Online-Buchungen annehmen

Ablauf einer Buchung

1. Ein Kunde bucht auf Ihrer Buchungsseite, über das Widget auf Ihrer eigenen Website oder über die API. Auch Ihre Mitarbeitenden können im Admin-Bereich eine Buchung anlegen.
2. FullClass prüft, ob die Plätze frei sind, und hält sie fest. So wird der Kurs nie überbucht.
3. FullClass prüft alles, was der Kunde eingegeben hat. Dazu gehören seine Angaben, die Teilnehmenden, Haftungsausschlüsse, Stornierungsbedingungen, Zusatzleistungen, Rabattcodes, Geschenkgutscheine, Notizen, Steuer und Zahlung.
4. Bei einer bezahlten Online-Buchung wird die Zahlung eingezogen. Manche Buchungen aus dem Admin-Bereich überspringen die Zahlung oder erfassen sie von Hand.
5. Die Buchung wird mit ihren Zahlungsdetails, der Referenz von Stripe oder Square, den Plätzen, den Beträgen und ihrem Status gespeichert.
6. FullClass schickt die E-Mails, die Ihre Einstellungen vorsehen. Sie gehen an den Kunden, an Sie, an die Kursleitung und an Mitarbeitende. Dazu gehören auch Erinnerungen und Kalendereinladungen.
7. Freie Plätze, der Verlauf des Kunden, Berichte und das Aktivitätsprotokoll werden aktualisiert.

Was Kunden sehen. Der Kursplan ist nach Tagen gruppiert. Jede Kurskarte zeigt Foto, Uhrzeit, Kursleitung, Preis pro Platz und eine Schaltfläche Buchen. Ordnen Sie Kurse Kategorien zu (Einstellungen → Kategorien), erscheinen über dem Kursplan Filter-Reiter. Damit können Kunden die Auswahl eingrenzen. Eine Kursreihe erscheint unter einem Reiter, wenn einer ihrer Termine einen Kurs dieser Kategorie hat. Ihre Buchungsseite zeigt die Zahlungsarten, die Sie eingeschaltet haben (Karte oder Wallet). Der angezeigte Preis, mit einem eventuellen Rabatt durch Rabattcode oder Geschenkgutschein, ist der endgültige Betrag, den der Kunde zahlt. FullClass berechnet ihn, und der Kunde tippt ihn nie ein. Ein Kurs, der schon begonnen hat, bleibt bis zu seinem Ende im Kursplan, markiert als Läuft. Er verschwindet nicht mittendrin. Man kann ihn weiter buchen. Wenn Sie keine Nachzügler möchten, legen Sie beim Kurs einen Buchungsschluss fest (Kurse → Buchungsregeln). Sobald der Bezahlvorgang offen ist, zeigt eine Leiste oben Details, Ihre Daten und Prüfen. Kunden können darauf klicken, um zurückzuspringen und die Anzahl der Plätze zu ändern oder einen Tippfehler zu korrigieren. Sie müssen nicht Bildschirm für Bildschirm zurückgehen. Ein Schritt, dem sie zustimmen müssen, wird dabei nie übersprungen. Ein Klick auf Prüfen, bevor ein Haftungsausschluss, die AGB oder die Stornierungsbedingungen akzeptiert sind, führt zu diesem Dokument und nicht daran vorbei.

Buchungen auf Ihrer eigenen Website. Sie brauchen keine Website, um Buchungen anzunehmen. Die Buchungsseite, die wir für Sie bereitstellen, funktioniert für sich allein. Haben Sie aber eine Website, gehen Sie zu Einstellungen → Buchungswidget und suchen Sie Auf Ihrer Website einbetten. Dort bekommen Sie fertigen Code zum Einfügen, mit Ihrem Buchungsschlüssel schon eingetragen. Kopieren Sie ihn in jede Seite, die eigenes HTML erlaubt, zum Beispiel WordPress, Wix, Squarespace und die meisten Website-Baukästen. Dasselbe Widget läuft dann auf Ihrer eigenen Website, ohne weitere Einrichtung. Die Schritt-für-Schritt-Installationsanleitung, die in diesem Abschnitt verlinkt ist, erklärt jeden Website-Baukasten.

Auf WordPress nehmen Sie das Plugin. Gehen Sie in WordPress zu Plugins → Neues Plugin hinzufügen und suchen Sie FullClass Booking. Installieren und aktivieren Sie es. Kopieren Sie den Code aus Einstellungen → Buchungswidget in FullClass. Fügen Sie ihn in WordPress unter Einstellungen → FullClass Booking ein und speichern Sie. Fügen Sie dann den Block FullClass Booking auf der Seite ein, auf der Kunden buchen sollen. Auf einer Seite ohne Blöcke schreiben Sie stattdessen [fullclass_booking]. Es ist dasselbe Widget. Es folgt also allen Einstellungen dieser Seite. In der Seitenleiste des Blocks können Sie auch nur eine Kategorie zeigen oder die Listen- oder Kalenderansicht für diese eine Seite wählen.

Sagen Sie uns, auf welcher Seite Sie es eingefügt haben. Wählen Sie auf derselben Einstellungsseite unter Wohin unsere Links Ihre Kunden schicken die Option Eine Seite auf meiner eigenen Website. Tragen Sie die Adresse der Seite mit dem Widget unter Adresse der Seite ein. So wissen wir, wohin die Links führen sollen, die wir für Sie erstellen. Dazu gehören die Teilen-Schaltflächen auf Ihrer Übersicht, QR-Codes und E-Mails zu Geschenkgutscheinen, Wartelisten-Angebote, Empfehlungslinks, Links zu Kursguthaben und Links zu nicht gelisteten Veranstaltungen. Schaltflächen, die die eigene Buchung eines Kunden öffnen (zum Ansehen oder Stornieren), führen immer zu FullClass. Denn dort verwalten Kunden ihre Buchungen. Wählen Sie stattdessen Meine FullClass-Buchungsseite, führen diese Links zu der Seite, die wir für Sie bereitstellen. Dort kann genauso gebucht werden. Ihre eigene Website braucht die Adresse ihrer Seite. Ohne Adresse speichern wir diese Auswahl deshalb nicht. Die Karte zeigt Ihnen, wohin Kunden gerade geschickt werden. So können Sie es auf einen Blick prüfen.

Zahlung vor Ort. Stellen Sie unter Einstellungen → Buchungswidget die Option Wie Kunden bezahlen auf Zahlung vor Ort erlauben (jetzt reservieren, persönlich bezahlen). Kunden können dann einen Platz buchen, ohne online zu bezahlen. Beim Bezahlvorgang wählen sie Jetzt bezahlen oder Zahlung vor Ort. Eine Buchung mit Zahlung vor Ort wird gehalten, mit der Zahlung als ausstehend markiert. Sie verfällt nicht. Der Platz bleibt reserviert, bis Sie die Zahlung vor Ort erfassen. Der Platz ist in jedem Fall belegt. Er zählt also zur Nutzung Ihres Tarifs, ob der Kunde kommt oder nicht. Ist diese Option an, zeigen Ihre Teilnehmerlisten, wer Bezahlt und wer Unbezahlt ist. Das gilt am Bildschirm, im Ausdruck und in der E-Mail mit der Teilnehmerliste an die Kursleitung. Siehe Eine Zahlung vor Ort erfassen weiter unten.

Pflichtangaben der Kunden. Unter Einstellungen → Buchungswidget legen die Kontrollkästchen unter Buchungsformular fest, ob Kunden eine Telefonnummer angeben und die Frage „Wie haben Sie von uns erfahren?“ beantworten müssen, bevor sie die Buchung abschließen. Beide sind anfangs an. Schalten Sie eines aus, wird das Feld optional. Die Änderung gilt für Ihre Buchungsseite und jedes Widget auf anderen Websites.

Newsletter-Einwilligung. An derselben Stelle fügt Kontrollkästchen für die Newsletter-Einwilligung anzeigen ein Kästchen hinzu. Damit werden Kunden gefragt, ob sie Ihre E-Mails bekommen möchten. Es erscheint im Buchungsformular und beim Kauf von Geschenkgutscheinen und Kursguthaben. Es gibt ein Kästchen für beides, denn beides trägt den Kunden in dieselbe Liste ein. Das Kästchen ist anfangs nicht angehakt. Nur Kunden, die es anhaken, werden angemeldet. Und auch dann nur Personen, die neu für Sie sind. Ist jemand schon Ihr Kunde, ändert eine Buchung oder ein Kauf nie seine frühere Wahl. So wird niemand, der sich abgemeldet hat, still wieder angemeldet. Lassen Sie Text des Kontrollkästchens leer, um unseren Text zu nutzen. Er nennt Ihr Studio, sagt, dass Kunden sich jederzeit abmelden können, und ist in jede Sprache Ihrer Buchungsseite übersetzt. Schreiben Sie einen eigenen Text, sehen alle Ihre Kunden ihn genau so, wie Sie ihn geschrieben haben, egal in welcher Sprache sie lesen. Nennen Sie darin also Ihr Studio und das Versprechen, dass man sich abmelden kann.

Angaben zur Kursleitung. Unter Einstellungen → Buchungswidget legen zwei Kontrollkästchen fest, was Kunden über Ihre Kursleitungen sehen. Name der Kursleitung anzeigen blendet Namen und Bild der Kursleitung auf jeder Kurskarte ein oder aus. Vorstellung der Kursleitung anzeigen blendet den Abschnitt „Über Ihre Kursleitung“ im Buchungsfenster ein oder aus. Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn die Kursleitung eine Vorstellung hat. Beide sind anfangs an, und Sie können jedes einzeln ein- oder ausschalten. Die Änderung gilt für Ihre Buchungsseite und jedes Widget auf anderen Websites.

Kursfotos. Unter Einstellungen → Buchungswidget legt das Kontrollkästchen Kurskarten mit dem Kursfoto beginnen fest, ob ein Kurs mit Foto dieses auf seiner Karte zeigt. Es ist anfangs an. Schalten Sie es aus, zeigt jede Karte stattdessen einen Datumsblock mit Monat und Tag, auch bei Kursen mit Foto. Kurse ohne Foto zeigen immer den Datumsblock. Die Änderung gilt für Ihre Buchungsseite und jedes Widget auf anderen Websites.

Liste oder Kalender. Unter Einstellungen → Buchungswidget wählt Standardansicht das Layout, das Kunden zuerst sehen. Liste zeigt Ihre Kurse nach Tagen gruppiert, einen nach dem anderen. Kalender zeigt einen ganzen Monat. Tage mit Angeboten sind mit einer Anzahl hervorgehoben. Ein Klick auf einen Tag listet darunter seine Kurse. Eine Kursreihe erscheint an jedem Tag, an dem einer ihrer Termine stattfindet. Wer sie an einem dieser Tage bucht, bucht die ganze Kursreihe. Kunden können jederzeit mit den Schaltflächen Liste und Kalender über dem Kursplan wechseln. Diese Einstellung bestimmt also nur, wo sie beginnen. Ein Kalender passt zu einem Studio mit Kursen über den ganzen Monat. Eine Liste passt zu einem Studio mit einer Handvoll Kursen in den nächsten Tagen.

Kunden auf Ihre eigene Dankeseite schicken. Nach dem Buchen sieht ein Kunde den Bestätigungsbildschirm von FullClass™. Er zeigt seine Buchungsnummer und was er bezahlt hat. Hat er Zahlung vor Ort gewählt, zeigt er stattdessen, was er noch schuldet. Er erinnert ihn auch daran, im Spam-Ordner nachzusehen, falls die E-Mail nicht gekommen ist. Vielleicht möchten Sie Kunden stattdessen auf eine Seite Ihrer eigenen Website schicken. Dann tragen Sie deren Adresse unter URL der Danke-Seite in Einstellungen → Buchungswidget ein. Die meisten Studios, die das tun, richten eine Google-Ads-Conversion ein. Sie zählt Besuche auf einer bestimmten Seite.

Nur eine Ansicht zeigen. Sollen Kunden nur ein Layout sehen, schalten Sie Kunden zwischen Liste und Kalender wechseln lassen unter Einstellungen → Buchungswidget aus. Die Schaltflächen Liste und Kalender verschwinden, und alle sehen nur die oben gewählte Ansicht. Lassen Sie es an (es ist anfangs an), wählen Kunden bei jedem Besuch selbst.

Wie viele Kurse auf einmal. Unter Einstellungen → Buchungswidget legt Gleichzeitig angezeigte Kurse fest, wie viele Kurse die Liste vor der Schaltfläche Weitere Kurse laden zeigt. Diese Schaltfläche zeigt die nächsten Kurse. Anfangs sind es 12, möglich sind 3 bis 50. Eine kleinere Zahl hält ein Widget auf einer vollen Startseite kurz. Eine größere spart einem Studio mit vollem Kursplan Klicks. Die Kalenderansicht ändert sich nicht, denn sie zeigt immer einen ganzen Monat.

Aussehen des Widgets. Unter Einstellungen → Buchungswidget → Aussehen des Widgets legen Sie die Farben des Widgets fest, auch Text-, Schaltflächentext- und Akzentfarben. Sie können auch die Schriftart und die Rundung der Ecken festlegen. Sie sehen eine Live-Vorschau, und ein Klick setzt alles auf die Standardwerte zurück. Die Vorschau neben den Einstellungen ist Ihre echte Buchungsseite, in Telefon- oder Desktopgröße. Farben, Schrift und Ecken ändern sich beim Bearbeiten. Alles andere erscheint nach dem Speichern. In der Vorschau sind Buchungen ausgeschaltet. Sie können sich also frei durchklicken. Ihre Wahl gilt für Ihre Buchungsseite, Widgets auf anderen Websites und das Kundenportal. Sie können auch eine Kopfzeilenfarbe für den Streifen hinter Ihrem Logo oben auf Ihrer Buchungsseite und im Kundenportal festlegen. Das hilft, wenn Ihr Logo eine eigene Hintergrundfarbe hat. Lassen Sie das Feld leer, wird die Flächenfarbe genutzt. Die Anzeigeoptionen oben stehen in denselben Einstellungen unter Buchungswidget. Sie gelten überall, wo das Widget erscheint, auch auf Ihrer eigenen Website. Den Schaltflächentext können Sie auf Automatisch wählen lassen. Dann wird weißer oder dunkler Text gewählt, je nachdem, was auf Ihrer Schaltflächenfarbe besser lesbar ist. Ist eine Farbe auf Ihrer Schaltflächenfarbe schwer lesbar, warnt Sie die Einstellung und zeigt einen Wert. So können Sie selbst entscheiden. FullClass ändert Ihre Farben nie für Sie.

Kontaktangaben im Seitenkopf. Unter Einstellungen → Buchungswidget legen die Kontrollkästchen unter Kopfzeile der gehosteten Buchungsseite fest, was oben auf Ihrer Buchungsseite erscheint. Link zur Website anzeigen und Schaltfläche für Kontakt per E-Mail anzeigen sind anfangs an. Anruf-Schaltfläche anzeigen (ein Link zum direkten Anruf Ihrer Geschäftsnummer) ist anfangs aus. Ihre Website und Telefonnummer legen Sie unter Einstellungen → Allgemein fest. Die Kontakt-Schaltfläche schickt eine E-Mail an Ihre Antwortadresse. Diese legen Sie unter Einstellungen → E-Mail fest. Diese Optionen gelten nur für die Buchungsseite, die wir für Sie bereitstellen, nicht für Widgets auf anderen Websites.

Zum Startbildschirm hinzufügen. Kunden können Ihre Buchungsseite auf dem Startbildschirm ihres Telefons ablegen. In Chrome auf Android tippen sie auf Zum Startbildschirm hinzufügen oder App installieren. In Safari auf dem iPhone tippen sie auf Teilen → Zum Home-Bildschirm. Das Symbol ist Ihr Vorschaubild, oder Ihr Hauptlogo, wenn Sie kein Vorschaubild haben. Es liegt auf der Kopfzeilenfarbe Ihrer Buchungsseite oder auf Ihrer Flächenfarbe, wenn Sie keine festgelegt haben. Es ist mit Ihrem Firmennamen beschriftet. Haben Sie keines der beiden Bilder hochgeladen, ist das Symbol ein Quadrat in Ihrer Markenfarbe mit dem ersten Buchstaben Ihres Firmennamens. Das Symbol öffnet Ihre Buchungsseite im Browser. Bezahlvorgang und Zahlungen funktionieren also genau wie immer. Das gilt nur für die Buchungsseite, die wir für Sie bereitstellen, nicht für Ihre eigene Website.