Clientes, portal, usuarios y seguridad

Fichas de cliente

• Puede añadir clientes a mano o importar una lista entera. También se crea un cliente por usted cuando alguien reserva con una dirección de correo nueva.
• La página de un cliente puede mostrar sus datos de contacto, su historial de reservas, las exenciones firmadas, las compras de tarjetas regalo, si quiere recibir correos de marketing y cómo le conoció. Su cifra de Total gastado es la misma que muestran la lista de clientes y el informe Clientes. Cuenta el dinero que el cliente le pagó, por reservas y por las tarjetas regalo y bonos de clases que compró, menos lo que usted reembolsó. Las reservas sin pagar, fallidas y de cortesía no cuentan. La parte de una reserva pagada con una tarjeta regalo o un bono de clases cuenta para quien compró la tarjeta, no otra vez para quien reservó, así que la página la muestra aparte como Pagado con tarjetas regalo.
• Las Notas internas guardan lo que su equipo debe saber cada vez que un cliente reserva, como un asiento preferido o un número de orden de compra. Añádalas en la página Editar del cliente (hasta 2000 caracteres). Aparecen en la página del cliente, en cada una de sus reservas y en la lista de asistentes impresa. Los clientes nunca ven las notas internas. No están en el portal del cliente, ni en los correos, ni en la exportación de datos del cliente. La nota propia de una reserva es distinta, porque el cliente sí puede leerla. Al borrar los datos de un cliente, también se eliminan sus notas internas.
• Escriba bien la dirección de correo. Las confirmaciones de reserva, los enlaces de inicio de sesión, los recordatorios y los enlaces de cancelación van todos a ella.
• Cambiar el correo de un cliente se lo comunica. Si edita la dirección de una ficha de cliente, escribimos tanto a la dirección antigua como a la nueva para avisar del cambio. La nueva recibe una confirmación. La antigua también importa. Si el cambio fue un error, o se hizo en la ficha equivocada, ese buzón es el único sitio donde la persona original puede enterarse de que sus correos de reserva van ahora a otra parte. Si la dirección antigua tenía una errata, el correo simplemente rebota, sin causar ningún daño.

Importación, exportación y solicitudes de privacidad

• Importación en bloque. Los clientes se importan desde Configuración → Importar desde una hoja de cálculo, en la hoja Customers de la plantilla. Cada fila necesita un Email y un First Name, y también puede llevar Last Name, Phone y Marketing Opt In. Las personas se identifican por su correo, así que si vuelve a subir la misma lista, se actualizan en lugar de añadirse dos veces. Verá cada cambio, y cada fila con algún problema, antes de que se guarde nada. Consulte Configurar desde una hoja de cálculo.
• Exportar un cliente. El botón de exportación de la página de un cliente descarga sus datos (perfil, historial de reservas y datos de recomendación) en un archivo JSON. Úselo cuando un cliente le pida una copia de sus datos. Los propietarios también pueden exportar desde el menú … de la fila del cliente en la lista de clientes.
• Borrar un cliente (derecho al olvido). Borrar quita el nombre, el correo y el teléfono del cliente, y pone valores genéricos en su lugar. Sus reservas y sus pagos se conservan, así que sus registros de dinero siguen completos. El borrado es permanente y no se puede deshacer, así que compruebe antes que se trata de la persona correcta. Borrar también lo quita de sus listas de espera y de los pagos sin terminar, y elimina los correos que se le enviaron y sus enlaces de inicio de sesión. Quita sus datos de las plazas que otras personas reservaron para él, y de los pedidos de eventos privados terminados de los que era el contacto. También lo quita de una lista de correo conectada. Los pedidos de eventos privados que siguen abiertos no se tocan hasta que usted los cierre.

Portal del cliente

El portal permite a los clientes ver y gestionar sus propias reservas, sin necesidad de contraseña.

1. El cliente abre el portal desde su página de reservas o desde uno de sus correos.
2. El cliente introduce su dirección de correo.
3. FullClass™ le envía por correo un enlace de inicio de sesión. Por privacidad, la página no indica si esa dirección tiene una cuenta.
4. El cliente abre el enlace antes de que caduque.
5. El cliente ve sus reservas y puede cancelar una si su política de cancelación lo permite.

• Cada reserva muestra el evento, lo pagado, los complementos, los impuestos, los descuentos, las tarjetas regalo usadas y, si se canceló, cualquier reembolso.
• Desde su cuenta, los clientes pueden editar su nombre y su teléfono, cambiar su correo y exportar sus datos. Un correo nuevo solo se aplica cuando el cliente abre el enlace de confirmación enviado a esa dirección. Después se avisa del cambio a la dirección anterior.
• Cuando un cliente tiene un enlace de recomendación, puede verlo y copiarlo desde su cuenta para compartirlo con sus amigos.
• El portal usa su logotipo y sus colores.

Usuarios y roles

• Roles y permisos. Los propietarios eligen exactamente qué partes de la administración pueden abrir los administradores y el personal, en Configuración → Roles y permisos. Todo el mundo puede ver siempre el calendario y las listas de asistentes. Los ajustes exclusivos del propietario (pagos, identidad de marca, claves API y facturación) nunca se comparten. La página también muestra qué usuarios pueden llegar ahora mismo a cada sección. Un cambio surte efecto la próxima vez que cada persona carga una página, y queda anotado en el registro de actividad.
• Acceso para una persona. Un propietario también puede cambiar el acceso de una sola persona, desde la página de edición de ese usuario. Para cada sección, elija Heredar (seguir el rol), Permitir o Denegar. Por ejemplo, puede dejar que un administrador vea los informes y otro no, o dar la sección de reservas a un solo miembro del personal. Una elección para una persona siempre gana sobre el rol. Los propietarios incluso pueden ocultar en su propia cuenta las secciones que no usan. La sección de usuarios es lo único que un propietario nunca puede desactivar, para que siempre pueda volver a entrar a cambiarlo.
• Visibilidad de los datos. Un segundo grupo de casillas en Roles y permisos y en la página de edición de cada usuario controla quién puede ver datos privados en las páginas que ya puede abrir. Se trata del Contacto del cliente (el correo, el teléfono y la dirección de un cliente). Los propietarios lo ven, y los administradores y el personal no, salvo que usted lo cambie. Déselo al administrador que atiende el teléfono, sin mostrar los datos de todos los clientes a todo el mundo.
• Cada usuario tiene un correo, un nombre y un rol. También puede tener ajustes de notificación, datos de perfil, una foto y aplicaciones conectadas.
• Si un usuario no ha terminado de configurar su cuenta, puede volver a enviarle el correo de configuración.
• La configuración de la cuenta pide un nombre. El enlace del correo de bienvenida de un usuario nuevo abre una página Configure su cuenta que pide un nombre, un apellido y una contraseña antes de terminar. Las casillas del nombre llegan rellenadas con lo que usted escribió al crear el usuario, así que la mayoría solo tiene que confirmarlo. Esto solo ocurre la primera vez. Cuando alguien ya ha iniciado sesión, un enlace de contraseña olvidada solo pide una contraseña.
• A veces puede restaurar un usuario eliminado. Revise siempre quién tiene acceso después de un cambio de personal.
• Cada usuario puede cambiar su propia contraseña desde Mi perfil → Seguridad → Contraseña, que le pide su contraseña actual. Para una contraseña olvidada, use en su lugar el enlace ¿Olvidó su contraseña? de la página de inicio de sesión.
• Su propio nombre y su correo. Cualquiera puede corregir su propio nombre y cambiar su dirección de inicio de sesión desde Mi perfil → Cuenta, sea cual sea su rol. Su rol es la excepción, y ahí no lo puede cambiar. Solo un propietario cambia los roles, desde Configuración → Usuarios.
• Cambiar su correo son dos pasos. Se le pide su contraseña actual, y después se envía un enlace de confirmación a la nueva dirección. Nada cambia hasta que use ese enlace, y su dirección anterior sigue funcionando hasta entonces, así que una errata no puede dejarle fuera. El enlace dura dos horas y sirve una sola vez, y si pide otro, el primero queda anulado. Su dirección anterior recibe un aviso en cuanto se pide un cambio. Así, si no fue usted, se entera mientras todavía puede iniciar sesión.
• La seguridad de un vistazo. La tarjeta Seguridad muestra en qué punto está cada cosa. Indica si la verificación en dos pasos está activa, cuántas claves de acceso ha añadido y cuándo se fijó su contraseña por última vez (o que no ha cambiado desde que se creó la cuenta).
• Cada usuario puede conectar Google Calendar desde su perfil.
• Límites de los roles. Solo un propietario puede crear un propietario o hacer propietario a alguien. Los administradores pueden gestionar administradores y personal, pero no pueden crear un propietario. Al último propietario no se le puede pasar a otro rol ni eliminar, así que la cuenta siempre tiene al menos un propietario.

Su idioma, sus fechas y sus horas

Dos ajustes, en la tarjeta Visualización de Mi perfil, controlan cómo ve usted la administración. Están juntos, pero son dos elecciones distintas, y son solo suyas. Cambiar cualquiera de los dos no afecta a su personal, ni cambia nada de lo que ven sus clientes. Lo que leen sus clientes viene del idioma de su página de reservas, en Configuración → Widget de reserva.

• El Idioma es el idioma de las palabras, que puede ser inglés, francés, español, italiano o alemán. También hay un botón con un globo en el menú de la barra lateral de todas las páginas. Así, si alguna vez la administración se abre en un idioma que no lee, siempre puede volver a cambiarlo.
• Fecha y hora es el formato. Decide si una fecha se lee mar 14 o 14 mar, y si una hora se lee 3:04 PM o 15:04. Cada opción de la lista le muestra cómo queda, así que elija la que le resulte natural.

Los dos están separados a propósito. Puede leer la administración en inglés y ver igualmente fechas británicas y un reloj de 24 horas, o leerla en francés con un reloj de 12 horas. Deje Automático seleccionado y las fechas siguen su idioma.

Inicio de sesión y sesiones

• Todo el mundo inicia sesión en la misma página Iniciar sesión, con un correo y una contraseña. Después, los propietarios y los administradores ven el panel, y el personal ve el calendario.
• Por seguridad, el inicio de sesión tiene un límite de intentos. Tras varios intentos fallidos seguidos, la página le pide que espere alrededor de un minuto antes de volver a intentarlo. Un correo incorrecto y una contraseña incorrecta muestran el mismo mensaje a propósito, y tardan lo mismo en responder. Así, el formulario nunca revela si una dirección tiene cuenta. La página ¿Olvidó su contraseña? responde igual, por la misma razón.
• Una sesión dura hasta 12 horas, y después vuelve a iniciar sesión. Cierre sesión desde el menú de la cuenta cuando termine en un ordenador compartido o público. Al cerrar sesión, su sesión termina al instante en todos los dispositivos, no solo en el que está usando. Así, un ordenador olvidado o prestado no puede seguir con la sesión abierta.
• Terminar un restablecimiento de contraseña le envía un aviso de seguridad. Siempre que se fija una contraseña con un enlace de restablecimiento, el buzón de la cuenta recibe un mensaje que lo indica. Si le llega y no fue usted, alguien ha entrado en su correo, y el aviso es su señal para actuar. Cambiar la contraseña desde su página de perfil envía el mismo aviso.
• ¿Ha olvidado una contraseña? Use el enlace ¿Olvidó su contraseña? de la página de inicio de sesión. El enlace que se envía por correo funciona una sola vez y caduca a las 24 horas. Para cambiar una contraseña que conoce, use Mi perfil → Seguridad → Contraseña, que le pide su contraseña actual.
• Qué hace aceptable una contraseña. Ocho caracteres o más, y que no sea una de las pocas miles de contraseñas que aparecen en todas las filtraciones de datos, como password, 12345678 o Password1. Si elige una de ellas, se le indica y se le pide otra. Una contraseña que ya usa sigue funcionando hasta que la cambie. La regla es la misma en la página de restablecimiento y en Mi perfil → Seguridad → Contraseña.

Autenticación en dos pasos (2FA)

• Cada usuario puede activar la autenticación en dos pasos desde Mi perfil → Seguridad, con una aplicación de autenticación como Google Authenticator o 1Password. Una vez activada, al iniciar sesión también se pide un código de 6 dígitos.
• Guarde en un lugar seguro los códigos de recuperación de un solo uso que se muestran durante la configuración. Le permiten iniciar sesión si pierde el dispositivo con su aplicación de autenticación. Escriba un código tal como lo apuntó, en mayúsculas o minúsculas, con o sin el guion. Si se rechaza un código, se le indica con claridad y puede probar otro de su lista. No significa que se le hayan acabado los códigos.
• Para desactivar la autenticación en dos pasos, se le pide su contraseña actual. Así, alguien que use su ordenador con la sesión abierta no puede quitarla sin que se note. Restablecer su contraseña también cierra su sesión en todos los demás sitios.
• Pida a todas las personas con una cuenta de propietario o administrador que activen la 2FA, porque esas cuentas pueden llegar a la facturación, a los pagos y a las claves API.

Claves de acceso (Face ID / Touch ID)

• Una clave de acceso le permite iniciar sesión con Face ID, Touch ID o el PIN de su dispositivo, en lugar de escribir una contraseña y un código de autenticación. Añada una desde Mi perfil → Claves de acceso.
• Como una clave de acceso combina su dispositivo con su huella, su cara o su PIN, ya cuenta como verificación en dos pasos. Al iniciar sesión con ella, se salta el paso del código de 6 dígitos.
• En la página de inicio de sesión, elija Iniciar sesión con una clave de acceso. En un teléfono es la opción más cómoda, también en Chrome para iPhone, donde el autorrelleno de los códigos de autenticación no es fiable.
• Puede añadir una clave de acceso en cada dispositivo que use, y quitar cualquiera de ellas cuando quiera. Su contraseña y su código de autenticación siguen funcionando como alternativa, así que quitar una clave de acceso nunca le deja fuera.

Seguridad básica

• Dé a cada persona solo el acceso que necesita para su trabajo.
• Revise los roles del personal cada mes, y de inmediato cuando alguien cambie de responsabilidades o se marche.
• Mantenga en privado su clave API secreta (que empieza por sk_). No la ponga nunca en su sitio web, en una captura de pantalla, en un correo ni en un documento compartido.
• Su clave pública (que empieza por pk_) puede estar en su sitio web. Dele solo los permisos que necesita el widget, e indique la dirección de su sitio web en Configuración → Widget de reserva para que otros sitios web no puedan usarla.
• Cuando se marche un desarrollador web o alguien del personal, sustituya sus claves API y vuelva a conectar su cuenta de pago.
• Dé a cada persona su propio acceso, y proteja las cuentas de correo que se usan para iniciar sesión.
• Use el registro de actividad para saber quién cambió ajustes, reservas, tarjetas regalo, códigos promocionales o datos de clientes. La actividad se conserva 12 meses. Las entradas más antiguas se eliminan solas, así que exporte lo que necesite guardar más tiempo.
• Exporte solo lo que necesite, y guarde los archivos exportados en un lugar seguro.

Cuidar la privacidad de sus clientes

• Cuando ayude a un cliente, búsquelo por su dirección de correo completa, para cambiar a la persona correcta.
• Compruebe que habla con la persona correcta antes de tratar sus reservas, pagos, reembolsos o su portal.
• No escriba nunca números de tarjeta completos en las notas. Basta con el número de reserva y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta.
• Mantenga un tono profesional en sus notas. Puede que más adelante las lean otros administradores o equipos de soporte.

Cerrar su cuenta

Vaya a Configuración → Eliminar cuenta. Solo el propietario del negocio puede hacerlo. No es lo mismo que cancelar su suscripción. Cancelar detiene la facturación y conserva todo durante 30 días después de que termine la suscripción, para que pueda volver. Eliminar cierra el negocio de inmediato y borra sus registros 30 días después. Una cuenta cancelada que no vuelve a suscribirse en esos 30 días se elimina de la misma manera.

Si solo quiere dejar de pagar, use Configuración → Facturación en su lugar.

Qué ocurre al confirmar

1. De inmediato. Se cancela su suscripción, su página de reservas y su widget dejan de estar en línea, y la administración queda bloqueada en la página de eliminación de la cuenta. Todavía no se elimina nada. No se le reembolsa el resto del periodo que ya ha pagado.
2. Durante los 30 días siguientes. Sus datos quedan intactos. El propietario puede deshacer la eliminación desde esa misma página y seguir donde lo dejó. También puede descargar todavía una exportación completa de sus datos.
3. Pasados 30 días. Todas las reservas, los clientes, las clases, los eventos, las tarjetas regalo, las exenciones, los informes y los accesos del personal se eliminan de nuestros sistemas. Las copias de seguridad se borran en un plazo adicional de 60 días. No se puede deshacer, y después el soporte no puede recuperarlo por usted. Conservamos nuestro propio registro de lo que le facturamos, como exige la ley.

Para confirmar, escriba el nombre de su negocio exactamente como aparece y marque la casilla. También enviamos un correo al propietario y al contacto de facturación con la fecha de eliminación y un enlace para deshacerla.

Deshacer una eliminación devuelve el estudio de inmediato, pero no reinicia su suscripción. Tendrá que elegir un plan de nuevo en Configuración → Facturación antes de poder recibir reservas.