Calendario, listas de asistentes y listas de espera

Calendario, conflictos y listas de asistentes

• La lista de eventos. Se abre en Próximos, el más cercano primero. Ordenada por fecha, se lee como una agenda, con una sección por mes. Cada evento muestra su fecha y cuánto se ha llenado («14 de 24 plazas»). Solo lleva una insignia cuando está agotado, se llena despacio o está en pausa. Pasados muestra los eventos que ya terminaron, el más reciente primero, y solo los cancelados llevan insignia. Si su rol incluye Informes, una columna Cobrado muestra lo que aportaron las reservas de cada evento. Sigue las mismas reglas que la lista de reservas, y muestra debajo lo que pagaron las tarjetas regalo. Para un evento privado, muestra lo cobrado por él, menos los reembolsos, igual que su página de evento privado. Si abre un evento y pulsa Atrás, vuelve a la misma pestaña, el mismo orden y la misma página.
• Los eventos cancelados quedan ocultos al principio. La lista de eventos deja fuera los eventos cancelados, así su calendario solo muestra lo que sigue en marcha. Para verlos o restaurarlos, abra el panel de filtros y ponga Estado en Cancelados.
• Use el calendario para ver lo ocupado que está su horario, dónde están los huecos y cuánto se acerca.
• Añadir desde el calendario. La parte superior del calendario tiene Añadir evento público. Cuando los eventos privados están activados, también tiene Añadir evento privado, así puede reservar un evento privado directamente en una fecha libre que acaba de encontrar.
• Pausar desde la lista de eventos. El menú de la fila de cada evento (el botón …, o los botones bajo el evento en un teléfono) tiene Pausar las reservas y Reanudar las reservas. Es el mismo interruptor que en la página del evento, y le devuelve a la lista.
• Cree las clases antes que los eventos. Si aún no tiene clases, la página le lleva primero a las clases.
• Antes de programar sesiones que se solapen, compruebe que el instructor y el lugar están libres.
• Use la lista de asistentes (la lista de todas las personas que han reservado un evento) para los nombres, los correos, las notas y la preparación del día.
• Ver e imprimir la lista de asistentes. Elija Ver lista en el menú Gestionar de la parte superior de cualquier evento. También está en la tarjeta Reservas, más abajo en la página. La lista se abre en pantalla como una hoja limpia. Muestra la clase, la hora, el lugar y el instructor, las plazas y el aforo, y los complementos que hay que preparar. Cada persona tiene una casilla junto a su nombre. Use Imprimir allí cuando la quiera en papel. Funciona tanto si usa el registro de asistencia como si no.
• Descargar la lista de participantes. Pulse Descargar CSV arriba en la lista para guardar una hoja de cálculo con una fila por cada persona que asiste. Incluye su nombre, la edad y el padre, la madre o el tutor de un menor, el estado de su exención, quién la reservó y si se registró su asistencia. Una plaza pagada pero sin nombre tiene igualmente su fila, con el nombre de quien reservó. Así el total coincide con la clase. Solo los usuarios que pueden ver los datos de contacto de los clientes reciben las columnas de email y teléfono. Para que coincida con el formulario que envía, como el de una federación, el propietario puede cambiar el nombre, el orden y quitar columnas, y añadir columnas en blanco para rellenar a mano, en Configuración → CSV de participantes. La descarga de un curso usa las mismas columnas.
• Marcar asistencia. Pulse Marcar asistencia en la tarjeta Reservas del evento. Se abre la lista de asistentes, donde toca la casilla Presente junto a cada persona para registrar su llegada. Cada toque se guarda al momento, y el contador Plazas registradas se actualiza sobre la marcha. Un grupo que reservó varias plazas cuenta como esas plazas. Registrar a alguien cambia su reserva a Asistió. Puede verlo en la reserva, y filtrar por ello en la lista de reservas. Quitar la marca devuelve la reserva a Confirmada. También puede cambiar una reserva desde su propia página. Una reserva confirmada muestra un botón Marcar como asistido, y una que asistió muestra Marcar como no asistido. Es el mismo registro que anota la lista de asistentes, así que el contador y el informe de asistencia siempre coinciden. La lista de Reservas del evento tiene la misma acción Marcar como asistido y Marcar como no asistido en el menú de cada fila. Tocar el estado Confirmada o Asistió de una reserva hace lo mismo. Así puede registrar a una persona sin abrir la lista de asistentes. Desde media hora antes de la clase, la tarjeta también muestra cuántas plazas están registradas. Tóquela para abrir la lista de asistentes. Los instructores pueden marcar la asistencia de los eventos que imparten.
• Registro con QR. Cuando los códigos QR de reserva están activados (Configuración → Correo), cada confirmación lleva un código QR para esa reserva. En la lista de asistentes, pulse Escanear códigos QR en la parte superior de la página. El escáner se abre y la cámara se pone en marcha con el mismo toque. Apunte al código de una persona para registrar su llegada. Cada escaneo muestra una confirmación con el nombre de la persona. Los dispositivos compatibles también pitan y vibran. Después la cámara vuelve a ponerse en marcha sola para la siguiente persona. Pulse Detener cámara en el escáner cuando termine. Escanear necesita una cámara, así que funciona mejor en un teléfono o una tableta. Si pulsa Escanear códigos QR en un ordenador sin cámara, un mensaje le pide que use su teléfono o su tableta. En cualquier caso, puede registrar a la gente tocando sus casillas Presente.
• Desactivar la asistencia. Si no controla quién viene, desactive Asistencia en Configuración → Funciones. El botón Marcar asistencia de la tarjeta Reservas pasa a ser Ver lista. Los botones de cada reserva desaparecen, y ya no puede marcar las casillas Presente de la lista. El informe de asistencia también desaparece. Se dejan de enviar los códigos QR de registro, así que la opción de QR en la página de ajustes de Correo aparece en gris mientras la asistencia está desactivada. Vuelva a activarla cuando quiera para recuperarlo todo. Este interruptor no afecta a Ver lista. La lista de asistentes y su hoja imprimible siguen ahí en ambos casos, con una casilla vacía junto a cada nombre.

Listas de espera para eventos y cursos agotados

Cuando las listas de espera están activadas, un evento agotado muestra un botón Unirse a la lista de espera en su página de reservas. El cliente deja su nombre y su correo y ve su puesto en la fila. Una plaza puede liberarse cuando alguien cancela, una reserva sin pagar caduca o usted añade plazas. Entonces la primera persona de la fila recibe sola un correo con un enlace para reservar. Tiene 24 horas (o el plazo que usted elija) antes de que la plaza se ofrezca a la siguiente persona. Cuando una clase ha empezado, el botón desaparece, porque ya no hay una plaza que valga la pena esperar. La clase sigue en el calendario marcada En curso hasta que termina.

• Actívelas. Las listas de espera empiezan desactivadas. Active Listas de espera en Configuración → Funciones para mostrar el botón para apuntarse en su página de reservas.
• Elija cuánto dura una oferta. Vaya a Configuración → Listas de espera, que aparece cuando las listas de espera están activadas. Plazo para reservar una plaza liberada fija cuánto tiempo tiene la persona a la que se ofrece una plaza para reservarla. Puede elegir 1, 2, 4, 8, 12, 24 o 48 horas, y son 24 hasta que lo cambie. Un plazo más corto conviene a las clases que se llenan cerca de la fecha. Así una plaza liberada esa mañana aún puede llegar a varias personas antes de la clase. El plazo nunca pasa del inicio de la clase. Un cambio se aplica a las ofertas hechas después. Una oferta ya enviada conserva el plazo que indicaba su correo.
• Reciben una confirmación al momento. Apuntarse a la lista de espera envía al cliente un correo con su puesto en la fila y los datos de la clase. Así tiene algo por escrito mientras espera. Cada persona lo recibe una sola vez. Quien envía el formulario dos veces ve su puesto y no recibe otro correo.
• Por orden de llegada. Un correo de oferta no guarda la plaza, así que se la queda quien reserve primero. Si la persona a la que se ofreció deja pasar su plazo, la siguiente persona de la fila recibe un correo sola. No hay nada más que gestionar.
• Ver quién espera. La página del evento tiene una tarjeta Lista de espera. Muestra a todas las personas de la fila, su estado (En espera, Ofrecida, Reservada o Caducada) y cuándo se apuntaron. Puede quitar a alguien desde el menú de su fila, y su puesto pasa a la siguiente persona. Si aún está esperando, FullClass se ofrece a enviarle un correo, así deja de esperar una oferta que no va a llegar. La casilla viene marcada, y puede desmarcarla si ya lo sabe. Esto no se ofrece para quien ya ha reservado o cuyo plazo ha caducado.
• Reservar desde una oferta. El correo de oferta enlaza directamente con el evento en su página de reservas. El cliente reserva y paga como siempre. Poco después, su entrada en la lista de espera se marca como Reservada.
• Los cursos funcionan igual. Un curso completo sigue en su página de reservas marcado como Agotado, estén o no activadas las listas de espera. Cuando lo están, muestra el mismo botón Unirse a la lista de espera. Un curso cuenta como completo cuando no le quedan plazas. También cuenta como completo cuando una de sus sesiones por llegar está llena, porque un cliente no podría comprarlo en ninguno de los dos casos. El correo de oferta abre directamente el pago del curso. El plazo para reservar nunca pasa del momento en que el curso deja de venderse. Eso es cuando empieza su primera sesión, o la última si admite inscripciones tardías. La página del curso tiene la misma tarjeta Lista de espera, y quien compra el curso se marca como Reservada.