Geschenkgutscheine und Kursguthaben

Geschenkgutscheine und Kursguthaben

Ein Geschenkgutschein wird im Voraus bezahlt. Ihr Kunde nutzt ihn dann an der Kasse. FullClass™ hat zwei Arten von Gutscheinen. Die Art, die Sie wählen, bestimmt den Preis des Gutscheins, wie er genutzt wird und wie er in Ihren Berichten erscheint.

Die beiden Arten

Dasselbe Kursguthaben zu mehr als einem Preis verkaufen

Normalerweise hat ein Kursguthaben einen Preis. Es ist Ihr Preis pro Kurs mal die Anzahl Kurse, die der Käufer wählt. Damit können Sie dasselbe Kursguthaben nicht zu zwei Preisen anbieten. Das brauchen Sie aber für gestaffelte Preise oder einen Mitgliederpreis.

Unter Kursguthaben (Einstellungen → Geschenkgutscheine und Kursguthaben) geben Sie jedem Kursguthaben einen eigenen Namen und Preis. Zum Beispiel können zwei Kursguthaben beide fünf Kurse enthalten, eines für 70 $ und eines für 90 $. Der Käufer wählt das, das er sich leisten kann.

• Sie müssen es einschalten. Wählen Sie auf dieser Seite unter Kursguthaben auf Ihrer Buchungsseite die Option Kursguthaben aus Ihrer Liste. Bis dahin berechnet Ihre Buchungsseite den Preis weiter nach der Anzahl Kurse. Für Ihre Kunden ändert sich nichts.
• Jedes Kursguthaben bekommt einen eigenen Link. Kopieren Sie ihn auf derselben Seite. Legen Sie jeden Link hinter eine eigene Schaltfläche auf Ihrer Website. Wer auf den niedrigeren Preis klickt, bekommt dann den niedrigeren Preis, ohne etwas einzutippen.
• Ein Kursguthaben aus dem Verkauf zu nehmen, wirkt sofort. Es verschwindet von Ihrer Buchungsseite, und sein Link funktioniert nicht mehr. Bereits gekaufte Kursguthaben bleiben genau so, wie sie verkauft wurden.
• Ein Kursguthaben, das verkauft wurde, können Sie nicht löschen. Nehmen Sie es stattdessen aus dem Verkauf. Beim Löschen ginge verloren, welches Kursguthaben jeder Kunde gekauft hat und wie viele Personen welchen Preis gewählt haben.
• Bearbeiten Sie ein Kursguthaben, ändert sich, was künftige Käufer bekommen. Bereits verkaufte Kursguthaben behalten die Kurse und den Preis, zu denen sie gekauft wurden.

Die Liste der Geschenkgutscheine lesen

Über der Liste stehen vier Zahlen. Sie stimmen mit den Zahlen in Ihren Berichten überein. Beide widersprechen sich also nie.

• Offenes Guthaben: das Geld, das noch auf aktiven Wertgutscheinen ist. Das schulden Sie Ihren Kunden. Kursguthaben zählen nicht mit, denn sie enthalten Kurse, kein Geld.
• Aktive Gutscheine: jeder Gutschein, der noch funktioniert, Kursguthaben eingeschlossen.
• Läuft in 30 Tagen ab: aktive Gutscheine, die innerhalb des Monats ablaufen. Klicken Sie darauf, um nur diese zu sehen, die nächsten zuerst.
• Diesen Monat verkauft: was Kunden diesen Monat für Gutscheine bezahlt haben, vor Steuer und nach Rückerstattungen. Gutscheine, die Sie verschenkt haben, zählen nicht als Verkäufe.

Jede Zeile zeigt, was noch auf dem Gutschein ist, mit einem kleinen Balken. So sehen Sie, wie viel schon ausgegeben wurde. Sie zeigt auch, wann der Gutschein abläuft. Mit Filter → Läuft ab innerhalb sehen Sie die Gutscheine, die in den nächsten 7, 30 oder 90 Tagen ablaufen. Diese Kunden sollten Sie erinnern, bevor ihr Geld verfällt.

Felder jedes Geschenkgutscheins

• Code: Lassen Sie ihn leer, dann erstellt FullClass einen. Oder tippen Sie einen eigenen ein. Bindestriche und Großbuchstaben machen ihn nur leichter lesbar. Sie gehören nicht zum Code. So finden GIFT-RSVF-M55C-8WXK, giftrsvfm55c8wxk und derselbe Code mit einem verirrten Leerzeichen alle denselben Gutschein, wo immer ein Code eingegeben wird. Zwei Ihrer Gutscheine können also keine Codes haben, die sich nur durch Bindestriche oder Leerzeichen unterscheiden. Versuchen Sie, so einen anzulegen, wird er abgelehnt.
• Art: Wertgutschein oder Kursguthaben. Sie wählen beim Anlegen. Später können Sie einen Wertgutschein in ein Kursguthaben umwandeln (siehe unten).
• Anfangswert: der Geldbetrag (in Ihrer Währung) oder die Anzahl Kurse.
• Käufer: Wählen Sie einen Kunden aus Ihrer Liste. Ist er nicht darin, geben Sie einfach Name und E-Mail-Adresse ein.
• Empfänger: Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Gutschein bekommt, und eine optionale Grußbotschaft.
• Anzahl: Erstellen Sie auf einmal bis zu 100 gleiche kostenlose Gutscheine. Jeder bekommt seinen eigenen Code. Siehe „Viele Gutscheine auf einmal verschenken“ unten.
• Zahlung: Sie müssen eine wählen. Es gibt keine Voreinstellung. Wählen Sie Kostenlos nur für einen Gutschein, den Sie verschenken. Hat der Käufer Sie anders bezahlt, etwa bar oder per Überweisung, wählen Sie Außerhalb von FullClass bezahlt. Geben Sie dann an, wie er bezahlt hat (bar, Karte an Ihrem eigenen Terminal, Scheck, Überweisung oder Sonstiges). Der Gutschein wird in Ihren Berichten als Verkauf erfasst, und seine Seite zeigt, wie er bezahlt wurde. Ein so bezahlter Geschenkgutschein folgt derselben Ablaufregel wie jeder andere bezahlte Geschenkgutschein (siehe Gültigkeitsdauer). Bei einem Kursguthaben geben Sie den bezahlten Betrag inklusive Steuer ein. Nehmen Sie Kartenzahlungen über FullClass an, können Sie hier auch die Karte des Käufers belasten.
• Gültigkeitsdauer: optional, in Tagen. Lassen Sie sie leer, läuft der Gutschein nie ab. In Kanada und den USA kann ein Geschenkgutschein, den der Käufer bezahlt, nicht ablaufen. Mehrere Provinzen und Bundesstaaten erlauben das nicht. Kostenlose Gutscheine und Kursguthaben können ablaufen. Außerhalb von Kanada und den USA können Sie bezahlte Geschenkgutscheine ablaufen lassen. Legen Sie dazu Bezahlte Gutscheine laufen ab nach unter Einstellungen → Geschenkgutscheine und Kursguthaben fest. Das gilt für jeden Geschenkgutschein, der ab dann verkauft wird, auf Ihrer Buchungsseite und im Admin-Bereich. Käufer sehen vor dem Bezahlen, wie lange der Gutschein gilt. Gesetze zu Geschenkgutscheinen sind von Land zu Land verschieden. Prüfen Sie also, ob ein Ablauf und seine Dauer bei Ihnen erlaubt sind. Ein abgelaufener Gutschein kann nicht genutzt werden, aber sein Wert ist weiter geschuldet. Auf der Seite des Gutscheins können Sie den Ablauf verlängern oder entfernen.
• Auf Kurs beschränken: optional. Binden Sie den Gutschein an einen Kurs. Dann kann er nur für Veranstaltungen dieses Kurses genutzt werden. Lassen Sie das Feld leer, gilt er für jeden Kurs.
• Externe Kauf-ID: eine Referenznummer für einen Gutschein, der über das Widget oder die API verkauft oder aus einem anderen System importiert wurde. Sie hilft Ihnen nachzuvollziehen, woher der Gutschein kam.

Viele Gutscheine auf einmal verschenken

Das Feld Anzahl im Formular für Geschenkgutscheine erstellt auf einmal so viele gleiche Gutscheine, bis zu 100. Das ist die Größe eines Druckauftrags. Jede Serie, die Sie erstellen, lässt sich also in einem Durchgang drucken. Jeder Gutschein bekommt seinen eigenen Code. Nutzen Sie das für eine Spende, eine Verlosung, eine Firmenbestellung oder immer, wenn Sie einen Stapel Gutscheine verteilen, statt einen Gutschein an eine Person zu verkaufen.

Es ist nur für Gutscheine, für die Sie kein Geld nehmen. Drei Felder müssen Sie in Ruhe lassen. Das Formular sagt Ihnen, welches im Weg ist.

• Nur kostenlos. Ein Verkauf ist ein Geschenkgutschein. Stellen Sie Zahlung also auf Kostenlos. Um mehrere Gutscheine zu verkaufen, per Karte oder bar, erfassen Sie sie einzeln.
• Kein eigener Code. Ein Code gehört zu einem Gutschein. Lassen Sie ihn leer, dann bekommt jeder Gutschein seinen eigenen.
• Keine E-Mail-Adressen. Jeder Gutschein mit einer E-Mail-Adresse schickt dieser Person ihren Code. Eine Serie von 72 würde 72 E-Mails an ein Postfach schicken. Lassen Sie die E-Mail-Felder für Käufer und Empfänger leer. Namen und die Grußbotschaft sind in Ordnung. Sie verschicken nichts und halten fest, für wen die Serie war.

Ist die Serie erstellt, landen Sie in der Liste der Geschenkgutscheine mit einer Meldung, wie viele erstellt wurden. Die Liste zeigt die neuesten Gutscheine zuerst. Die Serie steht also oben. Haken Sie die gewünschten an und nutzen Sie die Druckschaltfläche, wenn Sie Ihre Gutscheine selbst drucken. Geht unterwegs etwas schief, bleiben die schon erstellten Gutscheine erhalten. Die Meldung sagt Ihnen, wie viele es gibt. Sie müssen also nur den Rest erstellen.

Bevor Sie mehr als einen Gutschein verschenken, einen Gutschein im Wert von 250 oder mehr oder ein Kursguthaben mit 10 oder mehr Kursen, bittet FullClass Sie um Bestätigung. Es zeigt die Summe, die Sie verschenken. Jeder mit dem Code eines Gutscheins kann ihn ausgeben. Ein online gestellter Code geht also an den, der ihn zuerst nutzt. Verkaufte Gutscheine fragen nie.

Status von Gutscheinen

• Aktiv: angelegt und bereit zur Nutzung.
• Eingelöst: ganz aufgebraucht (das Guthaben ist null oder jeder Kurs ist genutzt). FullClass setzt das für Sie.
• Abgelaufen: nach seinem Ablaufdatum. FullClass zeigt das für Sie an. Der Gutschein kann nicht genutzt werden, aber was noch darauf ist, wird dem Inhaber weiter geschuldet. Um ihn wieder nutzbar zu machen, öffnen Sie den Gutschein und verlängern oder entfernen Sie den Ablauf.
• Storniert: von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden storniert (zum Beispiel nach einer Rückbuchung, einem Fehler oder Betrug). War die Stornierung ein Versehen, können Sie ihn wiederherstellen.

So funktioniert das Einlösen

Beide Arten können an der Kasse genutzt werden, ob Sie im Admin-Bereich buchen oder der Kunde auf Ihrer Buchungsseite, im Widget oder über die API bucht. Jede Änderung an einem Gutschein steht in seinem Verlauf (dem Journal, siehe unten).

• Wertgutscheine. Sie oder der Kunde können das ganze verbleibende Guthaben oder einen Teil davon nutzen, bis zum Gesamtbetrag der Buchung. Das Restguthaben des Gutscheins sinkt um den genutzten Betrag. Mehrere Buchungen können denselben Gutschein nutzen, bis er bei null ist.
• Kursguthaben. Jede Nutzung verbraucht einen Kurs, außer eine Buchung für mehrere Plätze nutzt mehr. Die verbleibenden Kurse sinken um diese Zahl. Ist das Kursguthaben an einen Kurs gebunden, muss die gebuchte Veranstaltung zu diesem Kurs gehören.
• Kursguthaben für einen Kurs sperren. Sie können verhindern, dass Kursguthaben für einen Kurs genutzt werden. Schalten Sie bei diesem Kurs Kursguthaben akzeptieren aus (unter Geschenkgutscheine im Kursformular). Tun Sie das für Premium- oder Sonderkurse. Wertgutscheine funktionieren dort weiter. Kursreihen nehmen nie Kursguthaben an.
• Wenn der Gutschein nicht alles deckt. Deckt der Gutschein nur einen Teil der Buchung, zahlt der Kunde den Rest wie gewohnt per Karte (über Stripe oder Square).
• Begrenzen, wie Gutscheine und Codes zusammenwirken. Standardmäßig kann ein Kunde mehrere Geschenkgutscheine auf eine Buchung legen und auch einen Rabattcode eingeben. Zwei Kontrollkästchen unter Einstellungen → Buchungswidget → Zahlung und Bezahlvorgang können das begrenzen. Es sind Nur einen Geschenkgutschein pro Buchung zulassen und Rabattcode und Geschenkgutschein nicht in derselben Buchung zulassen. Beide sind anfangs aus. Es ändert sich also nichts, bis Sie eines anhaken. Sie gelten nur, wenn Kunden selbst buchen. Eine Buchung, die Sie im Admin-Bereich anlegen, wird nie begrenzt. Ein Geschenkgutschein, den Sie nachträglich zu einer Buchung hinzufügen, auch nicht. Am Empfang können Sie also weiter drei Gutscheine von einem Kunden annehmen. Bereits verkaufte Gutscheine behalten in jedem Fall ihr volles Guthaben. Der Rabatt eines Empfehlungslinks wird nie blockiert.
• Einen Gutschein nach der Buchung nutzen. Bringt ein Kunde einen Geschenkgutschein, nachdem eine Buchung schon bezahlt ist, öffnen Sie die Buchung und nutzen Sie Zahlung → Geschenkgutschein einlösen. Der Gutschein deckt einen Teil oder alles, was er bezahlt hat. Dieser Betrag wird automatisch auf seine ursprüngliche Karte erstattet. Der Kunde bekommt eine E-Mail, die erklärt, was der Gutschein mit seinem Geld gemacht hat. Hat er zwei Gutscheine (zum Beispiel für eine Buchung mit zwei Plätzen), können Sie beide Codes auf einmal eingeben. Das funktioniert bei einer bestätigten, online bezahlten Buchung. Buchungen von Kursreihen können Geschenkgutscheine nur an der Kasse nutzen.
• Stornierungen und Rückerstattungen. Stornieren Sie eine Buchung, die einen Geschenkgutschein genutzt hat, geht der Wert zurück auf den Gutschein (das Geld oder die genutzten Kurse). Das wird im Journal des Gutscheins festgehalten.
• Erstatten, was jemand für einen Gutschein bezahlt hat. Öffnen Sie den Gutschein und klicken Sie auf Geschenkgutschein stornieren. Das Fenster fragt, was mit dem Geld passieren soll. Sie können ganz, teilweise oder gar nicht erstatten. FullClass bittet dann Square oder Stripe, die Rückerstattung von Ihrem Konto an die Karte zu schicken, mit der der Käufer bezahlt hat. Sie müssen also in Square oder Stripe nichts tun. Angeboten wird der Betrag, den der Käufer wirklich bezahlt hat, inklusive Steuer. Er ist auf den Wert begrenzt, den noch niemand ausgegeben hat. Denn schon genutzter Wert hat einen Kurs bezahlt, der stattgefunden hat. Was Sie erstatten, geht im selben Moment vom Gutschein ab. So kann niemand sein Geld zurückbekommen und den Gutschein trotzdem ausgeben. Ein Kursguthaben wird ganz oder gar nicht erstattet, denn einen Teil eines Kurses kann man nicht zurückgeben. Wählen Sie keine Rückerstattung, funktioniert der Gutschein nicht mehr, und Sie behalten das Geld. Der Verkauf bleibt also in Ihrem Umsatzbericht. Eine Rückerstattung nimmt den Verkauf aus Ihrem Umsatzbericht. Sie nimmt auch den passenden Anteil der Steuer heraus, die Sie schulden. Ein Gutschein, der außerhalb von FullClass verkauft wurde (bar am Empfang, Ihr eigenes Kartenterminal, eine Überweisung oder ein über die API gemeldeter Verkauf), bekommt dieselbe Wahl. FullClass schickt in diesem Fall aber kein Geld. Geben Sie dem Käufer die Rückerstattung selbst zurück und erfassen Sie sie im Fenster. Sie geht dann genauso von Ihren Gutscheinverkäufen ab. Ein Gutschein, für den niemand bezahlt hat (ein kostenloser Gutschein, eine Empfehlungsprämie oder ein importierter Gutschein ohne Verkaufsbetrag), hat nichts zu erstatten. Sein Fenster storniert einfach den Gutschein und sagt das. Wird der Gutschein storniert, während Ihr Fenster noch offen ist (in einem anderen Tab oder von einer Kollegin), wird Ihr Absenden abgelehnt, und nichts wird doppelt erstattet.
• Erinnerungen vor dem Ablauf. Haben Ihre Geschenkgutscheine ein Ablaufdatum, schreiben wir dem Inhaber etwa einen Monat vorher eine E-Mail, solange noch Wert auf dem Gutschein ist. Sie müssen nichts einrichten, und die E-Mail kommt nur einmal. Gutscheine ohne Ablaufdatum bekommen nie eine Erinnerung. Gutscheine, die nur wenige Wochen gültig waren, auch nicht. Denn die E-Mail mit dem Code nannte das Datum schon.
• Ein Ablaufdatum ändern. Auf der Seite eines Gutscheins können Sie unter Gültigkeit den Ablauf auf ein späteres Datum verschieben oder entfernen. Früher machen können Sie ihn nicht. Sie können auch keinem Gutschein einen Ablauf geben, der nie einen hatte. Beides würde dem Inhaber Wert wegnehmen. Der Inhaber bekommt eine E-Mail über die Änderung.
• Kostenlose Gutscheine mit Ablauf sind als Aktionsgutschein markiert. Hat ein kostenloser Gutschein oder eine Empfehlungsprämie ein Ablaufdatum, steht auf der gedruckten Karte und in der E-Mail mit dem Code „Aktionsgutschein“. Das Datum steht in Großbuchstaben. Manche Orte erlauben den Ablauf eines kostenlosen Gutscheins nur, wenn es auf dem Gutschein steht. Gutscheine, die nie ablaufen, sehen aus wie immer.
• Den Kunden informieren, wenn sich ein Gutschein ändert. Stornieren Sie einen Gutschein, aktivieren Sie ihn wieder oder wandeln Sie ihn zwischen Wertgutschein und Kursguthaben um, schreibt FullClass dem Inhaber eine E-Mail. Jede dieser Änderungen ändert den Wert des Gutscheins. Deshalb geht die E-Mail immer raus. Ein Gutschein ohne E-Mail-Adresse (zum Beispiel ein kostenloser Gutschein ohne Empfänger) hat niemanden, dem geschrieben werden kann.
• Den Geschenkgutschein erneut senden. Sagt ein Empfänger, er habe seinen Code nie bekommen, öffnen Sie den Geschenkgutschein und klicken Sie auf E-Mail erneut senden. Das schickt die E-Mail „Sie haben einen Geschenkgutschein erhalten“ (mit dem Code) noch einmal. Sie geht an den Empfänger oder an den Käufer, wenn es keinen eigenen Empfänger gibt. Das geht, solange der Gutschein aktiv ist und eine E-Mail-Adresse hat. Es wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
• Ihr Kartendesign. Eine gedruckte Gutscheinkarte zeigt Ihr eigenes Motiv. Ein Streifen unten trägt Betrag, Code, Ablauf, Ihre Kontaktdaten und einen QR-Code. Das Design hat eine eigene Seite. Öffnen Sie Gedruckte Karten auf der Einstellungsseite für Geschenkgutscheine. Bis Sie ein Motiv hochladen, gibt es nichts zu drucken. Die Druckschaltflächen bleiben also ausgeblendet. Das Motiv muss mindestens 1011 mal 500 Pixel groß sein. Das ist der Teil der Karte über dem Streifen, in der Qualität, in der ein Kartendrucker druckt. Größere Bilder skalieren wir passend und schneiden die Mitte aus. Gestalten Sie also in dieser Form, wenn Sie selbst bestimmen möchten, was abgeschnitten wird. Kleinere Bilder lehnen wir ab, statt sie zu strecken. Ein gestrecktes Design sieht auch gedruckt gestreckt aus. Ein SVG kann jede Größe haben, denn wir zeichnen es in der Auflösung der Karte. Sie können JPEG, PNG, WebP, GIF oder SVG hochladen, bis 15 MB. Fotos direkt vom iPhone sind HEIC. Das können wir nicht lesen. Speichern Sie sie also zuerst als JPEG. Neben dem Formular steht eine Vorschau Ihrer Karte. Sie wird genauso erstellt wie die gedruckte Karte. So prüfen Sie Ausschnitt und Streifen, bevor Sie Kartenmaterial verbrauchen.
• Was der Streifen druckt. Ihr Motiv zeigt vielleicht schon einige dieser Angaben. Deshalb hat jede auf dieser Seite ein eigenes Kontrollkästchen. Es sind der Betrag, das Ablaufdatum, Ihre Website, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und der QR-Code. Entfernen Sie den Haken bei allem, was Ihr Design schon zeigt. Der Rest verteilt sich dann über den Streifen. Betrag und Code stehen nebeneinander, gleich groß, in Schwarz, ohne Überschriften. Der Code wird immer gedruckt, denn nur mit ihm kann man die Karte nutzen. Der QR-Code öffnet Ihre Buchungsseite. Er enthält nicht den Code der Karte. Ein Foto einer Karte ist also nicht dasselbe wie die Karte selbst.
• Karten drucken. Um eine Karte zu drucken, öffnen Sie sie und klicken Sie auf die Druckschaltfläche. Um mehrere zu drucken, haken Sie sie in der Liste der Geschenkgutscheine an und nutzen Sie die Druckschaltfläche in der Leiste, die über der Liste erscheint. Die Leiste sagt Ihnen, wie viele Sie angehakt haben. Mit dem Kästchen in der Tabellenüberschrift haken Sie die ganze Seite auf einmal an. Mit Aufheben in der Leiste fangen Sie neu an. Was Sie bekommen, hängt von Ihrer Einstellung Drucken auf ab, und die Schaltfläche heißt passend dazu (Auf Bogen zum Ausschneiden drucken oder Auf Kartendrucker drucken). Ein Bogen fasst zehn Karten mit Schnittmarken, für einen normalen Drucker. Ein Kartendrucker bekommt eine Seite pro Karte, in Kartengröße. So geht eine Serie als ein Auftrag raus, bis zu 100 Karten auf einmal. Nur aktive Gutscheine lassen sich anhaken. Eine stornierte Karte auf Plastik sieht genauso aus wie eine gültige, und Sie können sie nicht zurückholen. Wurde einer der angehakten Gutscheine inzwischen storniert, wird nichts gedruckt. Sie werden gebeten, die Liste neu zu laden, statt einen Stapel zu bekommen, dem eine Karte fehlt. In jedem Fall öffnet der QR-Code auf der Karte Ihre Buchungsseite, und der Kunde tippt den Code von der Karte ein.
• Gutscheine von mehr als einer Seite auswählen. Was Sie anhaken, bleibt angehakt, wenn Sie zur nächsten Seite gehen, die Liste sortieren oder später zurückkommen. So sammeln Sie Gutscheine aus der ganzen Liste. Haben Sie eine ganze Seite angehakt, bietet die Leiste an, jeden Gutschein anzuhaken, der zu Ihren Filtern passt (Alle … Treffer auswählen, mit der Anzahl). Dann können Sie den Haken bei allen entfernen, die Sie nicht möchten. Ändern Sie das Suchfeld oder einen Filter, wird die Auswahl aufgehoben. Denn das ändert, welche Gutscheine „alle“ sind. Ein Druckauftrag nimmt bis zu 100 Gutscheine, ein Export bis zu 1000. Gehen Sie über eine dieser Zahlen, graut die Leiste diese Schaltfläche aus und zeigt die Grenze. So können Sie die Liste zuerst eingrenzen. Die Grenzen unterscheiden sich, weil das Farbband Ihres Druckers einen Druckdurchgang begrenzt. Eine Tabelle hat kein Farbband.
• Einen Auftrag an eine Druckerei geben. Drucken Sie Ihre Karten nicht selbst, haken Sie die gewünschten an und nutzen Sie Codes exportieren in der Leiste über der Liste. Sie bekommen eine Tabellendatei mit einer Zeile pro Gutschein. Jede Zeile enthält den Code, den Wert des Gutscheins, wann er abläuft, und seinen Status. Diese Datei braucht eine Druckerei, um eine Serie zu drucken. Sie fasst bis zu 1000 Gutscheine, zehnmal so viel wie ein Druckauftrag. Denn Ihr Farbband begrenzt die Maschine einer Druckerei nicht. Nur aktive Gutscheine lassen sich anhaken. Wurde einer davon inzwischen storniert, bekommen Sie keine Datei, statt einer Datei, der still eine Zeile fehlt.
  Behandeln Sie die Datei wie Bargeld. Wer einen Code hat, kann den Gutschein ausgeben. Jeder mit der Datei kann diese Gutscheine also ausgeben. Auf einem Code steht kein Name. Sie merken erst, dass ein Code genutzt wurde, wenn ein Kunde am Empfang abgewiesen wird. Schicken Sie die Datei nur an eine Druckerei, der Sie vertrauen. Schicken Sie sie wie eine Rechnung, nicht als öffentlichen Link. Löschen Sie Ihre Kopie, sobald der Auftrag erledigt ist. Jeder Download wird in Ihrem Aktivitätsprotokoll festgehalten, mit der Person und dem Wert auf den Gutscheinen. So sehen Sie immer, wann Codes Ihre Hände verlassen haben.
  Die Datei enthält den Code und den Wert und sonst nichts. Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Kunden fehlen absichtlich, denn eine Druckerei braucht sie nicht.
• Über Verkäufe informiert werden. Kauft ein Kunde einen Geschenkgutschein, bekommt jeder in Ihrem Team mit eingeschalteten E-Mails zu neuen Buchungen auch eine E-Mail über den Verkauf. Sie zeigt Art, Wert, Code, wer gekauft hat und an wen der Gutschein ging. Sie nutzt dieselbe Einstellung wie E-Mails zu neuen Buchungen. Schalten Sie diese also für alle ein, die von Gutscheinverkäufen erfahren sollen.

Das Journal

Jeder Geschenkgutschein hat ein Journal. Es ist ein Verlauf des Gutscheins, der nur ergänzt und nie geändert wird. So sehen Sie immer alles, was passiert ist. Jeder Eintrag zeigt, wer es getan hat, wann und was sich geändert hat.

Wertgutschein in Kursguthaben umwandeln

Vielleicht bezahlt ein Kunde einen Wertgutschein und möchte ihn dann gegen ein Kursguthaben tauschen. Sie können den Gutschein umwandeln, ohne seinen Code zu ändern. Das Fenster fragt, für wie viele Kurse das Kursguthaben gilt. Wählen Sie eine Zahl, die dem Wert des Guthabens entspricht. Denn das Guthaben selbst geht verloren und lässt sich nicht wiederherstellen. Nutzen Sie das für einmalige Gefälligkeiten, nicht als Alltagsroutine. Die Änderung wird im Journal und im Aktivitätsprotokoll festgehalten, mit der Anzahl Kurse.

Geschenkgutscheine und Kursguthaben auf Ihrer Buchungsseite verkaufen

Alles darüber, was Kunden im Voraus kaufen können, steht auf einer Seite, Einstellungen → Geschenkgutscheine und Kursguthaben. Das Banner, die Kursguthaben auf Ihrer Buchungsseite, die Steuer, die Sie berechnen, und die Kursguthaben selbst wirken zusammen. Deshalb werden sie an einer Stelle eingestellt.

Was Kunden gerade kaufen können. Das Feld oben auf der Seite hat einen Satz pro Produkt. Er sagt, was ein Besucher Ihrer Buchungsseite heute kaufen kann. Er ergibt sich aus Ihren aktuellen Einstellungen. Er passt also immer zu dem, was die Buchungsseite wirklich tut. Lesen Sie ihn nach jedem Speichern. So prüfen Sie am schnellsten, ob eine Änderung bewirkt hat, was Sie erwartet haben.

• Banner zum Kauf von Geschenkgutscheinen anzeigen. Setzt ein Banner auf Ihre Buchungsseite und ins Widget, für alles, was Sie unten anbieten. Es steuert nur das Banner. Ein direkter Link zu einem Geschenkgutschein oder Kursguthaben verkauft auch ohne Banner. So verkaufen Sie Kursguthaben von Ihrer eigenen Website aus, ohne sie auf Ihrer Buchungsseite zu zeigen.
• Untertitel des Banners. Die Zeile unter der Überschrift des Banners. Lassen Sie sie leer, um den Standardtext zu nutzen. Das leere Feld zeigt ihn in Grau.

Wertgutscheine auf Ihrer Buchungsseite legt fest, ob ein Kunde einen Gutschein über einen selbst gewählten Betrag kaufen kann. Entfernen Sie den Haken, um nur Kursguthaben anzubieten. Das passt, wenn Ihre Kunden Kursguthaben eher für sich selbst kaufen als zum Verschenken. Bereits verkaufte Gutscheine funktionieren in jedem Fall weiter. Diese Einstellung legt fest, was verkauft wird, nicht was noch funktioniert.

Die Einstellung Kursguthaben auf Ihrer Buchungsseite hat drei Optionen. Egal welche Sie wählen, ein Kursguthaben verkauft weiter über einen direkten Link, den Sie teilen.

• Kein Kursguthaben auf meiner Buchungsseite. Kursguthaben erscheinen dort gar nicht. Sie können trotzdem jemandem einen direkten Link zu einem Kursguthaben schicken. Sie können auch jederzeit selbst eines auf der Seite Geschenkgutscheine anlegen.
• Kursguthaben für eine beliebige Anzahl von Kursen. Kunden wählen, wie viele Kurse sie möchten, und zahlen für jeden gleich viel. Das Feld Preis pro Kurs erscheint unter dieser Option, wenn Sie sie wählen. Sonst ist es ausgeblendet. Der Käufer zahlt diesen Preis mal die Anzahl Kurse, plus eventuelle Steuer von unten.
• Kursguthaben aus Ihrer Liste. Kunden wählen aus den Kursguthaben, die Sie im Verkauf haben, jedes mit eigenem Namen und Preis. Mit dieser Option verkaufen Sie dieselben fünf Kurse zu zwei Preisen. Sie können sie wählen, bevor Sie ein Kursguthaben im Verkauf haben. Diese Reihenfolge ist normal. Das Speichern klappt also, und das Feld oben sagt, dass Kunden noch kein Kursguthaben sehen.

• Steuersätze für Kursguthaben. Wählen Sie, welche Ihrer Steuersätze gelten, wenn jemand ein Kursguthaben kauft. Die Steuer kommt oben drauf oder ist Teil des Preises, wenn Ihre Preise die Steuer enthalten (eine Einstellung auf der Seite Steuersätze). Sie wird einmal berechnet, beim Kauf des Kursguthabens. Haben Sie noch keine Steuersätze, verlinkt die Seite dorthin, wo Sie welche anlegen.
• Ihre Kursguthaben. Die Liste unter den Einstellungen. Hier fügen Sie Kursguthaben hinzu, bearbeiten sie, nehmen sie aus dem Verkauf und löschen sie. Sie steht absichtlich getrennt von den drei Optionen. Ihre Kursguthaben bestehen und verkaufen über Links weiter, egal welche Option Sie gewählt haben.
• Links zu jedem Kursguthaben. Jedes Kursguthaben im Verkauf hat einen Link zum Kopieren. Er öffnet Ihre Buchungsseite mit diesem Kursguthaben schon ausgewählt. Wie Sie sie nutzen, steht oben unter Dasselbe Kursguthaben zu mehr als einem Preis verkaufen.

Wertgutscheine haben keine Preis- oder Steuereinstellungen. Der Käufer wählt den Betrag und zahlt genau diesen Betrag, ohne Steuer. Steuer fällt erst später an, wenn der Gutschein für einen Kurs ausgegeben wird.

Verschenkte Wertgutscheine tragen keine Steuer. FullClass behandelt einen kostenlosen Wertgutschein (ein Geschenk an Mitarbeitende oder eine Empfehlungsprämie) als Rabatt, nicht als Zahlung. Der Teil einer Buchung, den er bezahlt, wird also nicht besteuert. Die meisten Orte behandeln kostenlose Gutscheine so, aber fragen Sie Ihre Steuerberatung. Ihr Bericht zur Steuerabführung zeigt diese Steuer als „Steuer auf kostenlose Geschenkgutscheine“ und nimmt sie aus dem heraus, was Sie an das Finanzamt zahlen. Bezahlt der Gutschein nur einen Teil einer Buchung, gilt die Steuer weiter für den Teil, den der Kunde bezahlt hat.

So funktioniert die Steuer auf Kursguthaben

• Oben drauf oder im Preis enthalten. Die Steuer mindert nie, was der Empfänger bekommt. Wird die Steuer an der Kasse aufgeschlagen, kostet ein Kursguthaben zu 25 $ mit 10 % Steuer den Käufer 27,50 $. Enthalten Ihre Preise die Steuer, kostet dasselbe Kursguthaben den Käufer 25,00 $, und 2,27 $ davon sind Steuer. In beiden Fällen bekommt der Empfänger einen Kurs.
• Einmal berechnet, beim Kauf des Kursguthabens. Nutzt der Empfänger das Kursguthaben später für einen Kurs, wird keine weitere Steuer berechnet. Das Kursguthaben deckt diesen Kurs ganz. Ihr Bericht zur Steuerabführung zeigt das als „Steuer auf Kursguthaben (beim Verkauf erhoben)“. Die Steuer auf den Kurs geht heraus, und die Steuer, die Sie beim Verkauf des Kursguthabens berechnet haben, kommt wieder hinein. So zahlen Sie sie einmal an das Finanzamt.
• Ein nie besteuertes Kursguthaben wird bei der Nutzung besteuert. Wurde beim Verkauf eines Kursguthabens keine Steuer berechnet, wird die Steuer stattdessen bei der Nutzung gezählt. Sie bleibt in der Summe, die Sie an das Finanzamt zahlen. Das gilt für Kursguthaben, die aus einem anderen System importiert wurden. Es gilt auch für Kursguthaben aus einem umgewandelten Wertgutschein. Denn ein Geschenkgutschein wird ohne Steuer verkauft (die Steuer fällt an, wenn er ausgegeben wird). Dem Kunden wird bei der Nutzung nichts berechnet. Das Kursguthaben deckt den Kurs weiter ganz, und die Steuer geht von dem ab, was Sie dafür bekommen haben.
• Kostenlose Kursguthaben werden gar nicht besteuert. Ein verschenktes Kursguthaben hat kein Geld eingebracht. Es gibt also an keinem Ende etwas zu besteuern. Der Bericht zeigt die Steuer dieses Kurses als „Steuer auf kostenlose Kursguthaben“ und nimmt sie aus dem heraus, was Sie an das Finanzamt zahlen.
• Mehrere Sätze werden addiert. Wählen Sie einen Satz von 5 % und einen von 7 %, zahlt der Käufer pauschal 12 % auf die Zwischensumme. Ein Satz wird nicht auf den anderen aufgeschlagen.
• Von FullClass geprüft. Das Widget zeigt die Steuer vor dem Bezahlen. FullClass berechnet den Gesamtbetrag dann selbst noch einmal. So kann niemand den Preis in seinem Browser ändern.

Kauf durch Kunden (Widget & API)

• Kunden können in Ihrem Buchungs-Widget Geschenkgutscheine kaufen und abfragen. Für Entwickler braucht das einen öffentlichen Schlüssel mit den Berechtigungen für Geschenkgutscheine (giftcards:read und giftcards:write).
• Empfänger bekommen ihren Code per E-Mail. Sie können ihn an der Kasse oder in ihrem Kundenkonto nutzen, oder Sie lösen ihn für sie ein.
• Wer den Code hat, bekommt die Karte. Haben Sie Ihr Kartendesign hochgeladen, enthält die E-Mail mit dem Code eines Gutscheins auch die gedruckte Karte als PDF. Sie geht an den Empfänger, wenn der Käufer einen genannt hat, sonst an den Käufer. Ein Gutschein, den Sie im Admin-Bereich anlegen, und E-Mail erneut senden enthalten sie auch. Sie kommt immer als Bogen mit Schnittmarken, in Farbe, egal was Ihre Einstellungen Drucken auf und Tinte sagen. Diese Einstellungen beschreiben Ihren Drucker, nicht den Ihres Kunden. Ein stornierter Gutschein wird nie angehängt.
• Der Käufer bekommt einen Beleg als PDF. Die Kaufbeleg-E-Mail enthält einen Beleg als PDF. Er zeigt Ihren rechtlichen Firmennamen, Ihre Steuernummer, wenn Sie eine eingetragen haben, und die berechnete Steuer. Ein Gutschein, den Sie im Admin-Bereich mit Kartenzahlung verkaufen, bekommt auch einen. Ein Kursguthaben zeigt die Steuer, mit der es verkauft wurde. Ein Wertgutschein zeigt keine Steuer, denn ein Geschenkgutschein wird beim Ausgeben besteuert, nicht beim Verkauf. Ein Gutschein, den Sie über die API erfassen, für einen Verkauf über Ihren eigenen Bezahlvorgang, bekommt keinen Beleg von FullClass. Ihr Bezahlvorgang hat schon einen verschickt.
• Käufer werden zu Kunden. Wer einen Geschenkgutschein kauft, kommt in Ihre Kundenliste und wird mit dem Gutschein verknüpft. So sehen Sie, wer ihn gekauft hat, auch wenn die Person nie einen Kurs gebucht hat. Steht der Käufer schon in Ihrer Liste, wird der Kauf mit ihm verknüpft. So gibt es keine Dublette.
• Newsletter-Einwilligung. Schalten Sie sie unter Einstellungen → Buchungswidget → Buchungsformular ein. Ihre Kunden sehen dann ein Kästchen „Auf dem Laufenden bleiben“ im Buchungsformular. Sie sehen es auch beim Kauf eines Geschenkgutscheins oder Kursguthabens, denn beides trägt sie in dieselbe Liste ein. Sie können einen eigenen Text schreiben. Lassen Sie ihn leer, nutzen wir unseren, übersetzt in jede Sprache Ihrer Buchungsseite. Hakt ein neuer Käufer das Kästchen an, wird er für Ihren Newsletter angemeldet. Ein Kauf ändert nie die Wahl eines bestehenden Kunden. So wird niemand, der sich abgemeldet hat, still wieder angemeldet.
• FullClass begrenzt, wie schnell jemand Codes abfragen kann. So kann niemand gültige Codes finden, indem er Tausende errät.

Berichte

Der Bericht zu Geschenkgutscheinen fasst den ausgegebenen Wert, den eingelösten Wert, den verbleibenden Wert, die Nutzung von Kursguthaben, abgelaufene und stornierte Gutscheine zusammen. Nutzen Sie ihn mit dem Journal, wenn Sie Ihre Bücher am Monatsende prüfen. Ohne Zahlung ausgegebene Gutscheine (Geschenke an Mitarbeitende, Empfehlungsprämien und Guthaben aus Stornierungen) erscheinen auch im Bericht über kostenlose Leistungen. Er zeigt, wie viel ihres Werts bisher genutzt wurde. Er teilt auch das, was Sie schulden, in bezahlten und verschenkten Wert auf.