Kalender, Teilnehmerlisten und Wartelisten

Kalender, Konflikte und Teilnehmerlisten

• Die Veranstaltungsliste. Sie öffnet sich mit Bevorstehend, die nächste zuerst. Nach Datum sortiert liest sie sich wie ein Terminkalender, mit einem Abschnitt pro Monat. Jede Veranstaltung zeigt ihr Datum und wie voll sie ist („14 von 24 Plätzen“). Ein Abzeichen erhält sie nur, wenn sie ausgebucht ist, sich langsam füllt oder pausiert ist. Vergangen zeigt beendete Veranstaltungen, die jüngste zuerst, und nur die abgesagten erhalten ein Abzeichen. Umfasst Ihre Rolle Berichte, zeigt eine Spalte Eingenommen, was die Buchungen jeder Veranstaltung eingebracht haben. Sie folgt denselben Regeln wie die Buchungsliste und zeigt darunter, was mit Geschenkgutscheinen bezahlt wurde. Bei einer Privatveranstaltung zeigt sie, was dafür eingenommen wurde, abzüglich Rückerstattungen, genau wie ihre Seite der Privatveranstaltung. Öffnen Sie eine Veranstaltung und gehen zurück, landen Sie auf demselben Tab, derselben Sortierung und derselben Seite.
• Stornierte Veranstaltungen sind zunächst ausgeblendet. Die Veranstaltungsliste lässt stornierte Veranstaltungen weg. So zeigt Ihr Zeitplan nur, was noch stattfindet. Um sie zu sehen oder wiederherzustellen, öffnen Sie den Filterbereich und setzen Sie Status auf Storniert.
• Nutzen Sie den Kalender, um zu sehen, wie voll Ihr Zeitplan ist, wo es Lücken gibt und wie viel ansteht.
• Aus dem Kalender hinzufügen. Oben im Kalender steht Öffentliche Veranstaltung hinzufügen. Sind Privatveranstaltungen eingeschaltet, steht dort auch Privatveranstaltung hinzufügen. So können Sie eine Exklusivbuchung direkt auf ein freies Datum legen, das Sie gerade gefunden haben.
• Aus der Veranstaltungsliste pausieren. Das Zeilenmenü jeder Veranstaltung (die Schaltfläche … oder auf dem Smartphone die Schaltflächen unter der Veranstaltung) enthält Buchungen pausieren und Buchungen fortsetzen. Das ist derselbe Schalter wie auf der Veranstaltungsseite, und er bringt Sie zurück zur Liste.
• Legen Sie Kurse vor Veranstaltungen an. Haben Sie noch keine Kurse, führt die Seite Sie zuerst zu den Kursen.
• Bevor Sie Termine planen, die sich überschneiden, prüfen Sie, ob Kursleitung und Standort frei sind.
• Nutzen Sie die Teilnehmerliste (die Liste aller, die eine Veranstaltung gebucht haben) für Namen, E-Mail-Adressen, Notizen und die Vorbereitung am Tag selbst.
• Teilnehmerliste ansehen und drucken. Wählen Sie Teilnehmerliste ansehen im Menü Verwalten oben auf jeder Veranstaltung. Sie steht auch in der Karte Buchungen weiter unten auf der Seite. Die Teilnehmerliste öffnet sich am Bildschirm als übersichtliches Blatt. Es zeigt Kurs, Uhrzeit, Standort und Kursleitung, die Zahl der Plätze und die Kapazität sowie alle Zusatzleistungen, die Sie vorbereiten müssen. Neben jedem Namen steht ein Kästchen zum Abhaken. Nutzen Sie dort Drucken, wenn Sie sie auf Papier möchten. Das funktioniert, ob Sie das Einchecken zur Anwesenheit nutzen oder nicht.
• Die Teilnehmerliste herunterladen. Tippen Sie oben auf der Teilnehmerliste auf CSV herunterladen, um eine Tabelle mit einer Zeile pro teilnehmender Person zu speichern. Sie enthält den Namen, bei Kindern das Alter und die erziehungsberechtigte Person, den Stand des Haftungsausschlusses, wer gebucht hat und ob eingecheckt wurde. Ein bezahlter Platz ohne Namen bekommt trotzdem eine Zeile, mit dem Namen der buchenden Person. So passt die Zahl zur Veranstaltung. Nur Benutzer, die Kontaktdaten von Kunden sehen dürfen, erhalten die Spalten E-Mail und Telefon. Damit er zu dem Formular passt, das Sie einreichen, etwa dem eines Verbands, kann der Inhaber unter Einstellungen → Teilnehmer-CSV Spalten umbenennen, umsortieren und weglassen und leere Spalten zum Ausfüllen von Hand hinzufügen. Der Download einer Kursreihe verwendet dieselben Spalten.
• Anwesenheit erfassen. Tippen Sie auf der Karte Buchungen der Veranstaltung auf Anwesenheit erfassen. Das öffnet die Teilnehmerliste. Dort tippen Sie auf das Kästchen Anwesend neben jeder Person, um sie einzuchecken. Jedes Antippen wird sofort gespeichert, und die Zahl Eingecheckte Plätze aktualisiert sich laufend. Eine Gruppe, die mehrere Plätze gebucht hat, zählt entsprechend mehrfach. Checken Sie jemanden ein, erhält seine Buchung den Status Teilgenommen. Das sehen Sie an der Buchung, und Sie können in der Buchungsliste danach filtern. Nehmen Sie den Haken wieder heraus, kehrt die Buchung zu Bestätigt zurück. Sie können auch eine einzelne Buchung auf ihrer eigenen Seite ändern. Eine bestätigte Buchung zeigt eine Schaltfläche Als anwesend markieren, eine teilgenommene zeigt Als abwesend markieren. Das ist dasselbe Einchecken, das die Teilnehmerliste erfasst. So stimmen die Zahl und der Anwesenheitsbericht immer überein. Die Liste Buchungen der Veranstaltung hat dieselbe Aktion Als anwesend markieren und Als abwesend markieren im Menü jeder Zeile. Das Antippen des Status Bestätigt oder Teilgenommen einer Buchung bewirkt dasselbe. So können Sie eine Person einchecken, ohne die Teilnehmerliste zu öffnen. Ab einer halben Stunde vor dem Kurs zeigt die Karte außerdem, wie viele Plätze eingecheckt sind. Tippen Sie darauf, um die Teilnehmerliste zu öffnen. Kursleitungen können die Anwesenheit für die Veranstaltungen erfassen, die sie leiten.
• Einchecken per QR-Code. Sind Buchungs-QR-Codes eingeschaltet (Einstellungen → E-Mail), enthält jede Bestätigung einen QR-Code für diese Buchung. Tippen Sie auf der Teilnehmerliste oben auf der Seite auf QR-Codes scannen. Der Scanner öffnet sich, und die Kamera startet mit demselben Antippen. Halten Sie sie auf den Code einer Person, um sie einzuchecken. Jeder Scan zeigt eine Bestätigung mit dem Namen der Person. Geräte, die das unterstützen, piepen und vibrieren außerdem. Danach startet die Kamera von selbst neu für die nächste Person. Tippen Sie im Scanner auf Kamera beenden, wenn Sie fertig sind. Zum Scannen braucht es eine Kamera. Am besten geht es also mit einem Smartphone oder Tablet. Tippen Sie an einem Computer ohne Kamera auf QR-Codes scannen, bittet ein Hinweis Sie, Ihr Smartphone oder Tablet zu nutzen. In jedem Fall können Sie Personen einchecken, indem Sie ihre Kästchen Anwesend antippen.
• Anwesenheit ausschalten. Wenn Sie nicht erfassen, wer erscheint, schalten Sie Anwesenheit unter Einstellungen → Funktionen aus. Die Schaltfläche Anwesenheit erfassen auf der Karte Buchungen wird dann zu Teilnehmerliste ansehen. Die Schaltflächen an jeder Buchung verschwinden, und Sie können die Kästchen Anwesend auf der Teilnehmerliste nicht mehr abhaken. Auch der Anwesenheitsbericht verschwindet. Es werden keine QR-Codes zum Einchecken mehr verschickt. Deshalb ist die QR-Option auf der Seite der E-Mail-Einstellungen ausgegraut, solange die Anwesenheit ausgeschaltet ist. Schalten Sie sie jederzeit wieder ein, um alles zurückzuholen. Dieser Schalter betrifft Teilnehmerliste ansehen nicht. Die Teilnehmerliste und ihr druckbares Blatt gibt es in jedem Fall, mit einem leeren Kästchen neben jedem Namen.

Wartelisten für ausgebuchte Veranstaltungen und Kursreihen

Sind Wartelisten eingeschaltet, zeigt eine ausgebuchte Veranstaltung auf Ihrer Buchungsseite eine Schaltfläche Auf die Warteliste. Der Kunde hinterlässt Namen und E-Mail-Adresse und sieht seinen Platz in der Reihe. Ein Platz kann frei werden, wenn jemand storniert, eine unbezahlte Buchung abläuft oder Sie Plätze hinzufügen. Dann erhält die erste Person in der Reihe automatisch eine E-Mail mit einem Buchungslink. Sie hat 24 Stunden (oder die Zeit, die Sie wählen), bevor der Platz der nächsten Person angeboten wird. Hat ein Kurs begonnen, verschwindet die Schaltfläche, denn es gibt keinen Platz mehr, auf den sich das Warten lohnt. Der Kurs bleibt bis zu seinem Ende mit der Kennzeichnung Läuft im Zeitplan.

• Einschalten. Wartelisten sind zunächst ausgeschaltet. Schalten Sie Wartelisten unter Einstellungen → Funktionen ein, um die Schaltfläche auf Ihrer Buchungsseite anzuzeigen.
• Legen Sie fest, wie lange ein Angebot gilt. Gehen Sie zu Einstellungen → Wartelisten. Diese Seite erscheint, sobald Wartelisten eingeschaltet sind. Zeit, um einen frei gewordenen Platz zu buchen legt fest, wie lange die Person, der ein Platz angeboten wird, für die Buchung Zeit hat. Sie können 1, 2, 4, 8, 12, 24 oder 48 Stunden wählen. Bis Sie es ändern, sind es 24. Eine kürzere Zeit passt zu Kursen, die sich kurz vor dem Termin füllen. Dann kann ein Platz, der am Morgen frei wird, noch vor dem Kurs mehrere Personen erreichen. Die Zeit reicht nie über den Beginn des Kurses hinaus. Eine Änderung gilt für Angebote, die danach gemacht werden. Ein bereits verschicktes Angebot behält die Frist aus seiner E-Mail.
• Sofort eine Bestätigung. Wer sich auf die Warteliste setzt, erhält eine E-Mail mit seinem Platz in der Reihe und den Kursdetails. So hat er während des Wartens etwas Schriftliches. Jede Person erhält sie nur einmal. Wer das Formular zweimal absendet, sieht seinen Platz und erhält keine weitere E-Mail.
• Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Eine Angebots-E-Mail hält den Platz nicht frei. Wer zuerst bucht, bekommt ihn. Verpasst die angeschriebene Person ihre Zeit, erhält automatisch die nächste Person in der Reihe eine E-Mail. Sonst müssen Sie nichts verwalten.
• Sehen, wer wartet. Die Seite der Veranstaltung erhält eine Karte Warteliste. Sie zeigt alle Personen in der Reihe, ihren Status (Wartend, Angeboten, Gebucht oder Abgelaufen) und wann sie sich eingetragen haben. Sie können jemanden über das Zeilenmenü entfernen, und sein Platz geht an die nächste Person. Wartet die Person noch, bietet FullClass an, ihr eine E-Mail zu schicken. So wartet sie nicht weiter auf ein Angebot, das nicht kommt. Das Kästchen ist zunächst angehakt, und Sie können den Haken entfernen, wenn sie schon Bescheid weiß. Für jemanden, der schon gebucht hat oder dessen Zeit abgelaufen ist, wird das nicht angeboten.
• Buchen über ein Angebot. Die Angebots-E-Mail führt direkt zur Veranstaltung auf Ihrer Buchungsseite. Der Kunde bucht und bezahlt ganz normal. Sein Wartelisteneintrag wird kurz darauf als Gebucht markiert.
• Kursreihen funktionieren genauso. Eine volle Kursreihe bleibt auf Ihrer Buchungsseite und ist als Ausgebucht markiert, ob Wartelisten eingeschaltet sind oder nicht. Sind sie eingeschaltet, erhält sie dieselbe Schaltfläche Auf die Warteliste. Eine Kursreihe gilt als voll, wenn sie keine Plätze mehr hat. Sie gilt auch als voll, wenn einer ihrer noch kommenden Termine voll ist, denn in beiden Fällen könnte ein Kunde sie nicht kaufen. Die Angebots-E-Mail öffnet direkt den Bezahlvorgang der Kursreihe. Die Zeit zum Buchen reicht nie über den Moment hinaus, ab dem die Kursreihe nicht mehr verkauft wird. Das ist der Beginn ihres ersten Termins, oder ihres letzten, wenn Sie späte Anmeldungen zulassen. Die Seite der Kursreihe hat dieselbe Karte Warteliste, und wer die Kursreihe kauft, wird als Gebucht markiert.