Stornierungen, Rückerstattungen und Belege

Stornierungen und Rückerstattungen

• Stornierungsbedingungen legen fest, wie viel ein Kunde zurückbekommt. Das hängt davon ab, wie viele Stunden vor dem Kurs er storniert. Für jede Stufe wählen Sie eine Rückerstattung, eine Teilrückerstattung (ein Prozentsatz) oder ein Guthaben statt Geld. Sie legen auch fest, was bei Nichterscheinen passiert und ob Kunden selbst online stornieren können. Das geht immer, nur solange noch eine Rückerstattung oder ein Guthaben angeboten wird, oder nie (dann wenden sie sich an Sie). FullClass formuliert aus diesen Regeln den Text für Kunden, außer Sie schreiben einen eigenen.
• Kunden können in ihrem Kundenportal (ihrer eigenen Buchungsseite) nur stornieren, wenn Ihre Bedingungen und der Zeitpunkt es erlauben.
• Wenn Ihre Richtlinie Kunden ein Guthaben statt einer Erstattung erlaubt, bietet der Stornierungsschritt im Portal beides an: die Erstattung oder ein Guthaben über den vollen bezahlten Betrag, als Geschenkgutschein zugeschickt.
• Wenn Sie im Admin-Bereich stornieren, speichert FullClass die Rückerstattung laut Ihren Bedingungen, die Rückerstattung selbst, Ihre Notizen und den Grund.
• Die Karte Zahlung einer stornierten Buchung zeigt immer, was mit dem Geld passiert ist. Eine Rückerstattung erscheint als grüne Zeile Erstattet, mit dem Ziel, an das das Geld zurückging. Haben Sie ohne Rückerstattung storniert, zeigt die Karte Erstattet 0,00 $ und den Hinweis, dass nichts erstattet wurde. So wird Geld, das Sie behalten haben, nie mit einer verschwundenen Rückerstattung verwechselt.
• Der Betrag einer Teilrückerstattung muss eine einfache Zahl sein. Nutzen Sie ein Komma oder einen Punkt für die Dezimalstellen, etwa 10,50 oder 10.50. Steht im Feld ein Währungszeichen, ein zusätzliches Wort oder ein Tausendertrennzeichen, wird nichts storniert und kein Geld bewegt. Die Seite kommt mit offenem Stornierungsfenster und dem Grund zurück. So können Sie den Betrag neu eingeben. Dasselbe passiert bei einem Betrag, der höher ist als die Buchung (oder beim Stornieren einer ganzen Veranstaltung höher als jede Buchung darin). FullClass rundet nie still auf null ab oder hebt auf den vollen Betrag an. Eine Stornierung ist endgültig und geht per E-Mail an jeden Kunden. Deshalb läuft sie nicht mit einem Betrag, den FullClass nicht lesen konnte.
• Guthaben storniert die Buchung, ohne Geld zurückzuschicken. Stattdessen bekommt der Kunde per E-Mail einen Geschenkgutschein über den bezahlten Betrag. Das ist dasselbe Guthaben, das Ihre Stornierungsbedingungen einem Kunden geben, der in einem Guthaben-Zeitraum storniert. Sehen Ihre Bedingungen Guthaben vor, öffnet sich das Stornierungsfenster mit dieser Auswahl. Sie erscheint erst, wenn die Buchung bezahlt ist, denn vorher gibt es nichts gutzuschreiben.
• Beim Stornieren oder Erstatten kommt das Guthaben von Geschenkgutscheinen zurück auf den Gutschein. Eine volle Rückerstattung stellt jeden Gutschein wieder her. Eine Teilrückerstattung geht zuerst auf den Geschenkgutschein, bis zum eingegebenen Betrag, und nur der Rest geht auf die Kartenzahlung zurück. Eine mit Kursguthaben bezahlte Buchung kann nur ganz erstattet werden. Eine Nutzung von Kursguthaben lässt sich nicht teilweise zurückgeben.
• Wenn Sie eine ganze Veranstaltung stornieren, ist die gewählte Rückerstattung der Gesamtbetrag, den jeder Kunde zurückbekommt, und sie geht zuerst auf seinen Geschenkgutschein. Eine mit Kursguthaben bezahlte Buchung bekommt das Kursguthaben ganz zurück, sobald Sie überhaupt etwas erstatten.
• Wenn Sie eine ganze Veranstaltung oder einen Kurskauf stornieren, wird trotzdem storniert, auch wenn Stripe oder Square eine Kartenerstattung ablehnt. Die Seite der Veranstaltung oder des Kaufs listet dann jeden Kunden ohne Erstattung auf, mit Betrag und Grund, damit Sie von Hand erstatten können. Werden die Kunden per E-Mail benachrichtigt, nennt die E-Mail nur das Geld, das wirklich zurückging.
• Wenn Buchungen storniert werden, sinkt die Nutzungszahl von Rabattcodes wieder.
• Eine Rückerstattung allein gibt den Platz nicht frei. Eine (ganz oder teilweise) erstattete oder angefochtene Buchung bleibt bestätigt und behält ihren Platz, bis jemand sie storniert. So bleibt Ihre Teilnehmerliste richtig, bis Sie entscheiden, dass der Kunde nicht kommt. Der Platz wird erst frei, wenn Sie die Buchung stornieren. Das gilt auch für eine Rückerstattung in Ihrem Stripe- oder Square-Dashboard.

Eine Bestätigungs-E-Mail erneut senden

• Sagt ein Kunde, seine Bestätigung sei nie angekommen, öffnen Sie die Buchung. Wählen Sie im Menü Verwalten E-Mail erneut senden.
• Die neue E-Mail gleicht der ersten. FullClass erstellt das Beleg-PDF, die Kalendereinladung und (falls Sie ihn nutzen) den Check-in-QR-Code neu aus der Buchung.
• Sie geht an die E-Mail-Adresse, die jetzt bei der Buchung steht. Um eine falsch geschriebene Adresse zu korrigieren, bearbeiten Sie zuerst die Buchung und senden dann erneut.
• Sie können für jede aktive Buchung erneut senden. Sobald eine Buchung storniert ist, ist die Option ausgeblendet. Ohne E-Mail-Adresse bei der Buchung kann sie nicht senden. Jedes erneute Senden wird im Aktivitätsprotokoll gespeichert.

Wann der Beleg kommt. Ein Beleg geht raus, sobald Geld eingenommen wurde. Eine online bezahlte Buchung bekommt ihn mit ihrer Bestätigung. Für eine Buchung, die der Kunde in Ihrem Studio bezahlt, gibt es noch nichts zu belegen. Ihre Bestätigung hat also keinen Beleg. Stattdessen kommt der Beleg mit der E-Mail „Zahlung erhalten“, wenn Sie die Zahlung erfassen. Er zeigt, was bezahlt ist und was noch offen ist. Kostenlose und kostenlos überlassene Buchungen bekommen keinen Beleg. Eine bezahlte Kursreihe bekommt mit ihrer Bestätigung einen Beleg für die ganze Kursreihe. Eine Kursreihe, die der Kunde in Ihrem Studio bezahlt, bekommt ihren Beleg für die ganze Kursreihe mit der E-Mail „Zahlung erhalten“, wenn Sie die Zahlung erfassen. Ein per Karte gekaufter Geschenkgutschein oder ein Kursguthaben bekommt seinen Beleg mit der Kaufbeleg-E-Mail. Gibt eine Stornierung Geld zurück, enthält die Stornierungs-E-Mail den Beleg erneut. Die Rückerstattung steht dann unter der ursprünglichen Zahlung. Eine Stornierung ohne Rückerstattung oder mit Guthaben statt Geld verschickt keinen Beleg.

Belege von Stripe

Wenn Sie Zahlungen über Stripe annehmen, kann Stripe Ihrem Kunden einen eigenen Beleg für die Kartenzahlung per E-Mail schicken. Dieser ist getrennt von der Buchungsbestätigung, die FullClass schickt. Das wären zwei E-Mails pro Buchung. Deshalb ist es standardmäßig aus. Ihre Kunden bekommen nur die Bestätigung von FullClass. Sie enthält bereits den aufgeschlüsselten Beleg in Ihrem Branding.

• Zum Einschalten gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen und setzen das Häkchen bei Zusätzlich den Beleg von Stripe senden. Die Einstellung erscheint nur, wenn Sie Zahlungen über Stripe annehmen.
• Square ist nicht betroffen. Square schickt für Online-Buchungen gar keinen Beleg per E-Mail. Es gibt also nichts auszuschalten. Soll ein Kunde einen bekommen, schicken Sie ihn aus Ihrem Square-Dashboard.