Eventbrite verbinden

Eventbrite

Sie brauchen das nur, wenn Sie einige Ihrer Kurse auf Eventbrite verkaufen. Sie können dort weiter verkaufen und trotzdem alles in FullClass verwalten. Veröffentlichen Sie einen Kurstermin aus FullClass auf Eventbrite, oder verknüpfen Sie eine Eventbrite-Veranstaltung, die Sie selbst angelegt haben. Jede Eventbrite-Bestellung kommt dann hier als Buchung an. Die Buchung belegt ihre Plätze. So verkauft FullClass diese Plätze nie ein zweites Mal. Ihre Berichte enthalten, was Sie auf Eventbrite verkauft haben.

FullClass nimmt für eine Eventbrite-Bestellung nie Geld ein und zahlt nie Geld aus. Der Käufer bezahlt Eventbrite, und Rückerstattungen laufen über Eventbrite.

Verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Eventbrite. Nur der Kontoinhaber kann diese Seite öffnen.
2. Klicken Sie auf Eventbrite verbinden, melden Sie sich bei Eventbrite an und erlauben Sie FullClass den Zugriff. Sie kommen auf dieselbe Seite zurück, die nun verbunden ist.
3. Es gibt nichts zu kopieren oder einzufügen. FullClass bittet Eventbrite selbst darum, über neue Bestellungen Bescheid zu geben.

Vielleicht meldet die Seite, dass Eventbrite FullClass nicht erlaubt hat, auf neue Bestellungen zu achten. Bestellungen kommen trotzdem an, aber innerhalb einer Stunde statt innerhalb von Sekunden. Trennen und erneut verbinden behebt das meistens. Oder die Seite meldet, dass Eventbrite die Verbindung nicht mehr akzeptiert. Das passiert nach einer Passwortänderung oder wenn die App in Eventbrite entfernt wurde. Klicken Sie dann auf Eventbrite erneut verbinden.

Meldet sie, dass das Eventbrite-Konto noch nicht zum Organisieren von Veranstaltungen eingerichtet ist, öffnen Sie mit diesem Konto einmal das Veranstalter-Dashboard von Eventbrite (zum Beispiel über Create events auf Eventbrite) und verbinden Sie danach erneut.

Kurstermine auf Eventbrite veröffentlichen

Sie müssen nicht jede Veranstaltung auf Eventbrite von Hand anlegen. Veröffentlichen Sie Ihre Kurstermine stattdessen aus FullClass dort. FullClass legt die Eventbrite-Veranstaltung an, verknüpft sie mit dem Kurstermin und hält sie aktuell.

1. Suchen Sie unter Einstellungen → Integrationen → Eventbrite den Bereich Kurstermine auf Eventbrite veröffentlichen.
2. Haken Sie die Kurstermine an, die Sie veröffentlichen möchten. Bei einem wiederkehrenden Kurs haken Sie jeden Termin an, den Sie auf Eventbrite haben möchten. Jeder wird zu einer eigenen Eventbrite-Veranstaltung.
3. Geben Sie unter Plätze für Eventbrite an, wie viele Plätze jedes Termins Eventbrite verkaufen darf, zum Beispiel 6 von 12. Lassen Sie das Feld leer, bekommt Eventbrite die Hälfte der noch freien Plätze.
4. Wählen Sie unter Eventbrite beendet den Verkauf, wann der Verkauf auf Eventbrite endet. Zur Wahl stehen 1 Stunde, 1 Tag, 2 Tage oder 1 Woche vor dem Kurs. 1 Tag ist für Sie vorausgewählt.
5. Klicken Sie auf Auf Eventbrite veröffentlichen.

Oder erledigen Sie es beim Anlegen des Termins. Öffnen Sie auf der Seite für eine neue Veranstaltung unter Weitere Einstellungen Eventbrite, setzen Sie das Häkchen bei Auch auf Eventbrite verkaufen und geben Sie an, wie viele Plätze Eventbrite verkaufen darf. Bei einer wiederholten Veranstaltung kommt jeder Termin auf Eventbrite. Der Verkauf endet einen Tag vor dem Kurs.

Eventbrite erhält den Kursnamen (oder den eigenen Titel des Termins), die Beschreibung und das erste Bild des Kurses. Eventbrite erhält auch Name und Adresse des Standorts (oder eine Online-Veranstaltung bei einem Online-Standort), Beginn und Ende in der Zeitzone des Standorts und den Preis pro Platz des Termins. Ein kostenloser Kurs wird zu einem kostenlosen Ticket. Die Veranstaltung ist auf Eventbrite öffentlich. Die Gebühren, Steuern und Auszahlungseinstellungen von Eventbrite bleiben so, wie Sie sie auf Eventbrite eingerichtet haben.

Steuern und Zahlungen (Vorlagenveranstaltung)

Eventbrite lässt FullClass die Steuer- und Zahlungseinstellungen einer Veranstaltung nicht festlegen. In Kanada stellt Eventbrite eine kostenpflichtige Veranstaltung ohne Steuereinstellungen nicht in den Verkauf. Richten Sie sie also einmal auf einer Vorlagenveranstaltung ein (einer Veranstaltung, die kopiert wird). Dann bekommt jeder Termin, den Sie veröffentlichen, diese Einstellungen.

1. Legen Sie dafür auf Eventbrite eine Veranstaltung an. Sie kann ein unveröffentlichter Entwurf bleiben. Geben Sie ihr ein kostenpflichtiges Ticket in der Währung Ihrer Kurse.
2. Öffnen Sie bei dieser Veranstaltung Event Finances → Tax Settings, beantworten Sie die Steuerfragen und speichern Sie. Stellen Sie auch Auszahlung und Rückerstattung so ein, wie Sie es möchten.
3. Wählen Sie unter Einstellungen → Integrationen → Eventbrite bei Vorlagenveranstaltung für Steuern und Zahlungen diese Veranstaltung und klicken Sie auf Speichern.

Danach legt FullClass jeden Termin als Kopie der Vorlage an. So hat er die Steuer-, Auszahlungs- und Erstattungseinstellungen der Vorlage. Alles andere kommt wie oben aus dem Kurs. Ein Kurs ohne Bild bekommt das Bild der Vorlage. Die Währung der Vorlage muss die des Termins sein, sonst veröffentlicht FullClass den Termin nicht. Veröffentlichen Sie die Vorlage selbst nicht.

Die Plätze, die Sie Eventbrite geben

Die Plätze, die Sie Eventbrite geben, werden sofort für Eventbrite zurückgehalten. Ihre eigene Buchungsseite bietet entsprechend weniger an. Kauft jemand auf Eventbrite, wird einer dieser zurückgehaltenen Plätze zu seiner Buchung. Die Zahl, die Ihre eigene Buchungsseite anbietet, ändert sich nicht. Weil die beiden Seiten nie dieselben Plätze verkaufen, kann ein veröffentlichter Kurs nicht überbucht werden.

Wenn Eventbrite den Verkauf beendet, kommen die Plätze, die Eventbrite nicht verkauft hat, einige Minuten später von selbst auf Ihrer eigenen Buchungsseite wieder in den Verkauf. Ein Ticket, das vorher auf Eventbrite erstattet wird, geht zurück in den Anteil von Eventbrite.

Mitarbeitende können einen zurückgehaltenen Platz weiterhin von Hand über Buchungen → Neue Buchung buchen, indem sie Platzlimit überschreiten anhaken.

Einen veröffentlichten Termin ändern oder entfernen

• Jeder veröffentlichte Termin unter Verknüpfte Veranstaltungen zeigt, ob er im Verkauf ist und wie viele der Eventbrite-Plätze verkauft oder noch zurückgehalten sind. Er hat auch einen Link Auf Eventbrite ansehen.
• Um Eventbrite mehr oder weniger Plätze zu geben, ändern Sie Plätze für Eventbrite bei diesem Termin und klicken Sie auf Speichern. Sie können nicht unter das gehen, was Eventbrite schon verkauft hat, und nicht über die Plätze, die Sie frei haben.
• Änderungen, die Sie in FullClass vornehmen, kommen beim Speichern auf Eventbrite an. Das betrifft Name, Beschreibung und Bild des Kurses sowie Titel, Zeit, Standort und Preis des Termins. Wenn Sie den Kurs verschieben, verschiebt sich auch der Zeitpunkt, an dem Eventbrite den Verkauf beendet.
• Eventbrite erlaubt keine Preisänderung, sobald dort ein Ticket verkauft wurde. Ändern Sie den Preis danach, verkauft Eventbrite weiter zum alten Preis, und die Seite weist Sie darauf hin. Ändern Sie ihn bei Bedarf auf Eventbrite.
• Von Eventbrite nehmen entfernt den Termin von Eventbrite und behält den Kurs. Hat Eventbrite keine Bestellungen dafür, wird die Eventbrite-Veranstaltung gelöscht, und Sie können den Termin später erneut veröffentlichen. Gibt es Bestellungen, beendet Eventbrite den Verkauf, die unverkauften Plätze kommen zu Ihnen zurück, und die vorhandenen Bestellungen werden weiter synchronisiert.
• Hat der Kurstermin keine Eventbrite-Bestellungen, wird er beim Absagen in FullClass auch auf Eventbrite abgesagt. Eventbrite lässt Sie eine Veranstaltung mit Bestellungen erst absagen, wenn diese erstattet sind. Deshalb beendet FullClass stattdessen ihren Verkauf. Erstatten Sie diesen Käufern auf Eventbrite und sagen Sie die Veranstaltung danach dort ab.

Manchmal legt Eventbrite die Veranstaltung an, bringt sie aber nicht in den Verkauf. Der Termin erscheint dann als Entwurf mit der Begründung von Eventbrite. Bei einem neuen Eventbrite-Konto möchte Eventbrite meistens zuerst Ihre Telefonnummer bestätigen. Das fragt es auf der Veröffentlichungsseite der Veranstaltung ab. Bestätigen Sie sie dort und veröffentlichen Sie die Veranstaltung. Oder warten Sie, denn FullClass versucht es innerhalb einer Stunde erneut. Die Plätze bleiben in der Zwischenzeit für Eventbrite zurückgehalten. Nehmen Sie den Termin also von Eventbrite, wenn Sie es sich anders überlegen.

Sie können dieselben Kurstermine veröffentlichen, die Sie auch verknüpfen können (siehe die Liste unten).

Ihre Veranstaltungen verknüpfen

Nutzen Sie das für Veranstaltungen, die Sie selbst auf Eventbrite angelegt haben. Die Seite listet Ihre kommenden Eventbrite-Veranstaltungen. Wählen Sie für jede den FullClass-Kurstermin, zu dem sie gehört, und klicken Sie auf Verknüpfen. Ein Kurstermin, der zur selben Zeit beginnt, wird für Sie gewählt. Beim Verknüpfen kommen die Bestellungen, die die Veranstaltung schon hat, als Buchungen an. Die Seite sagt Ihnen, wie viele.

• Jede Eventbrite-Veranstaltung wird mit genau einem Kurstermin verknüpft, und jeder Kurstermin mit genau einer Eventbrite-Veranstaltung.
• Eine wiederkehrende Eventbrite-Serie listet jeden Termin einzeln auf. Verknüpfen Sie also jeden Termin mit seinem eigenen Kurstermin.
• Manche Kurstermine lassen sich nicht verknüpfen oder veröffentlichen. Das sind Termine, die schon begonnen haben oder abgesagt sind, Termine einer Kursreihe, Privatveranstaltungen und Kurse mit Preisoptionen. Ein Termin ohne freie Plätze lässt sich nicht veröffentlichen. Das gilt auch für einen Termin, dessen Standort keine Adresse hat, denn Eventbrite eine Adresse für den Veranstaltungsort braucht.
• FullClass hält die Zahl der Tickets, die die Veranstaltung bei Eventbrite verkaufen kann, im Einklang mit den hier freien Plätzen. Innerhalb einer Minute nach einer Buchung bei Ihnen sinkt die Grenze bei Eventbrite entsprechend, und sie steigt wieder, wenn ein Platz frei wird. Sie geht nie über eine Grenze hinaus, die Sie selbst bei Eventbrite eingestellt haben. Ist der Kurs hier ausgebucht, blendet FullClass die Tickets der Veranstaltung bei Eventbrite aus, sodass Eventbrite nicht mehr verkauft, und zeigt sie wieder, sobald ein Platz frei wird. Tickets, die Sie selbst ausgeblendet haben, bleiben ausgeblendet. Die verknüpfte Veranstaltung zeigt, wie viele Tickets Eventbrite noch verkaufen kann.
• Verknüpfung lösen beendet das Eintreffen neuer Bestellungen für diese Veranstaltung und gibt ihr die Ticketgrenze zurück, die sie bei Eventbrite hatte. Bereits entstandene Buchungen bleiben.

Wie die Plätze im Gleichgewicht bleiben, an Beispielen

Angenommen, Sie bieten einen Pasta-Kurs mit 10 Plätzen an und verkaufen ihn auch über eine Eventbrite-Veranstaltung, die Sie selbst angelegt und hier verknüpft haben.

• Sie verknüpfen die Veranstaltung. Noch hat niemand gebucht, also setzt FullClass die Ticketgrenze der Veranstaltung bei Eventbrite sofort auf 10.
• Jemand bucht auf Ihrer Website. Die Person nimmt 3 Plätze, hier bleiben 7. Innerhalb einer Minute sinkt die Grenze bei Eventbrite auf 7.
• Jemand kauft bei Eventbrite. Die Person kauft 2 Tickets, und die Bestellung kommt hier als Buchung an, es bleiben 5 Plätze. Eventbrite hat 2 seiner 7 verkauft und kann also noch 5 verkaufen, das passt schon. Es muss sich nichts ändern.
• Ein Kunde storniert hier. Die 3 Plätze von Ihrer Website werden frei, es bleiben 8. Innerhalb einer Minute kann Eventbrite wieder 8 verkaufen.
• Der Kurs ist hier ausgebucht. Sie verkaufen die letzten Plätze telefonisch. FullClass blendet die Tickets der Veranstaltung bei Eventbrite aus, wer die Veranstaltung öffnet, sieht sie als nicht verfügbar. Die verknüpfte Veranstaltung hier zeigt, dass der Verkauf bei Eventbrite gestoppt ist.
• Ein Platz wird wieder frei. Jemand storniert. Innerhalb einer Minute zeigt FullClass die Tickets bei Eventbrite wieder, mit Raum für 1 Verkauf.
• Sie bieten bei Eventbrite nur einige Plätze an. Setzen Sie die Grenze der Veranstaltung bei Eventbrite auf 4, hebt FullClass sie nie über 4. Buchen danach 8 Personen hier und bleiben 2 Plätze, sinkt die Grenze bei Eventbrite auf 2.
• Sie haben ein Ticket absichtlich ausgeblendet. Angenommen, die Veranstaltung hat ein Ticket „Allgemein“ im Verkauf und ein Ticket „Team“, das Sie selbst ausgeblendet haben. Ist der Kurs ausgebucht, blendet FullClass „Allgemein“ aus. Wird ein Platz frei, zeigt es „Allgemein“ wieder und lässt „Team“ ausgeblendet.
• Sie lösen die Verknüpfung. FullClass stellt die Veranstaltung bei Eventbrite wieder so her, wie Sie sie hatten, mit Ihrer eigenen Grenze (oder keiner) und allen Tickets, die es ausgeblendet hat, wieder sichtbar. Bereits gemachte Buchungen bleiben. Eventbrite trennen tut dasselbe für jede verknüpfte Veranstaltung.
• Beide Seiten verkaufen den letzten Platz in derselben Minute. Das ist selten, aber Eventbrite gibt FullClass keine Möglichkeit, es zu verhindern. Beide Buchungen bleiben, und Sie erhalten eine E-Mail, um es zu klären. Siehe Wenn ein Kurs überbucht wird.
• Ein Termin, den Sie aus FullClass veröffentlicht haben. Nichts davon gilt. Die Plätze, die Sie Eventbrite gegeben haben, sind dafür reserviert und können hier nicht gebucht werden, also verkaufen beide Seiten nie denselben Platz.

So sieht eine Eventbrite-Buchung aus

Jede Bestellung wird zu einer Buchung. Sie wird genauso erfasst wie eine Buchung, die Sie von Hand mit Auf einer anderen Website verkauft anlegen, mit Eventbrite als Name der Website.

• Erfasst wird der FullClass-Preis Ihres Kurses, als auf einer anderen Website bezahlt. Stripe und Square sind nicht beteiligt.
• Ihre Umsatz- und Steuerberichte zählen sie mit. Die Tabelle Auf anderen Websites verkauft im Umsatzbericht zeigt sie unter Eventbrite.
• Ein kostenloses Eventbrite-Ticket, oder eines, das ein Rabattcode kostenlos gemacht hat, wird als kostenlos überlassen erfasst und trägt daher nichts zum Umsatz bei.
• Der Käufer wird einer Ihrer FullClass-Kunden, zugeordnet über die E-Mail-Adresse. Wenn Sie schon einen Kunden mit dieser E-Mail-Adresse haben, kommt die Buchung zu ihm. Für Eventbrite-Käufer wird keine Marketing-Einwilligung erfasst.
• Eventbrite-Käufer haben Ihren FullClass-Haftungsausschluss und Ihre Bedingungen nicht gesehen. Die Buchung hat daher keine Zustimmung, und der Bericht zu Haftungsausschlüssen zeigt sie als nicht unterschrieben.

Bestellungen kommen meist innerhalb von Sekunden an. FullClass prüft außerdem jede verknüpfte Veranstaltung einmal pro Stunde, zur Sicherheit. Eine Bestellung, über die Eventbrite uns nicht informiert hat, kommt also trotzdem innerhalb einer Stunde an.

Rückerstattungen und Stornierungen

Erstatten und stornieren Sie Eventbrite-Bestellungen auf Eventbrite. FullClass übernimmt automatisch, was dort passiert.

• Wird eines von mehreren Tickets erstattet, wird dieser Platz von der Buchung entfernt und sein Anteil am Preis als erstattet erfasst.
• Wird die ganze Bestellung erstattet, wird die Buchung storniert und die volle Erstattung erfasst.
• Wird die Bestellung ohne Erstattung storniert, wird die Buchung storniert und keine Erstattung erfasst.

Wenn ein Kurs überbucht wird

Das betrifft nur Eventbrite-Veranstaltungen, die Sie selbst erstellt und verknüpft haben. FullClass senkt die Zahl ihrer verkaufbaren Tickets innerhalb einer Minute nach jeder Buchung bei Ihnen, aber Eventbrite bietet keine Möglichkeit, das im selben Augenblick zu tun. Jemand kann also in derselben Minute bei Eventbrite kaufen, in der jemand anderes den letzten Platz bei Ihnen bucht. Der Kurs hat dann mehr Teilnehmende als Plätze. Die Eventbrite-Bestellung wird trotzdem erfasst, weil bereits bezahlt wurde, und der Kurs zeigt 0 freie Plätze.

In diesem Fall erhalten alle, die Buchungsbenachrichtigungen bekommen, eine E-Mail mit dem Titel „Eine Eventbrite-Bestellung hat einen Kurs überbucht“. Schaffen Sie Platz im Kurs, oder erstatten Sie die Bestellung auf Eventbrite.

Lehnt Eventbrite die Änderung von FullClass an der Ticketgrenze einer Veranstaltung ab, zeigt die verknüpfte Veranstaltung das mit dem Grund von Eventbrite an. Bis das behoben ist, kann sie Plätze verkaufen, die hier schon weg sind. Senken Sie die Ticketgrenze der Veranstaltung bei Eventbrite auf die hier freien Plätze, oder lösen Sie die Verknüpfung.

E-Mails an Eventbrite-Käufer

Eventbrite schickt dem Käufer bereits eine Bestätigung. Deshalb sendet FullClass Eventbrite-Käufern standardmäßig nichts. Es gibt keine FullClass-Bestätigung, keine Kurserinnerung und keine Bewertungsanfrage.

Um ihnen auch Ihre Kurserinnerungen und Bewertungsanfragen zu senden, aktivieren Sie Kurserinnerungen und Bewertungsanfragen an Eventbrite-Käufer senden auf der Eventbrite-Einstellungsseite und klicken Sie auf Speichern. Das gilt für Eventbrite-Buchungen, die ab dann entstehen. FullClass sendet für eine Eventbrite-Buchung nie eine eigene Bestätigung.

Grenzen

• Tickets, die einer bestehenden Eventbrite-Bestellung hinzugefügt werden, kommen nicht zu ihrer Buchung hinzu. Fügen Sie diese Plätze von Hand hinzu.
• Wird ein Ticket ohne Erstattung storniert und später auf Eventbrite erstattet, wird sein Platz entfernt, die spätere Erstattung aber nicht erfasst.
• Bei einer Eventbrite-Veranstaltung, die Sie selbst verknüpft haben, senkt FullClass die Ticketgrenze innerhalb einer Minute nach jedem Verkauf hier. Ein Kurs, der in derselben Minute an beiden Stellen verkauft wird, kann also trotzdem überbucht werden. Genau dafür gibt es die Überbuchungs-E-Mail.
• Trennen beendet das Eintreffen neuer Bestellungen. Kurstermine, die Sie aus FullClass veröffentlicht haben, werden bei Eventbrite nicht mehr verkauft, und ihre reservierten Plätze sind wieder bei Ihnen buchbar. Eventbrite-Veranstaltungen, die Sie selbst verknüpft haben, bekommen ihre Ticketgrenze zurück. Bereits entstandene Buchungen aus Eventbrite bleiben, und Ihre Verknüpfungen bleiben für eine erneute Verbindung erhalten.