Veranstaltungen planen

Veranstaltungsfelder und Optionen

• Veranstaltungsname (optional). Geben Sie einem Termin einen eigenen Namen. Er ersetzt auf Ihrer Buchungsseite den Kursnamen. So kann zum Beispiel ein Italienischer Kochkurs an einem Abend als Pizza- & Cannoli-Workshop stattfinden. Lassen Sie das Feld leer, um den Kursnamen zu nutzen. Privatveranstaltungen erscheinen immer als Privatveranstaltung, egal was Sie hier eingeben.
• Zeitplan. Wählen Sie Kurs, Datum, Beginn und Ende, Kursleitung und Standort. Uhrzeiten erscheinen in der Zeitzone des Standorts. Jede Veranstaltung braucht einen Standort. Wählen Sie also einen Ort vor Ort oder ein Online-Meeting.
• Kapazität. Legen Sie fest, wie viele Plätze die Veranstaltung hat und wie viele Plätze eine Buchung höchstens nehmen kann. Die Veranstaltung zeigt auch, wie viele Plätze frei sind und wie viele Buchungen sie hat. Hat der Standort eine maximale Kapazität und Ihre Veranstaltung mehr Plätze, warnt Sie das Formular. Setzen Sie das Häkchen zum Überschreiben, um trotzdem zu planen.
• Preis und Steuer. Eine Veranstaltung nutzt den Kurspreis, außer Sie legen einen eigenen fest. Sie können eine Veranstaltung auch als steuerfrei markieren. Lassen Sie den Preis pro Platz leer oder setzen Sie ihn auf 0, fragt FullClass nach, ob Sie das so meinen. Kreuzen Sie Ja, diese Veranstaltung kann kostenlos gebucht werden an, sonst wird die Veranstaltung nicht gespeichert. Eine Gruppenpreisstufe von 0 löst dieselbe Frage aus, denn eine Gruppe, die groß genug für diese Stufe ist, würde kostenlos buchen.
• Gruppenpreise (optional). Fügen Sie unter dem Preis Stufen hinzu, um größeren Gruppen weniger pro Platz zu berechnen. Zum Beispiel kostet 1 Platz 95 $, ab 2 Plätzen je 90 $ und ab 3 Plätzen je 85 $. Der Preis pro Platz ist der Preis für einen Platz. Jede Stufe legt den Preis pro Platz ab dieser Zahl an Plätzen fest. Legen Sie Standardstufen am Kurs fest, dann startet jede neue Veranstaltung damit, und Sie können sie bei jeder Veranstaltung noch ändern. Kunden sehen den Preis pro Platz und ihre Ersparnis, während sie die Zahl der Plätze wählen. Rabattcodes und Geschenkgutscheine gelten zusätzlich. Sie erhalten unter den Stufen eine gelbe Warnung, wenn eine Stufe pro Platz mehr kostet als ein einzelner Platz oder mehr Plätze braucht, als die Veranstaltung hat. Sie können trotzdem speichern, aber erst, wenn Sie Ich habe verstanden und möchte diese Gruppenpreise trotzdem speichern ankreuzen.
• Preisoptionen. Verkauft der Kurs zu benannten Preisen (etwa Erwachsene und Kinder), erhält jede Veranstaltung ihre eigene Kopie davon. Ändern Sie einen Preis bei einer Veranstaltung, ändert sich nur diese Veranstaltung. Sie senken ihn vielleicht, wenn sich eine Veranstaltung nicht füllt. Bereits gebuchte Plätze behalten den Preis, zu dem sie verkauft wurden.
• Sichtbarkeit. Eine Veranstaltung kann öffentlich, im öffentlichen Kalender verborgen, nicht gelistet, privat, storniert oder wiederhergestellt sein. Jeder Zustand ändert, wo die Veranstaltung erscheint und ob man sie buchen kann.
• Buchungspause. Stoppen Sie neue Buchungen für eine Veranstaltung eine Zeit lang, ohne sie zu stornieren oder auszublenden. Nutzen Sie dazu das Menü Verwalten auf der Veranstaltungsseite. Der Kurs bleibt auf Ihrer Buchungsseite und zeigt statt der Buchen-Schaltfläche ein Abzeichen Buchung pausiert.
• Buchungszeiträume. Legen Sie für eine Veranstaltung fest, wann die Buchung öffnet und schließt, statt der Einstellungen des Kurses. Das hilft bei besonderen Freigaben, einem späten Buchungsschluss oder Zeiten nur auf Einladung.
• Einmalige Hinweise. Ändern Sie die Ankunftszeit oder die E-Mail-Adresse der Kursleitung nur für diese Veranstaltung. So können Sie einmalige Hinweise weitergeben.
• Die Veranstaltungsseite. Oben sehen Sie, wie viele Plätze gebucht und wie viele noch frei sind, mit einem Balken, der sich mit jeder Buchung füllt. Darunter steht, was als Nächstes zu tun ist. Solange die Veranstaltung im Verkauf ist, sind das die freien Plätze, mit Schaltflächen zum Kopieren des Buchungslinks oder zum Hinzufügen einer Buchung. Ist sie ausgebucht, verweist sie auf die Warteliste oder bietet an, die Kapazität zu erhöhen. Am Veranstaltungstag zeigt sie, wie viele Personen eingecheckt sind. Darunter liegen Reiter für die Details, die Buchungen, die Warteliste und die Buchungsregeln. Daneben enthält Buchungslink den Link, der Ihre Buchungsseite direkt bei dieser Veranstaltung öffnet, bereit zum Kopieren und Versenden. Am Veranstaltungstag druckt die Teilnehmerliste und öffnet das Einchecken.
• Live-Aktualisierung der Plätze. Die Platzzahlen in Ihrem Admin-Bereich aktualisieren sich von selbst, während Menschen buchen.

Buchungen pausieren (wenn unklar ist, ob es stattfindet). Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie Aktionen → Buchungen pausieren. Der Kurs bleibt mit seinem üblichen Namen und Preis auf Ihrer Buchungsseite. Er zeigt ein Abzeichen Buchung pausiert und keine Buchen-Schaltfläche. Kunden sehen, dass er noch in Ihrem Zeitplan steht, nur gerade nicht buchbar ist. Nutzen Sie das, wenn die Kursleitung krank ist, der Veranstaltungsort noch nicht bestätigt hat oder das Wetter umschlägt. Es passt in jedem Fall, in dem der Kurs vielleicht doch stattfindet und Sie ihn nicht stornieren möchten.

Das Pausieren stoppt nur neue Buchungen. Die Veranstaltung findet trotzdem statt. Alle, die schon gebucht haben, behalten ihren Platz und erhalten weiter ihre Erinnerungen, und nichts wird erstattet. Sie können selbst weiterhin im Admin-Bereich eine Buchung hinzufügen. Das ist praktisch, wenn jemand anruft. Die Warteliste ist während der Pause geschlossen. So reiht sich niemand in eine Schlange ein, aus der Sie niemanden aufrufen. Wählen Sie Aktionen → Buchungen fortsetzen, um wieder zu verkaufen. Ihr Aktivitätsprotokoll hält fest, wer pausiert hat und wann.

Warum nicht einfach ausblenden oder die Plätze auf null setzen? Blenden Sie eine Veranstaltung aus, verschwindet sie aus Ihrem Zeitplan, und ein Kunde liest das als „dieser Kurs wurde abgesagt“. Setzen Sie die Plätze auf null, erscheint Ausgebucht. Das ist eine andere Botschaft, die Sie nicht gemeint haben. Nur die Pause sagt die Wahrheit. Der Kurs findet noch statt, aber Sie können ihn gerade nicht buchen.

Nicht gelistete Veranstaltungen (Test oder nur auf Einladung). Kreuzen Sie im Abschnitt Sichtbarkeit der Veranstaltung Nicht gelistet an. Die Veranstaltung bleibt aus Ihrem Buchungswidget heraus, aber jeder, dem Sie den Link schicken, kann sie buchen. Der direkte Link lautet https://YOUR-BOOKING-PAGE/?fc_event=EVENT_ID. Die Veranstaltungs-ID finden Sie in der Adressleiste Ihres Browsers, wenn Sie die Veranstaltung im Admin-Bereich öffnen. Nutzen Sie das für eine günstige Testveranstaltung, um zu prüfen, ob Zahlungen und Bestätigungs-E-Mails von Anfang bis Ende funktionieren. Es passt auch für einen Termin nur auf Einladung, den Sie an eine Gruppe schicken.

Exklusivbuchung als Privatveranstaltung. Eine Exklusivbuchung verkauft eine ganze Veranstaltung an einen Kunden. Klicken Sie auf der Seite Veranstaltungen auf Neue Privatveranstaltung. Auf einer Seite richten Sie die Veranstaltung (Kurs, Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeit, Kursleitung) und das Angebot für den Kunden gemeinsam ein, und beim Speichern wird beides angelegt. Sie können auch bei einer bestehenden Veranstaltung mit Als Privatveranstaltung verkaufen beginnen. In beiden Fällen ist die Veranstaltung von Anfang an privat. So kann die Öffentlichkeit sie nie buchen, während Sie das Angebot einrichten. Geben Sie den Kundennamen ein. Das kann ein Unternehmen oder die gastgebende Person sein. Fügen Sie eine Kontaktperson hinzu, wenn das jemand anderes ist, mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie können auch eine Rechnungsadresse hinzufügen. Geben Sie dann die Personenzahl, den Preis, die Steuer und ein Trinkgeld ein (einen festen Betrag oder einen Prozentsatz der Zwischensumme), dazu eine Anzahlung und das Datum, an dem der Restbetrag fällig ist. Der Preis kann ein Satz pro Gast oder ein Pauschalpreis für die ganze Veranstaltung sein. Wählen Sie das neben dem Feld aus. Ein Pauschalpreis hilft, wenn Sie den Raum anbieten und nicht jede Person. Er wird im Angebot oder in der Rechnung nie in einen Preis pro Person umgerechnet. Personenzahl und Preis pro Person werden zur Kapazität und zum Preis der Veranstaltung. Ändern Sie den Kurs später, behält FullClass die Personenzahl, den Preis, den Veranstaltungsort und die Kursleitung, die Sie festgelegt haben. Ein Dialog bittet Sie zuerst um Bestätigung und listet genau auf, was erhalten bleibt. Ein Wechsel zu dem Kurs, den sich ein Kunde gewünscht hat, ändert also nie den Preis eines Angebots, das Sie schon vereinbart haben. Wählen Sie in diesem Dialog Abbrechen, kommt der vorherige Kurs zurück. Das Angebot wird als Entwurf gespeichert. Es wird nichts per E-Mail verschickt, bis Sie es prüfen und auf Angebots-E-Mail senden klicken. Die Kontaktperson erhält dann einen Link mit Ihrem Branding. Dort sieht sie die vollständige Aufstellung und kann die Anzahlung online bezahlen.

Das Angebot aus Ihrem eigenen Postfach senden. Vielleicht soll das Angebot von Ihnen kommen, nicht von FullClass. Dann nutzen Sie Link per E-Mail bei der Bestellung (oder Aus meinem E-Mail-Programm senden auf der Seite, die Sie direkt nach dem Anlegen sehen). Ihr eigenes E-Mail-Programm öffnet sich mit der fertig geschriebenen Nachricht. Sie enthält den Link zum Prüfen und Bezahlen, die Anzahlung und ihr Fälligkeitsdatum sowie den Restbetrag und sein Fälligkeitsdatum. Ein Angebot ohne Anzahlung nennt stattdessen den vollen Betrag. Die Nachricht ist in der Sprache, in der Ihre Buchungsseite verkauft, nicht in der Sprache, in der Sie den Admin-Bereich lesen. So erhält der Kunde sie in seiner eigenen Sprache, egal wer sie sendet. Nichts wird gesendet, bevor Sie auf Senden drücken, und Sie können die Nachricht vorher ändern.

Bestellreferenz und Belege. Jede Bestellung einer Privatveranstaltung erhält eine kurze Referenz wie PE-K7M3QX. Sie steht auf den Angebots- und Rechnungs-PDFs, der Zahlungsseite, der Bestellkarte im Admin-Bereich und in jeder E-Mail an den Kunden. Der Kunde kann sie angeben, wenn er anruft oder per Banküberweisung bezahlt. Bei jeder Zahlung erhält der Kunde per E-Mail einen Beleg mit der Rechnung als PDF-Anhang. Ist die Bestellung vollständig bezahlt, trägt dieses PDF den Titel Beleg. Es führt die Veranstaltung auf, jede Preiszeile mit ihrer Steuer, jede Zahlung mit Datum und Zahlungsart und wem die Rechnung gestellt wurde. Haben Sie Ihre Umsatzsteuer-Registrierungsnummer unter Einstellungen → Allgemein eingetragen, steht sie auch auf jedem Beleg, jedem Angebot und jeder Rechnung. Dasselbe gilt für Ihren Steuerhinweis auf Belegen, wenn Sie dort einen geschrieben haben. Dieser Hinweis erscheint auch in der E-Mail mit dem Zahlungsbeleg.

Die Bestellseite. Oben in der Bestellung sehen Sie den Gesamtbetrag, was bezahlt ist und was noch offen ist, daneben den nächsten Schritt. Darunter liegen vier Reiter. Übersicht ist der Zahlungsplan, in dem jede Zahlung den Tag und die Zahlungsart zeigt, sobald sie eingeht. Er zeigt auch die Veranstaltung, die Gruppengröße und die Extras. Auf der Seite der Veranstaltung kommen die Kursleitung und der Ort dazu, und er ersetzt die Angaben und Buchungen der Veranstaltung, da eine private Veranstaltung keine Plätze zu verkaufen hat. Angebot schlüsselt den Preis auf, mit den PDFs von Angebot und Rechnung und dem, was der Kunde auf seiner Zahlungsseite sieht. Zahlungen listet alle Zahlungen auf, und dort erfassen Sie eine Zahlung, die Sie selbst entgegengenommen haben, oder eine Erstattung. E-Mails listet die noch kommenden Zahlungs-E-Mails auf, mit den Schaltern, um sie zu pausieren. Auf der eigenen Seite der Bestellung stehen dort auch die bereits verschickten E-Mails. Die Kundendaten, der Link zum Prüfen und Bezahlen, die E-Mails, die Sie senden können, und Ihre internen Notizen stehen neben den Reitern. Die Notizen bearbeiten Sie direkt dort. Um die Bestellung zu ändern oder zu stornieren, öffnen Sie oben auf der Seite das Menü Verwalten. Es steht auf der eigenen Seite der Bestellung und auf der Seite der Veranstaltung.

Extras, die der Kunde wählt. Jedes Extra im Angebot hat eine Einstellung Wer entscheidet. Im Angebot enthalten ist eine normale Position. Kunde wählt auf der Zahlungsseite bietet das Extra stattdessen an. Es steht mit seinem Preis auf der Zahlungsseite, in der Angebots-E-Mail und im Angebots-PDF. Es bleibt aus dem Gesamtbetrag heraus, bis der Kunde es ankreuzt. Speichert er seine Auswahl, wird der Gesamtbetrag aktualisiert, und die hinzugefügten Extras kommen auf den Restbetrag. Die angebotene Anzahlung ändert sich nicht. Die Auswahl wird gesperrt, sobald die Anzahlung bezahlt ist. Danach ändern Sie ein Extra über Bearbeiten bei der Bestellung. Dort hält Optional und gewählt ein Ja fest, das der Kunde Ihnen am Telefon gegeben hat.

Die Zahlung über den Link annehmen. Der Zahlungslink nimmt eine Kartenzahlung über das Zahlungskonto an, das Sie unter Einstellungen → Zahlungen verbunden haben, Square oder Stripe. Solange Sie keines fertig verbunden haben, zeigt der Link zwar das Angebot und das PDF, aber der Kunde kann darüber nicht bezahlen. Vereinbaren Sie stattdessen eine Banküberweisung oder einen Scheck und erfassen Sie die Zahlung mit Zahlung erfassen bei der Bestellung. Der Kunde zahlt den Betrag im Angebot und nichts darüber hinaus. Wenn Sie die Kartengebühr decken möchten, rechnen Sie sie in den angebotenen Preis ein.

Eine Exklusivbuchung erstatten. Um Geld zurückzugeben, erstatten Sie es dem Käufer zuerst in Square oder Stripe (oder von Hand). Öffnen Sie dann die Bestellung und nutzen Sie Rückerstattung erfassen, damit Ihre Berichte dieses Geld nicht mehr mitzählen. Tun Sie das statt einer Stornierung, sobald Geld bezahlt wurde. Eine Stornierung nimmt den ganzen Verkauf aus Ihren Umsatz- und Steuerberichten, auch eine Anzahlung, die Sie behalten haben. Ein Kunde, der kurzfristig absagt und seine Anzahlung verliert, sähe dann aus, als hätte er nichts ausgegeben. Eine Rückerstattung hält genau fest, was zurückging. So zeigen Ihre Berichte, was Sie wirklich verdient haben. Geben Sie den Betrag ein, den der Käufer tatsächlich zurückerhalten hat, wie er in Square oder Stripe steht. Sie können bis zu dem erstatten, was bezahlt wurde. Bei einer nur teilweise bezahlten Exklusivbuchung ist das die Anzahlung, nicht das ganze Angebot. Geben Sie dann an, wie das Geld zurückging. Wählen Sie Per Karte, wenn Sie in Square oder Stripe erstattet haben, oder Von Hand bei Bargeld, Überweisung oder Scheck. Eine Erstattung per Karte darf höchstens betragen, was per Karte bezahlt und noch nicht erstattet wurde. Eine Erstattung von Hand darf höchstens betragen, was von Hand bezahlt und noch nicht zurückgegeben wurde. Per Karte bezahltes Geld geht per Karte zurück. Erstatten Sie es also in Square oder Stripe, auch wenn der Käufer lieber Bargeld hätte. Gibt es auf einem Weg nichts mehr zurückzugeben, ist diese Auswahl ausgegraut und nennt den Grund.

Die Zahlungs-E-Mails sehen und stoppen. Die Bestellseite hat einen Bereich Geplante E-Mails. Er listet jede noch kommende automatische Zahlungs-E-Mail mit dem Versandtag und dem Empfänger auf. Darunter zeigt der Bereich Gesendete E-Mails, was schon verschickt wurde. Zwei Schalter unter dem Bereich stoppen jeweils eine Seite. Nutzen Sie Zahlungserinnerungen an den Kunden pausieren, wenn Sie mit dem Kunden schon eine Zahlung vereinbart haben. Nutzen Sie Überfälligkeitshinweise an Ihre Mitarbeitenden pausieren, wenn Sie der Zahlung selbst nachgehen. Das Pausieren stoppt nur diese automatischen E-Mails. Es stoppt nie das Angebot, die Belege oder etwas, das Sie von Hand senden. Pausierte E-Mails bleiben in der Liste. So sehen Sie, was Sie ausgeschaltet haben, bevor Sie es wieder einschalten. Ist nichts geplant, sagt der Bereich, warum, und das lohnt sich zu lesen. Zum Beispiel erhält ein Angebot, das ohne Zahlungsfrist gespeichert wurde, überhaupt keine Erinnerungen.