E-Mail, Erinnerungen und Newsletter-Synchronisierung

E-Mail und Erinnerungen

• FullClass verschickt die alltäglichen E-Mails für Sie. Dazu gehören Buchungsbestätigungen, E-Mails an Sie und Ihre Mitarbeitenden, Kundenerinnerungen, Teilnehmerlisten für die Kursleitung, Bewertungsanfragen nach dem Kurs, Anmeldelinks für das Kundenportal, das Zurücksetzen von Passwörtern und die E-Mails zum Abmelden und Ändern der Einstellungen.
• Jeder Kurs hat eigene Einstellungen für Kundenerinnerungen, Teilnehmerlisten für die Kursleitung und die Bewertungsanfrage nach dem Kurs.
• Eine Bewertungsanfrage schickt den Teilnehmenden einige Stunden nach Kursende per E-Mail einen Link mit der Bitte um eine Google-Bewertung. Fügen Sie Ihren Google-Bewertungslink unter Einstellungen → E-Mail ein. Bleibt das Feld leer, sind Bewertungsanfragen ausgeschaltet. Schalten Sie die Anfrage dann für jeden Kurs unter Erinnerungen & Benachrichtigungen des Kurses ein. Ist Ihr Empfehlungsprogramm aktiv, enthält dieselbe E-Mail auch den Empfehlungslink des Kunden.
• Bei einer einzelnen Veranstaltung können Sie in den Einstellungen E-Mail an die Kursleitung ändern, wer diese E-Mail bekommt und wann. Das gilt nur für diesen einen Termin. Die üblichen Einstellungen des Kurses bleiben, wie sie sind.
• Bestätigungs-E-Mails enthalten eine Kalenderdatei (.ics). So können Kunden die Veranstaltung mit einem Klick in ihren eigenen Kalender übernehmen. Bestätigungen für Kursreihen enthalten eine Kalenderdatei pro Termin.
• Jede E-Mail hat einen Link zum Abmelden und zu den Einstellungen. So kann jeder wählen, was er bekommt.
• Wie Ihre E-Mails aussehen, legen Sie unter Einstellungen → E-Mail → Aussehen der E-Mails fest. Sie wählen, was der Kopfbereich zeigt (ein dort hochgeladenes E-Mail-Logo, Ihr Hauptlogo aus Einstellungen → Branding oder Ihren Unternehmensnamen). Sie können auch die Farbe des Kopfbereichs festlegen (leer nimmt Ihre Markenfarbe), die Hintergrundfarbe hinter der E-Mail, die Textfarbe und die Farbe der Schaltflächen (leer nimmt Ihre Markenfarbe). Unter den Einstellungen zeigt eine Vorschau eine Beispiel-Buchungsbestätigung in Ihren Farben. Sie ändert sich mit Ihren Eingaben. So prüfen Sie vor dem Speichern, ob Ihr Logo im Kopfbereich gut zu sehen ist. Ein neu hochgeladenes E-Mail-Logo erscheint nach dem Speichern in der Vorschau. Text im Kopfbereich und auf Schaltflächen wird automatisch weiß oder dunkel. So bleibt er auf jeder Farbe lesbar. Links in der Fußzeile wechseln auf dunklem Hintergrund genauso. Die Textfarbe muss dunkel genug sein, damit man sie auf der weißen E-Mail-Fläche lesen kann. Eine hellere wird mit einer Meldung abgelehnt. Diese Einstellungen gelten für E-Mails an Ihre Kunden und Mitarbeitenden, nicht für die Abrechnungs-E-Mails, die FullClass Ihnen schickt.
• Schicken Sie sich selbst eine Test-E-Mail über Einstellungen → E-Mail → Test-E-Mail senden. Wählen Sie eine beliebige Kunden-E-Mail (Buchungsbestätigung, Beleg, Erinnerung und mehr). Wir schicken sie mit Beispieldaten an Ihre eigene Adresse, mit Ihrem echten Absendernamen, Logo und Ihrer Markenfarbe. So können Sie Aussehen und Text prüfen, bevor Kunden sie sehen. Speichern Sie Änderungen am Branding zuerst, damit sie im Test erscheinen.
• Was wirklich verschickt wurde, sehen Sie unter Einstellungen → E-Mail-Protokoll. Dort steht jede E-Mail, die FullClass für Ihr Studio verschickt hat, die neueste zuerst. Sie sehen Empfänger, Betreff und Status (gesendet, ausstehend oder fehlgeschlagen). Öffnen Sie einen Eintrag, um genau die verschickte Nachricht zu sehen. Suchen Sie nach Empfänger oder filtern Sie nach Status, um eine bestimmte E-Mail zu finden. Von derselben Seite aus kommen Sie auch zum Aktivitätsprotokoll.

Newsletter-Synchronisierung

Buchungs-E-Mails verschickt FullClass selbst (siehe oben). Newsletter und andere Werbe-E-Mails gehen dagegen über ein E-Mail-Tool hinaus. Sie können Mailchimp oder MailerLite verbinden. FullClass hält dann Ihre gewählte Liste (eine Mailchimp-Audience oder eine MailerLite-Gruppe) aktuell. Darin steht, welche Kunden dem Newsletter zugestimmt haben. Die E-Mails schreiben und versenden Sie wie gewohnt in Mailchimp oder MailerLite. Sie brauchen das nur, wenn Sie eines dieser beiden Tools nutzen.

• Verbinden Sie sich unter Einstellungen → Integrationen → Mailchimp oder Einstellungen → Integrationen → MailerLite. Bei Mailchimp melden Sie sich an. Bei MailerLite erstellen Sie in Ihrem MailerLite-Konto unter Integrations → API ein API-Token und fügen es hier ein (es wird verschlüsselt gespeichert). Wählen Sie dann die Audience oder Gruppe, die abgeglichen werden soll.
• FullClass folgt der Wahl jedes Kunden. Kunden mit Zustimmung werden angemeldet. Wer sich abmeldet, hier oder in Mailchimp oder MailerLite, wird an beiden Stellen abgemeldet. Eine Synchronisierung meldet niemanden wieder an, der sich auf der anderen Seite abgemeldet hat.
• Die Synchronisierung läuft von selbst jede Stunde. Um sie sofort zu starten, klicken Sie auf Jetzt synchronisieren. Die Seite zeigt, wann sie zuletzt lief, und eventuelle Fehler.
• Die E-Mail-Adresse eines Kunden kann sich ändern. Etwa weil er im Kundenportal eine neue bestätigt oder Sie seinen Kundendatensatz bearbeiten. FullClass trägt ihn dann sofort mit der neuen Adresse in Mailchimp oder MailerLite ein. So gehen keine E-Mails mehr an die alte. In Mailchimp wird der Kontakt umbenannt und behält seinen Verlauf. In MailerLite wird die alte Adresse aus Ihrer Gruppe entfernt und die neue hinzugefügt.
• Damit Abmeldungen aus Mailchimp oder MailerLite schnell zurückkommen, tragen Sie die Webhook-Adresse von der Einstellungsseite ein (in Mailchimp unter Audience → More options → Audience settings → Manage webhooks, in MailerLite unter Integrations → Webhooks). Wählen Sie das Abmeldeereignis. Über den Webhook erreicht eine Abmeldung in einem der beiden Tools FullClass. Die stündliche Synchronisierung fängt auch eine Abmeldung auf, die der Webhook verpasst hat, aber erst beim nächsten Lauf. Ohne Webhook erscheinen diese Personen hier bis dahin weiter als angemeldet.
• Wenn Sie in Mailchimp bei einem Kontakt den Haken bei Email marketing consent entfernen, ist das keine Abmeldung. Der Kontakt wird auf Non-subscribed gesetzt. Dabei geht kein Webhook raus, und FullClass erfährt nie davon. Auch keine Synchronisierung kann das rückgängig machen, denn Mailchimp lässt nur den Kontakt selbst sich wieder anmelden. Um jemanden abzumelden, nutzen Sie Unsubscribe in Mailchimp. Oder schalten Sie den Newsletter in seinem FullClass-Kundendatensatz aus. Findet eine Synchronisierung Kunden, die so festhängen, nennt die Einstellungsseite sie.
• Das Trennen löscht die gespeicherten Verbindungsdaten und beendet die Synchronisierung. Tokens werden verschlüsselt gespeichert.