.

En ambos casos, usted registra cómo lo resolvió. La página solo ofrece las respuestas que encajan. Cuando el nuevo evento cuesta más, puede elegir Cobrar en persona o Condonar (usted asume la diferencia). Cuando cuesta menos, puede elegir Reembolsar o Condonar. Cuando los precios coinciden, no hay nada que responder. Su elección, el importe y cualquier motivo que escriba quedan en el registro de actividad.

Lo que un cambio no se lleva consigo. Mover a alguien a otra clase deja algunas cosas tal como estaban. La página muestra las que afectan al evento que eligió, bajo Compruebe esto antes de mover la reserva. Ninguna impide el cambio, porque siempre tiene que poder vaciar una clase que ha anulado.

Los complementos siguen en la reserva. El cliente los pagó al precio que pagó. Así que no se cobra ni se reembolsa nada, y la línea sigue en su recibo. Si la nueva clase no vende ese complemento, la página lo nombra. Seguirá apareciendo en la lista de asistentes de la nueva clase, y alguien tiene que decidir qué se entrega.
Las exenciones no acompañan a la reserva. Una exención pertenece a una clase, así que un cliente movido a otra clase puede no haber firmado lo que esa clase pide. La página nombra cualquier exención que le falte. Consiga su firma antes de la clase y guárdela con sus registros. FullClass todavía no puede registrar una exención firmada fuera del proceso de pago. Si cambió una exención después de que la firmara, cuenta como no firmada, igual que en el proceso de pago.
El impuesto no se vuelve a calcular. Los tipos impositivos dependen de la ubicación del evento. Así que un evento en otra ubicación, o uno marcado como exento, tributa de forma distinta al que tiene ahora. La reserva conserva el impuesto que se le cobró. La página se lo indica, para que no se quede con una cifra solo aproximada.

Se avisa al cliente por correo del cambio, con la fecha anterior tachada junto a la nueva. Cuando el cambio es a otra clase, el correo nombra las dos. Así, alguien que reservó una clase y ahora tiene plaza en otra lo ve enseguida. No se presentará esperando la clase que reservó al principio.

El correo lleva además un archivo de calendario que mueve la reserva en su calendario. Actualiza la entrada que creó su confirmación, en lugar de añadir una segunda. La fecha anterior desaparece y el recordatorio se mueve con ella, así que no se queda con dos entradas sin saber cuál vale. Eso sí, tiene que abrir el archivo para que su calendario recoja el cambio.

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