Buchungen & Zahlungen

Buchungen im Admin-Bereich verwalten

Die Buchungsliste

Buchungen öffnet sich mit Nach Veranstaltung und Bevorstehend. Sie sehen Ihre noch kommenden Kurse und Veranstaltungen, die nächste zuerst, jeweils mit den gebuchten Personen.

Die Überschrift jeder Veranstaltung zeigt, wie voll sie ist, mit demselben Balken wie die Veranstaltungsliste. Umfasst Ihre Rolle Berichte, zeigt sie auch, was die Veranstaltung eingenommen hat. Das ist eingenommenes Geld minus Rückerstattungen. Geschenkgutscheine (beim Verkauf gezählt) und kostenlose Buchungen zählen nicht mit. Was Geschenkgutscheine für die Veranstaltung bezahlt haben, steht daneben, wie in der Veranstaltungsliste. Eine Veranstaltung, die gerade läuft, ist als Läuft markiert.
Jede Veranstaltung zeigt ihre ersten 8 Buchungen. Klicken Sie darunter auf weitere Buchungen anzeigen oder in der Überschrift auf Veranstaltung ansehen. Dann öffnet sich die Seite der Veranstaltung mit allen Personen.
Jede Seite enthält 10 Veranstaltungen. Eine Veranstaltung wird also nie auf zwei Seiten aufgeteilt.
Vergangen zeigt beendete Veranstaltungen, die jüngste zuerst. Die Suche und die Status- und Zahlungsfilter funktionieren in Bevorstehend und in Vergangen.
Alle Buchungen ist eine Tabelle aller Buchungen, eine Zeile pro Buchung. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren.
Bei einer bezahlten Buchung steht einfach, dass sie bezahlt ist. Alles andere bekommt ein Abzeichen. So fallen offene und erstattete Buchungen auf.

Buchungsoptionen im Admin-Bereich

Wählen Sie die Veranstaltung und wie viele Plätze gebucht werden.
Haben Sie noch keine Veranstaltung zum Buchen, vergangen oder kommend, zeigt Neue Buchung statt des Formulars eine Schaltfläche zum Hinzufügen einer Veranstaltung.
Wählen Sie einen bestehenden Kunden oder legen Sie beim Buchen einen neuen an.
Halten Sie fest, ob der Kunde dem Newsletter zugestimmt hat und wie er von Ihnen erfahren hat. Fügen Sie Notizen zur Buchung oder zum Kunden hinzu.
Geben Sie einen Rabattcode ein und prüfen Sie den Rabatt, bevor Sie bestätigen.
Lösen Sie einen oder mehrere Geschenkgutscheine oder Kursguthaben ein. Kursguthaben bezahlen zuerst die Plätze. Danach bezahlt das Guthaben der Geschenkgutscheine den Rest. Was dann noch offen ist, wird anders bezahlt.
Fügen Sie Zusatzleistungen hinzu. Jede Zusatzleistung kann auf eine pro Gast oder eine pro Buchung begrenzt sein oder keine Grenze haben.
Braucht der Kurs einen Haftungsausschluss oder Stornierungsbedingungen, bestätigen Sie per Häkchen, dass der Kunde zugestimmt hat.
Wählen Sie eine Zahlungsart. Zur Wahl stehen Karte, bar, Scheck, Überweisung, Noch nicht bezahlt (zahlt vor Ort) und Auf einer anderen Website verkauft. Für einen kostenlosen Platz (Mitarbeitende oder Gäste) setzen Sie das Häkchen, dass die Buchung keine Zahlung braucht.
Manche Kunden buchen und bezahlen auf einer anderen Website, etwa auf einem Marktplatz, der Ihre Kurse verkauft. Für sie wählen Sie Auf einer anderen Website verkauft und geben den Namen der Website ein. Der Preis wird als bezahlt erfasst. So zählen Ihre Umsatz- und Steuerberichte ihn mit. Der Umsatzbericht zeigt eine Tabelle Auf anderen Websites verkauft nach Name der Website. Verkäufe auf Eventbrite können von selbst so ankommen. Siehe Eventbrite.
Dem Kunden eine Bestätigung per E-Mail senden ist angehakt, bis Sie den Haken entfernen. Wenn Sie Auf einer anderen Website verkauft wählen, wird der Haken für Sie entfernt. Ohne Haken schickt FullClass diesem Kunden für die Buchung keine Bestätigung, keine Erinnerung und keine Bewertungsanfrage. Die Website, auf der er gebucht hat, hat sich ja schon gemeldet. Sie können die Bestätigung später trotzdem auf der Seite der Buchung senden.
Ist die Veranstaltung voll, Sie möchten aber noch jemanden aufnehmen, setzen Sie das Häkchen bei Platzlimit überschreiten. Tun Sie das nur, wenn Sie sicher sind, dass Platz ist.
FullClass berechnet den Gesamtbetrag für Sie (Plätze, Zusatzleistungen, Steuer und eventuellen Rabatt) und zeigt ihn vor dem Bestätigen an. Sie tippen den Betrag nie selbst ein. Enthalten Ihre Preise die Steuer, steht sie unter dem Gesamtbetrag als Zeile Enthält.

Notieren Sie den Grund. Kostenlose Plätze und das Hineinnehmen in einen vollen Kurs sind am Empfang praktisch. Notieren Sie aber immer, warum. Das erspart Verwirrung, wenn Sie später Ihre Berichte ansehen.

Eine Zahlung vor Ort erfassen

Bezahlt ein Kunde persönlich, öffnen Sie die Buchung und nutzen Sie Zahlung vor Ort erfassen. Das ist häufig, nachdem er mit Zahlung vor Ort gebucht hat. Wählen Sie, wie er bezahlt hat (bar, Karte, Scheck, Überweisung oder Sonstiges), und bestätigen Sie. Sie können den Betrag ändern oder leer lassen, um den ganzen offenen Betrag zu begleichen. Nutzen Sie Square, wird die Zahlung auch in Square erfasst (als Barzahlung oder externe Zahlung). So stimmen Ihre Square-Daten. Die Zahlung wird der Buchung hinzugefügt. Ist der offene Betrag gedeckt, wechselt die Buchung auf Bezahlt. Die Schaltfläche erscheint nur, solange eine Buchung noch Geld schuldet. Eine Kursreihe wird als Ganzes bezahlt. Öffnen Sie den Kauf der Kursreihe und nutzen Sie dort Zahlung vor Ort erfassen, oder bei einer ihrer Terminbuchungen. Ein leerer Betrag bezahlt alle Termine auf einmal.

Nur über das Erfassen der Zahlung wird eine Buchung bezahlt. Wenn Sie die Notiz einer Buchung bearbeiten, bietet die Liste Zahlungsstatus nur Ausstehend und Fehlgeschlagen. Denn hinter einer Buchung, die ohne Zahlung als bezahlt markiert ist, steht kein Betrag. Beleg, Bargeldsummen und Berichte würden sie alle auslassen.

Der Kunde bekommt einen Beleg. Beim Erfassen der Zahlung bekommt er per E-Mail den Betrag, das Datum und ob noch etwas offen ist. So hat ein Kunde, der an der Tür bezahlt, es schriftlich, und Sie müssen nichts schicken. Hat er nur einen Teil des offenen Betrags bezahlt, nennt die E-Mail den Rest. Sie sagt ihm nicht, dass die Buchung bezahlt ist. Die volle Preisaufstellung bleibt auf seiner Buchungsseite. Die E-Mail verlinkt dorthin.

Einen Geschenkgutschein auf eine bestehende Buchung anwenden

Manchmal bringt ein Kunde einen Geschenkgutschein, nachdem die Buchung schon besteht. Öffnen Sie die Buchung und nutzen Sie Geschenkgutschein einlösen. Sie können mehrere Codes auf einmal eingeben, getrennt durch Kommas oder Leerzeichen.

Was dann passiert, hängt davon ab, ob die Buchung bezahlt ist.

Noch offen (eine Buchung mit Zahlung vor Ort oder eine unbezahlte Buchung aus dem Admin-Bereich). Der Gutschein geht direkt vom offenen Betrag ab. Es wird nichts erstattet, denn es wurde nichts eingenommen. Die Buchung wechselt auf Bezahlt, sobald der Gutschein den ganzen offenen Betrag deckt.
Online bezahlt. Der Gutschein ersetzt Geld, das Sie schon eingenommen haben. Dieser Betrag wird also von selbst erstattet, auf demselben Weg, auf dem der Kunde bezahlt hat.
Bar, per Scheck oder per Überweisung bezahlt. Der Betrag wird bei der Buchung erfasst. Eine Rückerstattung kann aber nicht gesendet werden, denn es gibt keine Karte und kein Konto dafür. Sie müssen dieses Geld selbst zurückgeben. Die Meldung auf dem Bildschirm sagt das, und das Aktivitätsprotokoll erfasst den Betrag als geschuldet.
Teilweise bezahlt. Der Gutschein bezahlt zuerst, was noch offen ist. Nur der Rest wird erstattet. Das ist Absicht. So erstattet eine Buchung nie mehr, als sie eingenommen hat.

Ein Geschenkgutschein mit Guthaben bezahlt höchstens, was noch offen ist. Ein Kursguthaben bezahlt einen ganzen Platz, mit seinem Anteil an Rabatt und Steuer. Ein Kursguthaben bezahlt nie Zusatzleistungen. Auf eine kostenlose Buchung können Sie keinen Geschenkgutschein anwenden. Sie schuldet nichts und hat nichts eingenommen.

Der Kunde bekommt eine E-Mail. Wenn Sie einen Geschenkgutschein anwenden, bekommt er eine Nachricht darüber, was mit seinem Geld passiert ist. Sie nennt den beglichenen Betrag, den auf seine Karte erstatteten Betrag oder den Betrag, den Sie ihm bei einer bar bezahlten Buchung zurückschulden. Eine E-Mail deckt alles ab, was Sie auf einmal angewendet haben, egal wie viele Codes. Die Codes der Geschenkgutscheine stehen nie in der E-Mail. Denn die Person, die gebucht hat, ist nicht immer die Person, der der Gutschein gehört.

Eine Buchung auf eine andere Veranstaltung verschieben

Vielleicht müssen Sie einen Kurs absagen, weil zu wenige gebucht haben. Oder ein Kunde bittet um ein anderes Datum. Öffnen Sie die Buchung und nutzen Sie Veranstaltung wechseln. Wählen Sie die neue Veranstaltung, sagen Sie, wie Sie mit einem Preisunterschied umgehen, und bestätigen Sie. Die Plätze werden in einem Schritt bei der alten Veranstaltung frei und bei der neuen belegt. So ist keine der beiden überbucht. Oben auf der Seite sehen Sie den Wechsel, die aktuelle Veranstaltung neben der neuen. Sie werden gewarnt, wenn der Wechsel die letzten Plätze der neuen Veranstaltung belegen würde.

Die Liste bietet jede kommende Veranstaltung mit Platz für die ganze Buchung an, nicht nur andere Termine desselben Kurses. Andere Termine des aktuellen Kurses stehen zuerst. Alles andere folgt unter Andere Kurse. Jede dieser Zeilen ist mit Anderer Kurs markiert. So verschieben Sie niemanden aus Versehen in einen anderen Kurs. Veranstaltungen, die zu einer Kursreihe gehören, abgesagt sind oder eine andere Währung haben, stehen nicht zur Auswahl.

Ein Preisunterschied wird angezeigt, nicht berechnet. Jede Veranstaltung in der Liste zeigt, was sie dieser Buchung hinzufügen oder abziehen würde. Wählen Sie eine mit anderem Preis, erscheint vor dem Bestätigen eine Warnung über der Schaltfläche. Dieser Betrag vergleicht die Preise der beiden Veranstaltungen, so wie Sie sie eingegeben haben. Er ist ohne Steuer und vor einem Rabatt auf die Buchung, denn ein Wechsel ändert den Preis der Buchung nie. Der Wechsel selbst bewegt nie Geld. Mehrkosten und Minderkosten werden unterschiedlich behandelt, wie unten beschrieben.

Kostet die neue Veranstaltung mehr, können Sie den Unterschied nicht online einziehen. Nicht auf diesem Bildschirm und auch nicht später über die Buchung. Ein Wechsel ändert den Preis der Buchung nie. Es entsteht also kein offener Betrag, für den Sie eine Zahlung annehmen könnten. Auch die Karte, mit der der Kunde bezahlt hat, wird nicht belastet. Sie müssen den Unterschied persönlich einnehmen. Genau das erfasst Vor Ort kassieren. Muss der Kunde online bezahlen, wechseln Sie die Buchung gar nicht. Stornieren Sie diese Buchung mit Rückerstattung. Lassen Sie den Kunden die neue Veranstaltung zu ihrem eigenen Preis selbst über Ihren normalen Bezahlvorgang buchen. Die Warnung hat einen Link direkt zur Buchung, damit Sie das tun können.

Kostet die neue Veranstaltung weniger, nutzen Sie bei der Buchung Preis anpassen. Das schickt den Unterschied an die Karte zurück, mit der bezahlt wurde. Oder Sie geben ihn persönlich zurück.

In beiden Fällen halten Sie fest, wie Sie es geregelt haben. Die Seite bietet nur die passenden Antworten an. Kostet die neue Veranstaltung mehr, wählen Sie Vor Ort kassieren oder Erlassen (Sie tragen den Unterschied). Kostet sie weniger, wählen Sie Erstatten oder Erlassen. Sind die Preise gleich, gibt es nichts zu beantworten. Ihre Wahl, der Betrag und ein eventueller Grund werden im Aktivitätsprotokoll gespeichert.

Was ein Wechsel nicht mitnimmt. Verschieben Sie jemanden in einen anderen Kurs, bleiben einige Dinge genau so, wie sie waren. Die Seite listet die Punkte, die für die gewählte Veranstaltung gelten, unter Prüfen Sie dies, bevor Sie die Buchung verschieben. Keiner davon verhindert den Wechsel. Sie müssen einen abgesagten Kurs immer leeren können.

Zusatzleistungen bleiben bei der Buchung. Der Kunde hat sie zu seinem Preis bezahlt. Es wird also nichts berechnet oder erstattet, und die Position bleibt auf seinem Beleg. Bietet der neue Kurs diese Zusatzleistung nicht an, nennt die Seite sie. Sie erscheint trotzdem auf der Teilnehmerliste des neuen Kurses, und jemand muss entscheiden, was ausgegeben wird.
Haftungsausschlüsse gehen nicht mit. Ein Haftungsausschluss gehört zu einem Kurs. Ein Kunde, der in einen anderen Kurs wechselt, hat also vielleicht nicht unterschrieben, was dieser Kurs verlangt. Die Seite nennt jeden fehlenden Haftungsausschluss. Holen Sie die Unterschrift vor dem Kurs ein und bewahren Sie sie bei Ihren Unterlagen auf. FullClass kann einen außerhalb des Bezahlvorgangs unterschriebenen Haftungsausschluss noch nicht erfassen. Haben Sie einen Haftungsausschluss nach der Unterschrift geändert, gilt er als nicht unterschrieben, genau wie beim Bezahlvorgang.
Die Steuer wird nicht neu berechnet. Steuersätze richten sich nach dem Standort einer Veranstaltung. Eine Veranstaltung an einem anderen Standort oder eine steuerbefreite wird also anders besteuert als die aktuelle. Die Buchung behält die Steuer, die berechnet wurde. Die Seite sagt Ihnen das. So bleibt Ihnen kein Betrag, der nur fast stimmt.

Der Kunde bekommt die Änderung per E-Mail, mit dem alten Datum durchgestrichen neben dem neuen. Geht der Wechsel in einen anderen Kurs, nennt die E-Mail beide. Wer einen Kurs gebucht hat und jetzt einen Platz in einem anderen hat, sieht das also sofort. Er kommt nicht in Erwartung des Kurses, den er zuerst gebucht hat.

Die E-Mail hat auch eine Kalenderdatei, die die Buchung in seinem Kalender verschiebt. Sie aktualisiert den Eintrag aus der Bestätigung, statt einen zweiten anzulegen. Das alte Datum verschwindet, und die Erinnerung wandert mit. So hat er nicht zwei Einträge, ohne zu wissen, welcher stimmt. Er muss die Datei aber öffnen, damit sein Kalender die Änderung übernimmt.

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