Programar eventos

Campos y opciones de un evento

• Nombre del evento (opcional). Dé a una fecha su propio nombre. Sustituye al nombre de la clase en su página de reservas. Por ejemplo, una clase de cocina italiana puede celebrarse una noche como taller de pizza y cannoli. Déjelo en blanco para usar el nombre de la clase. Los eventos privados siempre aparecen como Evento privado, escriba lo que escriba aquí.
• Programación. Elija la clase, la fecha, las horas de inicio y fin, el instructor y la ubicación. Las horas se muestran en la zona horaria de la ubicación. Todo evento necesita una ubicación, así que elija un lugar presencial o una reunión en línea.
• Aforo. Indique cuántas plazas tiene el evento y el máximo de plazas que puede tener una reserva. El evento también muestra cuántas plazas quedan y cuántas reservas tiene. Si la ubicación tiene un aforo máximo y su evento tiene más plazas, el formulario le avisa. Marque la excepción para programarlo igualmente.
• Precio e impuestos. Un evento usa el precio de la clase salvo que le ponga uno propio. También puede marcar un evento como exento de impuestos. Si deja el precio por plaza vacío o lo pone en 0, FullClass comprueba que es lo que quiere. Marque Sí, este evento se puede reservar gratis o el evento no se guardará. Un tramo de precio por grupo en 0 hace la misma pregunta, porque un grupo lo bastante grande para llegar a ese tramo reservaría gratis.
• Precio por grupo (opcional). Añada tramos debajo del precio para cobrar menos por plaza a los grupos más grandes. Por ejemplo, 1 plaza cuesta 95 $, 2 o más plazas cuestan 90 $ cada una, y 3 o más cuestan 85 $ cada una. El precio por plaza es el precio de una plaza. Cada tramo fija el precio por plaza a partir de ese número de plazas. Defina tramos predeterminados en la clase y cada evento nuevo empieza con ellos, y aun así puede cambiarlos en cada evento. Los clientes ven cómo cambian el precio por plaza y su ahorro al elegir cuántas plazas quieren. Los códigos promocionales y las tarjetas regalo se siguen aplicando encima. Aparece un aviso ámbar bajo los tramos si un tramo cuesta más por plaza que una sola plaza, o necesita más plazas de las que tiene el evento. Puede guardar igualmente, pero solo después de marcar Lo entiendo y quiero guardar estos precios de grupo de todos modos.
• Opciones de precio. Cuando la clase se vende a precios con nombre (como Adulto y Niño), cada evento tiene su propia copia. Cambie un precio en un evento y solo cambia ese evento. Por ejemplo, puede bajarlo cuando un evento no se está llenando. Las plazas ya reservadas mantienen el precio al que se vendieron.
• Visibilidad. Un evento puede ser público, estar oculto del calendario público, no listado, privado, cancelado o restaurado. Cada opción cambia dónde aparece el evento y si la gente puede reservarlo.
• Pausa de reservas. Detenga durante un tiempo las reservas nuevas de un evento, sin cancelarlo ni ocultarlo. Use el menú Gestionar de la página del evento. La clase sigue en su página de reservas con la etiqueta Reservas en pausa en lugar del botón Reservar.
• Plazos de reserva. Indique cuándo se abren y se cierran las reservas de un evento, en lugar de los ajustes de la clase. Sirve para lanzamientos especiales, un cierre tardío o fechas solo por invitación.
• Instrucciones puntuales. Cambie la hora de llegada o el correo del instructor solo para este evento, así puede dar instrucciones puntuales.
• La página del evento. La parte superior muestra cuántas plazas están reservadas y cuántas quedan, con una barra que se llena con cada reserva. Debajo aparece lo siguiente que necesita el evento. Mientras está a la venta, son las plazas que quedan, con botones para copiar el enlace de reserva o añadir una reserva. Cuando está completo, le lleva a la lista de espera o le propone aumentar la capacidad. El día del evento, muestra cuántas personas se han registrado. Más abajo hay pestañas con los datos del evento, sus reservas, su lista de espera y sus reglas de reserva. Al lado, Enlace de reserva contiene el enlace que abre su página de reservas directamente en este evento, listo para copiar y enviar. El día del evento imprime la lista de asistentes y abre el registro de asistencia.
• Plazas actualizadas en vivo. Los recuentos de plazas de su administración se actualizan solos mientras la gente reserva.

Pausar las reservas (cuando no está seguro de que se hará). Abra el evento y elija Acciones → Pausar las reservas. La clase sigue en su página de reservas con su nombre y su precio habituales. Muestra la etiqueta Reservas en pausa y ningún botón Reservar. Los clientes ven que sigue en su calendario, solo que ahora mismo no está abierta a reservas. Úselo cuando el instructor esté enfermo, el local no haya confirmado o el tiempo empeore. Sirve para cualquier caso en que aún pueda impartir la clase y no quiera cancelarla.

La pausa solo detiene las reservas nuevas. El evento se sigue celebrando. Quienes ya han reservado conservan su plaza y siguen recibiendo sus recordatorios, y no se reembolsa nada. Usted puede seguir añadiendo una reserva en la administración, algo práctico para quien llama por teléfono. La lista de espera está cerrada mientras el evento está en pausa, así nadie se apunta a una fila a la que no va a llamar. Elija Acciones → Reanudar las reservas para volver a vender. Su registro de actividad anota quién lo pausó y cuándo.

¿Por qué no ocultarlo o poner las plazas a cero? Ocultar un evento lo quita de su calendario, y un cliente lo entiende como «esa clase se canceló». Poner las plazas a cero muestra Agotado, que es otro mensaje que usted no quería dar. Solo la pausa dice la verdad. La clase sigue en pie, pero ahora mismo no se puede reservar.

Eventos no listados (de prueba o por invitación). Marque No listado en la sección Visibilidad del evento. El evento queda fuera de su widget de reserva, pero cualquiera a quien envíe el enlace puede reservarlo. El enlace directo es https://YOUR-BOOKING-PAGE/?fc_event=EVENT_ID. Encontrará el ID del evento en la barra de direcciones de su navegador cuando abra el evento en la administración. Úselo para un evento de prueba barato, para comprobar de principio a fin que los pagos y los correos de confirmación funcionan. También sirve para una sesión por invitación que envía a un grupo.

Eventos privados. Un evento privado vende un evento entero a un solo cliente. Haga clic en Nuevo evento privado en la página de Eventos. Una sola página configura a la vez el evento (clase, lugar, fecha y hora, instructor) y el presupuesto del cliente, y al guardar se crean los dos. También puede partir de un evento existente con Vender como evento privado. En ambos casos el evento es privado desde el principio, así el público nunca puede reservarlo mientras prepara el presupuesto. Escriba el nombre del cliente, que puede ser una empresa o la persona que organiza. Añada una persona de contacto si es otra, con su correo y su teléfono. También puede añadir una dirección de facturación. Luego indique el número de personas, el precio, los impuestos y una propina (un importe fijo o un porcentaje del subtotal), además de un depósito y la fecha en que vence el saldo. El precio puede ser una tarifa por persona o un precio fijo para todo el evento, así que elija cuál junto al campo. Un precio fijo sirve cuando pone precio a la sala, no a cada persona. Nunca se convierte en una tarifa por persona en el presupuesto ni en la factura. El número de personas y el precio por persona pasan a ser el aforo y el precio del evento. Si cambia la clase después, FullClass conserva el número de personas, el precio, el lugar y el instructor que indicó. Una ventana le pide primero que lo confirme y muestra exactamente qué conserva. Así, cambiar a la clase que pidió un cliente nunca cambia el precio de un presupuesto ya acordado. Si elige Cancelar en esa ventana, vuelve la clase anterior. El presupuesto se guarda como borrador. No se envía nada por correo hasta que lo revise y haga clic en Enviar correo de revisión. Entonces el contacto recibe un enlace, con su identidad de marca, donde puede ver el desglose completo y pagar el depósito en línea.

Enviar el presupuesto desde su propio correo. Puede que quiera que el presupuesto salga de usted, no de FullClass. En ese caso, use Enviar enlace en el pedido (o Enviar desde mi correo en la página que ve justo después de crearlo). Su propia aplicación de correo se abre con el mensaje ya escrito. Incluye el enlace de revisión y pago, el depósito y su fecha de vencimiento, y el saldo y su fecha de vencimiento. Un presupuesto sin depósito muestra el importe total en su lugar. El mensaje está en el idioma en que vende su página de reservas, no en el idioma en que usted lee la administración. Así el cliente lo recibe en su propio idioma, lo envíe quien lo envíe. No se envía nada hasta que pulse enviar, y puede cambiar el mensaje antes.

Referencia del pedido y recibos. Cada pedido de evento privado recibe una referencia corta, como PE-K7M3QX. Aparece en los PDF del presupuesto y de la factura, en la página de pago, en la ficha del pedido en la administración y en cada correo que recibe el cliente. El cliente puede darla cuando llame o pague por transferencia bancaria. Cada pago envía al cliente un recibo por correo con la factura adjunta en PDF. Cuando el pedido está pagado por completo, ese PDF se titula Recibo. Detalla el evento, cada línea de precio con su impuesto, cada pago con su fecha y su método, y a quién se facturó. Si ha indicado su número de registro fiscal en Configuración → General, también se imprime en cada recibo, presupuesto y factura. Lo mismo ocurre con su Nota fiscal en los recibos, si ha escrito una allí. Esa nota también aparece en el correo del recibo de pago.

La página del pedido. La parte superior del pedido muestra el total, lo que se ha pagado y lo que queda, con lo siguiente que hay que hacer al lado. Debajo hay cuatro pestañas. Resumen es el calendario de pagos, donde cada pago muestra el día en que se pagó y cómo, en cuanto llega. También muestra el evento, el tamaño del grupo y los extras. En la página del evento añade el instructor y la ubicación, y ocupa el lugar de los datos y las reservas del evento, ya que un evento privado no tiene plazas que vender. Presupuesto desglosa el precio, con los PDF del presupuesto y de la factura y lo que el cliente ve en su página de pago. Pagos lista todos los pagos, y es donde registra un pago recibido en mano o un reembolso. Correos lista los correos de pago que aún faltan, con los interruptores para pausarlos. En la página propia del pedido también lista los correos ya enviados. Los datos del cliente, el enlace para revisar y pagar, los correos que puede enviar y sus notas internas están al lado de las pestañas. Puede editar las notas ahí mismo. Para cambiar el pedido o cancelarlo, abra el menú Gestionar de la parte superior de la página. Está tanto en la página propia del pedido como en la página del evento.

Extras que elige el cliente. Cada extra del presupuesto tiene un ajuste Quién decide. Incluido en el presupuesto es un cargo normal. El cliente elige en la página de pago ofrece el extra en su lugar. Aparece con su precio en la página de pago, en el correo de revisión y en el PDF del presupuesto. Queda fuera del total hasta que el cliente lo marca. Cuando guarda su elección, el total se actualiza y los extras que añadió van al saldo. El depósito que usted presupuestó no cambia. La elección se bloquea cuando se paga el depósito. Después, cambie un extra con Editar en el pedido. Allí, Opcional, y elegido registra un sí que el cliente le dio por teléfono.

Cobrar con el enlace. El enlace de pago cobra con tarjeta a través de la cuenta de pago que conectó en Configuración → Pagos, Square o Stripe. Hasta que termine de conectar una, el enlace sigue mostrando el presupuesto y el PDF, pero el cliente no puede pagar con él. Acuerde con el cliente una transferencia bancaria o un cheque, y luego regístrelo con Registrar pago en el pedido. El cliente paga el importe del presupuesto y nada más. Si quiere cubrir la comisión de la tarjeta, inclúyala en el precio que presupuesta.

Reembolsar un evento privado. Para devolver dinero, primero reembolse al comprador en Square o Stripe (o a mano). Luego abra el pedido y use Registrar un reembolso, así sus informes dejan de contar ese dinero. Hágalo en lugar de cancelar siempre que se haya pagado algo. Cancelar quita la venta entera de sus informes de ingresos e impuestos, incluso un depósito que se quedó. Así, un cliente que se retira tarde y pierde su depósito aparecería como si no hubiera gastado nada. Un reembolso registra exactamente lo que se devolvió, así sus informes muestran lo que de verdad ganó. Escriba el importe que el comprador recibió de verdad, como aparece en Square o Stripe. Puede reembolsar hasta lo que ha pagado. En un evento privado pagado solo en parte, eso es el depósito, no el presupuesto completo. Luego indique cómo se devolvió el dinero. Elija Con tarjeta si lo reembolsó en Square o Stripe, o A mano para efectivo, una transferencia electrónica o un cheque. Un reembolso con tarjeta puede llegar hasta lo pagado con tarjeta y aún no reembolsado. Un reembolso a mano puede llegar hasta lo pagado a mano y aún no devuelto. El dinero pagado con tarjeta se devuelve a la tarjeta, así que reembólselo en Square o Stripe, aunque el comprador prefiera efectivo. Cuando no queda nada que devolver de una forma, esa opción aparece en gris y explica por qué.

Ver y detener los correos de pago. La página del pedido tiene un panel Correos programados. Muestra cada correo de pago automático que aún falta, con el día en que sale y quién lo recibe. Debajo, el panel Correos enviados muestra lo que ya se envió. Dos interruptores bajo el panel detienen cada lado. Use Pausar los recordatorios de pago al cliente cuando ya haya acordado un pago con el cliente. Use Pausar los avisos de retraso a su equipo cuando usted mismo esté reclamando el pago. La pausa solo detiene estos correos automáticos. Nunca detiene el presupuesto, los recibos ni nada que envíe usted a mano. Los correos en pausa siguen en la lista, así puede ver lo que desactivó antes de volver a activarlo. Cuando no hay nada programado, el panel explica por qué, y vale la pena leerlo. Por ejemplo, un presupuesto guardado sin fecha límite de pago no recibe ningún recordatorio.