Berichte, Abgleich und Datenexport
Prüfen Sie täglich Ihre Einnahmen
- Vergleichen Sie die Buchungssummen des Tages mit den Zahlungen in Ihrem Stripe- oder Square-Konto für denselben Tag.
- Sehen Sie sich Buchungen an, die fehlgeschlagen, storniert, erstattet oder unbezahlt sind, und Buchungen, die Sie von Hand als bezahlt erfasst haben.
- Prüfen Sie, ob steuerpflichtige Buchungen Steuer zeigen. Prüfen Sie auch, ob jede Veranstaltung ohne Steuer wirklich steuerfrei sein soll.
- Prüfen Sie vor jeder Veranstaltung, wie viele Zusatzleistungen jeweils gebucht wurden. So haben Sie alles Nötige da.
- Prüfen Sie Einlösungen von Geschenkgutscheinen, das verbleibende Guthaben darauf und wie Kursguthaben genutzt werden.
- Sehen Sie sich an, wie Rabattcodes genutzt werden. Vielleicht wird einer viel öfter genutzt als erwartet oder missbraucht.
- Sehen Sie im Aktivitätsprotokoll nach, wer Buchungen, Einstellungen, Geschenkgutscheine oder Rabattcodes geändert hat.
Berichte
Berichte helfen Ihnen bei Ihren Finanzen, im Tagesgeschäft und bei Ihren Unterlagen. Inhaber können sie sehen und jeder Admin, dem der Inhaber Zugriff gibt.
Umsatz
Ihre Einnahmen, mit der Buchung und Zahlung hinter jedem Betrag. Verkäufe von Geschenkgutscheinen sind als Zeilen in der Summe des Zeitraums enthalten. Der Wert kostenloser Buchungen steht in einer eigenen Spalte „Kostenlos“. Er zählt nicht zu den Geldsummen.
Steuerabführung
Steuer nach Satz und Standort, als Hilfe für Ihre Steuererklärung.
Verlieren Sie eine Zahlungsanfechtung (eine Rückbuchung) zu einer Buchung, einem Geschenkgutschein oder einer Privatveranstaltung, erscheint die Steuer im zurückgeholten Geld als Steuerentlastung bei Rückbuchungen. Sie steht im Zeitraum, in dem die Anfechtung verloren wurde. Sie wird nie von Ihrer geschuldeten Steuer abgezogen. Machen Sie sie nur geltend, wenn Ihre Steuerbehörde eine Entlastung für uneinbringliche Forderungen erlaubt.
Kostenlose Leistungen
Alles, was Sie im Zeitraum verschenkt haben. Dazu gehören kostenlose Buchungen, ohne Zahlung ausgegebene Geschenkgutscheine und Rabattcodes mit 100 % Rabatt. Der Bericht zeigt auch das verbleibende Guthaben auf Ihren Geschenkgutscheinen. Das schulden Sie Ihren Kunden noch.
Buchungen
Ihre Buchungen mit Status, Beträgen, Kunden und Veranstaltungen.
Zeitplan
Ihr Veranstaltungsplan, für die Personalplanung und den Ablauf des Tages.
Anwesenheit
Für jede Veranstaltung, wie viele Plätze gebucht wurden und wie viele Personen eingecheckt haben, mit der Quote für Nichterscheinen.
Buchungsanalysen
Wie Ihre eigenen Kunden buchen. Wie lange im Voraus, in welchen Gruppengrößen und zu welcher Tageszeit, wie oft und wie kurzfristig sie stornieren, wie voll Ihre Kurse sind und welcher Anteil Ihres Geschäfts auf private Veranstaltungen und Geschenkkarten entfällt. Jeder Prozentwert zeigt die Buchungen, auf denen er beruht. Testbuchungen, kostenlose Buchungen, fehlgeschlagene Zahlungen und Buchungen Ihres eigenen Teams werden nicht berücksichtigt.
Kunden
Ihre Kunden und ihre Buchungen, für Nachfassen und Marketing.
Herkunftsquellen
Wie Kunden von Ihnen erfahren haben, nach Anzahl im Zeitraum sortiert.
Geschenkgutscheine
Ausgegebene und eingelöste Geschenkgutscheine, der verbleibende Wert und Angaben zu Kursguthaben.
Rabattcodes
Wie oft jeder Rabatt genutzt wurde und wie jede Aktion lief.
Abgebrochene Bezahlvorgänge
Kunden, die den Zahlungsschritt erreicht und nicht abgeschlossen haben. Sie sehen, was sie buchen wollten und warum es nicht geklappt hat. Zu jeder Zeile können Sie eine eigene Notiz zum Nachfassen schreiben. Ist sie erledigt, archivieren Sie sie.
Haftungsausschlüsse
Wer jeden Haftungsausschluss angenommen hat, für Ihre Unterlagen und rechtliche Fragen.
Offene Beträge
Alles, was Kunden Ihnen gerade schulden. Dazu gehören Buchungen mit Zahlung vor Ort, teilweise bezahlte Kursreihen und Privatveranstaltungen mit offenem Restbetrag. Jede Zeile führt zur Seite, auf der Sie die Zahlung erfassen. Angebote, die noch auf eine Anzahlung warten, stehen getrennt und zählen nicht zur Summe.
Wie kostenlose Buchungen bewertet werden. Im Bericht über kostenlose Leistungen zählt eine ganz kostenlose Buchung (Zahlungsart „Kostenlos“) mit ihrem Listenpreis vor Steuer. Das ist die Zwischensumme minus Rabatt, ohne Steuer. Enthielt der Preis der Buchung Steuer, wird diese herausgerechnet. Eine Buchung, bei der etwas echtes Geld eingenommen wurde, bevor der Rest erlassen wurde, heißt Teilerlass. Sie zählt nur den erlassenen Betrag. Das tatsächlich eingenommene Geld bleibt im Umsatzbericht.
Einen verlorenen Verkauf zurückgewinnen. Im Bericht über abgebrochene Bezahlvorgänge lesen Sie zuerst die Spalte mit den Versuchen. Wer es einmal versucht hat, hat es sich vermutlich anders überlegt. Wer es viermal in drei Minuten versucht hat, wollte kaufen. Die Bank hat die Karte aber immer wieder abgelehnt. Eine kurze, freundliche Nachricht mit dem Vorschlag, eine andere Karte zu nutzen, rettet diese Buchung oft.
Die Liste abarbeiten. Öffnen Sie das Menü … am Ende einer Zeile und wählen Sie Notiz hinzufügen. Halten Sie fest, was Sie getan haben („angerufen, bucht im Oktober neu“). So ruft die nächste Person, die den Bericht übernimmt, nicht denselben Kunden ein zweites Mal an. Die Notiz steht dann in der Spalte „Notizen“. Ist eine Zeile erledigt, ob Sie die Buchung zurückgewonnen oder aufgegeben haben, wählen Sie im selben Menü Archivieren. Dann verschwindet sie aus der Liste. Archivierte Zeilen werden nicht gelöscht. Archivierte anzeigen zeigt sie wieder an, und Wiederherstellen setzt eine zurück auf die Liste. Notizen und Archivierungsdaten sind im CSV-Export enthalten.
Alle Ihre Daten exportieren
Jeder Bericht oben lässt sich einzeln als CSV exportieren, für den gewählten Datumsbereich. Wenn Sie alles auf einmal möchten, lädt Einstellungen → Datenexport alle Berichte zugleich herunter. Das geschieht ohne Datumsfilter, als eine einzige ZIP-Datei mit CSV-Dateien.
Nutzen Sie das, um zu einem anderen System zu wechseln, Ihrem Steuerberater alle Zahlen zu geben oder eine eigene Sicherung aufzubewahren. Die ZIP-Datei enthält eine Datei pro Bericht (Umsatz, Steuer, Buchungen, Zeitplan, Anwesenheit, Kunden, Geschenkgutscheine, Rabattcodes, Haftungsausschlüsse und Herkunftsquellen). Dazu kommt eine Datei README.txt, die erklärt, was in jeder steht. Jede Datei öffnet sich in Excel, Numbers und Google Sheets. Der Bericht über kostenlose Leistungen ist nicht in der ZIP-Datei. Exportieren Sie seine CSV direkt auf der Berichtsseite.
- Nur für Inhaber. Admins und Mitarbeitende können den Export nicht starten und die Seite nicht sehen.
- Er umfasst alles. Alle Ihre Datensätze von Anfang an bis zu Ihrer am weitesten in der Zukunft geplanten Veranstaltung.
- Er wird protokolliert. Jeder Export schreibt einen Eintrag in Ihr Audit-Protokoll. So sehen Sie immer, wer wann eine Kopie gezogen hat.