Kunden, Kundenportal, Benutzer und Sicherheit

Kundendatensätze

• Sie können Kunden von Hand anlegen oder eine ganze Liste importieren. Ein Kunde wird auch für Sie angelegt, wenn jemand mit einer neuen E-Mail-Adresse bucht.
• Die Seite eines Kunden kann seine Kontaktdaten, seinen Buchungsverlauf, unterschriebene Haftungsausschlüsse, gekaufte Geschenkgutscheine, seine Newsletter-Wahl und seine Antwort auf die Frage zeigen, wie er von Ihnen erfahren hat. Der Wert Gesamtausgaben ist derselbe wie in der Kundenliste und im Bericht Kunden. Er zählt das Geld, das der Kunde Ihnen bezahlt hat, für Buchungen und für gekaufte Geschenkgutscheine und Kursguthaben, abzüglich Ihrer Erstattungen. Unbezahlte, fehlgeschlagene und kostenlose Buchungen zählen nicht. Der Teil einer Buchung, der mit einem Geschenkgutschein oder Kursguthaben bezahlt wurde, zählt für die Person, die den Gutschein gekauft hat, und nicht noch einmal für die Person, die gebucht hat. Die Seite zeigt ihn deshalb gesondert unter Mit Geschenkgutscheinen bezahlt.
• Interne Notizen enthalten, was Ihr Team bei jeder Buchung eines Kunden wissen sollte, etwa einen bevorzugten Platz oder eine Bestellnummer. Fügen Sie sie auf der Seite Bearbeiten des Kunden hinzu (bis zu 2.000 Zeichen). Sie erscheinen auf der Seite des Kunden, bei jeder seiner Buchungen und auf der gedruckten Teilnehmerliste. Kunden sehen interne Notizen nie. Sie stehen nicht im Kundenportal, nicht in E-Mails und nicht im Datenexport des Kunden. Die Notiz einer Buchung ist etwas anderes, denn diese kann der Kunde lesen. Wenn Sie die Daten eines Kunden löschen, verschwinden auch seine internen Notizen.
• Achten Sie auf die richtige E-Mail-Adresse. Buchungsbestätigungen, Anmeldelinks, Erinnerungen und Stornierungslinks gehen alle dorthin.
• Ändern Sie die E-Mail-Adresse eines Kunden, erfährt er es. Bearbeiten Sie die Adresse in einem Kundendatensatz, schreiben wir an die alte und an die neue Adresse, dass sie sich geändert hat. Die neue Adresse bekommt eine Bestätigung. Auch die alte ist wichtig. War die Änderung ein Versehen oder betraf sie den falschen Datensatz, erfährt die ursprüngliche Person nur über dieses Postfach, dass ihre Buchungs-E-Mails jetzt woanders hingehen. Hatte die alte Adresse einen Tippfehler, kommt die E-Mail einfach zurück. Das schadet nicht.

Import, Export und Datenschutzanfragen

• Massenimport. Kunden kommen über Einstellungen → Aus einer Tabelle importieren herein, im Blatt Customers der Vorlage. Jede Zeile braucht eine Email und einen First Name. Sie kann auch Last Name, Phone und Marketing Opt In haben. Personen werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet. Laden Sie dieselbe Liste erneut hoch, werden sie also aktualisiert statt doppelt angelegt. Sie sehen jede Änderung und jede Zeile mit einem Problem, bevor etwas gespeichert wird. Siehe Einrichtung aus einer Tabelle.
• Einen Kunden exportieren. Die Export-Schaltfläche auf der Seite eines Kunden lädt seine Daten (Profil, Buchungsverlauf und Angaben zu Empfehlungen) als JSON-Datei herunter. Nutzen Sie das, wenn ein Kunde eine Kopie seiner Daten möchte. Inhaber können auch über das Menü … in der Zeile des Kunden in der Kundenliste exportieren.
• Einen Kunden löschen (Recht auf Vergessenwerden). Das Löschen entfernt Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden und setzt Platzhalter an ihre Stelle. Seine Buchungen und Zahlungen bleiben erhalten. So bleiben Ihre Finanzunterlagen vollständig. Das Löschen ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen. Prüfen Sie also zuerst, ob es die richtige Person ist. Das Löschen nimmt den Kunden auch von Ihren Wartelisten und aus nicht abgeschlossenen Bezahlvorgängen. Es löscht die an ihn gesendeten E-Mails und seine Anmeldelinks. Es entfernt seine Angaben von Plätzen, die andere für ihn gebucht haben, und aus abgeschlossenen Aufträgen für Privatveranstaltungen, bei denen er die Kontaktperson war. Es entfernt ihn auch aus einer verbundenen Mailingliste. Noch offene Aufträge für Privatveranstaltungen bleiben unverändert, bis Sie sie abschließen.

Kundenportal

Im Portal sehen und verwalten Kunden ihre eigenen Buchungen, ganz ohne Passwort.

1. Der Kunde öffnet das Portal über Ihre Buchungsseite oder eine Ihrer E-Mails.
2. Der Kunde gibt seine E-Mail-Adresse ein.
3. FullClass™ schickt ihm einen Anmeldelink per E-Mail. Aus Datenschutzgründen sagt die Seite nicht, ob es zu dieser Adresse ein Konto gibt.
4. Der Kunde öffnet den Link, bevor er abläuft.
5. Der Kunde sieht seine Buchungen und kann eine stornieren, wenn Ihre Stornierungsbedingungen das erlauben.

• Jede Buchung zeigt die Veranstaltung, den bezahlten Betrag, Zusatzleistungen, Steuer, Rabatte, genutzte Geschenkgutscheine und bei einer Stornierung die Rückerstattung.
• In ihrem Konto können Kunden ihren Namen und ihre Telefonnummer bearbeiten, ihre E-Mail-Adresse ändern und ihre Daten exportieren. Eine neue E-Mail-Adresse gilt erst, wenn der Kunde den Bestätigungslink an diese Adresse öffnet. Danach erfährt die alte Adresse von der Änderung.
• Hat ein Kunde einen Empfehlungslink, kann er ihn in seinem Konto ansehen und kopieren, um ihn mit Freunden zu teilen.
• Das Portal nutzt Ihr Logo und Ihre Farben.

Benutzer und Rollen

• Rollen und Berechtigungen. Inhaber legen unter Einstellungen → Rollen und Berechtigungen genau fest, welche Bereiche des Admin-Bereichs Admins und Mitarbeitende öffnen dürfen. Kalender und Teilnehmerlisten sehen alle immer. Einstellungen nur für Inhaber (Zahlungen, Branding, API-Schlüssel und Abrechnung) werden nie geteilt. Die Seite zeigt auch, welche Benutzer jeden Bereich gerade erreichen. Eine Änderung gilt, wenn die jeweilige Person das nächste Mal eine Seite lädt. Sie wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
• Zugriff für eine Person. Ein Inhaber kann den Zugriff auch für eine einzelne Person ändern, auf der Bearbeitungsseite dieses Benutzers. Wählen Sie für jeden Bereich Übernehmen (der Rolle folgen), Erlauben oder Verweigern. Sie können zum Beispiel einem Admin die Berichte zeigen und einem anderen nicht. Oder Sie geben einer einzelnen mitarbeitenden Person den Bereich Buchungen. Eine Wahl für eine Person hat immer Vorrang vor der Rolle. Inhaber können sogar Bereiche, die sie nicht nutzen, in ihrem eigenen Konto ausblenden. Nur den Bereich Benutzer kann ein Inhaber nie abschalten. So kommt er immer wieder hinein, um es zu ändern.
• Datensichtbarkeit. Eine zweite Gruppe von Schaltern unter Rollen und Berechtigungen und auf der Bearbeitungsseite jedes Benutzers legt fest, wer private Angaben auf Seiten sehen darf, die er ohnehin öffnen kann. Das ist Kundenkontakt (E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift eines Kunden). Inhaber sehen ihn, Admins und Mitarbeitende nicht, außer Sie ändern das. Geben Sie ihn dem Admin, der ans Telefon geht, ohne allen die Daten jedes Kunden zu zeigen.
• Jeder Benutzer hat eine E-Mail-Adresse, einen Namen und eine Rolle. Er kann auch Benachrichtigungseinstellungen, Profilangaben, ein Foto und verbundene Apps haben.
• Hat ein Benutzer die Einrichtung seines Kontos noch nicht abgeschlossen, können Sie seine Einrichtungs-E-Mail erneut senden.
• Bei der Kontoeinrichtung wird nach dem Namen gefragt. Der Link in der Willkommens-E-Mail eines neuen Benutzers öffnet die Seite Richten Sie Ihr Konto ein. Sie fragt nach Vorname, Nachname und Passwort, bevor sie abschließt. Die Namensfelder sind schon mit dem ausgefüllt, was Sie beim Anlegen eingegeben haben. Die meisten bestätigen ihn also nur. Das passiert nur beim ersten Mal. Hat sich jemand einmal angemeldet, fragt ein Link für ein vergessenes Passwort nur nach dem Passwort.
• Einen gelöschten Benutzer können Sie manchmal wiederherstellen. Prüfen Sie nach Personalwechseln immer, wer Zugriff hat.
• Jeder Benutzer kann sein eigenes Passwort unter Mein Profil → Sicherheit → Passwort ändern. Dort wird sein aktuelles Passwort abgefragt. Für ein vergessenes Passwort nutzen Sie stattdessen den Link Passwort vergessen auf der Anmeldeseite.
• Ihr eigener Name und Ihre E-Mail-Adresse. Alle können unter Mein Profil → Konto ihren eigenen Namen korrigieren und ihre eigene Anmeldeadresse ändern, egal welche Rolle sie haben. Ihre Rolle ist die Ausnahme. Die können Sie dort nicht ändern. Nur ein Inhaber ändert Rollen, unter Einstellungen → Benutzer.
• Das Ändern Ihrer E-Mail-Adresse hat zwei Schritte. Zuerst wird Ihr aktuelles Passwort abgefragt. Dann geht ein Bestätigungslink an die neue Adresse. Nichts ändert sich, bevor Sie diesen Link nutzen. Bis dahin funktioniert Ihre alte Adresse weiter. So kann ein Tippfehler Sie nicht aussperren. Der Link gilt zwei Stunden und funktioniert einmal. Fordern Sie einen neuen an, wird der erste ungültig. Ihre alte Adresse erfährt sofort, dass eine Änderung angefordert wurde. Waren Sie es nicht, merken Sie es also, solange Sie sich noch anmelden können.
• Sicherheit auf einen Blick. Die Karte Sicherheit zeigt den Stand jeder Sache. Sie sagt, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung an ist, wie viele Passkeys Sie hinzugefügt haben und wann Ihr Passwort zuletzt festgelegt wurde (oder dass es seit der Einrichtung des Kontos nicht geändert wurde).
• Jeder Benutzer kann in seinem Profil Google Kalender verbinden.
• Grenzen bei Rollen. Nur ein Inhaber kann einen Inhaber anlegen oder jemanden zum Inhaber machen. Admins können Admins und Mitarbeitende verwalten, aber keinen Inhaber anlegen. Der letzte Inhaber kann keine andere Rolle bekommen und nicht gelöscht werden. So hat das Konto immer mindestens einen Inhaber.

Ihre eigene Sprache, Datums- und Uhrzeitangaben

Zwei Einstellungen auf der Karte Anzeige unter Mein Profil legen fest, wie der Admin-Bereich für Sie aussieht. Sie stehen zusammen, sind aber zwei getrennte Entscheidungen, und sie gelten nur für Sie. Ändern Sie eine davon, betrifft das weder Ihre Mitarbeitenden noch das, was Ihre Kunden sehen. Was Kunden lesen, bestimmt die Sprache Ihrer Buchungsseite, unter Einstellungen → Buchungswidget.

• Sprache ist die Sprache der Wörter, also Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch oder Deutsch. Auf jeder Seite gibt es außerdem im Menü der Seitenleiste eine Schaltfläche mit einem Globus. Öffnet sich der Admin-Bereich einmal in einer Sprache, die Sie nicht lesen können, stellen Sie ihn so immer zurück.
• Datum und Uhrzeit ist das Format. Es legt fest, ob ein Datum als Mar 14 oder 14 Mar erscheint und ob eine Uhrzeit als 3:04 PM oder 15:04 erscheint. Jede Option in der Liste zeigt Ihnen, wie sie aussieht. Wählen Sie also die, die für Sie richtig wirkt.

Die beiden sind absichtlich getrennt. Sie können den Admin-Bereich auf Englisch lesen und trotzdem britische Datumsangaben und eine 24-Stunden-Uhr sehen. Oder Sie lesen ihn auf Französisch mit einer 12-Stunden-Uhr. Lassen Sie Automatisch ausgewählt, richten sich die Datumsangaben nach Ihrer Sprache.

Anmeldung und Sitzungen

• Alle melden sich auf derselben Seite Anmelden an, mit E-Mail-Adresse und Passwort. Inhaber und Admins sehen dann die Übersicht, Mitarbeitende den Kalender.
• Zur Sicherheit ist die Zahl der Anmeldeversuche begrenzt. Nach mehreren Fehlversuchen hintereinander bittet die Seite Sie, etwa eine Minute zu warten. Eine falsche E-Mail-Adresse und ein falsches Passwort zeigen absichtlich dieselbe Meldung und brauchen gleich lange für die Antwort. So verrät das Formular nie, ob es zu einer E-Mail-Adresse ein Konto gibt. Die Seite Passwort vergessen antwortet aus demselben Grund genauso.
• Eine Anmeldung gilt bis zu 12 Stunden. Danach melden Sie sich erneut an. Melden Sie sich über das Kontomenü ab, wenn Sie an einem geteilten oder öffentlichen Computer fertig sind. Die Abmeldung beendet Ihre Sitzung sofort auf allen Geräten, nicht nur auf dem, das Sie gerade nutzen. So bleibt ein vergessener oder geliehener Computer nicht angemeldet.
• Nach dem Zurücksetzen eines Passworts bekommen Sie einen Sicherheitshinweis per E-Mail. Jedes Mal, wenn ein Passwort über einen Link zum Zurücksetzen festgelegt wird, bekommt das Postfach des Kontos eine Nachricht darüber. Kommt sie an und Sie waren es nicht, war jemand anderes in Ihrem Postfach. Der Hinweis ist Ihr Signal zu handeln. Ändern Sie Ihr Passwort auf Ihrer Profilseite, kommt derselbe Hinweis.
• Passwort vergessen? Nutzen Sie den Link Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Der Link per E-Mail funktioniert einmal und läuft nach 24 Stunden ab. Um ein Passwort zu ändern, das Sie kennen, nutzen Sie Mein Profil → Sicherheit → Passwort. Dort wird Ihr aktuelles Passwort abgefragt.
• Welche Passwörter erlaubt sind. Mindestens acht Zeichen, und keines der wenigen tausend Passwörter, die in jedem Datenleck auftauchen, etwa password, 12345678 oder Password1. Wählen Sie eines davon, wird Ihnen das gesagt, und Sie werden um ein anderes gebeten. Ein Passwort, das Sie schon nutzen, funktioniert weiter, bis Sie es ändern. Die Regel ist dieselbe auf der Seite zum Zurücksetzen und unter Mein Profil → Sicherheit → Passwort.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

• Jeder Benutzer kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Mein Profil → Sicherheit einschalten, mit einer Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder 1Password. Ist sie an, fragt die Anmeldung auch nach einem 6-stelligen Code.
• Bewahren Sie die einmaligen Wiederherstellungscodes aus der Einrichtung sicher auf. Mit ihnen melden Sie sich an, wenn Sie das Gerät mit Ihrer Authentifizierungs-App verlieren. Geben Sie einen Code so ein, wie Sie ihn notiert haben, groß oder klein geschrieben, mit oder ohne Bindestrich. Wird ein Code abgelehnt, wird Ihnen das klar gesagt, und Sie können einen anderen aus Ihrer Liste versuchen. Es heißt nicht, dass Ihre Codes aufgebraucht sind.
• Zum Ausschalten der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird Ihr aktuelles Passwort abgefragt. So kann niemand, der an Ihrem angemeldeten Computer sitzt, sie still entfernen. Setzen Sie Ihr Passwort zurück, werden Sie auch überall sonst abgemeldet.
• Bitten Sie alle mit einem Inhaber- oder Admin-Konto, 2FA einzuschalten. Diese Konten erreichen Abrechnung, Zahlungen und API-Schlüssel.

Passkeys (Face ID / Touch ID)

• Mit einem Passkey melden Sie sich per Face ID, Touch ID oder der PIN Ihres Geräts an, statt Passwort und Code aus der Authentifizierungs-App einzugeben. Fügen Sie einen unter Mein Profil → Passkeys hinzu.
• Ein Passkey verbindet Ihr Gerät mit Ihrem Fingerabdruck, Ihrem Gesicht oder Ihrer PIN. Er zählt also schon als zweiter Faktor. Melden Sie sich damit an, entfällt der Schritt mit dem 6-stelligen Code.
• Wählen Sie auf der Anmeldeseite Mit Passkey anmelden. Auf dem Smartphone ist das die bequemste Option, auch in Chrome auf dem iPhone. Dort klappt das automatische Ausfüllen von Codes aus der Authentifizierungs-App nicht zuverlässig.
• Sie können auf jedem Gerät, das Sie nutzen, einen Passkey hinzufügen und jeden jederzeit wieder entfernen. Passwort und Code aus der Authentifizierungs-App funktionieren weiter als Reserve. Das Entfernen eines Passkeys sperrt Sie also nie aus.

Sicherheitsgrundlagen

• Geben Sie jeder Person nur den Zugang, den sie für ihre Arbeit braucht.
• Prüfen Sie die Rollen Ihrer Mitarbeitenden jeden Monat. Prüfen Sie sie sofort, wenn sich jemandes Aufgaben ändern oder jemand geht.
• Halten Sie Ihren geheimen API-Schlüssel (beginnt mit sk_) privat. Stellen Sie ihn nie auf Ihre Website, in einen Screenshot, in eine E-Mail oder in ein geteiltes Dokument.
• Ihr öffentlicher Schlüssel (beginnt mit pk_) darf auf Ihre Website. Geben Sie ihm nur die Berechtigungen, die das Widget braucht. Tragen Sie die Adresse Ihrer Website unter Einstellungen → Buchungswidget ein, damit andere Websites ihn nicht nutzen können.
• Geht eine Webentwicklerin oder eine mitarbeitende Person, ersetzen Sie Ihre API-Schlüssel und verbinden Sie Ihr Zahlungskonto neu.
• Geben Sie allen eine eigene Anmeldung und schützen Sie die E-Mail-Konten, mit denen man sich anmeldet.
• Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie, wer Einstellungen, Buchungen, Geschenkgutscheine, Rabattcodes oder Kundendaten geändert hat. Aktivitäten werden 12 Monate aufbewahrt. Ältere Einträge werden automatisch entfernt. Exportieren Sie also alles, was Sie länger behalten müssen.
• Exportieren Sie nur, was Sie brauchen, und bewahren Sie exportierte Dateien sicher auf.

Die Privatsphäre Ihrer Kunden schützen

• Wenn Sie einem Kunden helfen, suchen Sie ihn über seine vollständige E-Mail-Adresse. So ändern Sie die richtige Person.
• Prüfen Sie, ob Sie mit der richtigen Person sprechen, bevor Sie über ihre Buchungen, Zahlungen, Rückerstattungen oder das Portal sprechen.
• Schreiben Sie nie vollständige Kartennummern in Notizen. Die Buchungsnummer und die letzten vier Ziffern der Karte reichen.
• Schreiben Sie Ihre Notizen sachlich. Andere Admins oder Supportteams lesen sie vielleicht später.

Ihr Konto schließen

Gehen Sie zu Einstellungen → Konto löschen. Nur der Geschäftsinhaber kann das tun. Es ist etwas anderes als die Kündigung Ihres Abonnements. Eine Kündigung beendet die Abrechnung und bewahrt alles noch 30 Tage nach dem Ende des Abonnements auf. So können Sie zurückkommen. Das Löschen schließt das Unternehmen sofort und löscht Ihre Daten 30 Tage später. Ein gekündigtes Konto, das nicht innerhalb dieser 30 Tage erneut abonniert wird, wird genauso gelöscht.

Wenn Sie nur nicht mehr zahlen möchten, nutzen Sie stattdessen Einstellungen → Abrechnung.

Was nach Ihrer Bestätigung passiert

1. Sofort. Ihr Abonnement wird gekündigt, Ihre Buchungsseite und Ihr Widget gehen offline, und der Admin-Bereich zeigt nur noch die Seite zum Löschen des Kontos. Noch wird nichts gelöscht. Für den Rest des bereits bezahlten Zeitraums gibt es keine Rückerstattung.
2. In den nächsten 30 Tagen. Ihre Daten bleiben unberührt. Der Inhaber kann die Löschung auf derselben Seite rückgängig machen und dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Sie können auch weiter einen vollständigen Datenexport herunterladen.
3. Nach 30 Tagen. Alle Buchungen, Kunden, Kurse, Veranstaltungen, Geschenkgutscheine, Haftungsausschlüsse, Berichte und Anmeldungen von Mitarbeitenden werden aus unseren Systemen gelöscht. Sicherungskopien werden innerhalb weiterer 60 Tage gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und auch der Support kann danach nichts wiederherstellen. Unsere eigenen Aufzeichnungen darüber, was wir Ihnen berechnet haben, bewahren wir auf, wie es das Gesetz verlangt.

Zur Bestätigung geben Sie den Namen Ihres Unternehmens genau wie angezeigt ein und setzen das Häkchen. Wir schicken dem Inhaber und dem Abrechnungskontakt auch eine E-Mail mit dem Löschdatum und einem Link zum Rückgängigmachen.

Machen Sie eine Löschung rückgängig, ist das Studio sofort wieder da. Ihr Abonnement startet dadurch aber nicht neu. Sie wählen unter Einstellungen → Abrechnung erneut einen Tarif, bevor Sie Buchungen annehmen können.