Conectar Eventbrite

Eventbrite

Solo lo necesita si vende algunas de sus clases en Eventbrite. Puede seguir vendiendo allí y gestionarlo todo desde FullClass. Publique una fecha de clase en Eventbrite desde FullClass, o vincule un evento de Eventbrite que haya creado usted. Cada pedido de Eventbrite llega entonces aquí como una reserva. La reserva ocupa sus plazas, así que FullClass nunca vende esos sitios dos veces. Sus informes incluyen lo que vendió en Eventbrite.

FullClass nunca cobra ni envía dinero por un pedido de Eventbrite. El comprador paga a Eventbrite, y los reembolsos se hacen en Eventbrite.

Conectar

1. Vaya a Configuración → Integraciones → Eventbrite. Solo el propietario de la cuenta puede abrirla.
2. Pulse Conectar Eventbrite, inicie sesión en Eventbrite y autorice a FullClass. Vuelve a la misma página, ya conectada.
3. No hay nada que copiar ni pegar. FullClass pide por su cuenta a Eventbrite que le avise de los pedidos nuevos.

Puede que la página indique que Eventbrite no permitió que FullClass vigile los pedidos nuevos. Los pedidos siguen llegando, pero en el plazo de una hora en lugar de en segundos. Desconectar y volver a conectar suele solucionarlo. También puede que la página indique que Eventbrite dejó de aceptar la conexión. Esto ocurre tras un cambio de contraseña, o cuando se quita la aplicación en Eventbrite. En ese caso, pulse Volver a conectar Eventbrite.

Si indica que la cuenta de Eventbrite aún no está preparada para organizar eventos, abra una vez el panel de organizador de Eventbrite con esa cuenta (por ejemplo con Create events en Eventbrite), y después vuelva a conectar.

Publicar fechas de clase en Eventbrite

No tiene que crear cada evento a mano en Eventbrite. En su lugar, publique allí sus fechas de clase desde FullClass. FullClass crea el evento de Eventbrite, lo vincula con la fecha de clase y lo mantiene al día.

1. En Configuración → Integraciones → Eventbrite, busque Publicar fechas de clase en Eventbrite.
2. Marque las fechas de clase que quiere publicar. Para una clase que se repite, marque cada fecha que quiera en Eventbrite. Cada una se convierte en su propio evento de Eventbrite.
3. En Plazas para Eventbrite, indique cuántas plazas de cada fecha puede vender Eventbrite, por ejemplo 6 de 12. Déjelo vacío para dar a Eventbrite la mitad de las plazas que quedan.
4. En Eventbrite deja de vender, elija cuándo terminan las ventas en Eventbrite. Las opciones son 1 hora, 1 día, 2 días o 1 semana antes de la clase. 1 día se elige por usted.
5. Pulse Publicar en Eventbrite.

O hágalo al añadir la fecha. En la página de nuevo evento, abra Eventbrite en Más ajustes, marque Poner también a la venta en Eventbrite e indique cuántas plazas puede vender. En un evento que se repite, cada fecha va a Eventbrite. Las ventas terminan el día antes de la clase.

Eventbrite recibe el nombre de la clase (o el título propio de la fecha), la descripción de la clase y su primera imagen. También recibe el nombre y la dirección de la ubicación (o un evento en línea para una ubicación en línea), la hora de inicio y de fin en la zona horaria de la ubicación, y el precio por plaza de la fecha. Una clase gratuita se convierte en una entrada gratuita. El evento es público en Eventbrite. Las comisiones, los impuestos y los ajustes de cobro propios de Eventbrite se quedan como los configuró en Eventbrite.

Impuestos y pagos (evento de plantilla)

Eventbrite no permite que FullClass configure los impuestos ni los pagos de un evento. En Canadá, Eventbrite no pone a la venta un evento de pago sin configurar los impuestos. Así que configúrelos una vez en un evento de plantilla (un evento del que se hacen copias), y cada fecha que publique los recibe.

1. En Eventbrite, cree un evento para esto. Puede quedarse como borrador sin publicar. Dele una entrada de pago en la misma moneda que sus clases.
2. En ese evento, abra Event Finances → Tax Settings, responda a las preguntas sobre impuestos y guarde. Configure también sus ajustes de cobro y de reembolso como quiera.
3. En Configuración → Integraciones → Eventbrite, en Evento de plantilla para impuestos y pagos, elija ese evento y pulse Guardar.

A partir de entonces, FullClass crea cada fecha de clase como una copia de la plantilla. Así, tiene los ajustes de impuestos, de cobro y de reembolso de la plantilla. Todo lo demás viene de la clase, como se explica arriba. Una clase sin imagen recibe la imagen de la plantilla. La moneda de la plantilla tiene que coincidir con la de la fecha de clase, o FullClass no publica la fecha. No publique la plantilla en sí.

Las plazas que da a Eventbrite

Las plazas que da a Eventbrite se guardan para Eventbrite al momento, así que su propia página de reservas ofrece esa cantidad menos. Cuando alguien compra en Eventbrite, una de esas plazas guardadas se convierte en su reserva. El número que ofrece su propia página de reservas no cambia. Como los dos sitios nunca venden las mismas plazas, una clase publicada no puede superar su aforo.

Cuando Eventbrite deja de vender, las plazas que no vendió vuelven a ponerse a la venta solas en su propia página de reservas, unos minutos después. Una entrada reembolsada en Eventbrite antes de ese momento vuelve a la parte de Eventbrite.

El personal todavía puede reservar a mano una plaza guardada desde Reservas → Nueva reserva marcando Omitir el límite de plazas.

Cambiar o retirar una fecha publicada

• Cada fecha publicada en Eventos vinculados muestra si está a la venta, y cuántas plazas de Eventbrite se han vendido o siguen guardadas. También tiene un enlace Ver en Eventbrite.
• Para dar a Eventbrite más o menos plazas, cambie Plazas para Eventbrite en esa fecha y pulse Guardar. No puede bajar de lo que Eventbrite ya vendió, ni pasar de las plazas que tiene libres.
• Los cambios que hace en FullClass llegan a Eventbrite cuando los guarda. Esto incluye el nombre, la descripción y la imagen de la clase, y el título, la hora, la ubicación y el precio de la fecha. Si mueve la clase, también se mueve el momento en que Eventbrite deja de vender.
• Eventbrite no permite cambiar el precio una vez que se ha vendido allí una entrada. Si cambia el precio después, Eventbrite sigue vendiendo al precio anterior y la página se lo indica. Cámbielo en Eventbrite si lo necesita.
• Retirar de Eventbrite quita la fecha de Eventbrite y mantiene la clase. Si Eventbrite no tiene pedidos para ella, el evento de Eventbrite se elimina y puede volver a publicar la fecha más adelante. Si tiene pedidos, Eventbrite deja de vender, sus plazas sin vender vuelven a usted, y los pedidos que tiene se siguen sincronizando.
• Si la fecha de clase no tiene pedidos de Eventbrite, al cancelarla en FullClass también se cancela en Eventbrite. Eventbrite no deja cancelar un evento con pedidos hasta que se reembolsan, así que FullClass detiene sus ventas en su lugar. Reembolse a esos compradores en Eventbrite y después cancele el evento allí.

A veces Eventbrite crea el evento pero no lo pone a la venta. La fecha aparece entonces como borrador con el motivo de Eventbrite. En una cuenta nueva de Eventbrite, lo habitual es que Eventbrite quiera verificar primero su número de teléfono. Lo pide en la página de publicación del evento. Verifíquelo allí y publique el evento, o espere, porque FullClass lo vuelve a intentar en el plazo de una hora. Mientras tanto, sus plazas siguen guardadas para Eventbrite, así que retire la fecha de Eventbrite si cambia de opinión.

Las fechas de clase que puede publicar son las mismas que puede vincular (vea la lista más abajo).

Vincular sus eventos

Use esto para los eventos que creó usted en Eventbrite. La página muestra sus próximos eventos de Eventbrite. Para cada uno, elija la fecha de clase de FullClass a la que corresponde y pulse Vincular. Una fecha de clase que empieza a la misma hora se elige por usted. Al vincularlo, los pedidos que el evento ya tiene llegan como reservas, y la página le indica cuántos.

• Cada evento de Eventbrite se vincula con una sola fecha de clase, y cada fecha de clase con un solo evento de Eventbrite.
• Una serie recurrente de Eventbrite muestra cada fecha por separado, así que vincule cada fecha con su propia fecha de clase.
• Algunas fechas de clase no se pueden vincular ni publicar. Son las fechas que ya han empezado o están canceladas, las sesiones de un curso, los eventos privados y las clases con opciones de precio. Una fecha sin plazas libres no se puede publicar, ni tampoco una cuya ubicación no tenga dirección, porque Eventbrite necesita una dirección para el lugar.
• FullClass ajusta cuántas entradas puede vender el evento en Eventbrite a las plazas que quedan aquí. En menos de un minuto tras una reserva con usted, el límite de Eventbrite baja en la misma medida, y vuelve a subir cuando se libera una plaza. Nunca supera un límite que usted haya fijado en Eventbrite. Cuando la clase está completa aquí, FullClass oculta las entradas del evento en Eventbrite, así que deja de vender, y las vuelve a mostrar cuando se libera una plaza. Las entradas que usted ocultó siguen ocultas. El evento vinculado muestra cuántas entradas más puede vender Eventbrite.
• Desvincular deja de traer los pedidos nuevos de ese evento y le devuelve el límite de entradas que tenía en Eventbrite. Las reservas ya hechas se quedan.

Cómo se mantienen las plazas en equilibrio, con ejemplos

Supongamos que da una clase de pasta con 10 plazas y también la vende con un evento de Eventbrite que creó usted y vinculó aquí.

• Vincula el evento. Nadie ha reservado aún, así que FullClass fija de inmediato en 10 el límite de entradas del evento en Eventbrite.
• Alguien reserva en su web. Toma 3 plazas, así que quedan 7 aquí. En menos de un minuto, el límite de Eventbrite baja a 7.
• Alguien compra en Eventbrite. Compra 2 entradas, y el pedido llega aquí como reserva, lo que deja 5 plazas. Eventbrite ha vendido 2 de sus 7, así que puede vender 5 más, que ya coincide. No hace falta cambiar nada.
• Un cliente cancela aquí. Las 3 plazas de su web quedan libres, así que quedan 8. En menos de un minuto, Eventbrite puede volver a vender 8.
• La clase se llena aquí. Vende las últimas plazas por teléfono. FullClass oculta las entradas del evento en Eventbrite, así que quien abra el evento lo ve no disponible. El evento vinculado aquí indica que las ventas en Eventbrite están detenidas.
• Se vuelve a liberar una plaza. Alguien cancela. En menos de un minuto, FullClass vuelve a mostrar las entradas en Eventbrite, con margen para vender 1.
• Solo ofrece algunas plazas en Eventbrite. Si fija el límite del evento en 4 en Eventbrite, FullClass nunca lo sube por encima de 4. Si después reservan 8 personas aquí y quedan 2 plazas, el límite de Eventbrite baja a 2.
• Ocultó una entrada a propósito. Digamos que el evento tiene una entrada «General» a la venta y una entrada «Equipo» que ocultó usted. Cuando la clase se llena, FullClass oculta «General». Cuando se libera una plaza, vuelve a mostrar «General» y deja «Equipo» oculta.
• Desvincula el evento. FullClass lo deja en Eventbrite como usted lo tenía, con su propio límite (o ninguno) y todas las entradas que ocultó de nuevo visibles. Las reservas ya hechas se mantienen. Desconectar Eventbrite hace lo mismo con cada evento vinculado.
• Los dos sitios venden la última plaza en el mismo minuto. Es raro, pero Eventbrite no le da a FullClass forma de impedirlo. Se mantienen las dos reservas y usted recibe un correo para resolverlo. Vea Cuando una clase supera su aforo.
• Una fecha publicada desde FullClass. Nada de esto se aplica. Las plazas que dio a Eventbrite quedan reservadas para él y no se pueden reservar aquí, así que los dos sitios nunca venden la misma plaza.

Cómo es una reserva de Eventbrite

Cada pedido se convierte en una reserva, registrada igual que una reserva que usted añade a mano con Vendido en otro sitio, con Eventbrite como nombre del sitio.

• El precio registrado es el propio precio de FullClass de su clase, contado como pagado en otro sitio. No intervienen ni Stripe ni Square.
• Sus informes de ingresos e impuestos lo incluyen, y la tabla Vendido en otros sitios del informe de ingresos lo muestra bajo Eventbrite.
• Una entrada gratuita de Eventbrite, o una que un código de descuento dejó gratis, se registra como cortesía, así que no suma nada a los ingresos.
• El comprador pasa a ser uno de sus clientes de FullClass, identificado por su correo. Si ya tiene un cliente con ese correo, la reserva va a su ficha. No se registra consentimiento de marketing para los compradores de Eventbrite.
• Los compradores de Eventbrite no vieron su exención ni sus condiciones de FullClass, así que la reserva no tiene aceptación y el informe de exenciones la muestra sin firmar.

Los pedidos suelen llegar en segundos. FullClass también revisa cada evento vinculado una vez por hora, por si acaso. Así, un pedido del que Eventbrite no nos avisó llega igualmente en el plazo de una hora.

Reembolsos y cancelaciones

Reembolse y cancele los pedidos de Eventbrite en Eventbrite. FullClass refleja automáticamente lo que ocurre allí.

• Si se reembolsa una entrada de varias, esa plaza se quita de la reserva y su parte del precio se registra como reembolsada.
• Si se reembolsa todo el pedido, la reserva se cancela y se registra el reembolso completo.
• Si el pedido se cancela sin reembolso, la reserva se cancela y no se registra ningún reembolso.

Cuando una clase supera su aforo

Esto solo afecta a los eventos de Eventbrite que usted creó y vinculó. FullClass baja cuántas entradas pueden vender en menos de un minuto tras cada reserva con usted, pero Eventbrite no permite hacerlo en el mismo instante. Así que alguien puede comprar en Eventbrite en el mismo minuto en que otra persona reserva la última plaza con usted. La clase puede acabar con más personas que plazas. El pedido de Eventbrite se registra igualmente, porque el comprador ya ha pagado, y la clase muestra 0 plazas libres.

Cuando ocurre, todas las personas que reciben las notificaciones de reservas reciben un correo titulado «Un pedido de Eventbrite superó la capacidad de una clase». Haga sitio en la clase, o reembolse el pedido en Eventbrite.

Si Eventbrite rechaza el cambio de FullClass en el límite de entradas de un evento, el evento vinculado lo indica con el motivo de Eventbrite. Hasta que lo corrija, puede vender plazas que ya no quedan aquí. Baje el límite de entradas del evento en Eventbrite a las plazas que quedan aquí, o desvincule el evento.

Correos a compradores de Eventbrite

Eventbrite ya envía una confirmación al comprador, así que por defecto FullClass no envía nada a los compradores de Eventbrite. No hay confirmación de FullClass, recordatorio de clase ni solicitud de reseña.

Para enviarles también sus recordatorios de clase y solicitudes de reseña, marque Enviar recordatorios de clase y solicitudes de reseña a los compradores de Eventbrite en la página de configuración de Eventbrite y pulse Guardar. Se aplica a las reservas de Eventbrite creadas a partir de ese momento. FullClass nunca envía su propia confirmación para una reserva de Eventbrite.

Límites

• Las entradas añadidas a un pedido de Eventbrite ya existente no se añaden a su reserva. Añada esas plazas a mano.
• Si una entrada se cancela sin reembolso y se reembolsa más tarde en Eventbrite, su plaza se quita pero el reembolso posterior no se registra.
• En un evento de Eventbrite que vinculó usted, FullClass baja su límite de entradas en menos de un minuto tras cada venta aquí, así que una clase vendida en los dos sitios en el mismo minuto todavía puede superar su aforo. El correo de aforo superado existe justo para eso.
• Desconectar deja de traer pedidos nuevos. Las fechas de clase que publicó desde FullClass dejan de venderse en Eventbrite, y sus plazas guardadas vuelven a estar a la venta con usted. Los eventos de Eventbrite que vinculó usted recuperan el límite de entradas que tenían. Las reservas ya hechas desde Eventbrite se quedan, y sus vínculos se conservan para cuando vuelva a conectar.